目前，全省各級(jí)檔案行政管理部門(mén)和各級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作部門(mén)正在有條不紊地進(jìn)行機(jī)關(guān)文件歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表的編制與審批工作。從報(bào)來(lái)的材料看，發(fā)現(xiàn)在具體的編制工作中，存在著一些共性問(wèn)題，筆者歸納了一下，主要有：

1 把黨組作為機(jī)關(guān)一個(gè)處(科)室來(lái)對(duì)待。出現(xiàn)這種情況的不是一個(gè)單位，所以有必要作為一個(gè)問(wèn)題提出來(lái)。筆者認(rèn)為，黨組不是內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，不能作為機(jī)關(guān)的一個(gè)處(科)室來(lái)對(duì)待。因?yàn)辄h組與內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的關(guān)系不是并列的關(guān)系，不是平等的關(guān)系，而是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。按機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)分別編制文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表時(shí)，以黨組名義形成和辦理的文件材料如何歸屬?筆者建議，屬于人事工作方面的文件，歸到人事處(科)；屬于紀(jì)檢監(jiān)察工作方面的文件，歸到紀(jì)檢監(jiān)察處(科)；屬于黨群工作方面的文件，歸到機(jī)關(guān)黨委(黨支部)；等等。

2 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表中缺本機(jī)關(guān)報(bào)送上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)、同級(jí)黨委、政府的工作報(bào)告和重大問(wèn)題的報(bào)告及上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)、同級(jí)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)人批示的材料。筆者詢問(wèn)了幾個(gè)省直機(jī)關(guān)檔案工作人員，說(shuō)是他們單位每年報(bào)送省委、省政府的報(bào)告不是一兩件，省委、省政府領(lǐng)導(dǎo)人的批示也不是一兩件，而是有若干件。筆者認(rèn)為，上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)、同級(jí)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)人的批示在本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表中應(yīng)該反映出來(lái)。

3 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表中缺上級(jí)黨委巡視組對(duì)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子所作的巡視工作結(jié)論、工作建議及本機(jī)關(guān)工作匯報(bào)材料。省檔案局在貫徹國(guó)家檔案局8號(hào)令的文件中，提出各級(jí)機(jī)關(guān)在編制本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表時(shí)，要采用巡視工作這一條補(bǔ)充規(guī)定。從一些機(jī)關(guān)報(bào)來(lái)的材料看，缺這項(xiàng)內(nèi)容，是個(gè)缺憾。對(duì)這項(xiàng)新的工作，各級(jí)機(jī)關(guān)編制的機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表一定要體現(xiàn)出來(lái)。

4 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表中缺本機(jī)關(guān)召開(kāi)的新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)文件材料。我省新聞發(fā)言人制度建立于2003年5月，省委、省政府要求省直屬機(jī)關(guān)建立新聞發(fā)言人制度，每個(gè)單位明確一名副廳級(jí)實(shí)職官員擔(dān)任本部門(mén)新聞發(fā)言人。2003年之后，各省轄市政府及市直部門(mén)也建立了此項(xiàng)制度。就省直、市直機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)。有的機(jī)關(guān)可能一年舉行幾次新聞發(fā)布會(huì)，有的機(jī)關(guān)可能幾年也舉行不了一次新聞發(fā)布會(huì)。無(wú)論舉行過(guò)還是沒(méi)舉行過(guò)新聞發(fā)布會(huì)的單位，筆者認(rèn)為，作為一項(xiàng)已經(jīng)建立的新聞發(fā)言人制度，其內(nèi)容要列入本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表當(dāng)中。

5 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表中缺本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在主流新聞媒體上發(fā)表的文章、講話、訪談錄等材料。近年來(lái)，有些單位為了搞好本單位本系統(tǒng)的宣傳工作，主動(dòng)與新聞媒體建立聯(lián)系，在電視、電臺(tái)、報(bào)紙、雜志上聯(lián)辦或協(xié)辦一些專題欄目，宣傳本單位本系統(tǒng)的工作，這就自然而然地形成了機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在新聞媒體上發(fā)表的署名文章、講話等材料。與此同時(shí)，新聞媒體也會(huì)就社會(huì)公眾關(guān)心的社會(huì)熱點(diǎn)、難點(diǎn)、焦點(diǎn)問(wèn)題，主動(dòng)邀請(qǐng)一些相關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)人，直接走進(jìn)直播間，以面對(duì)面訪談的形式，闡述其對(duì)某一社會(huì)熱點(diǎn)、難點(diǎn)、焦點(diǎn)問(wèn)題的看法，借以表達(dá)黨委、政府對(duì)此事的關(guān)注程度和立場(chǎng)。以及作為黨委、政府工作部門(mén)應(yīng)采取的措施及預(yù)期要達(dá)到的效果等，這就形成了新聞訪談錄材料。這些材料理所當(dāng)然要列人本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表當(dāng)中。

