[摘要] 剖析企業(yè)數(shù)據(jù)管理模式，探討其數(shù)據(jù)共享方式和存在的主要問題，分析研究ERP（Enterprise Resource Planning）系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)共享機制，提出基于集成框架的企業(yè)數(shù)據(jù)管理（簡稱IEDM）策略，解決部門間數(shù)據(jù)不一致問題，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的真正共享，建立集成化的數(shù)據(jù)管理模式，支持企業(yè)信息化科學(xué)有效地持續(xù)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 數(shù)據(jù)共享 數(shù)據(jù)分析 數(shù)據(jù)管理模式 企業(yè)資源管理

一、引言

“用數(shù)據(jù)管理企業(yè)”，一語道破數(shù)據(jù)之于企業(yè)是何等重要。通過數(shù)據(jù)，可以了解企業(yè)經(jīng)營的好壞，賠了？賺了？通過數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)運營過程中存在的問題，拖期了？缺貨了？成本太高了？通過數(shù)據(jù)，企業(yè)可以分析銷售歷史，預(yù)測未來市場，決策新產(chǎn)品投產(chǎn)。可以說企業(yè)的一舉一動都是通過數(shù)據(jù)反映到各個層面上，準(zhǔn)確的、集成化的數(shù)據(jù)管理是企業(yè)信息化建設(shè)重要任務(wù)之一，推行信息化建設(shè)而沒有有效管理好數(shù)據(jù)，其結(jié)果必敗無疑。

企業(yè)數(shù)據(jù)管理策略研究對企業(yè)的信息化建設(shè)至關(guān)重要，我們要對企業(yè)數(shù)據(jù)進行深入分析，研究企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，對這些數(shù)據(jù)進行分類，甄別出原始數(shù)據(jù)、中間過程數(shù)據(jù)和結(jié)果數(shù)據(jù)，企業(yè)只要建立和維護最原始數(shù)據(jù)，就可以派生出企業(yè)經(jīng)營過程所需要的全部數(shù)據(jù)，因此，企業(yè)原始數(shù)據(jù)是研究企業(yè)整體數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)，也是支持企業(yè)運營的關(guān)鍵。

企業(yè)現(xiàn)行的數(shù)據(jù)管理模式并不區(qū)分原始或非原始數(shù)據(jù)，對企業(yè)而言，在未進行整體數(shù)據(jù)規(guī)劃之前，企業(yè)的所有數(shù)據(jù)由各職能部門分別管理，本部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)也好，本部門使用的數(shù)據(jù)也好，都必須至少保留一份，以支持日常工作。

沒有應(yīng)用IT技術(shù)的傳統(tǒng)企業(yè)，由于數(shù)據(jù)的記載、傳遞和使用只能通過紙面文件實現(xiàn)，因此其數(shù)據(jù)共享方式只能是紙面文件復(fù)印，一式多份，分發(fā)給各使用部門。數(shù)據(jù)產(chǎn)生部門自留一份原始文件，將原始文件復(fù)印多份分發(fā)給不同部門使用和管理，期間的文件更改通過發(fā)放更改單進行。即同一數(shù)據(jù)的多份拷貝在不同部門內(nèi)使用和維護，由于數(shù)據(jù)的維護分別進行，在原始數(shù)據(jù)發(fā)生改變時，同種數(shù)據(jù)在不同的使用部門發(fā)生不一致的情況也就在所難免。

初期應(yīng)用IT技術(shù)的企業(yè)，一些部門已開始使用計算機來錄入和管理數(shù)據(jù)，但只限于簡單的本部門業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)管理，即處于單方面業(yè)務(wù)應(yīng)用階段，部門之間沒有形成網(wǎng)絡(luò)，數(shù)據(jù)共享方式較紙面文件有些變化，把紙面文件復(fù)印改為電子文件拷貝。多使用軟盤進行數(shù)據(jù)復(fù)制，由于軟盤拷貝數(shù)據(jù)不像紙面文件有簽字和曬蘭，授權(quán)認(rèn)可成為一大障礙。所以在這種情況下，多數(shù)企業(yè)雖然為了加快數(shù)據(jù)傳遞速度，允許使用軟盤拷貝數(shù)據(jù)，但仍以紙面文件作為有效文件，數(shù)據(jù)共享方式?jīng)]有實質(zhì)變化。

