摘要：本文對(duì)改制企業(yè)檔案資源整合的前提——建立改制企業(yè)檔案資源管理中心的可行性，改制企業(yè)檔案資源在整合過程中的歸屬、流向及整合方法進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析和研究。

關(guān)鍵詞：改制企業(yè) 檔案資源 整合

1 引言

蘇州市工業(yè)投資發(fā)展有限公司下屬原有國(guó)有、集體企業(yè)370家，其中破產(chǎn)、關(guān)閉企業(yè)252家，雖然資產(chǎn)處置完畢，但企業(yè)檔案卻處于“無(wú)政府”狀態(tài)。蘇州市工業(yè)投資發(fā)展有限公司在市檔案局和市國(guó)資委的支持下，于2004年2月成立了工投檔案管理中心。蘇州市工業(yè)投資發(fā)展有限公司及時(shí)注入巨額資金，根據(jù)檔案館建筑要求進(jìn)行改造。安裝了密集架、防火報(bào)警設(shè)備等，分三期進(jìn)行改造，目前已完成一、二期的改造任務(wù)。檔案硬件設(shè)施基本到位。同時(shí)蘇州市工業(yè)投資發(fā)展有限公司及時(shí)為中心配備領(lǐng)導(dǎo)班子，選派了10多位在各企業(yè)中擔(dān)任廠級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的同志充實(shí)到中心，并聘用了近百位原各企業(yè)的檔案人員對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行整理。目前中心的各項(xiàng)工作正在有序開展，檔案管理中心建立和運(yùn)作所需的人、財(cái)、物等各項(xiàng)條件基本到位。

2 改制企業(yè)檔案資源整合的前提是建立管理中心

筆者認(rèn)為工投檔案管理中心是反映和展示本地區(qū)民族工業(yè)發(fā)展歷史和文化的企業(yè)檔案館，它的建立是有理論和實(shí)踐依據(jù)的。

2.1 從國(guó)外企業(yè)檔案管理模式來(lái)看。早在20世紀(jì)初的歐洲。1900年德國(guó)路易港的商業(yè)團(tuán)體首先提出建立專門經(jīng)濟(jì)檔案館的想法，1906年科隆的許多人支持這種看法。于是，在萊茵河沿岸的9個(gè)商業(yè)團(tuán)體和威斯特伐利亞邦的9個(gè)商業(yè)團(tuán)體的支援下，萊茵一威斯特伐利亞經(jīng)濟(jì)檔案館組建成立了。送交該檔案館保存的都是歷史檔案，代為保管。原主保留所有權(quán)，可以隨時(shí)取走。除上述商業(yè)團(tuán)體外，科隆鐵路公司、埃森鐵路公司等企業(yè)的檔案，也交該檔案館保管。這種檔案館是資本主義聯(lián)合企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)，是資本主義發(fā)展到壟斷階段的必然產(chǎn)物。其原因一是壟斷企業(yè)管理上的需要。為了對(duì)下屬企業(yè)進(jìn)行有效管理，需要把加入壟斷企業(yè)的各廠的檔案集中起來(lái)，實(shí)行統(tǒng)一管理。便于查找利用。二是壟斷企業(yè)為了生存和發(fā)展研究經(jīng)濟(jì)信息的需要。三是壟斷企業(yè)建立企業(yè)文化，樹立企業(yè)形象、對(duì)外宣傳、拓展市場(chǎng)、擴(kuò)大社會(huì)影響的需要。

2.2 從國(guó)有企業(yè)檔案管理模式來(lái)看。一是從當(dāng)前企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置來(lái)看，主要有以下三種：企業(yè)檔案室、企業(yè)檔案館、企業(yè)信息管理中心。中小企業(yè)大都設(shè)置檔案室，集中本企業(yè)的檔案。屬于企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)。特大型國(guó)有控股企業(yè)，或壟斷性的國(guó)有企業(yè)都建有企業(yè)檔案館，集中管理企業(yè)本部及下屬單位的檔案，屬于部門檔案館，并不是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)。建立企業(yè)信息中心是符合企業(yè)發(fā)展的需要的，企業(yè)檔案——圖書資料——情報(bào)信息實(shí)行一體化管理是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的一種新型模式，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。二是從現(xiàn)行檔案管理行政部門有關(guān)規(guī)定來(lái)看：一是國(guó)家檔案局頒布的《全國(guó)檔案館設(shè)置原則和布局方案》已將大型企業(yè)和部分建立時(shí)間較長(zhǎng)的中型企業(yè)建立的檔案館納入國(guó)家檔案館網(wǎng)規(guī)劃之中：二是國(guó)家檔案局頒布的《企業(yè)檔案館申報(bào)登記辦法》進(jìn)一步規(guī)范了企業(yè)檔案館的設(shè)置原則、要求、辦法等。

