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        文件筐測(cè)驗(yàn)法解析

        2008-12-31 00:00:00李云田
        決策 2008年12期

        公文處理測(cè)驗(yàn),是面試評(píng)價(jià)最常用和最核心的技術(shù)之一。文件筐測(cè)驗(yàn)是情景模擬測(cè)試的一項(xiàng),通常用于管理人員的選拔。

        文件筐測(cè)驗(yàn),通常又叫公文處理測(cè)驗(yàn),是面試評(píng)價(jià)最常用和最核心的技術(shù)之一。文件筐測(cè)驗(yàn)是情景模擬測(cè)試的一項(xiàng),通常用于管理人員的選拔,考查授權(quán)、計(jì)劃、組織、控制和判斷等項(xiàng)能力素質(zhì)的測(cè)評(píng)方式。一般做法是讓考生在限定時(shí)間(通常為1~3小時(shí))內(nèi)處理事務(wù)記錄、函電、報(bào)告、聲明、請(qǐng)示及有關(guān)材料等文件,內(nèi)容涉及人事、資金、財(cái)務(wù)、工作程序等方面。一般只給日歷、背景介紹、測(cè)驗(yàn)提示和紙筆,考生在沒有旁人協(xié)助的情況下回復(fù)函電,擬寫指示,作出決定,以及安排會(huì)議。評(píng)分除了看書面結(jié)果外,還要求考生對(duì)其問題處理方式作出解釋,根據(jù)其思維過程予以評(píng)分。

        文件筐測(cè)驗(yàn)的設(shè)計(jì)

        文件筐測(cè)驗(yàn)的設(shè)計(jì)必須緊緊抓住三個(gè)環(huán)節(jié):

        (1)工作分析

        深入分析職位工作的特點(diǎn),確定勝任該職位必須具備哪些知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和能力。工作分析的方法可以是面談、現(xiàn)場(chǎng)觀察或問卷。通過工作分析,要確定文件筐測(cè)驗(yàn)要測(cè)評(píng)什么要素,哪些要素可以得到充分測(cè)評(píng),各個(gè)要素應(yīng)占多大權(quán)重。

        文件筐測(cè)驗(yàn)一般可以考查以下要素:

        ①書面表達(dá)及其理解;②統(tǒng)籌計(jì)劃能力;③組織協(xié)調(diào)能力;④洞察問題和判斷、決策能力;⑤任用授權(quán)能力⑤指導(dǎo)控制能力;⑦崗位特殊素質(zhì),如法規(guī)條例知識(shí)。

        (2)文件設(shè)計(jì)

        包括選擇什么文件種類,如信函、報(bào)表、備忘錄、批示等;確定每個(gè)文件的內(nèi)容,選定文件預(yù)設(shè)的情景等。文件數(shù)量較多,時(shí)間以2-3小時(shí)為宜。文件的簽發(fā)方式及其行文規(guī)定可以忽略,但文件的行文方向(對(duì)上與對(duì)下,對(duì)內(nèi)與對(duì)外等)應(yīng)有所區(qū)別,特別要注意各個(gè)文件測(cè)評(píng)要素的設(shè)計(jì)。一個(gè)文件不同的處理常??梢泽w現(xiàn)不同的要求,對(duì)文件的處理方式要有所控制,確定好計(jì)分規(guī)則或計(jì)分標(biāo)準(zhǔn),盡量避免每個(gè)要素同時(shí)得分和無法歸于某一要素的情況出現(xiàn)。

        (3)測(cè)驗(yàn)評(píng)分

        實(shí)施文件筐測(cè)驗(yàn)之后,評(píng)分一般由專家和具備該職位工作經(jīng)驗(yàn)的人(一般是選拔職位的上級(jí)主管及人事組織部門的領(lǐng)導(dǎo))進(jìn)行,除了前面設(shè)計(jì)時(shí)要制定好評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)外,更重要的是對(duì)評(píng)分者要進(jìn)行培訓(xùn),使評(píng)分者根據(jù)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)而不是個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)評(píng)分。