隨著IT技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，許多企業(yè)開始建立本企業(yè)局域網(wǎng)，將各職能部門、生產(chǎn)單位所使用的計算機通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)起來，企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)站建設(shè)開始迅速漫延，工藝管理、生產(chǎn)管理、人力資源管理、采購管理、銷售管理、質(zhì)量管理網(wǎng)站等等，以各部門為單位的主要業(yè)務(wù)和公共數(shù)據(jù)開始在網(wǎng)上發(fā)布。在此種情況下，軟盤拷貝的數(shù)據(jù)共享方式逐漸被網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳遞所取代。信息發(fā)布及下載成為主要的信息共享方式。

網(wǎng)上信息發(fā)布可以使其他部門及時得到通知，下載數(shù)據(jù)文件實質(zhì)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)據(jù)拷貝，數(shù)據(jù)傳遞的載體變了，從紙面、軟盤變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)，但下載后的數(shù)據(jù)文件仍然需要各部門自己維護。也就是說數(shù)據(jù)的傳遞環(huán)節(jié)有所改變，但數(shù)據(jù)的管理模式并沒有發(fā)生根本改變，對同一數(shù)據(jù)的管理依然是多部門使用，多部門分別維護，數(shù)據(jù)矛盾、相互之間數(shù)據(jù)不一致問題仍未得到解決。

舉一個最具代表性的例子，作為企業(yè)生產(chǎn)最主要依據(jù)的工藝計劃文件除工藝部門外，將被采購、生產(chǎn)、計劃、銷售等各部門使用。工藝計劃是由綜合工藝部門依據(jù)設(shè)計文件編制的，規(guī)定了制造產(chǎn)品所需要的所有零部件、以及這些零部件由哪個生產(chǎn)單位制造、配套數(shù)量是多少、生產(chǎn)周期有多長等等。生產(chǎn)計劃部門根據(jù)這份文件編制生產(chǎn)計劃，采購供應(yīng)部門據(jù)此安排采購計劃，庫房也要根據(jù)這份文件進行配套發(fā)放，經(jīng)營管理部門要據(jù)此制定相應(yīng)工時定額，現(xiàn)場工藝要確定材料定額、編寫工藝規(guī)程等等。

在傳統(tǒng)手工管理方式下，由于工藝計劃文件是各部門開展工作的主要依據(jù)，則制定該文件的綜合工藝部門除了自己保存一套之外，還必須復(fù)印多套，分發(fā)給生產(chǎn)計劃部門、制造單位內(nèi)部的調(diào)度、經(jīng)管、庫房等部門，以及工時定額、材料定額、采購供應(yīng)部門、成本核算部門等等?？傊?，只要與生產(chǎn)該產(chǎn)品相關(guān)的配合部門都要有一套，作為本部門展開工作的依據(jù)。

由于設(shè)計更改不斷發(fā)生，工藝計劃也要進行相應(yīng)更改，隨著工藝計劃更改文件的不斷發(fā)放，每個使用部門根據(jù)更改要求跟蹤更改自己使用的那套工藝計劃文件，經(jīng)過一段時間使用后，同一產(chǎn)品的工藝計劃數(shù)據(jù)在不同部門之間就已經(jīng)大不一樣了。筆者在組織車間輸入當(dāng)前使用的現(xiàn)場工藝計劃數(shù)據(jù)時，發(fā)現(xiàn)分散在生產(chǎn)、工藝、財務(wù)各部門使用的工藝計劃表數(shù)據(jù)差異相當(dāng)大，數(shù)據(jù)不一致、數(shù)據(jù)冗余情況筆筆皆是。也就是說組織采購的、組織生產(chǎn)的、進行成本核算的、進行庫房配套的各有一套本部門使用的數(shù)據(jù)，那么采購項目出錯、成本核算出錯、配套出錯、生產(chǎn)項目出錯也就不以為怪了。

