摘要：本文從內(nèi)容、技術(shù)、管理、效用評(píng)價(jià)等方面對(duì)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查和分析。

關(guān)鍵詞：高校檔案網(wǎng)站 網(wǎng)站建設(shè)

本文擬運(yùn)用典型調(diào)查法，對(duì)高校檔案網(wǎng)站建話的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查和分析。

1 調(diào)查指標(biāo)的設(shè)置

本文將高校檔案網(wǎng)站的評(píng)價(jià)指標(biāo)分為3類，即內(nèi)容評(píng)價(jià)指標(biāo)、技術(shù)評(píng)價(jià)指標(biāo)和管理評(píng)價(jià)指標(biāo)。其具體構(gòu)成如下：

1.1 內(nèi)容評(píng)價(jià)指標(biāo)。高校檔案網(wǎng)站內(nèi)容包括4個(gè)方面的信息：一是檔案機(jī)構(gòu)信息，如本部門的基本職能、機(jī)構(gòu)設(shè)置、聯(lián)系方式等；二是檔案工作信息，包括檔案工作動(dòng)態(tài)、檔案政策與法規(guī)等；三是檔案資源信息，如館藏?cái)?shù)字化檔案目錄信息和檔案全文信息、特色檔案圖片資料等；四是檔案利用服務(wù)信息，包括服務(wù)指南、服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、友情鏈接、信息反饋等。

1.2 技術(shù)評(píng)價(jià)指標(biāo)。技術(shù)是網(wǎng)站正常運(yùn)行的保證。網(wǎng)站技術(shù)一般包括軟、硬件技術(shù)、信息組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、管理維護(hù)技術(shù)和安全保障技術(shù)等。

1.3 管理評(píng)價(jià)指標(biāo)。管理維護(hù)是保證網(wǎng)站正常運(yùn)作的重要措施。網(wǎng)站管理一般包括建站管理與日常管理、內(nèi)容管理、技術(shù)管理、反饋管理。

2 調(diào)查的實(shí)施

筆者于2007年4月30日對(duì)國內(nèi)30所高校的檔案網(wǎng)站進(jìn)行了調(diào)查分析，調(diào)查對(duì)象見表1。這30所高?；旧隙际菄鴥?nèi)知名的大學(xué)，也是檔案數(shù)字化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)起步較早、做得較好的學(xué)府。它們分布在我國的各個(gè)區(qū)域，包括東南沿海地區(qū)、西部地區(qū)、北部和中部地區(qū)。因此，本次調(diào)查結(jié)果可以反映目前我國高校檔案網(wǎng)站設(shè)計(jì)與研制的水平，也在一定程度上反映了我國高校檔案館網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)水平。

本次調(diào)查是通過直接訪問高校檔案館主頁進(jìn)行的，大多都查看到網(wǎng)頁的三級(jí)頁面，少數(shù)只查看一級(jí)與二級(jí)網(wǎng)頁。調(diào)查指標(biāo)的名稱和分類是按照所調(diào)查的檔案館網(wǎng)頁包含的內(nèi)容來命名和劃分的，并不一定是各高校檔案網(wǎng)站網(wǎng)頁上的原有名稱和分類，但它們都反映了高校檔案網(wǎng)站評(píng)價(jià)的四類指標(biāo)。

3 調(diào)查結(jié)果分析

3.1 網(wǎng)站的內(nèi)容設(shè)置

我國高校檔案網(wǎng)站在內(nèi)容設(shè)置上較為全面，基本包括了檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案工作信息、檔案資源信息以及檔案服務(wù)信息4個(gè)方面，但也存在內(nèi)容分配失衡、不協(xié)調(diào)等一系列問題，具體如下：

3.1.1 檔案機(jī)構(gòu)信息簡單、不完整。檔案機(jī)構(gòu)信息主要包括本校檔案部門的一些基本信息，如機(jī)構(gòu)設(shè)置、本館簡介、聯(lián)系方式等。調(diào)查結(jié)果詳見圖1。從調(diào)查結(jié)果來看，我國高校檔案館大部分申請(qǐng)了自己的IP地址，有獨(dú)立的館名、域名與本館介紹。約有70％的高校檔案館在網(wǎng)站上提供了E-mail聯(lián)系方式，有些網(wǎng)站還詳細(xì)提供了各個(gè)部門聯(lián)系人的電話、郵箱等，方便用戶與本館的交流，但是尚有三分之一的網(wǎng)站沒有機(jī)構(gòu)設(shè)置和館址的說明。近55％的高校檔案館在網(wǎng)站上提供了機(jī)構(gòu)照片或圖片，但是數(shù)量很少。值得一提的是，在此次調(diào)查中有4個(gè)網(wǎng)站有英文版本，其他網(wǎng)站都沒有，可見高校檔案網(wǎng)站國際交流意識(shí)較弱。

3.1.2 檔案工作信息較為全面。筆者主要從檔案工作動(dòng)態(tài)、最新消息以及檔案制度、法律、法規(guī)方面的信息進(jìn)行調(diào)查(見圖2)。調(diào)查結(jié)果顯示。90％以上的高校檔案網(wǎng)站已經(jīng)列出了檔案工作動(dòng)態(tài)以及檔案法規(guī)，包括《中華人民共和國檔案法》，普通高校檔案管理法規(guī)以及各內(nèi)部檔案管理制度等，這說明高校檔案館不僅注重宣傳本館的檔案工作事務(wù)，而且重視檔案法律制度建設(shè)。

