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        數(shù)據(jù)整理的“一個主線、三個關(guān)鍵點”

        2008-08-01 10:33:34董海濤
        AMT前沿論叢 2008年7期
        關(guān)鍵詞:整理編碼基礎(chǔ)

        董海濤

        業(yè)界流傳很廣的一句話是“三分技術(shù),七分管理,十二分?jǐn)?shù)據(jù)”,足見數(shù)據(jù)ERP系統(tǒng)的重要性。

        數(shù)據(jù)如人體的血液,是系統(tǒng)運行的支撐和前提;基礎(chǔ)數(shù)據(jù)則是系統(tǒng)信息的根源,由此構(gòu)筑統(tǒng)一的信息共享平臺??梢哉f,造成項目延期,系統(tǒng)不能順利切換或用不起來,八成是因為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

        ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量大面廣,從不同角度可以有不同的分類,如靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù),顯性數(shù)據(jù)和隱性數(shù)據(jù),主數(shù)據(jù)和輔助數(shù)據(jù)。ERP系統(tǒng)就是根據(jù)這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù),按照內(nèi)部邏輯經(jīng)過運算形成各種報告報表,供人來掌握經(jīng)營生產(chǎn)狀況,從而進(jìn)行分析和決策的?;A(chǔ)數(shù)據(jù)整理是實施過程頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易出錯的部分,是一項艱苦細(xì)致的工作,要注意以下幾點:首先,要成立數(shù)據(jù)小組,確定工作進(jìn)度;然后,在數(shù)據(jù)整理上要遵循自下而上、先易后難的原則;最后,要切實把好數(shù)據(jù)錄入關(guān)。

        基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理工作很繁雜,沒有捷徑,但有方法。對于新上ERP的企業(yè)而言,在千頭萬緒的工作中,如果能夠抓住編碼這一主線,把握好物料主文件、物料清單(BOM)和庫存數(shù)據(jù)三個關(guān)鍵點,就可以提綱挈領(lǐng)、以一貫之。

        * 編碼

        編碼是為了系統(tǒng)識別和檢索而對數(shù)據(jù)進(jìn)行唯一的標(biāo)識。凡是納入系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)均要對其編碼,包括物料編碼、供應(yīng)商編碼、客戶編碼、庫位編碼、工作中心編碼、計劃員/采購員編碼等。首先確立統(tǒng)一的編碼原則。一個考慮周全、成熟的編碼體系需要結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)特點,并且跨部門反復(fù)討論,尤其多聽取基層和系統(tǒng)使用者的意見,確定最終方案。

        編碼工作中最重要的是物料編碼。規(guī)范化是準(zhǔn)確性的前提,同一物料,不同叫法的現(xiàn)象在企業(yè)中比較常見,所以在編碼前要先規(guī)范物料名稱及描述。物料描述先描述物料主要屬性,后描述物料次要屬性,基本順序是名稱/型號或規(guī)格/尺寸/材料/顏色或表面處理/特殊要求。規(guī)范化之后再進(jìn)行物料編碼,唯一性是最根本的要求。物料的編碼如同人的身份證號碼,是一一對應(yīng)的。要明確,不同的物料,那怕有極微小的區(qū)別也不能用同一個編碼。一般來說,只要物料的物理狀態(tài)或化學(xué)性質(zhì)有變化,在制品在加工過程中需要入倉,半成品作為配件對外銷售或用于售后服務(wù),就必須為其指定一個編碼。

        在手工環(huán)境下為了便于記憶和識別,人們喜歡有含義的編碼。在如今計算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境下,提倡編碼簡單化,盡可能使用無含義的編碼體系,不要將圖號反應(yīng)在編碼中。不同的ERP系統(tǒng),會有不同的編碼要求??傮w來說,建議物料編碼采用全數(shù)字編碼,但不要使用特殊字符,避免使用易與數(shù)字混淆的字母。編碼要考慮擴(kuò)展型,隨著企業(yè)的發(fā)展,要為日后新增物料繼續(xù)按照原有的編碼規(guī)則進(jìn)行編碼留足空間,但另一方面編碼位數(shù)太長則錄入易錯,增加工作量。編碼導(dǎo)入系統(tǒng)后不要隨便修改,由于相互關(guān)聯(lián)性,一處編碼的修改,可能會導(dǎo)致相關(guān)聯(lián)的信息的紊亂。還要注意,即使某物料以后不再使用,其編碼也不能重新分配給其他物料使用。