這是手工方式管理下以拷貝方式使用同一數(shù)據(jù)所無法避免的問題，共享數(shù)據(jù)不一致最終反映到生產(chǎn)過程中，交付項目與需求項目不能完全吻合，缺項、廢料和趕工在所難免，直接影響企業(yè)的生產(chǎn)效率和經(jīng)濟效益。為了減少生產(chǎn)過程的失誤，一般生產(chǎn)單位最常采取的措施就是定期或不定期對賬。各部門約個時間，確定供需雙方的項目是否一致，頻繁對賬耗費了生產(chǎn)管理人員大量工作時間，這種事后檢查控制的結(jié)果只能暫時緩解數(shù)據(jù)不一致問題，不能從根本上解決數(shù)據(jù)共享的同時保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的問題。

基于上述數(shù)據(jù)管理理念，無論是紙面文件拷貝、軟盤拷貝，還是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的文件下載，都沒有從根本上脫離數(shù)據(jù)拷貝的共享方式，多部門擁有和維護同一數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)重復(fù)、不準(zhǔn)確、相互之間不一致等問題沒有得到徹底解決。

二、集成框架下的ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享機制

企業(yè)中的各類數(shù)據(jù)都離不開一個重要對象——物料項目，設(shè)計是以產(chǎn)品為設(shè)計對象，工藝計劃主要以零件、組合件為管理對象，生產(chǎn)計劃以交付項目為控制對象，銷售以產(chǎn)品為管理對象，采購以成品和原材料為管理對象，等等。也就是說這些職能部門的最主要工作是以企業(yè)中的材料、零件、組合件、部件、產(chǎn)品等物料項目為核心展開工作。

根據(jù)上述分析，我們可以在共享數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中建立統(tǒng)一的組成產(chǎn)品的物料項目數(shù)據(jù)，對每一物料項目確定一個唯一標(biāo)識，并將各業(yè)務(wù)部門與產(chǎn)品相關(guān)的數(shù)據(jù)也以物料屬性的方式建立到物料項目上，如物料的設(shè)計屬性數(shù)據(jù)、工藝屬性數(shù)據(jù)、生產(chǎn)制造用數(shù)據(jù)、計劃用數(shù)據(jù)、財務(wù)成本用數(shù)據(jù)、采購相關(guān)數(shù)據(jù)、銷售相關(guān)數(shù)據(jù)、庫存相關(guān)數(shù)據(jù)等等。這些數(shù)據(jù)決定了每一個物料項目在產(chǎn)品生產(chǎn)經(jīng)營過程中的管理方法和約束條件。

一個物料項目在系統(tǒng)中只能建立一次，原始數(shù)據(jù)建立的最基本約束就是同一數(shù)據(jù)無法重復(fù)輸入。企業(yè)中的工藝計劃數(shù)據(jù)、材料定額數(shù)據(jù)以物料項目之間的裝配關(guān)系——即產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)來體現(xiàn)。它將企業(yè)的工程、工藝、計劃、采購、生產(chǎn)、財務(wù)、質(zhì)量等方面數(shù)據(jù)以物料屬性的方式集中在物料項目上，并通過產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的建立形成不同的產(chǎn)品系列，通過對物料項目數(shù)據(jù)的建立、維護與跟蹤，實現(xiàn)生產(chǎn)過程數(shù)據(jù)的動態(tài)記錄和相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)的核算。

在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中原始數(shù)據(jù)的建立和修改只允許由原始數(shù)據(jù)產(chǎn)生部門的授權(quán)用戶進行，同一數(shù)據(jù)不能由其他任何部門重復(fù)存儲，數(shù)據(jù)的維護由相對固定的授權(quán)用戶完成。不為其他任何部門提供復(fù)制、下載功能，這就從數(shù)據(jù)管理機制上徹底解決了同一數(shù)據(jù)多部門使用和維護的問題。