2.3 從當(dāng)前檔案界一部分學(xué)者的觀點(diǎn)看。2005年第5期《檔案學(xué)通訊》上發(fā)表了《中國(guó)檔案》雜志副總編傅華的博士論文摘要《國(guó)家檔案資源建設(shè)研究》一文，他對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案的歸宿，特別是隨著改革的不斷深化，提出了解決國(guó)有企業(yè)檔案的三種歸宿方案。第一種方案：企業(yè)檔案由本企業(yè)永久管理；第二種方案，由國(guó)家綜合檔案館對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行接收；第三種方案，建立一個(gè)專門保管一個(gè)地區(qū)的企業(yè)檔案的檔案館。他對(duì)三種方案進(jìn)行了頗為深入的分析，比較了利弊，他認(rèn)為第三種方案是比較理想的，但有一定的難度。筆者非常贊同傅華同志對(duì)改革過程中企業(yè)檔案歸宿的分析和結(jié)論。蘇州市工業(yè)投資發(fā)展有限公司成立檔案管理中心集中管理全市市屬改制企業(yè)檔案，成立的思路、做法與傅華同志提出的觀點(diǎn)是不謀而合的，也從實(shí)踐上證明傅華同志的觀點(diǎn)是正確的。

2.4 從局外人來(lái)看。從他們的角度來(lái)看，檔案管理中心成立的落腳點(diǎn)還在“經(jīng)營(yíng)”上面，為什么?檔案中心不屬于地方檔案行政管理部門直接管理，只接受其業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時(shí)政府財(cái)政上并沒有拿出錢來(lái)，把中心像國(guó)家檔案館一樣養(yǎng)起來(lái)。目前投入的人、財(cái)、物，都是從蘇州市工業(yè)投資發(fā)展有限公司資產(chǎn)運(yùn)作的贏利中投入進(jìn)去的。蘇州市工業(yè)投資發(fā)展有限公司是國(guó)有資產(chǎn)委托管理公司。它的運(yùn)作是以國(guó)有資產(chǎn)保值增值為目的的，所以說對(duì)檔案中心的大量投入，勢(shì)必要求今后要有回報(bào)的，所以檔案中心提出了“集約化管理，市場(chǎng)化運(yùn)作”的管理理念，來(lái)“經(jīng)營(yíng)”檔案管理中心。

3 改制企業(yè)檔案資源整合若干問題

3.1 改制企業(yè)檔案資源的歸屬和流向。改制企業(yè)檔案資源主要包括：文書檔案(黨群工作類、行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、經(jīng)營(yíng)管理類)?？萍紮n案(產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案)。專門檔案(會(huì)計(jì)檔案、職工干部檔案)，特殊載體檔案(照片、底片、實(shí)物、底圖等)和改制過程中形成的各類檔案。根據(jù)國(guó)家檔案局《暫行辦法》的規(guī)定，蘇州市檔案行政管理部門制定了相應(yīng)的管理實(shí)施意見，明確了改制企業(yè)檔案的歸屬和流向。

歸屬問題：明確規(guī)定國(guó)有(集體)企業(yè)在改制前的檔案是國(guó)有(集體)企業(yè)全部活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的依據(jù)和憑證，屬國(guó)家(集體)所有。在維護(hù)國(guó)家(集體)利益，保守國(guó)家機(jī)密和企業(yè)商業(yè)秘密，防止檔案散失。維護(hù)檔案安全，有利于檔案利用。切實(shí)維護(hù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的連續(xù)性，區(qū)別情況，依法、合理處置的原則下確定改制企業(yè)檔案資源的歸屬。一是改制企業(yè)文書檔案原則上歸國(guó)家所有，為了保證改制企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的連續(xù)性。文書檔案中部分生產(chǎn)技術(shù)管理和經(jīng)營(yíng)管理檔案可由改制企業(yè)接收管理：二是基建檔案、設(shè)備檔案可隨其實(shí)體，由改制企業(yè)接收管理；三是產(chǎn)品檔案、科研檔案以及涉及企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的檔案，原則上列入國(guó)有資產(chǎn)一并轉(zhuǎn)讓，沒有轉(zhuǎn)讓的應(yīng)歸國(guó)家所有：四是會(huì)計(jì)檔案按照國(guó)家財(cái)政部和國(guó)家檔案局制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行，原則上歸國(guó)家所有；五是干部職工檔案按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，由國(guó)家管理；六是未涉及的其他檔案原則上歸國(guó)家所有。

