【摘要】檔案信息化管理是時代的要求，相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式來說有著不可比擬的優(yōu)勢，但也應(yīng)該認(rèn)識到，檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)不是一蹴而就的，應(yīng)重視檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)的條件，本文主要從人才和技術(shù)兩個方面對此進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】檔案 信息化管理 實(shí)現(xiàn)條件

企業(yè)檔案管理工作的最終目的，是最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動提供有效服務(wù)，充分利用檔案的價值，創(chuàng)造企業(yè)效益。伴隨著計算機(jī)的普及，辦公自動化已成為新型的辦公模式。人事檔案工作也應(yīng)擺脫舊有模式，變被動接收檔案資料為開發(fā)檔案的潛在價值，主動提供服務(wù)。

企業(yè)通過將個人的檔案資料輸入計算機(jī)，可以形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺，形成資源共享。企業(yè)只有積極開發(fā)利用檔案信息資源并與市場流通有機(jī)地結(jié)合起來，才可能做出正確決策，才能有效地搞好綜合服務(wù)。

一、檔案信息化管理的含義及特點(diǎn)

所謂檔案信息化管理是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行收集、管理和提供利用服務(wù)。

檔案信息化管理模式相對傳統(tǒng)模式來說，可以提高檔案資源利用率，方便檔案信息的利用，而且可以縮短二次文獻(xiàn)信息加工時間，從而提高檔案信息的時效性，可以實(shí)現(xiàn)快速檢索及保證檢索的精確性。信息化管理還可以拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，節(jié)約資源，提高工作效率。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的條件

檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)也需要一定的條件。我們必須正視現(xiàn)實(shí)中的不成熟的地方并加以完善，提出相應(yīng)的對策加以解決，才能充分發(fā)揮檔案信息化管理的功能，為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

1.檔案管理人員的技能需要提升

檔案事業(yè)是社會主義事業(yè)的重要組成部分，在檔案管理的諸多構(gòu)成因素中，檔案管理人才是其中最重要、最活躍的決定性因素。具有一支高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才隊伍，是做好信息時代檔案工作的重要前提。

信息時代，檔案管理人才應(yīng)提高的技能主要有以下幾個方面：

（1）獲取網(wǎng)絡(luò)信息的技能。網(wǎng)絡(luò)信息在現(xiàn)代化檔案管理工作中的作用非常重要，這里必須指出的是，檔案管理人員是否具備及時獲取、及時更新網(wǎng)絡(luò)信息的能力是實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的必然要求。檔案管理人員應(yīng)該具備廣博的學(xué)識以及多學(xué)科多領(lǐng)域先進(jìn)技術(shù)信息的敏感性。

（2）處理各方面信息的技能。這要求檔案管理人員在檔案管理上能科學(xué)地歸納、分類、鑒別、篩選、分析相關(guān)的檔案信息，這就要比普通意義上收集現(xiàn)代檔案信息要求更高。如何分析、處理，如何將檔案信息處理為客戶所需的內(nèi)容，都要求管理人員有較高的處理各方面信息的能力。

（3）生成數(shù)字信息的技能。要求檔案管理人員有能力運(yùn)用現(xiàn)代化的工具處理數(shù)據(jù)。對檔案管理人員的管理而言，體現(xiàn)為起碼能比較快捷的輸入、存儲數(shù)字信息。這里，我們提出的“檔案資料”是廣義的“檔案資料”，檔案管理人員要有生成系統(tǒng)的數(shù)字信息的能力，這一能力要求我們用敏銳的眼光去選擇和管理檔案。數(shù)據(jù)時代要求我們突破提供“原件”的檔案管理模式，在復(fù)雜的社會中能生成數(shù)字信息的能力，才能使檔案管理工作適應(yīng)信息化社會的有力保證。

（4）工作中開展信息協(xié)作和鑒別現(xiàn)代信息的技能。21世紀(jì)是互聯(lián)網(wǎng)通訊的世紀(jì)，在這樣的信息時代，我們的檔案管理工作將要面臨資源互享的局面，沒有信息協(xié)調(diào)，我們的檔案建設(shè)就是不科學(xué)的?，F(xiàn)在，客戶對檔案資料的需求卻越來越大。我國現(xiàn)有檔案管理通過互聯(lián)網(wǎng)的建設(shè)是能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，彌補(bǔ)檔案建設(shè)與管理中的不足。而就檔案管理人員而言，必須具有在工作中開展信息協(xié)作的工作能力。同時，如何能從門類眾多、數(shù)量繁雜的信息海洋中提取有用的東西，要求檔案管理人員就必須具備鑒別現(xiàn)代信息的能力，使所收集到的多種檔案信息，經(jīng)過鑒別后有效地歸檔與利用，否則，再多的檔案信息也沒有利用的價值。