其他部門對共享數(shù)據(jù)的使用不能以下載方式進行，任何部門對數(shù)據(jù)的使用都必須借助計算機程序，通過程序讀取最新適時狀態(tài)的原始數(shù)據(jù)，并利用原始數(shù)據(jù)生成本部門需要的新數(shù)據(jù)，程序的編制與實現(xiàn)完全依賴各部門自身業(yè)務(wù)的處理邏輯。杜絕將原始數(shù)據(jù)下載然后使用的數(shù)據(jù)共享方式，徹底解決數(shù)據(jù)不一致問題。

例如庫房需要根據(jù)工藝計劃數(shù)據(jù)進行物料的配套發(fā)放，在集成框架下的數(shù)據(jù)共享機制需要編制配套數(shù)據(jù)生成程序，首先讀取最新的生產(chǎn)計劃數(shù)據(jù)，然后將工藝計劃中相應(yīng)組件的配套數(shù)據(jù)和生產(chǎn)周期數(shù)據(jù)讀取出來，根據(jù)生產(chǎn)計劃所需要的數(shù)量和時間，計算推導(dǎo)出庫配套的物料數(shù)量與時間，它通過程序直接調(diào)用工藝計劃數(shù)據(jù)而不保留該數(shù)據(jù)，它所保存的是基于工藝計劃數(shù)據(jù)而新生成的出庫配套數(shù)據(jù)。

無論是生產(chǎn)計劃編制、庫房發(fā)放、材料采購、成本核算等等，只要是使用工藝計劃數(shù)據(jù)，一律通過算法邏輯借助計算機編程調(diào)用原始數(shù)據(jù)，保存新生成數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對原始數(shù)據(jù)的共享使用。這種基于集成框架的數(shù)據(jù)共享機制保證了各部門使用數(shù)據(jù)的來源是唯一的，數(shù)據(jù)的維護也是惟一的，自然也就從根本上解決了數(shù)據(jù)共享中數(shù)據(jù)不一致問題。

三、基于集成框架的企業(yè)數(shù)據(jù)管理策略（簡稱IEDM策略）

要建立基于集成框架的企業(yè)數(shù)據(jù)管理機制必須要經(jīng)歷下述幾個步驟：

1.對企業(yè)的現(xiàn)有數(shù)據(jù)管理模式進行深入細(xì)致分析，以部門為單位劃分?jǐn)?shù)據(jù)類別，明確哪些是原始數(shù)據(jù)，哪些是中間過程數(shù)據(jù)，哪些是引用其他部門數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)分類過程中，可以以本部門的報表、賬冊、單據(jù)等紙面文件為依據(jù)進行數(shù)據(jù)分類。

2.對各部門中的原始數(shù)據(jù)進行分類匯總，以物料項目為基本單元，逐步建立企業(yè)統(tǒng)一的完整的來自各部門的物料項目數(shù)據(jù)，并以物料項目之間的裝配關(guān)系將各項目關(guān)聯(lián)起來，形成企業(yè)獨特的產(chǎn)品系列。

3.對已形成的完整的物料項目數(shù)據(jù)進行規(guī)范化整理，對各部分?jǐn)?shù)據(jù)管理權(quán)限進行重新劃分，并進一步明確數(shù)據(jù)管理責(zé)任，建立完善的數(shù)據(jù)產(chǎn)生與維護管理制度，形成標(biāo)準(zhǔn)的工作程序。

4.在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，建立企業(yè)中央數(shù)據(jù)庫，將規(guī)范、完整、權(quán)限分明的物料項目數(shù)據(jù)全部納入中央數(shù)據(jù)庫中進行統(tǒng)一管理，并對每部分?jǐn)?shù)據(jù)實施網(wǎng)絡(luò)權(quán)限分割。與此同時，必須建立數(shù)據(jù)維護監(jiān)督管理機制，保證中央數(shù)據(jù)庫的實時更新，不能保證實時更新的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)尤如一堆垃圾，除了浪費資源，不會給企業(yè)帶來任何效益。

