[摘要]檔案信息個性化服務(wù)是指各級各類檔案館將檔案信息服務(wù)的目標(biāo)定位于以個體形式出現(xiàn)的利用者群體，兼顧其社會階層、愛好、職業(yè)特點等因素，依托檔案館的自身優(yōu)勢，開發(fā)、組織檔案信息資源，最大限度地滿足其檔案信息利用需求。

[關(guān)鍵詞]檔案信息 個性化服務(wù) 作用

一、檔案信息個性化服務(wù)的現(xiàn)實作用

1．開展檔案信息個性化服務(wù)是構(gòu)建和諧社會的需要。隨著改革開放的深入，中國特色的社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制逐步確立，國民生活水平、受教育程度大幅度提高，各項事業(yè)得到了自我發(fā)展的同時，也面臨著新的挑戰(zhàn)。對于檔案事業(yè)來說，檔案利用需求已不再僅僅限于政治工作與行政管理的需要，而是根據(jù)不同利用者職業(yè)身份、興趣愛好等的不同，對檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)提出了具有個性特征的、多樣化的需求意向。檔案館必須把握時代脈搏，向社會公眾提供具有個性化特征的檔案信息服務(wù)。面對日益升溫的信息需求與薄弱的檔案利用服務(wù)意識之間的矛盾，檔案事業(yè)建設(shè)者更應(yīng)承擔(dān)起重任，以個性化的服務(wù)方式，為減弱和化解社會矛盾、構(gòu)建和諧社會做出自己的努力。

2．開展檔案信息個性化服務(wù)是檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要。作為社會的“記憶”，檔案是一個國家、一個民族的歷史見證。但檔案信息服務(wù)卻面臨著社會檔案意識弱、檔案信息利用率低等問題的困擾。為維護(hù)公民合法獲取信息的權(quán)利，適應(yīng)構(gòu)建民主、和諧、法制社會的需要，發(fā)揮檔案“信息源”的作用，檔案館必須拓展服務(wù)范圍，突破傳統(tǒng)思維模式的束縛，既面向過去，又放眼未來，既重視歷史的縱向探究，挖掘歷史財富，將社會的精神文化發(fā)揚光大，又要橫向跨越，應(yīng)時代呼喚調(diào)整服務(wù)對策，根據(jù)用戶需求特點的不同，及時做出反應(yīng)，滿足用戶個性化需求，滿足普通百姓的信息需求。

3．開展檔案信息個性化服務(wù)是滿足新時期社會公眾需求的需要。檔案界普遍認(rèn)可的四種檔案利用服務(wù)類型為：一是檔案的學(xué)術(shù)利用，即對理論上有推動性的利用；二是檔案的實際利用，即在檔案查找中可直接獲益；三是檔案的普遍利用，即通過檔案工作人員的宣傳、輔助，使普通公民獲取所需資料、知識；四是檔案休閑利用。就目前情況看，前三種類型趨于完善，基本形成了一定模式，但檔案休閑利用尚處于“理想狀態(tài)”，仍需檔案館給予重視與實踐。檔案休閑利用是用戶主動、自主的行為，尚有較大的發(fā)展空間。而休閑利用服務(wù)的意義在于以積極的方式來利用自由時間，可以選擇能豐富個人精神生活的消遣去處——檔案館。因而，檔案作為社會信息資源也理所應(yīng)當(dāng)?shù)爻蔀槿藗兊男蓍e文化大餐。檔案的休閑服務(wù)將成為未來檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新服務(wù)的新亮點和提升自身社會地位的突破口。

二、夯實開展檔案信息個性化服務(wù)的環(huán)境基礎(chǔ)

1．加強檔案信息資源的規(guī)劃。加強檔案信息資源的規(guī)劃，主要是針對檔案館（室、文件中心等）藏以及檔案工作環(huán)節(jié)中的收集或征集。收集和征集是決定館（室）藏質(zhì)量優(yōu)劣的第一“關(guān)卡”，各級各類檔案館應(yīng)妥善處理與基層檔案室的移交工作，特別是對于具有特色檔案的單位，更要做好溝通工作，使其能夠主動、按時地進(jìn)行移交。除了須向檔案館移交檔案的基層檔案室外，普通家庭、企業(yè)也應(yīng)被視為檔案信息資源的新看點，在條件允許的情況下，將具有代表性的家庭檔案納入征集范圍，對其進(jìn)行妥善和管理，或?qū)ζ溥M(jìn)行合理指導(dǎo)，這也是個性化服務(wù)的表現(xiàn)。

2．打造檔案館信息服務(wù)的新形象。轉(zhuǎn)變舊觀念，提供個性化服務(wù)，打造檔案服務(wù)新形象是必不可少的。檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)要不斷解放思想，調(diào)整思路，力求創(chuàng)新。在公民享有合法獲取信息權(quán)利的今天，作為社會重要信息庫的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，更要順應(yīng)時代的召喚，創(chuàng)立檔案信息服務(wù)品牌。

3．提高檔案服務(wù)人員的服務(wù)意識。長久以來，我國檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)在工作人培養(yǎng)方面偏重于對專業(yè)知識的考核，卻常常忽略檔案人員服務(wù)意識的培養(yǎng)。檔案人員不僅要進(jìn)行日常管理工作，對用戶查閱進(jìn)行指導(dǎo)，答復(fù)用戶咨詢，更要時刻規(guī)范自己的語言、態(tài)度、行為舉止、衣著等。要培養(yǎng)檔案人員“一切以用戶為出發(fā)點”的服務(wù)意識，激發(fā)其工作熱情，提高工作效率。