        [基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理工作,沒有捷徑,但有方法。]

        * 物料主文件

        物料主文件就是物料的檔案,記錄著該物料的各種參數(shù)、屬性及相關(guān)信息,如物料編碼、名稱、計量單位、物料類型(原材料、半成品、成品)、來源類型(自制件/采購件)、損耗率/產(chǎn)出率、各種提前期(運行、準(zhǔn)備、檢驗等)、財務(wù)成本信息等等。所有要在系統(tǒng)里使用的物料都必須先在物料主文件里建立記錄,有了物料主文件才能據(jù)此建立其他相關(guān)的數(shù)據(jù)文件,所以設(shè)置物料主文件是物料編碼完成后接著要做的基礎(chǔ)性工作。ERP系統(tǒng)里提供了許多物料的描述參數(shù),在實際應(yīng)用中只需設(shè)置那些系統(tǒng)運行時必需的以及企業(yè)對物料管理時用到的參數(shù)。進(jìn)行物料參數(shù)設(shè)置時,有些字段的內(nèi)容可以從系統(tǒng)提供的選擇項中選擇,有些必須自己先定義才能選擇使用。

        * 物料清單(BOM)

        BOM是制造型企業(yè)的核心文件,也是源頭文件,與每個部門都有關(guān)系。圖號亂、圖紙錯,工程變更、圖紙修改、審批、發(fā)放的隨意性在很多企業(yè)司空見慣。所以,管好研發(fā)源頭,整理BOM以達(dá)到近乎完美的準(zhǔn)確率,是避免一物多碼、日后影響生產(chǎn)交貨等一系列問題的關(guān)鍵。BOM來自生產(chǎn),又指導(dǎo)生產(chǎn),所以整理BOM不能過分依賴工程技術(shù)部門,而必須由工程技術(shù)部門和生產(chǎn)制造部門密切配合,通過建立交叉會審和訂單評審機(jī)制,確定準(zhǔn)確的BOM。BOM建立后,及時進(jìn)行備份,同時利用BOM導(dǎo)入模板批量導(dǎo)入系統(tǒng)。值得一提的是,根據(jù)不同的用途BOM有許多種類。比如,工程BOM是設(shè)計開發(fā)用的,生產(chǎn)BOM是批量生產(chǎn)用的。通常,工程BOM在確認(rèn)完成后可以直接晉級生產(chǎn)BOM,生產(chǎn)BOM也可以直接手工輸入。提高BOM的準(zhǔn)確性同樣是個持續(xù)漸進(jìn)的過程,需要在實際的生產(chǎn)中驗證,并根據(jù)生產(chǎn)工藝和工程變更不斷維護(hù),持之以恒才能達(dá)到比較理想的水平。

        * 庫存數(shù)據(jù)。

        庫存數(shù)據(jù)是動態(tài)數(shù)據(jù),是ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源之一。整理庫存數(shù)據(jù)可以從以下幾方面著手:一是建立健全倉庫管理制度,加強對倉管員的培訓(xùn)、考核和激勵。二是規(guī)范各項制度的執(zhí)行,物料收發(fā)、借退補換都要按流程操作。三是下大力氣盤點庫存,對重點物料、薄弱環(huán)節(jié)重點檢查,分析差異原因,提高帳物相符率。這些是基礎(chǔ)性工作,也是日常性工作。注意在ERP系統(tǒng)中要設(shè)置倉庫類型和庫區(qū)庫位。庫區(qū)的設(shè)置主要以物理方位進(jìn)行,或者根據(jù)實地的劃分,按序號來分區(qū)。庫位的設(shè)置要與實際情況對應(yīng)一致,便于對建庫、移庫和出入庫等常用操作做出實時反映。

        數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)的生命。外界環(huán)境和生產(chǎn)情況在不斷變化,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度是個相對的概念,所以對靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)都要不斷調(diào)整和優(yōu)化。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理是個艱苦細(xì)致的工作,數(shù)據(jù)質(zhì)量的提高是個漸進(jìn)和求精的過程。實施ERP的企業(yè)一定要高度重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理,如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)達(dá)到了及時性、準(zhǔn)確性和完整性的要求,系統(tǒng)切換上線只是水到渠成,ERP發(fā)揮效益也將近在咫尺。

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