開會(huì)或許是現(xiàn)代職場人士最常見的工作行為或社交方式。公司外部有開不完的大會(huì)小會(huì)，公司內(nèi)部也有必不可少的部門會(huì)、部門間會(huì)議、高層會(huì)議、全體員工會(huì)議等等。特別是現(xiàn)代公司內(nèi)部，溝通已經(jīng)成為了管理的重要部分，在我們的抽樣調(diào)查中84％的企業(yè)家都曾為內(nèi)部溝通成本高而苦惱。會(huì)議在管理中承擔(dān)了溝通的絕大部分任務(wù)，因此如何開好一個(gè)高效的會(huì)議對于提高公司的決策效率就顯得尤為重要。

目前很多跨國企業(yè)都在流行一種開會(huì)的模式：站式開會(huì)。站式會(huì)議的靈感來源于美國的試驗(yàn)數(shù)據(jù)。美國某大學(xué)和美國國家航天局合作并開展了一項(xiàng)試驗(yàn)——“人在坐著的時(shí)候和站立的時(shí)候，哪一個(gè)更容易激發(fā)靈感呢？”

不論是站立還是坐著，靈感本身是沒有什么不同的，但是就出現(xiàn)靈感的速度而言，站著的速度能快30％。佳能、三星等公司都在流行這種方式，“今天你的企業(yè)站著開會(huì)了嗎？”當(dāng)然，站著開會(huì)僅僅是形式而已，本質(zhì)的關(guān)鍵點(diǎn)在于提高效率，讓會(huì)議發(fā)揮它應(yīng)有的價(jià)值，惠普、英特爾從另個(gè)角度給予我們思考。

佳能：搬走所有會(huì)議室的椅子

為了開會(huì)而開會(huì)，只是拖長時(shí)間開一些毫無意義的會(huì)，除了浪費(fèi)時(shí)間、人力和物力之外毫無作用。像那種遲遲得不出結(jié)論的“小田原評(píng)定”，簡直就是在把公司的資源往水溝里扔。

佳能電子也不例外。比如，在開經(jīng)營會(huì)議討論重要的經(jīng)營戰(zhàn)略時(shí)，社長、領(lǐng)導(dǎo)、事業(yè)部的負(fù)責(zé)人等大約二十人都聚集到會(huì)議室開會(huì)。從早上8點(diǎn)開始，包括午飯1個(gè)小時(shí)的休息時(shí)間，一直開到下午5點(diǎn)，就這樣2天，總共開了16個(gè)小時(shí)的會(huì)。而這樣的會(huì)議每月有兩次左右。

如果開會(huì)有些實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容也就罷了，可事實(shí)并非如此。很多情況下大家都只是討論一些沒有太大意義的內(nèi)容。

于是，在酒卷久擔(dān)任佳能電子社長后，開始了效率再造。

從2000年開始，為了縮短會(huì)議時(shí)間，提高討論的效率，佳能把會(huì)議室的椅子全都搬走了，開會(huì)時(shí)大家要站著開。從課長代表到部長級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議室，公司里的所有會(huì)議室都規(guī)定要站著開會(huì)。全體員工都必須開“站式會(huì)議”。

把所有會(huì)議室的椅子都搬走，并且為了把桌子墊高，員工們給桌腿套上了自制的大約三十厘米高的“木屐”，方便站著使用，正好把桌子高度調(diào)整到一米左右。除了領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議室外，這種“木屐”是可以拆卸的，當(dāng)要和公司外的人開會(huì)時(shí)就拆掉，回 復(fù)到椅子開開會(huì)的狀態(tài)。

就這樣，大家圍著“木屐”桌子站著開會(huì)。

不發(fā)表自己的意見就請退場

不僅如此，為了提高開會(huì)的效率，激發(fā)大家的創(chuàng)造性，酒卷久還實(shí)施了兩條規(guī)則。

首先要“嚴(yán)禁發(fā)表不屬于自己想法的意見”。具體說來就是禁止用“大概……吧！”“我覺得可能……”“負(fù)責(zé)人說……”這樣的表達(dá)方式。

像這樣曖昧而又不負(fù)責(zé)的表達(dá)，一旦置之不管，就是對發(fā)言者的發(fā)言（報(bào)告、建議）以及在場的所有參與者不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。

