隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)已大大影響到經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人民生活、國(guó)家安全和社會(huì)發(fā)展進(jìn)程，信息化給傳統(tǒng)的檔案工作理論、技術(shù)、方法帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。2002年11月25日，國(guó)家檔案局中央檔案館向全國(guó)檔案部門下發(fā)了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，這是促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化水平全面提高的一項(xiàng)重大舉措。如何抓住信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的機(jī)遇，充分發(fā)揮檔案信息來(lái)源的優(yōu)勢(shì)，是擺在高校檔案工作者面前迫切需要解決的課題。

一、高校檔案信息化建設(shè)主要內(nèi)容

1、館藏各類檔案的數(shù)字化，利用數(shù)據(jù)庫(kù)存技術(shù)，對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案進(jìn)行錄入、掃描、數(shù)碼處理，達(dá)到對(duì)檔案信息管理和利用的高效、準(zhǔn)確。

2、電子文檔管理一體化，通過(guò)辦公網(wǎng)絡(luò)，使用文檔一體化管理軟件來(lái)完成電子文件的歸檔工作，對(duì)電子文檔進(jìn)行準(zhǔn)確的歸檔鑒定，執(zhí)行電子文檔歸檔管理辦法，及時(shí)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔處理，檔案管理部門將對(duì)電子文檔進(jìn)行及時(shí)的接收和進(jìn)入相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)存的處理。

3、檔案信息提供利用網(wǎng)絡(luò)化，就是可以在公眾信息平臺(tái)上，利用公開的檔案信息，也可在專用服務(wù)器中調(diào)用，查找保密檔案信息。

二、高校檔案信息化建設(shè)目前存在的問(wèn)題

1、技術(shù)支撐的差距。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)密集型的工程，技術(shù)支撐是信息化建設(shè)的重要條件。目前高校檔案信息化建設(shè)中技術(shù)仍存在差距，諸如數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和壓縮技術(shù)、網(wǎng)上檔案信息組織技術(shù)、檢索技術(shù)等還不為信息化建設(shè)的工作者所熟悉、掌握，離真正意義上的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理還有距離。同時(shí)，現(xiàn)有的技術(shù)忽視了文件、檔案管理的需求，難以直接用來(lái)管理電子文件和數(shù)字化檔案。因此，如何將信息技術(shù)和新的關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)用于檔案工作，是高校檔案信息化建設(shè)中亟待解決的問(wèn)題。

2、缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，雖然也有一些標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)，但不能滿足檔案信息化快速、有序發(fā)展的需要。比如：高校檔案網(wǎng)站信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)；高校檔案館藏?cái)?shù)字化標(biāo)準(zhǔn)；高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存與地方檔案館數(shù)據(jù)資源庫(kù)存互聯(lián)的工作標(biāo)準(zhǔn)都亟待規(guī)范。

3、技術(shù)保障不夠明確，電子文件信息的安全、保密問(wèn)題，維護(hù)電子文件原始性、真實(shí)性問(wèn)題，電子簽名的認(rèn)定問(wèn)題等都需要嚴(yán)格的技術(shù)保障，需要法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的支持。

4、認(rèn)識(shí)與機(jī)制不夠到位，對(duì)于高校檔案信息化建設(shè)問(wèn)題，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各級(jí)管理人員包括檔案工作人員的認(rèn)識(shí)是參差不齊的，有些人認(rèn)為高校檔案的信息化就是檔案庫(kù)存紙質(zhì)文件的數(shù)字化，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案中的利用。另外，對(duì)于在高校是否啟動(dòng)檔案的信息化建設(shè)，信息化建設(shè)的速度、規(guī)模、廣度、深度如何？缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，各高校均處在各自為政的“良心帳”階段。

三、加快高校檔案信息化建設(shè)的保障

1、培養(yǎng)高水平的檔案專業(yè)人才，全面提高檔案工作者素質(zhì)，是高校檔案信息化建設(shè)中的重要條件，要通過(guò)崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育、法律學(xué)習(xí)等形式，使檔案人員多掌握一些法律、歷史、經(jīng)濟(jì)和現(xiàn)代化管理知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，成為既精通業(yè)務(wù)，又有創(chuàng)新精神的復(fù)合型人才。成為檔案信息化建設(shè)的行家里手。

2、要加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，增強(qiáng)依法治檔的力度和深度。高校檔案信息化建設(shè)，對(duì)高校工作產(chǎn)生劃時(shí)代的影響，對(duì)傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產(chǎn)生革命性沖擊，管理體制、管理手段、管理制度和法律保障都要進(jìn)行變革、修改、健全完善，通過(guò)規(guī)章制度要達(dá)到明確責(zé)任。比如在文檔一體化模式下，過(guò)去分年度、分階段對(duì)歸檔部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、執(zhí)法監(jiān)督，現(xiàn)在要變?yōu)槿粘５?、全過(guò)程的指導(dǎo)、監(jiān)督。在檔案的利用方面過(guò)去利用者到檔案管理部門查閱利用檔案，是面對(duì)面的服務(wù)方式，而現(xiàn)在是利用網(wǎng)絡(luò)，靠信息技術(shù)手段，達(dá)到有效的服務(wù)和控制。檔案信息的公開，需建立健全信息公開制度，充分利用網(wǎng)站、廣播、電視等媒體為各部門獲得信息提供便利。檔案信息的共享，要建立信息共享制度，加快建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡(luò)、平臺(tái)和信息安全基礎(chǔ)設(shè)施。電子文檔的歸檔、鑒定、安全保管等管理制度都要根據(jù)國(guó)家的《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合高校檔案的自身需要和特點(diǎn)而重新制定。

3、積極開展檔案鑒定銷毀工作，按照檔案法的要求，對(duì)過(guò)期的、失去保存價(jià)值的檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定銷毀，避免庫(kù)房多余的檔案，縮小館藏檔案數(shù)字化的范圍，使篩選后的檔案更有廣泛的利用價(jià)值。