1 重視檔案收集。抓好醫(yī)院檔案管理基礎工作

1.1 要把握信息特點做到及時收集。檔案人員要根據(jù)信息特點做到“眼勤”、“手勤”，及時收集文件材料。一是要通過收發(fā)文之間的相互聯(lián)系收集。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。二是要利用復印的機會收集。檔案人員在復印文件材料時，對有價值的材料和需要歸檔的文件材料應及時留下原件，進行復印、分類保存，以備日后歸檔。

1.2 要把握文件收集的主動權(quán)。根據(jù)文件材料形成的時間與規(guī)律，檔案人員要主動、多方位聯(lián)系，做到“嘴勤”、“腿勤”。一是要利用傳閱文件的時機收集。檔案人員在傳閱文件時，要經(jīng)常了解各科室是否有人去上級單位開會、聯(lián)系工作帶回文件，或者是上級單位把文件直接寄到了科室，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即收集登記，避免歸檔時遺漏。二是要主動登門及時收集。如階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)后，檔案人員都要主動上門收集各類文件材料，將所形成的文件材料及時收集歸檔。

1.3 要把握“三個環(huán)節(jié)”收集。一是統(tǒng)一收發(fā)環(huán)節(jié)。凡來往文件，檔案人員應統(tǒng)一拆封、統(tǒng)一登記、統(tǒng)一管理，防止文件材料散失。二是核稿打印環(huán)節(jié)。檔案人員要堅持按照行文要求辦事，及時將文件材料收集歸檔。三是用印環(huán)節(jié)。凡是本院發(fā)的文件材料，檔案人員要通過加蓋公章適時收集文件材料。對一些實在找不到、收不回的有價值和應歸檔的文件材料，應列出目錄，深入到有關科室現(xiàn)場收集，以此來彌補不足。保證文件材料收集的齊全完整，從而豐富室藏。

1.4 要加強檔案收集知識宣傳。在高度重視抓好檔案收集這項重要的基礎性工作的同時，制定檔案收集規(guī)章制度，強化檔案收集責任意識。建立院、科兩級檔案收集網(wǎng)絡，宣傳好檔案的價值與意義，使全院干部職工了解檔案收集知識與管理知識。

2 樹立檔案開發(fā)利用觀念，為醫(yī)院又好又快發(fā)展服務

2.1 開發(fā)利用檔案要為醫(yī)院規(guī)劃戰(zhàn)略服務。檔案事業(yè)的建設與發(fā)展，檔案資源的開發(fā)與利用，都為改革開放和現(xiàn)代化建設提供了有力的保障。從醫(yī)院管理方面說，檔案是醫(yī)院建設與發(fā)展歷史最真實的反映，是提高醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量與技術(shù)水平的必要條件。特別是在制定醫(yī)院中長期發(fā)展規(guī)劃戰(zhàn)略和制定工作目標時，要做到有的放矢和少走彎路，離不開檔案資料與信息的支持和保障。

2.2 開發(fā)利用檔案要為醫(yī)院科學決策服務。在醫(yī)院經(jīng)營管理的各項工作中，特別是重大決策的制定與實施方面，都需要有信息反饋，都需要各部門密切配合做好文件材料的收集整理工作。這是一項循環(huán)往復和連續(xù)不斷的過程，檔案管理在其中的作用是任何別的工作無法替代的。不難設想，國家沒有檔案，醫(yī)院不去開發(fā)利用檔案資源，我們的事業(yè)怎樣在繼承中發(fā)展，又怎樣在發(fā)展中創(chuàng)新。因此，不僅要重視檔案管理工作，更要重視檔案資源的開發(fā)利用工作，這就是要使檔案管理為醫(yī)院領導科學決策提供科學翔實和有價值的信息數(shù)據(jù)，指導醫(yī)院發(fā)展的進程，提高服務效率和醫(yī)療質(zhì)量，使之及時轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的社會效益與經(jīng)濟效益，并通過檔案管理科學化來促進醫(yī)院建設的現(xiàn)代化。

2.3 開發(fā)利用檔案要為醫(yī)院文化建設服務。重視醫(yī)院文化建設?？梢詷淞⑨t(yī)院品牌、提高核心競爭力和增強職工的凝聚力。對于構(gòu)建和諧醫(yī)院具有重要作用。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院的一種文化現(xiàn)象，要積極參與醫(yī)院文化建設。這是因為一個醫(yī)院從它的創(chuàng)立之初就不斷地積累著醫(yī)院的檔案，醫(yī)院的文化思想忠實可靠地記錄在醫(yī)院的全部檔案之中。首先，醫(yī)院檔案要積極參與職工教育工作。檔案具有文化教育的價值。醫(yī)院檔案在職工教育中也具有獨特的作用。我院在職工教育的實踐中，充分利用檔案部門的室藏，建立了醫(yī)院的院史陳列館、榮譽室，樹立一批業(yè)務精、服務優(yōu)的專家，發(fā)揮典型示范和引路作用，并經(jīng)常通過舉辦檔案展覽等活動教育職工，增強職工的自豪感和責任感。其次，醫(yī)院檔案要為醫(yī)院文化建設提供素材。醫(yī)院檔案人員要利用各種載體檔案，編纂成內(nèi)容豐富、形式多樣的編研材料，為醫(yī)院的文化建設提供翔實的素材。這樣，既可繼承發(fā)揚醫(yī)院歷史文化的優(yōu)秀遺產(chǎn)，也為醫(yī)院文化建設提供新思路，豐富了醫(yī)院文化建設的內(nèi)容。我院在開發(fā)醫(yī)院文化檔案信息資源方面，以本院的發(fā)展戰(zhàn)略為主線，針對醫(yī)院文化的現(xiàn)狀，預測醫(yī)院文化未來的發(fā)展方向，并從醫(yī)院檔案中精心選擇和提煉富有特色的醫(yī)院文化思想內(nèi)涵，為組織開展豐富多彩的教育活動提供了幫助。同時，我院已形成的近兩萬卷(件、冊)的檔案資源，已成為醫(yī)院寶貴的文化財富，其中所包含的文化底蘊具有一般文化教育活動所無法比擬的優(yōu)勢。

(作者單位：安陽市人民醫(yī)院綜合檔案室 來稿日期：2007－12－20)