一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進(jìn)行管理，而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)，國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為：它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們，文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程，這一過程可分為若干階段，由于各階段有其不同的價值、作用和特點，各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為，比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆祦的四階段劃分法。將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

依據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段，需要不同的管理方式、保管場所。其中文件暫時保存階段尤為特殊，這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗，有的可能沒有價值可以銷毀，有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀，有的具有永久保存價值將來還需要進(jìn)館保存，因此需要一個過渡性的中間機構(gòu)來專門對其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構(gòu)便應(yīng)運而生了。國內(nèi)外學(xué)者對文件中心的實踐范圍各說不一，但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)，在理論上是成立的，在實踐中是否切實可行，是否有必要呢?回答是肯定的。

隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展，文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同，將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，加強文件管理的超前控制，保證了檔案的質(zhì)量，從而充分發(fā)揮了檔案的作用。

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要在實際工作中，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

1.公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。我們在公文制發(fā)中必須注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限。三是公文字跡要牢固清晰。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。

2.實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。我們在實際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進(jìn)行合理的立卷分工。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。

3.提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法與案卷裝訂質(zhì)量問題可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

二、對策

1.肩負(fù)使命感

世紀(jì)的交替為我國檔案學(xué)界提供了歷史的契機，同時也向我們提出了挑戰(zhàn)。在信息時代，在知識經(jīng)濟即將到來的時代，我們要具備迎接挑戰(zhàn)的能力與素質(zhì);要掌握先進(jìn)的科技知識、理論與技術(shù);要能夠作為專門人才去完成檔案學(xué)術(shù)研究的諸多課題，解決檔案工作實踐所提出的諸多熱點、難點和焦點問題。

２、倡導(dǎo)學(xué)習(xí)之風(fēng)

學(xué)習(xí)是學(xué)術(shù)研究的基礎(chǔ)。沒有廣博的知識面，沒有專深的業(yè)務(wù)水平，要想把我國的檔案學(xué)術(shù)研究的發(fā)展引向深入，是難以實現(xiàn)的，至少要大打折扣。一方面，當(dāng)今的社會，知識更新的速度越來越快，特別是以現(xiàn)代科技知識為基礎(chǔ)和核心的知識經(jīng)濟即將到來，向我們提出了更高的要求，更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)；另一方面，知識沒有窮盡，學(xué)習(xí)永無止境。面對日益變化的社會，我們不能落伍。當(dāng)然，學(xué)習(xí)的內(nèi)容和范圍是很豐富的，要不斷學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論；不斷學(xué)習(xí)黨的路線、方針和政策；不斷學(xué)習(xí)各項法律、法規(guī)、規(guī)章、制度和標(biāo)準(zhǔn)；不斷學(xué)習(xí)檔案學(xué)專業(yè)知識和技能；學(xué)習(xí)經(jīng)濟學(xué)、法學(xué)、歷史學(xué)等相關(guān)學(xué)科的知識；學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)的新知識、新觀點和新理論。同時，除了書本知識之外，還要虛心向老同志學(xué)習(xí)，虛心向?qū)嵺`學(xué)習(xí)。這樣，在我們積極倡導(dǎo)的學(xué)習(xí)之風(fēng)蔚然興起之時，我國的檔案學(xué)術(shù)研究的發(fā)展在跨世紀(jì)的歷史時刻才會有一個新的突破與飛躍。

３、加快人才培養(yǎng)

跨世紀(jì)的事業(yè)需要跨世紀(jì)的人才。專門人才的培養(yǎng)與儲備是事業(yè)發(fā)展、學(xué)術(shù)繁榮的重要基礎(chǔ)和必備條件。針對中青年的特點，我們既要愛護和支持他們，又要大膽地給他們交任務(wù)、壓擔(dān)子，在工作實踐中培養(yǎng)他們；同時，還要營造良好的環(huán)境，創(chuàng)造較好的條件，以適合中青年的快速成長。而中青年檔案工作者則要在老一輩檔案工作者的言傳身教下，虛心學(xué)習(xí)，繼承傳統(tǒng)，承上啟下，有所創(chuàng)新。充分發(fā)揮青年人的蓬勃朝氣與創(chuàng)造力，在各自的工作崗位中，結(jié)合工作實踐，進(jìn)行理論研究與探索，創(chuàng)造性地解決檔案工作面臨的諸多新問題，創(chuàng)造性地完成跨世紀(jì)檔案學(xué)術(shù)研究的諸多新課題?？萍荚鰪妵Γ嗄陝?chuàng)造未來，“青年有希望，未來的發(fā)展就有希望?！?/p>