民辦高職院校辦公室主任是一個(gè)全能角色

1，民辦高職院校是為了滿足現(xiàn)代化建設(shè)和人民群眾對(duì)高等職業(yè)教育日益增長(zhǎng)的需求而創(chuàng)立的。民辦高等職業(yè)教育的發(fā)展，適應(yīng)了經(jīng)濟(jì)體制和社會(huì)就業(yè)體制改革的需要；體現(xiàn)了投資者對(duì)教育市場(chǎng)把握需要、從精英教育到大眾教育轉(zhuǎn)變的現(xiàn)實(shí)需要以及國(guó)家發(fā)展高等職業(yè)教育的需要。民辦高職院校也促進(jìn)了辦學(xué)體制上的改革，使學(xué)校辦學(xué)向特色化、個(gè)性化發(fā)展。民辦高職院校的運(yùn)行機(jī)制面向市場(chǎng)，具有相應(yīng)的靈活性。民辦高職院校的資源必然要按照市場(chǎng)規(guī)律進(jìn)行配置；民辦高職院校的信息來(lái)源于市場(chǎng)，并根據(jù)市場(chǎng)的變化而進(jìn)行迅速作出調(diào)整。

2.民辦高職院校辦公室是民辦高職院校的綜合管理部門。民辦高職院校辦公室是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，承上啟下、協(xié)調(diào)左右的綜合辦事部門。它的職能包含了學(xué)院管理系統(tǒng)中的決策、指揮(執(zhí)行)、控制(反饋)、咨詢等各個(gè)子系統(tǒng)；而作為秘書(shū)機(jī)構(gòu)，又有著特定的服務(wù)功能及信息傳遞功能。

3.民辦高職院校辦公室主任是學(xué)院工作的“大管家”。筆者認(rèn)為民辦高職院校辦公室主任要?jiǎng)偃未斯ぷ?，就要做好以下五個(gè)方面：一是獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，當(dāng)好“參謀員”；二是立足本職，當(dāng)好“服務(wù)員”；三是搞好關(guān)系，當(dāng)好“協(xié)調(diào)員”；四是加強(qiáng)管理，當(dāng)好“管理員”；五是狠抓落實(shí)，當(dāng)好“督辦員”。這些要求民辦高職院校學(xué)院辦公室主任定位好自己的角色，并具有相應(yīng)的能力。

民辦高職院校辦公室主任的角色定位

角色，是指與人們的某種社會(huì)地位、身份相一致的一整套權(quán)利、義務(wù)的規(guī)范與行為模式，它是人們對(duì)具有特定身份的人的行為期望。民辦高職院校辦公室主任角色主要是指辦公室主任在民辦學(xué)院組織或群體中，通過(guò)各種工作關(guān)系體現(xiàn)出的權(quán)利、義務(wù)規(guī)范與行為模式。一般而言，其應(yīng)該具備以下幾個(gè)功能。

1.院辦公室主任是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)，更是助手、參謀和秘書(shū)。民辦高職院校的院領(lǐng)導(dǎo)作為民辦學(xué)院的高層管理者，其主要職責(zé)在于制定民辦學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃和各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)學(xué)院的人、財(cái)、物、資源和信息實(shí)行總體控制和布局，對(duì)關(guān)系到學(xué)院的重大事務(wù)作出決策。而院辦公室主任的職責(zé)就是在充分領(lǐng)會(huì)院領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略規(guī)劃和戰(zhàn)略意圖的前提下，將院領(lǐng)導(dǎo)的規(guī)劃和決策付諸實(shí)施。在付諸實(shí)施的過(guò)程中，院辦公室主任應(yīng)制定出一些具體的實(shí)施細(xì)則，并和學(xué)院部門一起協(xié)調(diào)執(zhí)行，并將實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映。