4．適時開展檔案用戶的技能培訓(xùn)。“用戶培訓(xùn)”最早出現(xiàn)在數(shù)字化圖書館服務(wù)理念中。用戶培訓(xùn)主要是指對檔案用戶的利用行為進(jìn)行指導(dǎo)，對用戶的咨詢進(jìn)行解答，使用戶了解熟悉檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)項目。培養(yǎng)用戶獲取其所需信息的能力，包括括用檔案文獻(xiàn)檢索工具、計算機(jī)，熟悉館藏特點、掌握檔案有償利用情況、利用檔案網(wǎng)站等。咨詢是檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)重要服務(wù)項目之一。它打破傳統(tǒng)“你問我答”式被動的咨詢服務(wù)模式，提供虛擬化及超前式的咨詢方式，即通過電子郵件、視頻、聊天室等形式的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與用戶溝通、交流，及時有效地解決用戶的疑問，并通過調(diào)查研究，對其在利用過程中可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行提前了解和預(yù)測，及時發(fā)布信息。

三、深化檔案信息產(chǎn)品的開發(fā)

1．檔案信息有形產(chǎn)品的開發(fā)。檔案信息的有形產(chǎn)品，主要是指不同形式的檔案檢索工具和各式各樣的檔案文獻(xiàn)匯編。目前，檔案信息檢索工具主要包括手工檢索和計算機(jī)檢索。雖然計算機(jī)在我國已經(jīng)基本普及，但是對于檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)來說，手工檢索工具的優(yōu)勢還是很明顯的：手工檢索工具一般是印制在普通紙介質(zhì)上的，無須借助任何媒介設(shè)備便可獲取所需信息，初級用戶也可通過直觀的文獻(xiàn)描述較準(zhǔn)確地了解其內(nèi)容；而計算機(jī)檢索工具則是將文獻(xiàn)描述以代碼形式儲存在磁盤、磁帶、光盤等介質(zhì)上的，用戶無法用肉眼直接看到，必須借助于相應(yīng)的讀取工具，如計算機(jī)、光盤閱讀器等。值得注意的是，檔案館未來將迎來的大批檔案休閑利用群體對于檢索工具的查準(zhǔn)率要求一般不會太高，相反更重視查全率。因為該類型用戶不是為了解決什么現(xiàn)實問題而查閱檔案的，可能是隨機(jī)檢索一些信息內(nèi)容，在其中挑選感興趣的內(nèi)容進(jìn)行借閱。所以，諸如文摘、年鑒、手冊等個性化極強、能夠提供便捷查閱的檢索工具是必不可少的。而作為計算機(jī)信息檢索工具的光盤信息檢索、多媒體信息檢索和網(wǎng)絡(luò)信息檢索在某種程度上彌補了手工檢索的缺陷，可以較好地豐富檔案館信息個性化服務(wù)手段與形式。檔案文獻(xiàn)匯編是提供個性化服務(wù)的重要“產(chǎn)品”之一。它要求檔案館工作人員在選定題目、篩選信息、文獻(xiàn)加工、出版程序過程中每時每刻都要將利用者的需求作為出發(fā)點，時刻洞察社會檔案信息需求，把握檔案信息需求市場，制作能夠滿足社會需求的檔案信息產(chǎn)品。采用圖書、期刊、影像制品，特別是網(wǎng)絡(luò)和電視傳媒等影響面廣的媒介，向用戶提供具有個性化色彩的視覺、聽覺、視聽綜合的檔案信息服務(wù)。此外，檔案文獻(xiàn)信息類型不僅僅局限于一次、二次文獻(xiàn)信息，可根據(jù)各自館藏情況適當(dāng)涉及三次或混合型檔案文獻(xiàn)信息，如大事記、統(tǒng)計數(shù)字。尤其是三次或混合型檔案文獻(xiàn)信息，可以為用戶提供專業(yè)評論與專業(yè)咨詢服務(wù)，更有助于檔案信息作用的發(fā)揮。

2．檔案信息無形產(chǎn)品的開發(fā)。如今，各級各類檔案館為增強全社會的檔案意識，普及和宣傳檔案工作，定期不定期地開展一些諸如檔案宣傳周或檔案宣傳月等活動，這都是檔案信息無形產(chǎn)品的開發(fā)活動，有助于檔案信息個性化服務(wù)的深入。舉辦展覽是檔案信息無形產(chǎn)品開發(fā)的首選方式。走進(jìn)機(jī)關(guān)、工廠、學(xué)校、社區(qū)舉辦檔案展覽，邀請中小學(xué)生到檔案館參觀檔案展覽，一方面，可以將實實在在的檔案信息帶到社會公眾身邊，培養(yǎng)潛在檔案信息利用者，提升社會檔案意識；另一方面，則可展示檔案工作成果以及檔案工作人員的風(fēng)采，達(dá)到展現(xiàn)檔案館信息服務(wù)、宣傳檔案館工作的目的。除實物、照片展覽外，虛擬展覽也有較大的空間，即通過網(wǎng)絡(luò)開辦專題檔案展覽、遠(yuǎn)程發(fā)布檔案信息，達(dá)到有效開發(fā)檔案信息無形產(chǎn)品的目的。

（作者單位：黑龍江佳木斯職業(yè)學(xué)院）