[摘 要]：隨著辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生，逐步成為真實(shí)記錄經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)情況，反映歷史文化發(fā)展的重要載體，確保電子文件，電子檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。作為檔案管理人員，要逐步提高電子文件管理意識(shí)，并加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理水平。

[關(guān)鍵詞]：高校；電子檔案管理；加強(qiáng)

在信息時(shí)代的今天，檔案作為信息寶庫中的重要信息源之一，除了真實(shí)地記錄高校發(fā)展的歷史軌跡之外，還有就是為檔案用戶提供檔案信息服務(wù)。隨著辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展和深化，特別是電子計(jì)算幾何通信技術(shù)相結(jié)合形成的辦公方式，正逐步代替過去用紙墨、照相等形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文的模式，電子文件應(yīng)運(yùn)而生，成為社會(huì)改革發(fā)展和增效的寶貴資源，具有檔案保存價(jià)值的電子文件，必須要?dú)w檔保護(hù)，電子文件歸檔后即形成電子檔案。做好電子文件的歸檔工作，要從以下兩個(gè)方面著手：

一 提高電子文件管理意識(shí)，形成完整的管理體系

1 提高電子文件管理意識(shí)，把這項(xiàng)工作作為一想迫切的事情來抓。當(dāng)前，電子文件的不斷產(chǎn)生已形成為文件管理的主要問題。它與紙質(zhì)文件一樣，同樣涉及到保密、安全、管理、歸檔、利用等問題。與紙張文件具有同等作用。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要把對(duì)電子文件的管理擺上議事日程，方可使辦公自動(dòng)化體系正常運(yùn)行。再是通過報(bào)刊、廣播、電視、廣告等一切可利用的手段，宣傳電子文件的重要性，提高人們的社會(huì)電子文件意識(shí)。

2 加強(qiáng)法制建設(shè)，依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系。相應(yīng)的法律法規(guī)是電子文件管理的一個(gè)重要前提，目前電子文件管理不善，同沒有一個(gè)電子文件法規(guī)有著重要關(guān)系。因此，檔案行政管理部門應(yīng)會(huì)同政府信息產(chǎn)業(yè)部門聯(lián)合制定電子文件管理法，確認(rèn)電子文件的法律地位，明確檔案行政管理部門和政府信息產(chǎn)業(yè)部門的職責(zé)，統(tǒng)一電子文件的軟硬件設(shè)施，依法管理電子文件，檔案行政管理部門應(yīng)逐步制定和完善電子文件全過程管理制度，做到有章可循，使電子郵件的管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。為了承擔(dān)不久將要面臨的指導(dǎo)電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理任務(wù)，各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)增設(shè)相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，行使監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)電子文件歸檔及電子檔案管理的職權(quán)。

3 在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個(gè)“通道”，解決電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存問題。建立“通道”，即是將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和映像方式共同存儲(chǔ)在一張光盤上，然后利用軟件和數(shù)據(jù)庫索引將二者結(jié)合，實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)管理和檢索。對(duì)永久保存的文件，應(yīng)形成一套紙質(zhì)文件保存。

4 加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文件的安全防護(hù)工作。做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文件的安全防護(hù)，首先要抓好信息儲(chǔ)存載體制成材料這個(gè)問題，嚴(yán)把電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。二是保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全。實(shí)體安全主要指環(huán)境和設(shè)備的安全，要有專人負(fù)責(zé)管理應(yīng)用，有良好的室內(nèi)環(huán)境，保證機(jī)器設(shè)備和磁介質(zhì)不會(huì)因溫度太高或溫度巨幅波動(dòng)及火災(zāi)受到致命的傷害。三是要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，可設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限和文件屬性等，這在一定范圍內(nèi)對(duì)服務(wù)器文件與數(shù)據(jù)提供了保護(hù)。四是做好數(shù)據(jù)庫備份工作，保證信息安全。五是預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防毒軟件，它可自動(dòng)殺毒。再是不允許隨便使用外來磁盤，光盤等，必須使用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行病毒檢測(cè)，確認(rèn)無病毒后方可使用。另是在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，這種方法行之有效。