        評(píng)分的程序也要特別注意。可以考慮各自獨(dú)立評(píng)分,然后交流評(píng)分結(jié)果,對(duì)評(píng)分差異各自申述理由后,再獨(dú)立第二次評(píng)分,最后將評(píng)分結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)平均以平均分作為最后得分。在考生答案不明確的情況下,需要質(zhì)詢應(yīng)聘考生,根據(jù)其對(duì)處理方式的解釋確定得分。

        案例1:

        以下是有關(guān)的背景情況,請(qǐng)您務(wù)必仔細(xì)閱讀并牢記于心;

        您是局辦公室秘書之一,大家都稱您小A。此辦公室是直接協(xié)助幾位局領(lǐng)導(dǎo)工作的職能部門,目前由田主任一人負(fù)責(zé)。

        今天是2006年5月23日,星期五。局里在遠(yuǎn)郊召開一個(gè)重要會(huì)議,田主任和辦公室所有其他同事都去辦理會(huì)務(wù),只有您一個(gè)留守。所有局領(lǐng)導(dǎo)都在出席重要會(huì)議,您不能找他們請(qǐng)示,局里其他同事也都因種種原因不能給您幫忙。最不巧的是,由于那里電信線路出現(xiàn)故障,您無法和在郊區(qū)開會(huì)的田主任及其他同事聯(lián)系。

        田主任昨晚輾轉(zhuǎn)托人給您一張便條:

        小A:

        明天(24日)有這么幾件事情要煩勞你:

        1)主管分房的李局長(zhǎng)要了解職工對(duì)分房辦法第五稿的意見。請(qǐng)你看一下職工的意見材料,代我起草一份500字左右的報(bào)告。

        2)實(shí)習(xí)生鄭蘭說寫了一份信息,你給看一下。最近局里上報(bào)的信息比較少,被采用的更少。看這份信息能否上報(bào)或經(jīng)修改后上報(bào)。

        5)請(qǐng)你給楊菁去封信,告訴她我們已經(jīng)錄取了新秘書。

        4)請(qǐng)你根據(jù)李局長(zhǎng)給馬林副局長(zhǎng)來信的批示,把馬副局長(zhǎng)的信處理一下。

        以上幾件事情都不能再拖了,明天上午無論如何要完成。下午1:00局里有車來會(huì)場(chǎng),你搭車來會(huì)場(chǎng),這里實(shí)在忙不過來。

        明天上午辦公室若有什么事,你見機(jī)行事。辦公室不要因?yàn)槲也辉诰陀绊懻_\(yùn)轉(zhuǎn)。

        謝謝!

        田5.25

        現(xiàn)在是早晨8:30,您一上班就得到上述指示和有關(guān)材料,您的任務(wù)是遵照指示完成所有工作。

        以下是您在完成工作中必須遵守的程序和規(guī)定:

        1 首先,請(qǐng)您完成《指導(dǎo)語(yǔ)自測(cè)題》,回答結(jié)果構(gòu)成評(píng)分的重要內(nèi)容。

        2 其次,請(qǐng)?jiān)凇度粘逃?jì)劃表》上擬訂一份今天的日程安排,若情況變化,日程安排可以更改,但必須在《日程計(jì)劃表》上予以注明。

        3 一切任務(wù)請(qǐng)按您本人對(duì)秘書工作的理解和相應(yīng)的指示獨(dú)立完成,并一定要說明這么處理的理由,否則要倒扣分。

        文件筐測(cè)驗(yàn)實(shí)施程序

        文件筐測(cè)驗(yàn)可以集體施測(cè),實(shí)施過程分準(zhǔn)備、測(cè)試和評(píng)分三個(gè)步驟。

        (1)準(zhǔn)備

        主要指測(cè)驗(yàn)材料和測(cè)試場(chǎng)所的準(zhǔn)備。給每個(gè)考生的測(cè)驗(yàn)材料,事前要編上序號(hào),答卷紙也要有相應(yīng)序號(hào),實(shí)施前要注意清點(diǎn)核對(duì)。答卷紙主要由三部分內(nèi)容構(gòu)成:一是考生姓名(或編號(hào))、應(yīng)聘單位和職位、文件序號(hào)等;二是處理意見(或處理措施)、簽名及處理時(shí)間;三是處理的理由。文件序號(hào)只是文件的標(biāo)識(shí)順序,不代表處理的順序,應(yīng)允許考生根據(jù)輕重緩急調(diào)整順序,但給所有考生的文件順序必須相同,以示公正。測(cè)試的場(chǎng)所要求比較寬敞、安靜,每個(gè)人一桌一椅,相互之間無干擾。為了保密,最好所有考生在同一時(shí)間完成。如果文件內(nèi)容涉及到招聘單位內(nèi)部的一些情況,測(cè)試前應(yīng)對(duì)所有考生提供培訓(xùn),介紹相關(guān)情況,縮小內(nèi)部考生和外部考生對(duì)職位熟悉程度的差別。