5.根據(jù)各職能部門需要，建立各類數(shù)據(jù)調(diào)用程序，以保證中央數(shù)據(jù)庫對各項業(yè)務(wù)職能的支持。

四、IEDM策略在企業(yè)中的應(yīng)用分析

企業(yè)信息化建設(shè)基礎(chǔ)不同，可能所采取的數(shù)據(jù)管理策略也稍有差異。對于信息技術(shù)一窮二白的企業(yè)來說，信息化基礎(chǔ)比較薄弱，信息技術(shù)人才嚴(yán)重缺乏，自行組織數(shù)據(jù)分析、分類和中央數(shù)據(jù)庫的建立難度很大，建議這類企業(yè)采取外包方式或合作開發(fā)方式實現(xiàn)本企業(yè)的數(shù)據(jù)共享管理。當(dāng)然，如果管理基礎(chǔ)很好，資金又很充裕的情況下，引入適合本企業(yè)的ERP系統(tǒng)不失為企業(yè)快速建立集成化數(shù)據(jù)管理框架之上策。

對于信息化建設(shè)已有一定基礎(chǔ)的企業(yè)，已經(jīng)能夠以網(wǎng)絡(luò)方式傳遞數(shù)據(jù)、實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的企業(yè)，采用上述方法是最合適的。它的數(shù)據(jù)管理比較規(guī)范，信息化管理有一定基礎(chǔ)，信息技術(shù)人才隊伍已經(jīng)建立，有足夠的人力、物力、財力和技術(shù)對自己的數(shù)據(jù)管理需求進行深入細(xì)致分析，并根據(jù)企業(yè)自身需要建立統(tǒng)一的中央數(shù)據(jù)庫，形成集成框架下的數(shù)據(jù)管理模式。

對于已經(jīng)采取ERP系統(tǒng)進行管理的企業(yè)來說，已沒有必要再重新建立中央數(shù)據(jù)庫。但是，在應(yīng)用ERP系統(tǒng)之初還是要采用IDEM方法加以分析和管理，以保證ERP系統(tǒng)的應(yīng)用能夠真正滿足本企業(yè)數(shù)據(jù)管理的需要。當(dāng)然，如果在應(yīng)用ERP系統(tǒng)過程中，數(shù)據(jù)管理方面存在不如人意的地方時，可以采用IEDM方法進行分析，確定數(shù)據(jù)問題所在，借助ERP系統(tǒng)所提供的開發(fā)工具進行完善。

五、企業(yè)數(shù)據(jù)管理未來走勢

企業(yè)建立集成框架下的數(shù)據(jù)管理模式是企業(yè)信息資源開發(fā)利用的第一步，這一步建立了企業(yè)最原始數(shù)據(jù)，使其他各職能部門能夠共享，并充分利用這些數(shù)據(jù)實現(xiàn)本部門的各項業(yè)務(wù)處理。然而，伴隨業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理范圍的不斷擴大，企業(yè)內(nèi)各種數(shù)據(jù)日益積累，當(dāng)達(dá)到海量數(shù)據(jù)時，會出現(xiàn)無法駕馭、難以有效利用的情況，這個時候要求企業(yè)能夠?qū)?shù)據(jù)進行多維度管理，對數(shù)據(jù)的利用也需要借助數(shù)據(jù)挖掘工具加以深化和提煉，從信息的載體形式管理向內(nèi)容的知識管理深化，要注重對數(shù)據(jù)的進一步加工和內(nèi)容分析，對此，企業(yè)在建立集成框架下的數(shù)據(jù)管理模式基礎(chǔ)上，需要綜合運用數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘和知識發(fā)現(xiàn)等技術(shù)，從大量數(shù)據(jù)中抽取出具有一定規(guī)律的知識，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的深層次開發(fā)，提高企業(yè)信息資源的使用價值，充分利用信息資源，全方位地支持企業(yè)基層業(yè)務(wù)、中層管理和高層決策，為企業(yè)全面實現(xiàn)現(xiàn)代化管理打下堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

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