長此以往就有可能使整個(gè)公司充滿了不負(fù)責(zé)任的氛圍?！按蟾拧桑　?“我覺得可能……”等推測性的話對公司來說簡直就是有百害而無一益。所以，如果有人用了5次這種推斷性的表達(dá)，就會(huì)被強(qiáng)制趕出會(huì)場。

實(shí)際上，很多時(shí)候，如果有人用了這種措辭，不等他說5次，他就會(huì)被命令停止發(fā)言（做報(bào)告等）。因?yàn)槿绻磉_(dá)的不是自己的意見，包含了很多推斷性的含義，那么做出來的經(jīng)營判斷恐怕也不會(huì)有什么大的用處。

另外，在會(huì)議中沒有提過一次問題的人，就不讓他出席下一次會(huì)議。

另外一項(xiàng)規(guī)定就是禁止攜帶并分發(fā)資料，來推銷自己的想法。一旦手頭上有資料，人們就會(huì)專注看資料，而發(fā)言人只是在照本宣科地讀資料。

所以，就要把自己需要的資料放到會(huì)議室的投影儀上，看著投影儀上的資料來開會(huì)。遇到關(guān)鍵之處，根據(jù)需要來做記錄。

即使發(fā)了資料，也沒有多少人會(huì)把資料整理成文件再看一遍，這浪費(fèi)了制作資料所用的紙張和時(shí)間。所以最好只寫一些很有必要的關(guān)鍵點(diǎn)，再放到投影儀上討論。

會(huì)議時(shí)間能縮短75％

從會(huì)議室搬走椅子，禁止使用“大概……吧！”這樣的表達(dá)方式，實(shí)踐效果非常明顯。以前需要花16個(gè)小時(shí)的經(jīng)營會(huì)議，現(xiàn)在僅僅用4～6個(gè)小時(shí)就開完了，縮短了75％的會(huì)議時(shí)間，要是再快一點(diǎn)，會(huì)議在上午就能結(jié)束。

以前花3個(gè)小時(shí)開的部、課長會(huì)議，現(xiàn)在用1.5個(gè)小時(shí)就能結(jié)束。從整體看，佳能電子成功地把開會(huì)次數(shù)減少了四成以上，時(shí)間減少了近六成。

大家或許都有這樣的經(jīng)歷，一直坐著開會(huì)容易犯困。午飯后開會(huì)基本上就是和睡魔做斗爭的過程。俗話說，在會(huì)議上醒著的只有社長和發(fā)言者，還有會(huì)議記錄者，如果站著開會(huì)就會(huì)有緊張感，沒有機(jī)會(huì)打瞌睡。如果在下面打了瞌睡，當(dāng)場就會(huì)站不住了。

經(jīng)常是站著容易讓人感覺無聊，也就會(huì)踴躍地提出問題和建議。討論效果提高了，得出結(jié)論來也就快了。

站著開會(huì)還能提高人的注意力集中程度。雖然會(huì)議時(shí)間大幅度縮短了，但是在改革后的佳能電子，發(fā)言數(shù)量在實(shí)行站式會(huì)議之后卻有明顯的提高。足底是人的第二個(gè)心臟，站著的時(shí)候足底會(huì)受到刺激，從而大腦也得到了激活。

“難道站著開會(huì)不累嗎？”酒卷久經(jīng)常會(huì)被人們這樣問。

“站著不動(dòng)，確實(shí)比較累，所以請盡量減少腰部和腿部的負(fù)擔(dān)，盡可能地找一個(gè)舒服的姿勢，動(dòng)動(dòng)腳部的位置。站著開會(huì)不會(huì)太累，比起東倒西歪地一直坐在椅子上，疲勞感會(huì)減少很多。”酒卷久如是回答。

三星公司會(huì)議藝術(shù)

三星作為韓國企業(yè)奇跡的締造者之一，如今的世界級(jí)跨國公司，20多個(gè)產(chǎn)品坐著行業(yè)一把手的位置。除了持續(xù)的創(chuàng)新研發(fā)、嚴(yán)格的管理外，高效的會(huì)議讓三星的管理溝通成本做到了最低。

現(xiàn)場會(huì)議

1995年3月9日，在三星電子歐美工廠的運(yùn)動(dòng)場上，聚集了2000名職員。他們頭上扎著寫有“確保質(zhì)量”的帶子，一副副悲壯的表情。在職員們的前方，懸著如下橫幅：“質(zhì)量是我們的人格，是自尊?！蓖瑫r(shí)，現(xiàn)場有10名工人手握鐵錘。