2.院辦公室主任是辦公室內(nèi)其他秘書(shū)的領(lǐng)導(dǎo)、核心，是凝聚力的主要源泉。院辦公室成員主要由領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)組成，而院辦公室主任是這些秘書(shū)的具體領(lǐng)導(dǎo)者。秘書(shū)由于是領(lǐng)導(dǎo)的一個(gè)重要信息來(lái)源，是領(lǐng)導(dǎo)信息的載體。而在民辦學(xué)院里，信息就是資源，信息的傳遞也附帶著權(quán)力的產(chǎn)生。所以辦公室主任在領(lǐng)導(dǎo)辦公室其他成員時(shí)，要重點(diǎn)貫徹不要“貪污信息”的觀念。再次，院辦公室主任是同級(jí)部門的協(xié)調(diào)者、橋梁和中介。民辦學(xué)院的組織結(jié)構(gòu)一般包括事業(yè)部門(幾大系或幾個(gè)二級(jí)學(xué)院)和職能部門(財(cái)務(wù)處、人事處、科研處和學(xué)生處等等)。在學(xué)院的運(yùn)轉(zhuǎn)中，職能部門之間、事業(yè)部門之間、職能部門和事業(yè)部門之間都需要相互合作，而這些合作能否成功則取決于資源和信息的協(xié)調(diào)及整合。院辦公室主任就要扮演這些合作中的資源和信息協(xié)調(diào)者，從而保證和控制這些合作順利進(jìn)行。

3.院辦公室主任還要代表學(xué)校舉止得體、熱情周到地接待來(lái)賓。院辦公室主任既非常熟悉學(xué)院的各項(xiàng)戰(zhàn)略規(guī)劃和宏偉遠(yuǎn)景，又熟悉學(xué)院的各項(xiàng)具體規(guī)章制度和實(shí)施原則，可以向來(lái)賓充分詳細(xì)地介紹學(xué)校的概況，從而有助于來(lái)賓順利完成參觀、指導(dǎo)和交流活動(dòng)。

4.院辦公室主任外出時(shí)則作為外出領(lǐng)導(dǎo)的助手，應(yīng)大力宣傳和傳播學(xué)院目前的狀況、成績(jī)和進(jìn)步等。這些決定了辦公室主任角色的多重性，不同的場(chǎng)合、不同的時(shí)間、不同的事情，其所代表的角色也就可能完全不同。

民辦學(xué)院辦公室主任能力要求

民辦高職院校的院辦公室主任扮演著多重角色，這要求他本身具備一系列的能力。而這些能力主要表現(xiàn)在政治思想、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)水平、參謀助手、輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、信息溝通、宣傳公關(guān)等能力方面。

1.具有較高的政治覺(jué)悟。院辦公室主任在實(shí)際工作中，上傳下達(dá)文件，處理內(nèi)部事務(wù)，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，都涉及黨和國(guó)家的方針政策以及學(xué)校的規(guī)章制度。所以必須使自己具有較高的政治思想覺(jué)悟、一定的政治鑒別力以及決策能力。院辦公室主任必須刻苦學(xué)習(xí)，勤奮敬業(yè)，不斷提高做好本職工作的能力；認(rèn)真履行辦公室的工作職責(zé)，切實(shí)提高工作質(zhì)量和工作效率，努力開(kāi)創(chuàng)院辦公室工作的新局面，更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)、為學(xué)院發(fā)展服務(wù)。

2.具有較強(qiáng)的職業(yè)道德素質(zhì)。民辦高職院校辦公室主任必須具備以奉獻(xiàn)為核心、以敬業(yè)為特征、忠于職守的職業(yè)道德。院辦公室是一個(gè)具有協(xié)調(diào)資源、參謀決策、整合資源等功能的辦事機(jī)構(gòu)，這就要求辦公室工作人員具備虛懷若谷的精神和實(shí)事求是的態(tài)度，具備細(xì)致和慎重的工作作風(fēng)。院辦公室主任應(yīng)內(nèi)心以“忠誠(chéng)老實(shí)”自律，模范地貫徹執(zhí)行院領(lǐng)導(dǎo)的政策和決策及院領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。在執(zhí)行過(guò)程中，一旦遇到領(lǐng)導(dǎo)作出的決定不當(dāng)或有明顯失誤時(shí)，應(yīng)該出示公心，予以提醒，不可一味盲目迎合。

