“心之所至手亦至焉者，文章之圣境也：心之所不至手亦至焉者，文章之神境也；心之所不至手亦不至焉者，文章之化境也。”——金圣嘆我們當(dāng)然希望通過春風(fēng)化雨式的變革，達(dá)到企業(yè)信息化的“化境”。但現(xiàn)實(shí)的問題是，當(dāng)企業(yè)面對(duì)戰(zhàn)略、組織、流程、績(jī)效、文化、IT的種種困惑，如何選擇一條成功的道路，并堅(jiān)持著走下去?

再問協(xié)同的價(jià)值

回國(guó)5年了，心中一直有一個(gè)困惑：如何給美國(guó)的朋友介紹中國(guó)的協(xié)同軟件市場(chǎng)?試著搜索了“美國(guó)”+“協(xié)同系統(tǒng)”／“協(xié)同平臺(tái)”／“協(xié)同辦公”，結(jié)果都不是我想要的。不禁會(huì)問，原來老美竟不用協(xié)同的么?但細(xì)想來也不盡然，工作流管理、客戶關(guān)系管理、項(xiàng)目管理、文檔管理應(yīng)該是他們能夠理解的概念。那究竟是什么原因，讓這些本已十分復(fù)雜的軟件在中國(guó)被兼收并蓄地融合成了“協(xié)同”這樣一個(gè)概念呢?

“協(xié)同”在中國(guó)的發(fā)展大致經(jīng)歷了以下幾個(gè)階段：

第一階段(1985年－1993年)大家也不知道這個(gè)是什么東西，反正有用就好：這個(gè)階段的“協(xié)同”是以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理為中心，以文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為基礎(chǔ)，在日常辦公中開始運(yùn)用IT技術(shù)，提高了文件資料的管理水平。

第二階段(1993年－2002年)很多人喜歡說“OA”，政府則是叫電子政務(wù)。隨著組織規(guī)模的不斷擴(kuò)大，組織越來越希望能夠打破時(shí)間和地域的限制，提高整個(gè)組織的運(yùn)營(yíng)效率。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展也促進(jìn)了軟件技術(shù)發(fā)生巨大變化，為軟件的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)保證。這個(gè)階段“協(xié)同”的主要特點(diǎn)是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)和群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、會(huì)議管理和制度管理等眾多實(shí)用的功能。

第三階段(2002年－至今)大家開始提“協(xié)同”，雖然可能說不清楚什么是“協(xié)同”。軟件經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務(wù)，逐步擴(kuò)大延伸到組織內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)環(huán)節(jié)，成為組織運(yùn)營(yíng)信息化的一個(gè)重要組織部分。同時(shí)市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的快速變化，要求辦公應(yīng)用軟件具有更高更多的內(nèi)涵，客戶將更關(guān)注如何方便、快捷地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各級(jí)組織、各部門以及人員之間的協(xié)同和內(nèi)外部各種資源的有效組合，從而提供高效的協(xié)作工作平臺(tái)。

“超過20年的摸索與實(shí)踐!”——這是個(gè)令人感嘆的結(jié)論。

20年里我們得到了什么?

通過協(xié)同軟件的應(yīng)用電腦在企業(yè)中更加普及了?

通過協(xié)同軟件的應(yīng)用使企業(yè)管理更加規(guī)范了?

通過協(xié)同軟件的應(yīng)用企業(yè)掙到的錢更多了?

翻開客戶的訪談?dòng)涗?，我整理出如下的片段?/p>

深圳某工業(yè)設(shè)計(jì)公司CIO——“我們的戰(zhàn)略是中國(guó)第一并具備全球競(jìng)爭(zhēng)力的工業(yè)設(shè)計(jì)品牌，所以需要‘協(xié)同’幫助我們實(shí)現(xiàn)知識(shí)的積累與創(chuàng)新。”

浙江某紡織面料企業(yè)總裁——“希望借助你們服裝行業(yè)信息化的經(jīng)驗(yàn)，為我們的核心業(yè)務(wù)運(yùn)作效率帶來創(chuàng)新性的提升?！?/p>

中國(guó)移動(dòng)某省公司總經(jīng)理——“我要的就是一本企業(yè)的資治通鑒?！?/p>

實(shí)踐中，中國(guó)企業(yè)的管理者向“協(xié)同”開出了一張張訂單；實(shí)踐中，中國(guó)企業(yè)的管理者也在體會(huì)著“協(xié)同”的真正價(jià)值。