15萬部手機(jī)、無繩電話在運(yùn)動(dòng)場中央堆成了一座小山，這些劣質(zhì)產(chǎn)品折合成錢的話，有近500億韓元。它們被砸成碎片，又被扔進(jìn)赤紅色的火坑。經(jīng)過數(shù)十道工序，化為了灰燼。這就是“劣質(zhì)產(chǎn)品焚毀儀式”。

三星公司就是這樣召開了質(zhì)量改進(jìn)會(huì)議，焚毀了自己制造的產(chǎn)品。以前，盡管無數(shù)次強(qiáng)調(diào)質(zhì)量經(jīng)營，但是收效不大，這才有了這次誓師式的質(zhì)量改進(jìn)會(huì)議。

“在開發(fā)上應(yīng)當(dāng)改進(jìn)哪些部分？”

“在生產(chǎn)上有什么環(huán)節(jié)做錯(cuò)了？”

“在采購和質(zhì)量檢查上應(yīng)當(dāng)完善哪些部分？”

三星公司通過質(zhì)量改進(jìn)會(huì)議，對這些問題進(jìn)行了討論。

要點(diǎn)：現(xiàn)場會(huì)議，不是由經(jīng)營者坐在會(huì)議桌旁召開的會(huì)議，而是直接在制造或銷售產(chǎn)品的現(xiàn)場召開?，F(xiàn)場可以是工廠，也可以是百貨商店。

早間會(huì)議

10年前，在三星公司，員工經(jīng)常是早晨邊吃便當(dāng)邊召開干部會(huì)議或重要會(huì)議。會(huì)議在工作開始前結(jié)束，具有不占用工作時(shí)間的優(yōu)點(diǎn)。

在早晨召開會(huì)議顯然比其他時(shí)間效率更高：員工頭腦清醒，不拖拖拉拉，在身體上和精神上不受其他工作的影響。

要點(diǎn)：會(huì)議要定時(shí)。如果會(huì)議時(shí)間太早，則無法說服參加者；相反，太晚，會(huì)議本身就失去價(jià)值了。

站立式會(huì)議

辦公室中召開的會(huì)議，一般而言是坐在椅子上的。但是，坐在舒適的椅子上喝著茶召開會(huì)議，則可能浪費(fèi)會(huì)議時(shí)間。

為了消除這些弊端，三星公司引入了站立式會(huì)議。站立式會(huì)議指撤去會(huì)議室的椅子、桌子，所有人都站著開會(huì)。

會(huì)議主持者因一件緊急議案而召開會(huì)議，相關(guān)部門的所有職員被召進(jìn)會(huì)議室。但是會(huì)議室里既沒有桌子，也沒有椅子，主辦者將所準(zhǔn)備的公開資料分發(fā)給職員后，拿出一只小鬧鐘，將時(shí)間定為20分鐘。職員們就站在原地，熱烈地交換意見。

就在議案得出結(jié)論之際，鬧鐘響了。主持人在對會(huì)議結(jié)論進(jìn)行確認(rèn)之后，結(jié)束了會(huì)議。這一過程所需的時(shí)間不過30分鐘。

要點(diǎn)：要擁有新鮮感覺。在常規(guī)會(huì)議令人厭煩時(shí)，與團(tuán)隊(duì)成員一起端一杯咖啡站在走廊里召開會(huì)議吧！這樣做，可以獲得與其他方式召開的會(huì)議完全不同的感覺。

惠普的走動(dòng)式管理

在惠普，定期評(píng)定員工的工作成績是一件重要的事情，同樣重要的是，要讓每個(gè)管理人員隨時(shí)了解所屬部門員工的表現(xiàn)和本人業(yè)績。經(jīng)理們經(jīng)常舉辦諸如咖啡會(huì)議和其他非正式員工的聚會(huì)，這些在空閑之余舉行的討論，內(nèi)容涉及方方面面，這樣做的原因是讓員工們放松，啟動(dòng)他們的思想，激發(fā)他們的創(chuàng)意，這就是走動(dòng)式管理。