3.具有較強(qiáng)的市場(chǎng)意識(shí)。民辦高職院校辦公室主任在管理民辦學(xué)院的時(shí)候，一定要以所在的區(qū)域或地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展和以投資集團(tuán)的利益為出發(fā)點(diǎn)，改變傳統(tǒng)的事業(yè)單位思路，確立“經(jīng)營(yíng)學(xué)?！彼枷搿＞唧w而言，院辦公室主任在工作中要克服謹(jǐn)小慎微、等待觀望的消極情緒，要敢于打破那些陳舊過(guò)時(shí)的老觀念、老框框，切實(shí)從實(shí)際出發(fā)，勇于探索，率先解放思想，徹底轉(zhuǎn)變觀念，深入做好信息調(diào)研工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

4.具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。院辦公室主任應(yīng)樹(shù)立起“認(rèn)真辦、主動(dòng)辦、辦得快、辦得好”的工作作風(fēng)。辦公室工作量大，政策性強(qiáng)；頭緒多，綜合性強(qiáng)；要求高，時(shí)效性強(qiáng)；協(xié)調(diào)任務(wù)重。保密性強(qiáng)；被動(dòng)性大，突擊性強(qiáng)。所以院辦公室主任要集中主要精力抓催辦落實(shí)院領(lǐng)導(dǎo)決定的各項(xiàng)決策。同時(shí)，院辦公室主任還要增強(qiáng)組織紀(jì)律意識(shí)。因?yàn)檗k公室主任在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，并且本身就是學(xué)院的核心中層干部。經(jīng)常參加院領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議，負(fù)責(zé)機(jī)密文件的起草或保管工作，了解和掌握許多學(xué)院機(jī)密，所以，辦公室主任要做到嚴(yán)密保守各項(xiàng)機(jī)密。

5.具有精湛的業(yè)務(wù)能力。院辦公室主任需要具備嫻熟的業(yè)務(wù)能力，如教學(xué)業(yè)務(wù)能力、口頭表達(dá)能力、文字表達(dá)能力、較強(qiáng)的記憶力等。民辦學(xué)院也要以教學(xué)為工作中心，所以作為院領(lǐng)導(dǎo)參謀和助手的辦公室主任，必須熟悉教學(xué)工作，以便更好地服務(wù)和服從于教學(xué)這個(gè)中心。辦公室是學(xué)校的窗口，辦公室主任行為謙恭有禮、談吐高雅不俗則是塑造這個(gè)窗口形象的關(guān)鍵因素。辦公室同時(shí)又是一個(gè)秘書(shū)機(jī)構(gòu)，要處理各種各樣的公文，要草擬各種文稿，這就要求辦公室主任必須具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力。

6.較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。院辦公室主要是協(xié)調(diào)學(xué)院的系部之間、職能部門之間、系部和職能部門之間的關(guān)系，以及它們之間的資源配置和信息溝通。院辦公室主任在組織協(xié)調(diào)工作中，要從全局出發(fā)，以謙虛、謹(jǐn)慎的工作態(tài)度，實(shí)事求是地妥善協(xié)調(diào)和溝通好部門間的關(guān)系。另外，辦公室主任還要協(xié)調(diào)好人際關(guān)系，主要是對(duì)各平行部門人員(主要是部門負(fù)責(zé)人)之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。院辦公室主任應(yīng)與各部門保持和諧、融洽的關(guān)系，并有助人為樂(lè)的精神，從而溝通雙方的感情。

7.要有健康的身心素質(zhì)。健康的身心素質(zhì)是辦公室主任勝任工作的前提。健康的身體是高質(zhì)量完成工作的保證。只有身體素質(zhì)強(qiáng)健，人的良好思想素質(zhì)、文化素質(zhì)和才能素質(zhì)才能充分發(fā)揮作用。辦公室主任應(yīng)生活規(guī)律，加強(qiáng)身體鍛煉，使自身肌體隨時(shí)都精力充沛和精神飽滿。還應(yīng)有良好的心理素質(zhì)，如：正確的自我觀念(能充分了解自己、正確評(píng)價(jià)自己)、和諧的人際關(guān)系(能建設(shè)性地處理人際問(wèn)題，有較強(qiáng)的適應(yīng)能力，善于同別人交往，對(duì)所屬學(xué)院有一種休戚相關(guān)、安危與共的情感，并在其中找到恰當(dāng)?shù)奈恢?，與他人和睦相處，融洽共事)、健全的人格、良好的情緒自控能力，能夠正確對(duì)待挫折。