翟洪濤 宋壯基 楊 越

【摘要】高校房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理是高校房產(chǎn)管理部門在房產(chǎn)權(quán)屬登記、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的房產(chǎn)歷史記錄,是房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)。隨著計(jì)算機(jī)在高校管理中的普遍應(yīng)用,如何將現(xiàn)代信息處理技術(shù)與房產(chǎn)檔案管理相結(jié)合,提高房產(chǎn)檔案的利用價(jià)值,已經(jīng)成為目前迫切需要解決的問題。

【關(guān)鍵詞】高校房產(chǎn)產(chǎn)權(quán) 檔案管理 信息化

一、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的內(nèi)容

1.房地產(chǎn)平面圖

房地產(chǎn)平面圖是一種反映房屋、土地現(xiàn)狀的專業(yè)圖。房地產(chǎn)平面圖是由測繪專業(yè)人員按國家規(guī)定的房產(chǎn)測量規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和程序勘測和繪制出反映城市房屋和土地的分布、占有、使用等方面情況的專用性圖紙。

2.房地產(chǎn)有關(guān)證明和文件

有關(guān)證明文件是城市房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3.房地產(chǎn)卡片

房地產(chǎn)卡片是對(duì)房地產(chǎn)權(quán)利人的情況、房屋所有權(quán)、土地使用權(quán)狀況以及產(chǎn)權(quán)來源等情況扼要摘錄而制作的一種卡片。它按房地產(chǎn)產(chǎn)籍地號(hào)(丘號(hào))順序,以一處房屋坐落中的每幢房屋為單位而填制的。

4.房地產(chǎn)登記簿冊

房地產(chǎn)簿冊是房地產(chǎn)權(quán)屬登記、發(fā)證中根據(jù)工作需要而分類編制的各種表冊的總稱。房地產(chǎn)產(chǎn)籍資料的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)該是一致的,并應(yīng)及時(shí)進(jìn)行異動(dòng)管理。

二、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特點(diǎn)

1.專業(yè)性

權(quán)屬檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)專業(yè)部門。權(quán)屬檔案是專業(yè)性材料。房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作特別是權(quán)屬登記工作,面廣量大,政策性強(qiáng),形成的檔案材料專業(yè)性強(qiáng)。權(quán)屬檔案在內(nèi)容和形式上與一般公文有明顯的區(qū)別,內(nèi)容上反映房地權(quán)屬狀況和房地位置和面積大小,文件名稱采用房地產(chǎn)專業(yè)術(shù)語多,形式上,結(jié)構(gòu)規(guī)范,多為表格式、填寫式。

2.動(dòng)態(tài)性

權(quán)屬檔案的動(dòng)態(tài)性是權(quán)屬檔案最顯著的特點(diǎn)。權(quán)屬檔案形成后,房地產(chǎn)權(quán)屬和房地情況并不是固定不變的,隨著產(chǎn)權(quán)人的變化,房屋的損壞倒塌,城市建設(shè)的發(fā)展,房地產(chǎn)市場的活躍,房屋的買賣、交換、繼承、贈(zèng)與、分析等權(quán)屬轉(zhuǎn)移不斷發(fā)生,房屋的拆除、翻改、擴(kuò)建日趨頻繁,土地分割、合并等房地變更又不可避免。因而房地產(chǎn)權(quán)屬處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中,具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。目前,權(quán)屬檔案因產(chǎn)權(quán)變更引起異動(dòng)的每年約有20%。隨著產(chǎn)權(quán)人的變化、房屋現(xiàn)狀的變更,權(quán)屬檔案體系中的圖、檔、卡、冊必須作相應(yīng)更改,檔案目錄甚至于檔案材料要作動(dòng)態(tài)注記,檔案必須及時(shí)補(bǔ)充新材料,以確保檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性和完整性。產(chǎn)權(quán)的動(dòng)態(tài)性,使權(quán)屬檔案成為“活”檔案。

3.真實(shí)性

權(quán)屬檔案是產(chǎn)權(quán)沿革的歷史記錄,這種記錄必須與實(shí)際相符,記載的產(chǎn)權(quán)人,產(chǎn)權(quán)范圍必須清楚,能在產(chǎn)權(quán)審核和排解產(chǎn)權(quán)糾紛中起憑證和參考作用。真實(shí)性是權(quán)屬檔案的生命,也是發(fā)揮檔案的現(xiàn)實(shí)效用的基礎(chǔ)和前提。

4.完整性

權(quán)屬檔案的完整性體現(xiàn)在兩個(gè)方面,一是房地結(jié)合,二是圖、檔結(jié)合。

5.價(jià)值性

房地產(chǎn)屬于不動(dòng)產(chǎn),價(jià)值高,在單位和個(gè)人的財(cái)產(chǎn)構(gòu)成中占有重要地位。因此,權(quán)屬檔案屬于財(cái)產(chǎn)檔案。6.法律性