體會(huì)協(xié)同的價(jià)值

最近經(jīng)濟(jì)不好，汽車行業(yè)格外遭殃，報(bào)紙上滿滿的都是關(guān)乎美國(guó)汽車三巨頭命運(yùn)的各種消息。旋即又開始擔(dān)心起國(guó)內(nèi)一些汽車行業(yè)的朋友，也想起了關(guān)于汽車行業(yè)的一條不成文的規(guī)則：所有的零部件供應(yīng)商在保證質(zhì)量的前提下，必須每年將老產(chǎn)品價(jià)格壓縮約10％。這10％之后究竟包含著怎樣的秘密?是國(guó)產(chǎn)化還是規(guī)?；?一位在上汽與日本的一家合資公司當(dāng)CIO的朋友告訴我這其中也有“協(xié)同”的貢獻(xiàn)。圖1是“協(xié)同”對(duì)這家企業(yè)的貢獻(xiàn)：

圖中APQP(AdvaneedProduetQualityPlanning)意即，“產(chǎn)品質(zhì)量先期策劃(或者產(chǎn)品質(zhì)量先期策劃和控制計(jì)劃)”，它是OS9000／TS16949質(zhì)量管理體系的一部分。對(duì)于汽車零部件企業(yè)來說，它是一切的起點(diǎn)，也是一切的依據(jù)。

沒有“協(xié)同”前的APQP基本上是手工作業(yè)方式，采取人盯人的戰(zhàn)術(shù)。一道工序A說OK了，B說OK了，C說不行，那么退回去，這叫質(zhì)量閥關(guān)閉。類似的操作方式在整個(gè)APQP的全過程中有很多，于是跟蹤表單無數(shù)，時(shí)間計(jì)劃不可捉摸，問題分析無從談起。創(chuàng)新迫在眉睫，中國(guó)員工提出了用協(xié)同平臺(tái)的項(xiàng)目功能配合流程功能來跟蹤APQP的全過程，每個(gè)質(zhì)量閾對(duì)應(yīng)一個(gè)里程碑任務(wù)，任務(wù)下面可以掛審批表單，并且給這種操作方式找到了很好的理論支撐——“流程管道，知識(shí)活水”。日方經(jīng)理對(duì)此深感佩服，在感嘆中國(guó)員工創(chuàng)造力的同時(shí)，對(duì)于協(xié)同在業(yè)務(wù)上的創(chuàng)新應(yīng)用給予了更大的支持。

下面列舉一些協(xié)同系統(tǒng)在核心業(yè)務(wù)流程應(yīng)用后的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：

使用協(xié)同系統(tǒng)進(jìn)行ERP數(shù)據(jù)整理，作為數(shù)據(jù)橋梁，使得ERP的數(shù)據(jù)正確率由以往的98％提升至99.8％，大大提升了ERP軟件的實(shí)施成功率。而之前業(yè)務(wù)部門所擔(dān)心的情況——通過繁瑣的協(xié)同流程來進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)可能導(dǎo)致維護(hù)時(shí)間大大增加——也未發(fā)生，反而因數(shù)據(jù)一次性通過率高，使維護(hù)時(shí)間縮短至原來的1／2。

APQP的文件體系，原先散落在十多個(gè)業(yè)務(wù)部門的幾十個(gè)甚至上百個(gè)員工的電腦中，通過協(xié)同系統(tǒng)知識(shí)文檔的歸類管理，使文檔積累超過萬篇，文檔查詢速度與傳統(tǒng)文件夾存放方式相比提升了近100倍。

APQP的項(xiàng)目任務(wù)跟蹤體系，通過協(xié)同平臺(tái)的支持，使關(guān)鍵任務(wù)的按時(shí)完成率從50％提高到85％；平均項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)報(bào)告數(shù)從4.5次／項(xiàng)目，下降到了1.2次，項(xiàng)目；項(xiàng)目周報(bào)制作時(shí)間從3天變成實(shí)時(shí)生成。針對(duì)歷史項(xiàng)目的數(shù)據(jù)分析，從沒有變成了可能。