檔案部門應(yīng)通過舉辦各類培訓(xùn)班來不斷提高檔案人員的素質(zhì)，以滿足檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需要。檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中必須考慮培養(yǎng)的有以下幾類人員：一是系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)人員；二是數(shù)字化加工與管理人員；三是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)人員；四是數(shù)據(jù)庫運(yùn)行管理人員等。

2.技術(shù)和觀念需要創(chuàng)新

檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程是與新知識、新技術(shù)的普及密不可分的。檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)是一個可以涵蓋檔案部門業(yè)務(wù)管理各個環(huán)節(jié)和檔案信息開發(fā)利用工作等方面的大型的系統(tǒng)工程。在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺環(huán)境下，可以采集和接收在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中傳輸、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理完畢的電子文件數(shù)據(jù)；可以對各類電子檔案實(shí)行系統(tǒng)化管理，如自動分類、排序、編目、檢索、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、計算機(jī)輔助立卷、檔案自動標(biāo)引、檔案部門辦公自動化等。

（1）建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系。標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)化管理為主，制度管理為輔。在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系的確立是非常重要的，它是實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)化適合于技術(shù)工作領(lǐng)域的規(guī)范化管理，可操作性強(qiáng)，因此，標(biāo)準(zhǔn)化管理更有利于不同部門之間的協(xié)調(diào)。企業(yè)檔案系統(tǒng)通常執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)是部標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上，再制定出有關(guān)數(shù)字化建設(shè)方面的職責(zé)明確的管理制度，就可以形成檔案管理數(shù)字化工作所需的嚴(yán)密的規(guī)范化管理體系。

（2）建設(shè)高質(zhì)量的檔案管理信息數(shù)據(jù)庫。檔案管理信息數(shù)據(jù)庫類型一般是檢索性數(shù)據(jù)庫和文件性數(shù)據(jù)庫兩種。檢索性數(shù)據(jù)庫包括檔案總目錄、檔案分類目錄和文件目錄等，主要用于檔案的日常管理、提供服務(wù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計和揭示檔案部門館藏內(nèi)容等；文件性數(shù)據(jù)庫主要用于完整地載入檔案內(nèi)容，使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地獲得檔案信息。一個高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字信息要達(dá)到以下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：一是數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確；二是數(shù)據(jù)要完整；三是數(shù)據(jù)要規(guī)范；四是數(shù)據(jù)要穩(wěn)定。

（3）增強(qiáng)檔案信息的保密性和安全性。檔案管理在數(shù)字化建設(shè)中對制度管理應(yīng)該形成一套完整的管理制度體系，來規(guī)范人員行為。此外，還需要有相應(yīng)的技術(shù)措施來保證檔案信息的安全。目前采取的主要技術(shù)措施是：一是信息加密技術(shù)，對于有密級限制的檔案信息使用加密技術(shù)，防止被他人截獲或篡改；二是制定不同層次訪問者的存取信息的權(quán)限；三是熟練掌握各種軟件技術(shù)，通過定期對計算機(jī)進(jìn)行病毒檢查和系統(tǒng)維護(hù)來防治計算機(jī)病毒的侵襲；四是備份檔案信息，信息備份可以為受損或崩潰的信息系統(tǒng)提供良好的有效恢復(fù)手段；五是網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，保證網(wǎng)絡(luò)信息安全主要有防火墻、漏洞掃描和入侵檢測技術(shù)等。

（4）關(guān)于電子文件歸檔管理問題。我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。另外，很多辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計時沒有檔案管理者參與，或者因檔案管理者缺乏相關(guān)知識無法參與，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。

參考文獻(xiàn)：

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[2]鄧紹興.檔案管理學(xué).北京：首都師范大學(xué)出版社，2001.

(作者單位：吉林梅河口市建設(shè)局規(guī)劃處）