(AMT咨詢 高級(jí)經(jīng)理)

萬(wàn)華集團(tuán)需要通過(guò)會(huì)議體系的合理安排，提高整個(gè)企業(yè)管理的節(jié)拍性。

企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模，原本簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)也變得復(fù)雜，而業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的復(fù)雜度決定了管理的復(fù)雜度，很多事項(xiàng)牽涉多個(gè)領(lǐng)域，需要借助多人掌握的信息和智慧，因此企業(yè)的重要事項(xiàng)通常是以會(huì)議的形式研討、決策或發(fā)布的。對(duì)于集團(tuán)企業(yè)高層來(lái)說(shuō)，管理確實(shí)如同萬(wàn)華集團(tuán)的王副總所說(shuō)，就是通過(guò)會(huì)議管理企業(yè)的。

會(huì)議需要多位管理者貢獻(xiàn)信息、共同研討、做出科學(xué)決策，需要同時(shí)占用他們的時(shí)間。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，最不可再生的資源就是時(shí)間，尤其是總裁等高層管理者的時(shí)間。而要同時(shí)協(xié)調(diào)多位高層的時(shí)間更是困難，隨意擾亂高層的時(shí)間安排更是巨大的失誤。

另一方面，時(shí)間的投入分配，也代表了對(duì)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的重視程度，也意味著企業(yè)資源投入的傾斜。我們很難說(shuō)企業(yè)很重視某項(xiàng)業(yè)務(wù)，但就是沒(méi)時(shí)間管。如何在各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域合理地投入資源、召開(kāi)會(huì)議，對(duì)業(yè)務(wù)的穩(wěn)定發(fā)展也是至關(guān)重要。

從萬(wàn)華集團(tuán)的現(xiàn)狀來(lái)看，企業(yè)已經(jīng)感覺(jué)到“亂”，尤其是會(huì)議的管理“亂”，這與我們以往提供過(guò)咨詢服務(wù)的很多客戶有類似的情況。經(jīng)過(guò)企業(yè)內(nèi)外多年的研究，針對(duì)單個(gè)會(huì)議如何高效地召開(kāi)，已經(jīng)有了很多措施;但會(huì)議的體系、會(huì)議之間的關(guān)系還沒(méi)有引起企業(yè)足夠的重視。如果不從會(huì)議的體系著手進(jìn)行改進(jìn)，單個(gè)會(huì)議的效果也很難體現(xiàn)。針對(duì)萬(wàn)華集團(tuán)，會(huì)議的改進(jìn)可以從三個(gè)方面著手，目的就是要打造有節(jié)拍的會(huì)議管理體系:

1、 企業(yè)高層的會(huì)議時(shí)間與運(yùn)營(yíng)節(jié)拍保持一致

會(huì)議是管理的一種手段，而管理要從屬于業(yè)務(wù)，因此企業(yè)高層的決策會(huì)議時(shí)間要與業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的節(jié)拍保持一致，在業(yè)務(wù)決策的高峰期要合理避開(kāi)可調(diào)整的會(huì)議安排。要分析企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，通?？梢砸荒隇橹芷趤?lái)看運(yùn)營(yíng)的規(guī)律是什么，在什么時(shí)間點(diǎn)會(huì)出現(xiàn)決策的高峰，這些需要進(jìn)行仔細(xì)的梳理，盡量事先安排出來(lái)。比如萬(wàn)華集團(tuán)的食品業(yè)務(wù)，在一年里必然有幾個(gè)銷售高峰，這樣的銷售高峰事先的生產(chǎn)、物流、促銷等等都是有規(guī)律可循的，在此基礎(chǔ)上可以分析出決策的高峰期，從而可以提前協(xié)調(diào)相關(guān)管理人員。