有很多國內(nèi)公司，開會(huì)時(shí)談了很多事情，大家也都踴躍發(fā)言，都談了看法，卻沒有結(jié)論。很多事情自然不了了之，要不就是這次談完了，下個(gè)月開會(huì)還接著談。但事實(shí)是，問題始終在那里，沒有任何進(jìn)展。為什么呢？就是因?yàn)殚_會(huì)是議而不決。就算有的事情很難達(dá)成共識(shí)，也可以用投票表決的方式，讓少數(shù)服從多數(shù)。但不管怎么樣， 為了讓會(huì)議更有成效，必須制訂相應(yīng)制度。在惠普，召開決策委員會(huì)的會(huì)議時(shí)，一旦達(dá)成共識(shí)，所有的工作任務(wù)都必須按照統(tǒng)一格式定下來，然后分派下去，明確誰來負(fù)責(zé)執(zhí)行某項(xiàng)任務(wù)、什么時(shí)候完成、評(píng)估人是誰、評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)是什么，然后在會(huì)后一天內(nèi)把會(huì)議記錄整理出來發(fā)給與會(huì)的所有人員。每個(gè)人把分配給自己的任務(wù)標(biāo)示出來，貼在自己工作時(shí)最方便看到的位置上。如果第七項(xiàng)工作責(zé)任人是我，我就按照會(huì)議記錄要求，把這一項(xiàng)用紅色筆標(biāo)注一下。這就是惠普員工通常采用的工作方式，大家只關(guān)注自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。

下次開會(huì)時(shí)，第一件工作就是檢查上個(gè)月的工作任務(wù)進(jìn)展情況，看大家是否高質(zhì)量地完成了，會(huì)議秘書逐項(xiàng)地去問每項(xiàng)工作完成情況。如果完成得很好，就標(biāo)綠色圓圈并在對應(yīng)欄目下畫“√”；如果完成得不好或沒完成，就標(biāo)紅色圓圈并在對應(yīng)欄目下畫“√”，并在備注欄里做出解釋?！皥?zhí)行狀況”標(biāo)志為紅色時(shí)，責(zé)任人除了做出解釋之外，還要拿出整改方案，在大家參與下確定下一步如何做，以讓該項(xiàng)工作變成“綠色”。

惠普通過這些細(xì)化措施，讓“議而不決”的會(huì)議頑疾從會(huì)議室走開，成功地提高了決策效率。

英特爾的會(huì)議訣竅

會(huì)議是一種重要的管理工具，它是企業(yè)管理活動(dòng)中不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)。對會(huì)議進(jìn)行有效管理是提高企業(yè)運(yùn)營效率的關(guān)鍵措施之一。作為技術(shù)領(lǐng)先的英特爾就非常注重開會(huì)，并形成了一種獨(dú)特的會(huì)議管理方式。

英特爾認(rèn)為，管理者的工作是向其控制和影響的群體提供信息和技術(shù)訣竅，并使他們了解處理事務(wù)的理想方法，只有在面對面交流時(shí)，管理者這兩方面的基本任務(wù)才能得以完成。開會(huì)就是實(shí)現(xiàn)這兩大系統(tǒng)有效結(jié)合的媒介。

在英特爾公司，有三種重要的會(huì)議類型：部門會(huì)議、一對一會(huì)議和各種運(yùn)營討論會(huì)議。

部門會(huì)議

部門會(huì)議是由部門主管及其部屬參與展開的，為英特爾所有成員提供了一個(gè)同事間相互交流的機(jī)會(huì)。通過部門會(huì)議，管理者可以了解部屬之間的互動(dòng)關(guān)系，并幫助這種關(guān)系的發(fā)展，同事之間也可以因此加深相互認(rèn)知，部門會(huì)議也讓上司能夠在會(huì)議的沖突中更了解公司發(fā)生的事情。

英特爾召開部門會(huì)議的原則是：只有而且只要問題牽扯到兩個(gè)部屬以上，都應(yīng)該由部門會(huì)議討論。

因此，英特爾在召開部門會(huì)議時(shí)，如果有兩個(gè)人對同一議題持不同意見，他們彼此就會(huì)發(fā)生爭論，在爭辯中，通常管理者就可以更清楚地了解這件事情的始末緣由，但這并不意味著任何時(shí)候都應(yīng)該召開這樣的會(huì)議。

