1 電子文件管理情況。調(diào)查結(jié)果顯示：對本校形成的電子文件進(jìn)行了歸檔保存的有4所高校，占受訪高校的36.36％。保存電子文件的主要載體有磁帶(1所學(xué)校25盤)、磁盤(2所學(xué)校43盤)、光盤(3所學(xué)校203盤)和其他(1所學(xué)校8盤)。這表明我省高校檔案機(jī)構(gòu)中的電子文件管理還沒有真正開展起來。

2 電子文件格式與保管情況。該項目包括電子文件格式、電子文件數(shù)量、電子文件保存地和電子文件保存方式4大項。設(shè)立本指標(biāo)的目的是為了掌握高校檔案機(jī)構(gòu)工作人員對本單位電子文件形成格式與保管情況的了解掌控程度。

3 電子文件格式。調(diào)查結(jié)果顯示：有5所學(xué)校的檔案工作者對本校形成電子文件的格式有所了解，不到受訪高校的50％。在我們經(jīng)過事先了解列入調(diào)查表中的10種常用電子文件格式中，受訪者只列出了其中4種，列出1種的有3所學(xué)校，列出兩種的有2所學(xué)校。其中：TXT(1所學(xué)校)、DOC(3所學(xué)校)、JPEG/TIFF(2所學(xué)校)、DBF(1所學(xué)校)。

4 電子文件數(shù)量。調(diào)查結(jié)果顯示：已經(jīng)保存的電子文件中，單種格式的電子文件數(shù)量超過10000條以上的有1所學(xué)校1種(DBF)，其他均沒有超過2000條，1000條以上的有l(wèi)所學(xué)校2種(DOC、JPEG/TIFF)，500至1000條的有1所學(xué)校1種(JPEG/IIFF)，500條以下的有3所學(xué)校3種(TXT、DOC、JPEG/TIFF)。這表明我省高校在控制內(nèi)的電子文件格式與數(shù)量都十分有限。

5 電子文件保存地。調(diào)查結(jié)果顯示：單獨保存在檔案(室)館的有2所學(xué)校，保存在形成部門的有1所學(xué)校，同時保存在檔案(室)館與形成部門的有1所學(xué)校，沒有說明情況的有1所學(xué)校。

6 電子文件保存方式。調(diào)查結(jié)果顯示：在電子文件的保存方式上，脫機(jī)硬盤保存的有3所學(xué)校，同機(jī)保存的有1所學(xué)校，沒有說明情況的有1所學(xué)校。這表明我省高校的電子文件保存方式以脫機(jī)硬盤保存為主，安全性較高。

7 主要部門設(shè)備及操作系統(tǒng)數(shù)量情況。該項目包括設(shè)備名稱及型號、設(shè)備數(shù)量、操作系統(tǒng)和用途4大項。從受訪者回復(fù)的情況看，有6個單位的檔案工作者對此問題進(jìn)行了回答。占54.5％。

7.1 設(shè)備名稱及型號。在回答此問題的6個單位中，準(zhǔn)確寫出設(shè)備名稱及型號的4個，占2/3。另外2個單位只是籠統(tǒng)地填上“計算機(jī)”“打印機(jī)”“傳真機(jī)”等等。從隨后的重點調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)，高校檔案工作者對計算機(jī)及相關(guān)外部設(shè)備名稱型號并不熟悉，能夠準(zhǔn)確寫出設(shè)備名稱及型號的單位，是由專門負(fù)責(zé)設(shè)備或技術(shù)管理的同志代為填寫的。

7.2 設(shè)備數(shù)量。調(diào)查顯示，回復(fù)調(diào)查的6個學(xué)校中：所有學(xué)校校(黨)辦公室都配置有計算機(jī)及相應(yīng)硬件設(shè)備。83.3％學(xué)校的圖書館、教務(wù)處、人事處、學(xué)生處、總務(wù)處、招生就業(yè)辦配置有計算機(jī)及相應(yīng)硬件設(shè)備，66.7％學(xué)校的科研處配置有計算機(jī)及相應(yīng)硬件設(shè)備。50％檔案館(室)、基建辦配置有計算機(jī)及相應(yīng)硬件設(shè)備。

7.3 操作系統(tǒng)。根據(jù)對回復(fù)的5個學(xué)校47個部門的統(tǒng)計，使用WindowsXP的有46個，使用Windows2000的7個，使用Windows98的2個。WindowsXP是目前高校使用的主要操作系統(tǒng)。如果情況反映真實的話，高校電子文件管理的操作系統(tǒng)平臺相對較為單一，易于使用與管理。

7.4 用途。從回復(fù)的情況看，只有一個學(xué)校填寫了“獨立服務(wù)器”“客戶機(jī)”這樣的大類用途。沒有一個學(xué)校的檔案管理人員對本學(xué)校各個部門計算機(jī)的用途心中有數(shù)。

8 主要部門應(yīng)用系統(tǒng)名稱及數(shù)量情況。該項目包括應(yīng)用系統(tǒng)名稱、版本、數(shù)量、主要功能、性能評價和后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)名稱、版本和數(shù)量2大項8個小項。

8.1 從回答的完整性看。對上述8個問題全部給予回答的只有1個學(xué)校，回答4個問題的有2個學(xué)校?；卮?個問題的有2個學(xué)校。對后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)名稱、版本和數(shù)量有所了解，并給予回答的只有1個學(xué)校。

8.2 從應(yīng)用系統(tǒng)的使用部門看。所有學(xué)校校(黨)辦公室都配置有應(yīng)用軟件系統(tǒng)。83.3％學(xué)校的圖書館、人事處、總務(wù)處、招生就業(yè)辦配置有應(yīng)用軟件系統(tǒng)。66.7％學(xué)校的教務(wù)處、學(xué)生處配置有應(yīng)用軟件系統(tǒng)。33％學(xué)校的檔案館(室)配置有應(yīng)用軟件系統(tǒng)。16.6％學(xué)校的科研處配置有應(yīng)用軟件系統(tǒng)。

從回復(fù)的情況看，最多的學(xué)校有應(yīng)用軟件系統(tǒng)18套(種)，最少的也有3套(種)。有的單位一個部門最多就同時使用4套(種)應(yīng)用軟件。

8.3 從應(yīng)用軟件的來源看。全部應(yīng)用軟件中商品化軟件超過了60％，系統(tǒng)統(tǒng)一要求配備的近40％。自行開發(fā)的只有5％左右。

(作者單位：開封大學(xué) 來稿日期：2007-11-27組稿：吳雁平)