一、引言

信息化社會的飛速發(fā)展對現(xiàn)代企業(yè)管理提出了更高的要求，隨著企業(yè)信息化的發(fā)展，采購作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的一個重要環(huán)節(jié)更應(yīng)該加強(qiáng)管理，充分利用內(nèi)外部環(huán)境條件，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購的信息化管理。

現(xiàn)代企業(yè)面臨著需求多樣化和個性化的雙重挑戰(zhàn)，采購將會直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)、產(chǎn)品的銷售以及整個供應(yīng)鏈的最終獲利情況。另外一方面，目前采購成本在企業(yè)中的總成本隨著供應(yīng)鏈的發(fā)展以及外包的深入，比重仍在上升，有統(tǒng)計表明，采購環(huán)節(jié)的節(jié)約與企業(yè)利潤之間存在倍增效應(yīng)或乘數(shù)效應(yīng):即采購環(huán)節(jié)節(jié)約1%，企業(yè)利潤將增加5%～10%，由此可見，采購環(huán)節(jié)管理的好壞，己成為企業(yè)降低成本，提升運(yùn)營效率的關(guān)鍵因素。

采購管理就企業(yè)采購的具體職能來說:一方面，它要實(shí)現(xiàn)對整個企業(yè)的物資供應(yīng);另一方面，它是企業(yè)聯(lián)系整個資源市場的紐帶。在采購管理過程中企業(yè)必須考慮到價格、采購路線、交貨的準(zhǔn)時性、影響價格的特殊因素、采購訂單的數(shù)量與質(zhì)量以及供應(yīng)商的穩(wěn)定性與可靠性。此外，采購職能還與企業(yè)的長期目標(biāo)密切相關(guān)。盡管采購部門極少單獨(dú)做出長期的戰(zhàn)略決策，但采購部門應(yīng)該在新產(chǎn)品開發(fā)或產(chǎn)品的重新設(shè)計、產(chǎn)品價值分析、自制或外購決策、產(chǎn)品定價、市場預(yù)測等方面發(fā)揮長期的管理職能。

采購系統(tǒng)是企業(yè)信息化的重點(diǎn)內(nèi)容之一，它在企業(yè)之間的原材料和半成品生產(chǎn)合作交流方面架起了一座橋梁，溝通生產(chǎn)需求與物資供應(yīng)的聯(lián)系。在企業(yè)信息化環(huán)境下，要提升企業(yè)的競爭力、實(shí)施有效的采購管理必須在管理信息技術(shù)、組織和業(yè)務(wù)流程、質(zhì)量和成本控制、采購模式、供應(yīng)商管理等方面做出重大改進(jìn)。因此，研究企業(yè)信息化環(huán)境下的企業(yè)采購系統(tǒng)對我國企業(yè)快步邁向國際市場、提高在國際市場上的生存和競爭能力有著十分重要的理論與實(shí)際意義。

二、采購系統(tǒng)的分析與設(shè)計

目前，企業(yè)存在的較大問題是由于企業(yè)之間的采購信息傳遞方式大多仍是電話、傳真方式，尚未達(dá)到企業(yè)之間及時的信息共享，造成信息反饋滯后，采購周期變長，無法適應(yīng)快速變化的市場及單位的需求。此外供應(yīng)商關(guān)系還處在松散型的狀態(tài)，未建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，距離一體化采購管理模式的建立還有一定的距離，從而使企業(yè)的競爭力受到一定程度的削弱。企業(yè)的供應(yīng)科人員特別希望能夠建立共享信息平臺，更及時的了解他們供應(yīng)商和客戶的有關(guān)信息，避免信息不對稱造成成本損失，保證供需雙方信息的準(zhǔn)確性和及時性，以便做出正確的采購決策。一個完善的采購管理系統(tǒng)可以幫助該企業(yè)達(dá)到企業(yè)內(nèi)部及企業(yè)之間的信息共享，提高效率，從而降低采購和庫存成本。這就需要開發(fā)一個系統(tǒng)使企業(yè)能夠準(zhǔn)確且及時地了解供應(yīng)商和客戶的信息，為企業(yè)管理人員制定決策提供了可靠的依據(jù)，減少ERP對企業(yè)外部環(huán)境動態(tài)變化的響應(yīng)時間，從而提高企業(yè)的市場變化的適應(yīng)能力和對客戶需求的快速響應(yīng)能力。