這些業(yè)務(wù)決策會(huì)議是優(yōu)先級(jí)別最高層面的，其他的管理會(huì)議讓位于業(yè)務(wù)。

2、 企業(yè)管理中必需的會(huì)議要有很強(qiáng)的計(jì)劃性

對(duì)于企業(yè)損害最大的就是臨時(shí)會(huì)議，這類會(huì)議的出現(xiàn)往往意味著突發(fā)事項(xiàng)，但也意味著打亂了所有與會(huì)人員的安排。就象萬(wàn)華集團(tuán)生產(chǎn)管理部，被過(guò)多的臨時(shí)會(huì)議打亂了內(nèi)部的管理，已經(jīng)影響了具體業(yè)務(wù)的運(yùn)營(yíng)。誠(chéng)然，突發(fā)事項(xiàng)是不可避免的，但企業(yè)要盡量減少本可以提前預(yù)期的突發(fā)事項(xiàng)，企業(yè)必須思考如何把一些事項(xiàng)安排的更有計(jì)劃性，把能提前考慮清楚的必需的會(huì)議提前計(jì)劃好。這樣，各參會(huì)部門就能夠把這個(gè)時(shí)間提前安排出來(lái)，并且提前進(jìn)行信息的收集和分析，避免再出現(xiàn)萬(wàn)華集團(tuán)生產(chǎn)副總裁哪樣，專門設(shè)置了秘書(shū)負(fù)責(zé)緊急提供信息的怪事，先不論這個(gè)秘書(shū)如何能及時(shí)了解所有的信息，即使可以，其他的部門管理人員是否也要配個(gè)專職秘書(shū)呢?

3、 企業(yè)高層在各方面的時(shí)間分配要符合發(fā)展需要，并有一個(gè)合適的比例

一個(gè)企業(yè)的發(fā)展是有眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域協(xié)同完成的，因此高層對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理不能因?yàn)閭€(gè)人喜好或其它原因，造成在各方面的時(shí)間分配不合理。就象萬(wàn)華集團(tuán)，食品行業(yè)的質(zhì)量問(wèn)題是最敏感的問(wèn)題，但因?yàn)橘|(zhì)量部門的負(fù)責(zé)人是總監(jiān)，與其它業(yè)務(wù)領(lǐng)域的副總裁相比相對(duì)弱勢(shì)，很難保持與高層的及時(shí)溝通，結(jié)果導(dǎo)致質(zhì)量部門被邊緣化，這是不符合企業(yè)發(fā)展要求的。在我們以往遇到的企業(yè)，也往往存在類似的情況。與總部在一個(gè)辦公地點(diǎn)的部門，可能比較容易地獲知最新的企業(yè)動(dòng)態(tài)，與企業(yè)高層有較多的溝通，也就能采取更多的行動(dòng)，有了行動(dòng)就又能更多的溝通，結(jié)果就是這個(gè)部門占用了過(guò)多的企業(yè)高層的資源，而其他部門受到了積壓，這種時(shí)間資源的分配實(shí)際上阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

在企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域間，確定合適的會(huì)議頻率，既貫徹了企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展重點(diǎn)，也避免了管理的盲點(diǎn)，從而促進(jìn)企業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

會(huì)議管理是復(fù)雜的，正如萬(wàn)華集團(tuán)萬(wàn)總裁所說(shuō)，會(huì)議管理不僅僅是安排個(gè)會(huì)議室，發(fā)發(fā)通知，這只是最初級(jí)的。會(huì)議管理是通過(guò)對(duì)企業(yè)管理者的管理，達(dá)到對(duì)企業(yè)的管理。會(huì)議體系要支撐企業(yè)在規(guī)模不斷擴(kuò)大條件下的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)管理，要明確什么時(shí)間開(kāi)什么樣的會(huì)，什么人參加，準(zhǔn)備什么，決策什么。通過(guò)打造有節(jié)拍的會(huì)議管理體系，達(dá)到提高整個(gè)企業(yè)管理節(jié)拍性，讓企業(yè)減少管理的“亂”，減少到處救火的現(xiàn)象?？偛棉k的小李必須組織人員梳理合適的會(huì)議體系，并在企業(yè)發(fā)生變化時(shí)及時(shí)調(diào)整，持續(xù)改進(jìn)。