而基于上述問題的業(yè)務(wù)效率改善，成本和收入上的財(cái)務(wù)提升效果都將是巨大的。

“協(xié)同”在服裝鞋帽行業(yè)的價(jià)值有著更顯著的體現(xiàn)。2008年鞋服行業(yè)開始有了共同的熱點(diǎn)：每家企業(yè)都越來越快地推陳出新，連運(yùn)動(dòng)品牌都開始越來越“時(shí)髦”。這是市場(chǎng)的選擇，新的款式、新的概念總是更容易被人們所接受，于是舊款產(chǎn)品的庫存與新品陳列區(qū)空空的貨架形成了鮮明的對(duì)比。服裝鞋帽的企業(yè)家們仿佛在一夜之間開始關(guān)注“產(chǎn)品季節(jié)主線”這個(gè)概念，并不遺余力地讓自己的產(chǎn)品季節(jié)超過四季，向一年6季、甚至一年24季發(fā)展，由此形成的行業(yè)口號(hào)是：“別讓利潤(rùn)變成庫存”。

另一個(gè)熱點(diǎn)在終端的掌控上，不管是直營(yíng)店鋪還是經(jīng)銷商店鋪。老板們恨不得給每一間都裝上10個(gè)攝像頭，讓每間店的每個(gè)員工，每個(gè)顧客，每筆生意都發(fā)生在自己的眼皮子底下。想要控制，卻無從下手；想要超越競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，卻還要防著競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手挖墻腳。這也許就是讓服裝企業(yè)老總們失眠的緣由了。我有兩個(gè)朋友都搞了多年的信息化，對(duì)于“整體規(guī)劃，分布實(shí)施”的硬道理有著深刻的理解，在把握IT與業(yè)務(wù)結(jié)合價(jià)值最大化上也有著敏銳的直覺。朋友A打通了產(chǎn)品從策劃、研發(fā)、訂貨、生產(chǎn)、銷售的過程，實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)品季節(jié)主線的創(chuàng)新業(yè)務(wù)協(xié)同應(yīng)用，解決了企業(yè)的“利潤(rùn)黑洞”。(見圖2)

同樣列舉一些統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)：

★期貨比例由之前的70％，下降到50％，季前生產(chǎn)由100％，下降到到60％，庫存風(fēng)險(xiǎn)大大降低；補(bǔ)單周期由平均45天下降到25天，反應(yīng)速度大大加快。

★會(huì)議數(shù)量，時(shí)間減少三分之一，會(huì)議時(shí)間減少50％，會(huì)議效率、決策速度和準(zhǔn)確性大大提高。

★之前反復(fù)出現(xiàn)的問題，重復(fù)犯的錯(cuò)誤，基本不再出現(xiàn)，人員的能力大大提升，流程縮短，一切都是有節(jié)奏的運(yùn)作，管理變成了“流水線”，人員編制減少20％，工作的規(guī)范性和成果卻有本質(zhì)提升。

朋友B將商圈、門店的信息與地圖進(jìn)行了結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了門店的全生命周期管理與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手門店一張圖管理的創(chuàng)新業(yè)務(wù)協(xié)同應(yīng)用，解除了老總失眠的苦惱。(見圖3)

同樣列舉一些統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)：

★門店布局更加合理，同期店效提升10％，空白市場(chǎng)幾乎全部覆蓋，地區(qū)銷售額提升30％。

★門店申請(qǐng)、審批、開業(yè)周期大大縮短，由55天，縮短到35天。

★門店督導(dǎo)工作更加透明，管理更加有效，平均巡店時(shí)間增加30％，對(duì)門店的指導(dǎo)和提升起到了非常好的作用。(見圖4)

突破協(xié)同的價(jià)值

協(xié)同軟件在文檔、行政、人事、項(xiàng)目、客戶、財(cái)務(wù)、物流和生產(chǎn)等管理方面有著廣泛的應(yīng)用，然而有關(guān)調(diào)查統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，40％以上的協(xié)同項(xiàng)目交付超過期限與預(yù)算，協(xié)同的應(yīng)用率不到55％，大多數(shù)企業(yè)對(duì)于協(xié)同的應(yīng)用停留在傳統(tǒng)OA辦公的層面，同時(shí)協(xié)同的項(xiàng)目失敗率也高達(dá)35％，與ERP等企業(yè)管理系統(tǒng)項(xiàng)目協(xié)同看上去要簡(jiǎn)單得多，是什么原因阻礙了協(xié)同的失敗與價(jià)值的體現(xiàn)?