流向問題：明確了產(chǎn)權(quán)制度改革過程中改制企業(yè)檔案資源的歸屬問題后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確這些檔案資源的流向。第一種流向：由國(guó)家檔案館接收進(jìn)館。按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，列入國(guó)家檔案館接收序列，以及檔案館中已設(shè)立全宗的單位檔案，應(yīng)按有關(guān)進(jìn)館要求，及時(shí)向國(guó)家檔案館移交。第二種流向：向檔案管理中心移交。除檔案館接收的企業(yè)檔案以外的，統(tǒng)一由檔案管理中心接收。第三種流向：由改制企業(yè)接收管理。如部分生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營(yíng)管理類的檔案及基建檔案、設(shè)備檔案。第四種流向：改制后國(guó)有股仍占大頭的改制企業(yè)，檔案原則上仍由改制企業(yè)保管和利用。第五種流向是特例：檔案歸屬國(guó)家所有，但改制企業(yè)目前仍急需利用，根據(jù)改制企業(yè)的要求，改制企業(yè)出具借條，暫借若干年，但要求其確保檔案的安全與完整。國(guó)家有權(quán)對(duì)這些檔案進(jìn)行監(jiān)督和檢查，并有權(quán)隨時(shí)終止暫借要求。

3.2 改制企業(yè)檔案資源整合的方法。檔案管理中心目前接收的各類檔案基本上都是搶救性接收的。由于很多企業(yè)長(zhǎng)期處于關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)的狀況，企業(yè)檔案處于無(wú)人管理的局面，所以對(duì)改制企業(yè)檔案資源的整合需采取各種方法進(jìn)行。

一是篩選的方法。檔案人員通過對(duì)接收的各類檔案珍貴程度、價(jià)值大小、使用頻率的分析，對(duì)檔案進(jìn)行合理篩選，使之去粗取精。去偽存真。保留改制企業(yè)檔案中的核心內(nèi)容。特別是一些本地區(qū)有影響的百年老廠、知名品牌、大型企業(yè)、傳統(tǒng)特色企業(yè)的檔案資源。

二是鑒定的方法。檔案人員通過直接鑒定的方法，對(duì)每一卷企業(yè)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定，區(qū)分保管期限。進(jìn)行整理、組合，使每一企業(yè)的檔案資源得到合理、有序的整合。

三是全宗群管理的方法。在檔案管理中心設(shè)置若干個(gè)全宗群進(jìn)行檔案資源的整合，在每個(gè)全宗群下設(shè)若干個(gè)全宗，每個(gè)企業(yè)作為一個(gè)全宗來(lái)進(jìn)行整理和管理。

四是研究性整理的方法。檔案管理中心集中力量對(duì)改制企業(yè)檔案資源中保存的大事記、廠史、廠志、紀(jì)念冊(cè)等存史性資料進(jìn)行摸底調(diào)查，并進(jìn)行匯總、整合，搶救了一批無(wú)法再現(xiàn)的研究性、歷史性的檔案資源，為第二輪地方志編纂工作提供歷史性、寶貴性的資料。

五是采用現(xiàn)代化手段的方法。檔案管理中心在市檔案行政管理部門的大力支持下，及時(shí)安裝了檔案管理軟件，在各改制企業(yè)整理移交的過程中進(jìn)行案卷目錄、卷內(nèi)目錄的輸入，建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。另外檔案管理中心采用多種手段對(duì)一些老企業(yè)原有的廠貌、廠址、歷史建筑、設(shè)備、產(chǎn)品、樣品等進(jìn)行錄像、拍照、制作光盤，把歷史原貌保留下來(lái)，特別是一些土地置換的改制企業(yè)，有可能一夜之間不復(fù)存在了。

4 結(jié)語(yǔ)

建立檔案管理中心的目的，一是為了將改制過程中企業(yè)檔案資源留下來(lái)：二是對(duì)改制企業(yè)檔案資源進(jìn)行整合：三是為了充分利用這些檔案資源：四是利用這些檔案資源為將來(lái)地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展服務(wù)。檔案管理中心在資源整合過程中，堅(jiān)持走“集約化管理。市場(chǎng)化運(yùn)作”之路，采用現(xiàn)代化管理方法和科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)分工、協(xié)作，對(duì)檔案資源進(jìn)行精細(xì)化管理，提高檔案資源利用效率，確保檔案資源的完整與安全。同時(shí)要遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律，充分利用市場(chǎng)杠桿的作用。運(yùn)行、操作檔案管理中心。