在召開部門會(huì)議時(shí)，英特爾要求與會(huì)人員應(yīng)該事先知道將要討論的事項(xiàng)，這樣他們在開會(huì)前就能做好充分準(zhǔn)備。但同時(shí)部門會(huì)議還保留了一段開放時(shí)間，讓大家能暢所欲言。在這段時(shí)間里，大家可以談一些工作上的枝節(jié)問題，或甚至提出一些還未成型的提案并行討論。如果主管者覺得可行，也許這個(gè)提案就可被列入下一次部門會(huì)議議程中。

在英特爾的部門會(huì)議中，上司既是領(lǐng)導(dǎo)者，也是旁觀者，同時(shí)還是參與者或者其他角色。部門會(huì)議最主要的目的在于自由討論，因此，如果經(jīng)理人想借此機(jī)會(huì)運(yùn)用權(quán)勢開始其“一言堂”，那無異于違背了會(huì)議的基本精神。

除了上述角色外，經(jīng)理人在會(huì)議中最重要的角色還是協(xié)調(diào)者，主要負(fù)責(zé)會(huì)議的進(jìn)度和化解糾紛。會(huì)議的議題應(yīng)該讓部屬負(fù)責(zé)，而經(jīng)理人的責(zé)任則是讓會(huì)議按照預(yù)定的主題進(jìn)行而不致偏離。

部門會(huì)議之所以是制定決策的理想途徑，主要是因?yàn)榕c會(huì)者多半已在一起工作一段時(shí)間，大家對彼此已有了一定程度的了解，知道誰喜歡夸夸其談或是在開會(huì)時(shí)做白日夢，或是誰在某一方面是專家……部門會(huì)議其實(shí)就如同一家人在餐桌上進(jìn)行的交談。

英特爾相信，部門會(huì)議是“打開通往優(yōu)秀管理之路的大門鑰匙”。因?yàn)橥麻g可以就各種問題進(jìn)行相互磋商，包括決策的制定，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也同樣可以從自由交流中學(xué)到很多東西。

一對一會(huì)議

在英特爾，一對一會(huì)議通常是經(jīng)理人和其部屬所召開的兩人會(huì)議。它也是維系雙方從屬關(guān)系的最主要的方法。

一對一會(huì)議主要的目的在于互通信息的有無以及彼此學(xué)習(xí)。經(jīng)過對特定事項(xiàng)的討論，上司可以將其經(jīng)驗(yàn)傳授給下屬，并同時(shí)建議下屬切入問題的方式；而下屬也能就工作進(jìn)度及其碰到的問題作出匯報(bào)。

事實(shí)上，這是英特爾公司的一個(gè)特色，其他公司則很少定期舉行一對一的會(huì)議。在這樣的會(huì)議中，上司努力地教，而下屬也賣命地學(xué)。隨著英特爾的成長，這種會(huì)議的精神也因而發(fā)揚(yáng)光大。

格魯夫就因?yàn)樗耙粋€(gè)接一個(gè)”地與下屬進(jìn)行事務(wù)處理而著名。他把這項(xiàng)工作安排在日程表之內(nèi)，并形容說“在英特爾之外的地方通常都是見不到的?！薄耙粋€(gè)接一個(gè)”地處理事務(wù)一般要持續(xù)一個(gè)小時(shí)左右。

在英特爾，有這樣一個(gè)例子：英特爾的一位總裁與其業(yè)務(wù)部門主管舉行一對一會(huì)議，他們檢視了訂單的趨勢指標(biāo)，總裁對這些事并不非常清楚，但該業(yè)務(wù)主管提供了數(shù)據(jù)資料，并向總裁說明這些生產(chǎn)線的業(yè)務(wù)已經(jīng)停止成長。經(jīng)過一番思考，總裁很不情愿地接受了這個(gè)事實(shí)。這表示以后英特爾對此產(chǎn)品線的投資要轉(zhuǎn)向保守——這當(dāng)然不是小事一樁。

通過對信息的分享，總裁與主管之間建立起了共同信念及結(jié)論——由擴(kuò)張轉(zhuǎn)為保守。這種一對一會(huì)議對整個(gè)英特爾產(chǎn)生了巨大的影響。

營運(yùn)檢討會(huì)議

營運(yùn)檢討會(huì)議可以讓許多不常合作的同事之間有互動(dòng)交流機(jī)會(huì)。在英特爾，營運(yùn)檢討會(huì)議最主要的目的是讓因組織關(guān)系而沒有機(jī)會(huì)開部門會(huì)議或一對一會(huì)議的人員，能有機(jī)會(huì)彼此學(xué)習(xí)并分享經(jīng)驗(yàn)。