第一個(gè)問題：“目標(biāo)的確定”

從IT規(guī)劃的理論上劃分所有ERP之外的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理都可以用協(xié)同來覆蓋。所以我們往往會(huì)發(fā)現(xiàn)，企業(yè)協(xié)同價(jià)值提升的應(yīng)用點(diǎn)會(huì)非常的多，哪些做，哪些不做，哪些先做，哪些后做，企業(yè)是難以取舍的。

第二個(gè)問題：“重IT，輕管理”

這個(gè)是信息化的通病，協(xié)同平臺(tái)的建設(shè)不僅僅是一個(gè)技術(shù)的問題，僅從技術(shù)方面開展協(xié)同的建設(shè)，只能是治標(biāo)不治本；信息化的成功還必須關(guān)注，流程的優(yōu)化、業(yè)務(wù)的規(guī)范、變革的阻力等等要素，而這些都是管理而非IT的范疇?！爸豂T，輕管理”的結(jié)果只能是，IT追著業(yè)務(wù)跑卻始終跟不上業(yè)務(wù)的變化；IT員工天天加班熬夜卻無法收獲項(xiàng)目的成功。

第三個(gè)問題：“忽視業(yè)務(wù)協(xié)同的巨大價(jià)值”

現(xiàn)在市場(chǎng)上的協(xié)同管理軟件，基本上都只是實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)協(xié)同的范疇，而傳統(tǒng)協(xié)同的應(yīng)用只是協(xié)同應(yīng)用的初級(jí)階段。大量的業(yè)務(wù)應(yīng)用價(jià)值點(diǎn)沒有被發(fā)掘，傳統(tǒng)模擬手工的協(xié)同功能并沒有給業(yè)務(wù)人員帶來感受得到的實(shí)際價(jià)值，導(dǎo)致員工不喜歡、甚至是排斥協(xié)同系統(tǒng)，最終使企業(yè)喪失信心使得協(xié)同系統(tǒng)失敗。

總結(jié)問題，我們發(fā)現(xiàn)只有“一個(gè)目標(biāo)，兩個(gè)結(jié)合”才是突破協(xié)同價(jià)值的解決之道。

一個(gè)目標(biāo)：明確目標(biāo)，基于目標(biāo)制定協(xié)同工作開展節(jié)奏，是最為關(guān)鍵的。這里需要有一個(gè)類似于IT規(guī)劃的過程，只是規(guī)劃的重點(diǎn)在協(xié)同的范疇，可以稱作為“協(xié)同規(guī)劃”。按照企業(yè)的現(xiàn)狀與特點(diǎn)，把與協(xié)同相關(guān)的工作排一個(gè)梳理，確定重點(diǎn)開展的協(xié)同內(nèi)容，制定功能實(shí)施的先后次序。

管理與IT結(jié)合：協(xié)同平臺(tái)是管理思想有效的載體，更重要的是管理和IT的結(jié)合，做到信息化對(duì)業(yè)務(wù)的有效支撐。推廣的策略與技巧也是需要關(guān)注的內(nèi)容，在CIO的圈子里流傳著這么一種說法，“搞信息化，就像打土豪、分田地，你要讓用戶看到他們是能夠分得到田地的，他們才會(huì)跟你一起搞信息化?！?/p>

傳統(tǒng)協(xié)同與業(yè)務(wù)協(xié)同結(jié)合：協(xié)同軟件要發(fā)揮更大作用，一定要融入到企業(yè)的業(yè)務(wù)流程中去。業(yè)務(wù)協(xié)同主要是指，在核心的業(yè)務(wù)過程中使用通過IT工具進(jìn)行流程性、知識(shí)性的多崗位協(xié)作。要達(dá)到業(yè)務(wù)協(xié)同的應(yīng)用，對(duì)于管理軟件廠商的產(chǎn)品架構(gòu)、實(shí)施能力、行業(yè)的深度認(rèn)識(shí)提出了更高的要求，而在這方面有長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和積累的管理軟件廠商的優(yōu)勢(shì)會(huì)逐漸顯現(xiàn)出來。