二 加強(qiáng)電子文件管理人員培訓(xùn)，建設(shè)一支現(xiàn)代化管理隊(duì)伍

電子文件歸檔，電子檔案保存及開發(fā)利用，要有一支適應(yīng)其新形勢(shì)的管理隊(duì)伍，由于電子檔案的信息內(nèi)容是數(shù)字化，文檔處理需要一體化，電子檔案保存是技術(shù)化，開發(fā)利用形勢(shì)又是多樣化，造成電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理，有著截然不同的區(qū)別，形成了電子檔案管理的特殊性。

電子檔案的管理人員，必須具備電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)：如高等數(shù)學(xué)、物理學(xué)、化學(xué)、電子學(xué)、微電子技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、現(xiàn)代通信及電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動(dòng)化及電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)、設(shè)備維護(hù)及標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)等。同時(shí)也要可掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)：如檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等，還要熟練地掌握英語。

電子文件歸檔及其電子檔案保存及開發(fā)利用，是一件新生事物，其管理人員社會(huì)上有儲(chǔ)備量很少。培養(yǎng)和造就一批電子檔案管理人員，是當(dāng)務(wù)之急，必須引起檔案界、教育界及社會(huì)各界高度重視，要采取高度重視，要采取各種措施，加以解決?？刹扇∫韵氯N途徑培養(yǎng)電子檔案管理人員。

一是各高等學(xué)校的檔案專業(yè)，要把電子檔案管理人員的培養(yǎng)當(dāng)作一件大事來抓。要按電子檔案管理人員必備知識(shí)和技能的要求，擬定教學(xué)大綱，組織教材編寫。要按“技術(shù)工程”的要求招收新生，進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，要盡快造就成批的電子檔案人員，以適應(yīng)電子檔案管理迅猛發(fā)展的需要。

二是從社會(huì)上廣范招集具有理工專業(yè)的大學(xué)本科學(xué)歷。懂電子計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)或數(shù)學(xué)通信技術(shù)的工程技術(shù)人員；由檔案系統(tǒng)的教育部門組織，進(jìn)行一年左右的短時(shí)期集中培訓(xùn)，就檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、文書學(xué)，檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)學(xué)等，進(jìn)行系統(tǒng)教育，幫助他們提高檔案意識(shí)，掌握檔案管理的基本理論，管理環(huán)節(jié)、管理原則，辦法及保護(hù)技術(shù)等，以適應(yīng)對(duì)電子檔案管理的需要。

三是從檔案戰(zhàn)線抽調(diào)一批具有大學(xué)本科學(xué)歷，并具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，且對(duì)電子檔案有一定了解的檔案人員，由檔案系統(tǒng)的教育部門組織，進(jìn)行一至二年的集中培訓(xùn)，要求他們對(duì)自然科學(xué)的基礎(chǔ)學(xué)科微電子技術(shù)電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)學(xué)通信及電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)在檔案部門應(yīng)用技術(shù)等進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，以適應(yīng)電子檔案管理的需要。

現(xiàn)在檔案系統(tǒng)的各種工程技術(shù)人員少，而且不夠穩(wěn)定，這不利于檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展，尤其不利于電子檔案的管理。這應(yīng)該引起國家和檔案行政管理部門的高度重視，應(yīng)考慮設(shè)置電子檔案管理及其他工程技術(shù)人員的相應(yīng)專業(yè)技術(shù)職務(wù)，并制定相應(yīng)的有利于吸引和穩(wěn)定電子檔案管理及有關(guān)工程技術(shù)人員的措施?？傊扇《嗤緩?，多辦法培養(yǎng)電子檔案管理人員，擴(kuò)大檔案系統(tǒng)的工程技術(shù)隊(duì)伍。

為了加強(qiáng)高等學(xué)校的檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，各高校應(yīng)把高校檔案工作納入高校信息化建設(shè)的重要組成部分，切實(shí)做好相關(guān)工作，加以建設(shè)與發(fā)展，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。