在運(yùn)營檢討會(huì)議上，管理者可以向其他不是直接監(jiān)督人的管理者陳述自己的工作，并與公司其他同事相互交流，也可以從聽取其他人的陳述中認(rèn)識(shí)、了解其他問題。這樣，經(jīng)驗(yàn)不夠豐富的管理者可以從資深的管理者同行大的意見、批評(píng)或建議中獲益；而資深的管理者也可以深入細(xì)節(jié)，對問題有另一層的認(rèn)識(shí)。

舉行營運(yùn)檢討會(huì)議也有激勵(lì)作用。因?yàn)樗信c會(huì)管理者在會(huì)議提案時(shí)想要表現(xiàn)自己，一方面是為了引起管理者們的注意，另一方面也想在同事之間脫穎而出。舉行會(huì)議的過程，是相互學(xué)習(xí)和相互提高的機(jī)會(huì)，每個(gè)參與者都在扮演著許多與眾不同的角色，如組織者、評(píng)論者、陳述者或是傾聽者。

開一個(gè)高效會(huì)議

會(huì)議猶如馬拉松長跑，沒完沒了，這是很多員工的感受。也許，許多人對此大解不惑，員工手頭有那么多的事情要做，卻要整天束縛在一些甬長的會(huì)議上，何時(shí)才能完成手頭的實(shí)際工作呢？實(shí)際上，許多會(huì)議是低效率的，它們浪費(fèi)了我們寶貴的時(shí)間。但是，又不得不承認(rèn)，有些會(huì)議對推動(dòng)公司不斷地向前發(fā)展確實(shí)非常關(guān)鍵，特別是在公司處于發(fā)展時(shí)期的重要關(guān)頭。我們面臨的問題在于，如何才能開一個(gè)高效的會(huì)議，而且要保證所開的這些會(huì)議有成效。

富有成效的會(huì)議不是為了開會(huì)，而是為了解決實(shí)際問題。其實(shí)，只要仔細(xì)想一想，就會(huì)發(fā)現(xiàn)開一個(gè)富有成效的會(huì)議有很多常人忽略的學(xué)問。以下是一些簡單的小竅門：

第一，清楚地說出為什么開這個(gè)會(huì)議。

請把會(huì)議的目的、希望會(huì)議所能達(dá)到的效果和參加會(huì)議人員需要帶的資料輸入會(huì)議通知表，然后把通知表分發(fā)給參加會(huì)議的每一個(gè)人。

弄清開會(huì)的確切目的，可以幫助您決定是否真的需要開一個(gè)會(huì)議，而且還可以讓員工知道這次會(huì)議能給他們帶來什么。所以，無論什么時(shí)候開會(huì)，請務(wù)必突出會(huì)議日程的安排和會(huì)議的目的。

第二，準(zhǔn)時(shí)開會(huì)。

請于會(huì)議預(yù)定開始的時(shí)間宣布開會(huì)。千萬不要等候那些遲到者，除非有非常重要的消息要向他們宣布。不要為了那些開會(huì)拖拉者而再次重復(fù)會(huì)議的內(nèi)容。這只會(huì)讓他們覺得他們的不禮貌行為是有理的。

另外一個(gè)值得會(huì)議組織者注意的是，喝咖啡飲料和吃點(diǎn)心的休息時(shí)間往往是阻礙會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始的一個(gè)重要因素。如果出席會(huì)議的成員一定要帶一些吃的、喝的東西來開會(huì)，那么，應(yīng)提醒他們在會(huì)議開始前就把小吃和飲料帶來，而不是在會(huì)議開始時(shí)才去拿。讓一切事情按部就班的最好方法就是，在開會(huì)當(dāng)中由會(huì)議組織者出款招待與會(huì)者，這樣大家就不會(huì)離座去吃東西，影響會(huì)議的連續(xù)性和效果。

第三，制訂一份周到的會(huì)議日程表，并且遵循它。

這將會(huì)很快地達(dá)到會(huì)議的目的，而且將助您獲得預(yù)期效果。開會(huì)當(dāng)中，您可以不時(shí)抽出一些時(shí)間來檢查日程表上的每一項(xiàng)，努力在事先規(guī)定的時(shí)間內(nèi)把會(huì)議討論推向高潮，并及時(shí)結(jié)束會(huì)議。如果您覺得還有一些問題不得不需要延長討論時(shí)，那么請?jiān)O(shè)定一個(gè)討論的時(shí)間限制，盡量使討論的內(nèi)容緊扣中心議題。

