(深圳夢網(wǎng)科技有限公司 副總經(jīng)理)

萬華集團在會議管理方面的困惑也是許多企業(yè)曾經(jīng)或正在面臨的問題。當(dāng)一個企業(yè)在經(jīng)歷高速發(fā)展階段時，各種管理問題必然會出現(xiàn)。這就是所謂管理滯后于市場經(jīng)營的問題，是一種普遍的現(xiàn)象。萬華集團現(xiàn)在正從高速發(fā)展階段步入平穩(wěn)發(fā)展階段，也即企業(yè)的成熟期，各種管理問題必然會爆發(fā)并對公司經(jīng)營產(chǎn)生影響。在企業(yè)高速發(fā)展期，各種問題和矛盾通常會被企業(yè)良好的經(jīng)濟績效所掩蓋。而一旦企業(yè)因為市場競爭加劇導(dǎo)致經(jīng)營受困，該企業(yè)在高速發(fā)展階段所積累的問題和矛盾就會爆發(fā)。很多曾經(jīng)風(fēng)光無限的企業(yè)突然一夜間崩潰、消失，往往都是由于前期發(fā)展階段積累的矛盾和問題爆發(fā)所致。當(dāng)然，一個企業(yè)如果清楚這種規(guī)律并在企業(yè)成長階段進行適度的管理規(guī)范，則會最大限度地規(guī)避問題爆發(fā)的風(fēng)險。

萬華集團出現(xiàn)會議管理混亂的問題，究其原因主要有三:一是會議缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，沒有界定各種會議的功能。該公司沒有對會議進行分類和統(tǒng)一安排時間，尤其是在公司重要的會議上沒有形成固定例會制度。這種情況導(dǎo)致的結(jié)果是老板和下屬都不知道要開多少會，開會也是隨機進行，沒有什么準(zhǔn)備，從而降低會議質(zhì)量。二是沒有嚴(yán)格控制會議參會人員范圍，導(dǎo)致會議效果打折。該公司會議參會人員范圍不清晰，經(jīng)常擴大范圍，浪費公司人力資源。什么類型的會議什么人參加，公司沒有統(tǒng)一的規(guī)定，也沒有制度進行約束，導(dǎo)致很多管理人員和員工為了給面子而參會，為會所累，影響了本部門和本崗位的績效。三是會議管理流程和制度缺失。這是導(dǎo)致該公司會議管理混亂最根本的原因。其實，管理界有一句通俗的說法:管理公司就是管理流程。要做好會議管理工作，當(dāng)然需要明確諸如會議規(guī)劃流程、會議組織流程等，只有設(shè)計和浮現(xiàn)好流程，明確各種會議的功能、組織過程及流程的執(zhí)行人，也即參會人員，才可能真正管理好會議。

會議管理問題通常是一個戰(zhàn)略執(zhí)行層面的問題。開會集中相關(guān)人員進行溝通，目的往往是要解決戰(zhàn)略執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，尤其是跨部門的問題往往需要通過會議來解決。案例中萬華集團涉及的大量會議通常屬于這種類型的問題。

針對萬華集團存在的會議管理問題，筆者以為從以下三個方面進行改進:

1、加強會議統(tǒng)籌規(guī)劃，清晰界定各種會議的功能，制定會議匯報模板。萬華集團可以考慮編制年度的會議規(guī)劃，尤其是公司重要會議，例如總裁辦公會、經(jīng)營活動分析會、部門溝通會等，將各種定期的例會明確會議目的、召開的時間、參會人員和議程順序、會議匯報模板等。通過事先明確，各方參會人員能夠根據(jù)會議需要溝通、決策所需要的信息準(zhǔn)備會議材料，讓會議能夠開得更高效，從而提升會議質(zhì)量。

2、制定清晰的會議管理流程和制度。公司法治需要制度和流程來實現(xiàn)，會議管理也不例外。萬華集團應(yīng)該從會議規(guī)劃、會議組織接待、會議過程控制、會議效果評估等方面來設(shè)計會議管理流程和制度，讓整個會議管理全過程都法治化。

3、建立公司會議管理體系。從長遠發(fā)展的角度和精細(xì)化管理的要求來考量，萬華集團可以考慮建立更為科學(xué)的會議管理體系。會議管理體系不僅包括各種會議管理的流程和制度，還包括會議管理體系組織架構(gòu)、會議統(tǒng)籌規(guī)劃等內(nèi)容。通過會議管理體系建設(shè)，萬華集團將可能從根本上解決會議管理中存在的問題。