王文軒

從1971年第一封電子郵件誕生之日起，全世界都在享用這種非紙質(zhì)、幾乎無成本、動動手指就能做到的溝通方式。在全球化和網(wǎng)絡(luò)化的辦公環(huán)境下，商務(wù)E-mail已經(jīng)成為重要的職場交流手段。然而，寫一封完美的商務(wù)E-mail，你究竟有幾成把握?

我的一個朋友小萱，是一家日企文員，說自己一天平均寫50封郵件，可是老板卻還抱怨她沒效率，郵件寫得不明確又不能打動人。小萱十分苦惱，特別找我“參謀”一下，看她的郵件到底有什么不足。當我仔細研究了她寫的幾封郵件，發(fā)現(xiàn)小萱雖然已經(jīng)有三年工作經(jīng)驗，但并沒有完全掌握使用電子郵件的要領(lǐng)。其實，要寫好商務(wù)E-mail，并不難，只要注意三個基本原則、十個禮儀要點就成……

三個基本原則

1、郵件標題要直接明確。

很多人不善于在郵件的“主題”處寫明題目，只寫“來信”或“回復”字樣，這樣，若收件人每天收到很多郵件，就不大容易再次找到它。所以，主題明確、清楚是對收信者的一種尊重，也會提高對方和自己的工作效率。

2、在“你好”以后，直接進入主題。

請開門見山，直奔主題。有些人喜歡在郵件中充分地寒暄之后，再進入主題。其實，這個意圖是好的，但會讓收件人覺得麻煩羅嗦——畢竟是工作時問，還是談主要的東西吧。

3、語言要簡潔

不要東扯西拉。一個郵件最好就圍繞著一個事。這是給收件人提供便利的一種方式。比如你在郵件中談了截然不同的三件事。如果你分成三個郵件發(fā)，收件人只需回答你的問題之后點“回復”即可。而若寫在一個郵件中，則收件人必須引述你的原文，一一作答，這樣就顯得比較麻煩。

十個E-mail禮儀要點

接到一封彬彬有禮的郵件，是多么令人心情舒暢的事情。但是，很多人，無論員工還是老板，常常忽略商務(wù)郵件的基本禮儀。這里我總結(jié)出十條商務(wù)E-mail禮儀，希望能幫助每個在職場白領(lǐng)都能寫出“漂亮”的郵件。

1、不要用公司的郵箱來聊天、征友。向要好的同事抱怨上司或公司制度更是萬萬不可。

2、避免情緒化用詞。建議在情緒不好時不要寫信，此時的語意的表達上可能會較激烈、可能會對雙方關(guān)系造成傷害。

3、別搞花哨玩意。多種字體和各種花樣信紙，對于商務(wù)人士必須慎用。因為這些花哨功能不僅減慢郵件傳送速度，而且如果對方郵箱不支持這些功能，可能導致打開緩慢甚至看不到你的郵件。

4、即時回復。收到別人的重要的郵件，哪怕不能馬上回復郵件內(nèi)容，也要用半分鐘的時間回一個“收到”或“回復”，這一點點的穩(wěn)妥，會讓你的職場形象加分很多。

5、寫重要的英文郵件的日期時，請注意：年份要寫完整。不能用08代替2008；月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字來代替，如31/07/08這樣的表述方式是不夠正式的。但是可以用英文縮寫，比如用Aug.代替August。

6、多分段。一個意思完了，分一段，減低別人的閱讀難度也是尊重對方的體現(xiàn)。

7、附件的名稱要簡短明確。主文中可以強調(diào)一下附件的格式和內(nèi)容。

8、發(fā)給港澳臺地區(qū)以及世界其他華人地區(qū)的郵件要特別注意編碼問題。在向這些地區(qū)的人士發(fā)送郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到自己的郵件。

9、感謝必不可少。如果是去信，結(jié)尾要寫謝謝和祝語；如果是回信，則開頭也要表達謝意。

10、記得署名。哪怕跟對方再熟，也要在信的最后署上自己名字。

好了，三個基本原則和十個禮儀要點都已清楚了吧?那么你的商務(wù)E-mail就會登上一個新的臺階了!