有時(shí)，與會(huì)者自己有個(gè)人工作日程表，那么您最好在合適的時(shí)間，逐一問問他們，這樣，您可以更加合理地安排您的開會(huì)時(shí)間。如果會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中出現(xiàn)一個(gè)新的問題，請立即把它加入“有待解決的事情”列表中，等會(huì)議結(jié)束后再選一個(gè)合適的時(shí)間和地點(diǎn)，請與會(huì)有關(guān)成員對它進(jìn)行討論。

第四，提前發(fā)放會(huì)議材料。

務(wù)必保證所有的文件或材料在會(huì)議開始前提前送到與會(huì)者手里。他們可以有足夠的時(shí)間思考和消化這些材料。千萬不要人為地制造一個(gè)類似圖書館的氛圍環(huán)境，因?yàn)樵谶@種氛圍下，每個(gè)人都象第一次到圖書館借書的讀者一樣，不知道會(huì)議的主題，他們在會(huì)上第一次拿到開會(huì)的材料，然后才開始閱讀，結(jié)果，浪費(fèi)了許多寶貴的開會(huì)時(shí)間。

第五，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議。

如果需要延長會(huì)議，請另外安排當(dāng)天或當(dāng)周的其他時(shí)間，與會(huì)者則無須重新安排他們正進(jìn)行的計(jì)劃。如果您以這種方式去做，您下次開會(huì)時(shí)，既不會(huì)忘了日程也不會(huì)遲到。

第七，不要接受雙重的會(huì)議邀請。

如果您不能出席會(huì)議，請說“不”并且告訴會(huì)議組織者不能出席的原因。如果會(huì)議一定要您參加，那么，請您讓會(huì)議組織者重新安排會(huì)議日期。而且，請?jiān)趦纱螘?huì)議之間為自己留出一些時(shí)間 。

最后，開會(huì)當(dāng)中，請全體與會(huì)成員關(guān)掉手機(jī)， 避免受外界的影響。

享受開會(huì)？

文/子凡

隨便找個(gè)人，問問他喜歡開會(huì)嗎，他都會(huì)告訴你他討厭開會(huì)，而且還會(huì)列出一大堆理由。

約翰·麥凱是名機(jī)械工程師，他曾在一家消費(fèi)品公司工作了15年。公司大小會(huì)議無數(shù)，以致于他自己最后都變成會(huì)議專家了。他把會(huì)議分為9類，還撰文1820字進(jìn)行了總結(jié)。他說，會(huì)議五花八門，有些屬于重要會(huì)議，但這類只有“極少數(shù)”；有些則屬于“旅行愛好者”型，那些人不愿意召開電話會(huì)議，只是因?yàn)樗麄兊胗浿眯杏?jì)劃。麥凱說，公司的會(huì)議變得很乏味。

之后，他跳槽到另外一家公司，那里幾乎從不開會(huì)。他承認(rèn)自己開始懷念以前那種會(huì)議不斷的時(shí)光，當(dāng)你一個(gè)會(huì)都沒有的時(shí)候，就會(huì)意識(shí)到從前開會(huì)時(shí)可以進(jìn)行很多人際交往。他說，現(xiàn)在他會(huì)熱切期盼為時(shí)3小時(shí)的會(huì)議。他甚至試圖讓自己參與到開會(huì)更多的項(xiàng)目中去。

麥凱的說法有助于回答這樣一個(gè)問題：如果人人都如此討厭開會(huì)，為什么還要開那么多的會(huì)？

早期的會(huì)議守則禁止遲到早退、打瞌睡、或是吐口水（當(dāng)然也包括嘔吐）。

今天，至少這些禁令都不復(fù)存在了，我們能關(guān)注這樣一個(gè)事實(shí)：人類天生就是群居動(dòng)物。對會(huì)議不屑一顧（這太容易了）的人私下里有時(shí)也會(huì)想，會(huì)議也可以是有益的，能體現(xiàn)身份，或者至少為交流新的笑料提供了一個(gè)不錯(cuò)的場所。如果會(huì)上還提供肉桂面包的話，還能改變一天的節(jié)奏。