由記載房屋所有權(quán)歸屬的憑證材料組成的權(quán)屬檔案,具有法律效力,是房地產(chǎn)管理部門和人民法院確認(rèn)房屋產(chǎn)權(quán)、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。鑒于上述特點(diǎn),特別是權(quán)屬檔案的專業(yè)性和動(dòng)態(tài)性,表明權(quán)屬檔案應(yīng)由房地產(chǎn)管理部門統(tǒng)一管理并單獨(dú)進(jìn)行保管。權(quán)屬檔案不宜與文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等其他門類檔案相混淆。

三、高校房產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的現(xiàn)狀

我校檔案管理基本上都是停留在紙質(zhì)文件、圖紙的狀態(tài)。房產(chǎn)部門的主要工作是檔案整理、編寫卷宗、存儲(chǔ)入庫、備查立卷等。許多檔案資料處于長期閑置的狀態(tài),沒有及時(shí)整理歸檔,更沒有很好的利用。管理人員的管理觀念比較保守,習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作方式來處理文本信息、處理房產(chǎn)檔案信息。這是因?yàn)榉慨a(chǎn)管理人員多數(shù)不是專業(yè)對(duì)口的管理人員,沒有經(jīng)過正規(guī)的學(xué)習(xí)、培訓(xùn),對(duì)檔案知識(shí)和技能不熟,只是對(duì)收集、整理、立卷、歸檔等一系列工作進(jìn)行簡單的整理、分類、建檔,而沒有及時(shí)準(zhǔn)確完整的進(jìn)行更新;而且管理人員經(jīng)常變動(dòng)也造成檔案管理資料的保存不連續(xù)不持久,使房產(chǎn)檔案殘缺、間斷,一些數(shù)據(jù)丟失,導(dǎo)致房產(chǎn)檔案失去了歷史資料的功能和用途。

四、高校房產(chǎn)權(quán)屬檔案管理信息化的應(yīng)用

住房制度改革以后,住房由原來的福利分配逐漸向社會(huì)化、商品化轉(zhuǎn)變。房屋產(chǎn)權(quán)的變動(dòng)情況越來越復(fù)雜,房屋的買賣、繼承、贈(zèng)與等行為都使房屋產(chǎn)權(quán)發(fā)生變化。房產(chǎn)檔案應(yīng)該全面、及時(shí)地反映房屋產(chǎn)權(quán)變化的過程。房產(chǎn)檔案作為房屋產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的原始記錄,必須隨著房屋及房屋所有權(quán)人的變動(dòng)而變動(dòng)。但是因?yàn)榉慨a(chǎn)檔案管理的信息化程度不高,信息變更速度慢,房產(chǎn)檔案的查詢和使用都很不方便。針對(duì)以上情況,建立一套符合學(xué)校特點(diǎn),又方便快捷的房屋檔案管理軟件來提高管理效率是房產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。房產(chǎn)管理信息化就是就是要把房屋的有關(guān)數(shù)據(jù)、信息、圖紙等存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)里,建立房屋信息數(shù)據(jù)庫,存儲(chǔ)各種形式的圖形和屬性數(shù)據(jù),把圖形數(shù)據(jù)和屬性數(shù)據(jù)之間以有效的數(shù)據(jù)組織方法聯(lián)系起來,對(duì)數(shù)據(jù)的變動(dòng)及時(shí)的更新,以方便于查詢和數(shù)據(jù)整理。

系統(tǒng)以數(shù)據(jù)庫中的房屋的區(qū)位、權(quán)益、實(shí)物等數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的共享和資料的歸檔和查詢。為了方便查詢、統(tǒng)計(jì)可以把數(shù)據(jù)分成公有住房管理、房改售房管理、辦公用房管理、商服用房管理等幾個(gè)模塊。這幾個(gè)模塊下還可以設(shè)定文件、編輯數(shù)據(jù)、工具、系統(tǒng)管理、打印等小模塊。文件模塊是對(duì)表格的操作、編輯模塊完成常規(guī)的編輯、工具模塊提供繪制所需的工具。系統(tǒng)管理模塊是對(duì)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)進(jìn)行管理。為了能夠方便查詢,保證數(shù)據(jù)的即時(shí)性,有必要建立一個(gè)平時(shí)用的工作庫,各種數(shù)據(jù)的修改、輸入、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)都在這個(gè)庫里進(jìn)行。

五、結(jié)束語

房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理信息化是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合,是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源,必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率,使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面更加完善。

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