        (2)實(shí)施

        主試要對(duì)測(cè)驗(yàn)要求做一個(gè)簡(jiǎn)單介紹,說明注意事項(xiàng)。然后發(fā)給考生測(cè)試指導(dǎo)語(yǔ)和答卷紙,回答考生的提問,當(dāng)考生覺得沒有問題后,再發(fā)測(cè)試用的文件。考生人數(shù)比較少時(shí),也可以一次將材料發(fā)給考生,但要求考生嚴(yán)格遵從主試的要求,先看指導(dǎo)語(yǔ)再看文件。測(cè)試指導(dǎo)語(yǔ)是鋇試情景、考生扮演的角色、考生任務(wù)和測(cè)試要求的說明,必須明確、具體,一目了然。有時(shí)在初級(jí)人員的文件筐測(cè)驗(yàn)中,發(fā)給考生指導(dǎo)語(yǔ)后,讓考生完成一個(gè)指導(dǎo)語(yǔ)的測(cè)驗(yàn),強(qiáng)迫考生熟悉理解指導(dǎo)語(yǔ),這在文件水平低的群體中有時(shí)十分有用。在考生正式進(jìn)入文件處理后,一般不允許考生提問,除非是測(cè)驗(yàn)材料本身有問題。

        (3)評(píng)分

        宜在考生做完后立即進(jìn)行,當(dāng)有質(zhì)詢考生的設(shè)計(jì)時(shí),特別應(yīng)該如此。為求客觀,可將考生編號(hào),由一個(gè)人將考生的處理意見和處理理由念給所有評(píng)分者聽,由各位評(píng)分者獨(dú)立評(píng)分。為了保證評(píng)分的一致性,事前的評(píng)分者培訓(xùn)很重要??梢钥紤]對(duì)一部分考生(或者模擬考生)進(jìn)行試評(píng)分,考查各個(gè)評(píng)分者對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的掌握及評(píng)分過程中存在的問題,待取得一致意見后再往下進(jìn)行。評(píng)分時(shí),可按序號(hào)逐一評(píng)定,也可按文件內(nèi)容分類評(píng)定。前一種辦法可以對(duì)考生的素質(zhì)形成整體印象,后一種辦法容易達(dá)成評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)的一致性。

        案例2:

        2004年2月25日,菜市人事局副局長(zhǎng)接到了一份群眾寄來的《申訴書》,內(nèi)容如下:

        市人事局領(lǐng)導(dǎo):

        我叫張×,現(xiàn)在市××局工作。由于各種原因,我曾在2002年年度考核中被定為不稱職等級(jí)。單位領(lǐng)導(dǎo)據(jù)此于今年5月27日將我辭退,并書面通知了我本人。自4月份起單位又停發(fā)7我的工資。

        我接到被辭退通知后,一時(shí)難以接受,精神恍惚,感到難以見人。同時(shí),由于我愛人收入也比較低,三口之家的生活受到很大影響。因此,我于今年4月20日向單位領(lǐng)導(dǎo)提出申訴。但是,單位領(lǐng)導(dǎo)說:“你已經(jīng)被辭退,不再是我單位的人了。何況已經(jīng)時(shí)隔半個(gè)多月’了,我們也不再受理了?!比f般無奈之中,只好給你們寫信反映情況。請(qǐng)?jiān)诎倜χ羞^問一下此事,關(guān)心一下我這個(gè)普通人。

        申訴人:張×

        2004年2月25日

        如果此《申訴書》內(nèi)容全部屬實(shí),你認(rèn)為趙×所在單位對(duì)趙×的處理是否正確,并說明理由;請(qǐng)你根據(jù)《國(guó)家公務(wù)員暫行條例》的有關(guān)規(guī)定,提出具體的處理意見。

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