北卡羅來納大學(xué)工業(yè)組織心理學(xué)教授史蒂文·羅格伯格和同事進(jìn)行了一項(xiàng)研究，讓一組被調(diào)查者對最近開的會(huì)議給出評(píng)級(jí)，有69%的被調(diào)查者給的評(píng)級(jí)至少是“好”，只有16%的人給了“糟”或更差的評(píng)級(jí)。雖然有50%的人對開會(huì)怨聲載道，但其中有超過60%的人承認(rèn)他們要么“并不是那么在意開會(huì)”，要么“享受開會(huì)”。

當(dāng)被問到一個(gè)理想的工作日應(yīng)該有什么內(nèi)容時(shí)，有2/3的被調(diào)查者表示，至少要包括一個(gè)甚至更多的會(huì)議。

人們?nèi)绱说摹氨砝锊灰弧暴ぉぴ诠_場合表示嫌惡而私下里卻很喜歡，可能是因?yàn)橛X得承認(rèn)喜歡開會(huì)是種恥辱。因?yàn)檫@等于向人們宣告，你要么是個(gè)喜歡炫耀的人，要么就是個(gè)膽小鬼，而且毫無疑問是個(gè)不珍惜時(shí)間的人。羅格伯格說，如果你說不喜歡開會(huì)，你就能顯示自己有個(gè)性。

像服裝公司創(chuàng)辦人諾姆·齊威爾這樣公開承認(rèn)喜歡開會(huì)是需要勇氣的，盡管這仍讓人感覺動(dòng)機(jī)不純。他說，他喜歡大家目光相觸、放聲大笑時(shí)產(chǎn)生的能量，以及觀點(diǎn)（特別是自己的觀點(diǎn)）被大家接受時(shí)感受到的“電流”；而且，他喜歡說話，喜歡受到大家的注目，喜歡別人聆聽自己的看法。

僅僅是談?wù)摃?huì)議，即使是抱怨開會(huì)，都顯示出你覺得開會(huì)是有意義的?？屏_拉多大學(xué)傳媒教授凱倫.特雷西說，這是顯示自己重要性的另外一種方式。

特雷西一直從事會(huì)前研究，她說這對整個(gè)組織以及個(gè)人都至關(guān)重要。畢竟，正題前的閑聊時(shí)間常常比會(huì)議日程本身更加有趣，而且態(tài)度友好、和你聊天的人也會(huì)讓你更加明白自己喜歡某人的原因。

保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)喬·亞當(dāng)斯記不住會(huì)議的主題，但他卻記得和他聊天的人。他從前在人力資源部工作，每天的事情就是開會(huì)。他說，他很早以前就已經(jīng)認(rèn)識(shí)到開會(huì)是無法使自己成就輝煌的。但他也學(xué)會(huì)愛上開會(huì)這種“可以開小差”的時(shí)機(jī)來干“私活”。

芝加哥大學(xué)商學(xué)院的行為科學(xué)助理教授尼古拉斯·埃普利說，人們有非常強(qiáng)的社交需求。在工位上坐著令人麻木、與世隔絕，只會(huì)讓人更加渴望社交。

研究分析師大衛(wèi)·馬澤爾認(rèn)為，人們喜歡開會(huì)，因?yàn)檫@樣能保持忙碌狀態(tài)，而不需要完成具體的任務(wù)，去開會(huì)本身就是你的工作。在他參加過的一個(gè)有關(guān)彈道導(dǎo)彈防御系統(tǒng)的會(huì)議上，主持會(huì)議的上校上來先宣布了下次會(huì)議的時(shí)間和提供些什么點(diǎn)心，而沒有提出任何具體的任務(wù)。馬澤爾說，大家并不關(guān)心我們能為國家做點(diǎn)什么實(shí)事。

湯姆·蘭蒂斯說，開會(huì)實(shí)際上比工作要好，可能是因?yàn)樗救司褪菫闀?huì)議提供送餐服務(wù)的餐館老板。他指出，雖然人們討厭開會(huì)，但更討厭工作，所以人們選擇了開會(huì)。

某制造企業(yè)的首席執(zhí)行長史蒂夫·克瑞朋說，他能判斷客戶什么時(shí)候要開會(huì)，因?yàn)樗麜?huì)收到十幾個(gè)人打來問詢電話，提的問題都一模一樣。他們都希望能在下次會(huì)議上有機(jī)會(huì)說：“我和他們談過了，這事我已經(jīng)搞定了”。