目前，國內(nèi)一些軟件開發(fā)商己從單個企業(yè)的獨(dú)立的采購管理系統(tǒng)的研究開始，逐步在企業(yè)內(nèi)部注重生產(chǎn)、采購、銷售、財務(wù)一體化的研究，但將采購管理系統(tǒng)置身于供應(yīng)鏈環(huán)境中加以研究才剛剛開始，供應(yīng)鏈環(huán)境下采購計劃的制定方法、采購訂單的處理方式、采購業(yè)務(wù)流程的設(shè)置，都較單個企業(yè)內(nèi)部的采購管理有許多異同。目前這方面的采購管理系統(tǒng)軟件尚不多見。

采購管理通常包括以下幾項基本職能是采購計劃、采購組織、采購決策和采購控制。有效的采購系統(tǒng)可以幫助采購人員控制并完成采購物料從采購計劃、采購詢價、采購訂單、采購收料、采購發(fā)票的全部過程。可有效的監(jiān)控采購計劃的實(shí)施，采購成本的變動及供應(yīng)商交貨履約情況，從而幫助采購人員選擇最佳的供應(yīng)商和采購策略，確保采購工作高質(zhì)量、高效率及低成本執(zhí)行。

針對目前大多數(shù)企業(yè)采購管理工作的現(xiàn)狀，對采購系統(tǒng)提出了以下功能設(shè)計:(1)信息登記：采購計劃登記、詢價單登記、采購訂單登記、收料單登記、普通發(fā)票登記、專用發(fā)票登記;(2)信息查詢：采購計劃查詢 、詢價單查詢、采購訂單查詢、收料單查詢、采購發(fā)票查詢、采購計劃明細(xì)查詢、詢價單明細(xì)查詢、采購訂單明細(xì)查詢、收料單明細(xì)查詢、采購發(fā)票明細(xì)查詢、待審核單據(jù)列表；(3)統(tǒng)計分析：采購資金預(yù)算、采購訂單統(tǒng)計、收料單統(tǒng)計、采購發(fā)票統(tǒng)計、采購計劃執(zhí)行情況、采購訂單執(zhí)行情況、在途情況分析、綜合統(tǒng)計分析、供貨商價格對比分析；(4)數(shù)據(jù)管理：原材料庫存修改、成品庫存修改、訂單生成與修改、合作單位信息修改;(5)維護(hù)設(shè)置：用戶管理、權(quán)限設(shè)置、備份數(shù)據(jù)、恢復(fù)數(shù)據(jù)；(6)退出系統(tǒng)：用戶退出采購系統(tǒng)。

三、應(yīng)用效果

本系統(tǒng)在某企業(yè)集團(tuán)應(yīng)用以后，采購系統(tǒng)可幫助采購人員完成采購物料從采購計劃的制訂、采購申請、采購詢價、采購訂單、訂單跟蹤等采購業(yè)務(wù)的全部過程，每一業(yè)務(wù)都能有效控制。采購人員在向供應(yīng)商發(fā)出采購令前不必像以前那樣，繁瑣地填寫大量的各種表格，只需審查系統(tǒng)所產(chǎn)生的每一期間內(nèi)的采購計劃即可。如遇生產(chǎn)計劃變更，采購計劃相應(yīng)變化。采購人員因有了及時準(zhǔn)確的計劃信息，他們可從煩瑣的事務(wù)作業(yè)中解脫出來，用更多的時間和精力來進(jìn)行價值分析，選項擇貨源和開發(fā)更多的合格供應(yīng)商。有效地監(jiān)控采購計劃的實(shí)施及采購成本的變動情況，幫助采購人員選擇最佳的供應(yīng)，確保采購工作高質(zhì)量、高效率、低成本地執(zhí)行，使企業(yè)處于最佳的供貨關(guān)態(tài)。

本系統(tǒng)還可支持多幣種采購，與生產(chǎn)、庫存、應(yīng)付賬及質(zhì)量管理等子系統(tǒng)均有靈活的接口。采購作業(yè)計劃即可由生產(chǎn)管理系統(tǒng)直接下達(dá)，也可以從中長期采購計劃生成或從臨時需求中生成。采購作業(yè)計劃經(jīng)審批后生成采購訂單，采購訂單審批后執(zhí)行采購。采購管理系統(tǒng)與庫存、生產(chǎn)、質(zhì)量及應(yīng)付賬系統(tǒng)同時使用，效益將更明顯。

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