3.1.4 檔案服務(wù)功能單調(diào)。調(diào)查項(xiàng)目主要包括業(yè)務(wù)服務(wù)指南、表格下載功能、在線檢索、在線咨詢、讀者意見或建議箱及留言本、用戶訪問量記錄、友情鏈接(包括與本校主頁的鏈接、與國內(nèi)其他大學(xué)檔案館的鏈接、與國內(nèi)重要文獻(xiàn)信息機(jī)構(gòu)的鏈接、與Internet搜索引擎的鏈接、與國外檔案館的鏈接)等(見圖4)。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)檔案網(wǎng)站的服務(wù)僅局限于提供簡單的業(yè)務(wù)服務(wù)指南。很多網(wǎng)站還未開通表格下載、在線檢索功能。同時(shí)，很少有網(wǎng)站提供在線咨詢、用戶留言服務(wù)以及記錄用戶的訪問量等。在友情鏈接方面，大部分網(wǎng)站提供了與本校主頁和與國內(nèi)其他大學(xué)檔案館的鏈接，但與國內(nèi)重要文獻(xiàn)信息機(jī)構(gòu)的鏈接、與Internet搜索引擎的鏈接以及與國外檔案館的鏈接卻很少，這給用戶的查詢利用帶來了很大的不方便。

3.2 網(wǎng)站的技術(shù)保障

3.2.1 信息組織技術(shù)還需完善。各檔案網(wǎng)站及其檔案信息缺乏有效的組織，出現(xiàn)所謂的“無頭現(xiàn)象”和“孤島現(xiàn)象”。網(wǎng)站之間、檔案信息之間缺乏相關(guān)機(jī)構(gòu)、相關(guān)地域或相關(guān)主題等為基礎(chǔ)的聯(lián)系或鏈接，不利于全方位、多角度地獲取關(guān)于某一問題的整體性檔案信息。而且受調(diào)查的網(wǎng)站中很少有設(shè)置“站內(nèi)地圖”這個(gè)指導(dǎo)用戶運(yùn)作不可缺少的組成欄目。

3.2.2 軟、硬件技術(shù)急需改進(jìn)。當(dāng)前我國高校檔案網(wǎng)站相關(guān)的軟、硬件配置較低，升級(jí)不及時(shí)，處理速度較慢，從而難以提供高質(zhì)量的服務(wù)。

3.2.3 信息檢索技術(shù)水平較低。有部分高校檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)研發(fā)水平較高，達(dá)到了一定的技術(shù)層次，具有較強(qiáng)的實(shí)用性。少數(shù)高校檔案網(wǎng)站可以為用戶提供高級(jí)檢索，可以按主題、作者等進(jìn)行多項(xiàng)目檢索，但多數(shù)高校檔案網(wǎng)站還沒有提供檢索系統(tǒng)、站內(nèi)搜索引擎?；蛱峁┑臋z索系統(tǒng)不合適。

3.2.4 頁面設(shè)計(jì)參差不齊。在頁面設(shè)計(jì)上，我國高校檔案網(wǎng)站的總體策劃和設(shè)計(jì)水平不一。有些網(wǎng)站頁面設(shè)計(jì)過于簡單和粗糙，頁面對(duì)用戶沒有什么吸引力，基本上是靜態(tài)文字，內(nèi)容與形式的搭配很不合理，風(fēng)格不一致，缺乏美感，圖形、圖像較少，音頻、視頻等多媒體的內(nèi)容更是難得一見，整體上給人的印象就是呆板、枯燥，可讀性不強(qiáng)，界面又缺乏趣味性，這就很難抓住用戶的心，提高回頭率。

3.3 網(wǎng)站的管理與維護(hù)

網(wǎng)站管理與維護(hù)一般包括建站管理、日常管理、內(nèi)容管理、反饋管理等方面。高校檔案網(wǎng)站的日常管理較為延滯。內(nèi)容更新速度慢，有些工作信息、館藏內(nèi)容還停留在2006年，有的檔案網(wǎng)站如上海交通大學(xué)檔案網(wǎng)站的最新動(dòng)態(tài)信息還停留在2005年，極大地影響了用戶利用的時(shí)效性。而且內(nèi)容建設(shè)極為不健全，比如點(diǎn)擊某項(xiàng)欄目進(jìn)行查詢，要么是“網(wǎng)站正在建設(shè)中”。要么是“暫時(shí)沒有此項(xiàng)內(nèi)容”。高校檔案網(wǎng)站的反饋管理比較欠缺，用戶的留言、郵件等回復(fù)不及時(shí)，也沒有FAQ欄目以方便用戶的查詢利用，有的高校檔案網(wǎng)站如清華大學(xué)檔案網(wǎng)站、北京師范大學(xué)檔案網(wǎng)站等甚至沒有設(shè)置留言板、郵箱等與用戶進(jìn)行交流互動(dòng)的方式。

(作者單位：南開大學(xué)商學(xué)院檔案學(xué)系 來稿日期：2007-11-01)