6 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表缺本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子和成員的年度述職述廉報(bào)告材料。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子和成員的年度述職述廉工作，是一項(xiàng)重要的干部管理工作，各級(jí)組織部門(mén)、紀(jì)檢部門(mén)組成考核組，到各個(gè)機(jī)關(guān)組織中層干部參加的領(lǐng)導(dǎo)班子述職會(huì)，專門(mén)聽(tīng)取單位一把手代表領(lǐng)導(dǎo)班子和個(gè)人作述職述廉工作匯報(bào)，并進(jìn)行民主測(cè)評(píng)。這部分材料應(yīng)列入機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表當(dāng)中。

7 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表缺本機(jī)關(guān)黨組(黨委)民主生活會(huì)、各黨支部民主生活會(huì)記錄材料。各級(jí)機(jī)關(guān)黨組織根據(jù)黨章要求，每年都要召開(kāi)一兩次民主生活會(huì)。具體召開(kāi)的次數(shù)、日期，同級(jí)黨的組織部門(mén)、紀(jì)檢部門(mén)、直屬黨的工作部門(mén)是有計(jì)劃、有安排的，他們要派員參加同級(jí)機(jī)關(guān)黨組(黨委)民主生活會(huì)。黨組(黨委)民主生活會(huì)記錄反映了本單位黨內(nèi)民主生活的重要內(nèi)容，民主生活會(huì)情況還要報(bào)告上級(jí)黨委閱示。這樣的材料必須列入本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表當(dāng)中。黨組(黨委)民主生活會(huì)記錄應(yīng)作為永久保管，各黨支部民主生活，會(huì)記錄應(yīng)作為10年保管。

8 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表缺本機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)年度決算材料、財(cái)務(wù)年度審計(jì)材料、領(lǐng)導(dǎo)干部離任經(jīng)濟(jì)審計(jì)材料和專項(xiàng)財(cái)務(wù)審計(jì)材料。河南省檔案局在貫徹國(guó)家檔案局8號(hào)令的文件中就提出來(lái)，意在強(qiáng)調(diào)審計(jì)材料歸檔的重要性。這些材料應(yīng)列入本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表。除專項(xiàng)財(cái)務(wù)審計(jì)材料的保管期限劃為30年外，其余均為永久。

9 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表缺本機(jī)關(guān)房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料。這是維護(hù)本機(jī)關(guān)不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)最有權(quán)威的憑證材料，也是國(guó)家檔案局8號(hào)令明文規(guī)定的，必須列入本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表中，作為永久保管。

10 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表缺本機(jī)關(guān)國(guó)有資產(chǎn)管理的文件材料。2007年7月3日，河南省政府第186次常委會(huì)通過(guò)了《河南省行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理辦法》，要求各級(jí)政府財(cái)政部門(mén)主管行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理工作，各級(jí)行政事業(yè)單位依法進(jìn)行國(guó)有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記，各級(jí)財(cái)政部門(mén)和各級(jí)行政事業(yè)單位都要建立行政事業(yè)單位資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記檔案。尤其是財(cái)政部門(mén)核發(fā)的《國(guó)有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記證》，是國(guó)家對(duì)行政事業(yè)單位占有國(guó)有資產(chǎn)享有所有權(quán)的法律憑證，應(yīng)該妥善保管。鑒于此，機(jī)關(guān)國(guó)有資產(chǎn)管理文件材料應(yīng)列入本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表中，其保管期限，重要的劃為永久，一般的劃為10年。

11 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表缺本機(jī)關(guān)職工承租、購(gòu)置本機(jī)關(guān)住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)材料。這是國(guó)家檔案局8號(hào)令規(guī)定的，它關(guān)系到機(jī)關(guān)每個(gè)職工的切身利益，因此要列入本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表中，并作為永久保管。

12 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表缺本機(jī)關(guān)職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則、職工住房情況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表和職工住房申請(qǐng)材料。這部分材料雖說(shuō)沒(méi)有職工購(gòu)置住房的合同、協(xié)議重要，但它記錄了機(jī)關(guān)職工住房的基本情況，反映了機(jī)關(guān)職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則的制訂過(guò)程。具有查考作用，同樣要列入本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表中，保管期限的劃分相對(duì)來(lái)說(shuō)可以短一些，作為30年即可。

13 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表缺各處(科)室轉(zhuǎn)發(fā)文件的材料。轉(zhuǎn)發(fā)文件在各級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)文總量中占有較大的比重，以會(huì)議落實(shí)會(huì)議，以文件落實(shí)文件，這也是中國(guó)機(jī)關(guān)公文運(yùn)作的一大特色。省檔案局在貫徹國(guó)家檔案局8號(hào)令的文件中作為一條補(bǔ)充規(guī)定提出來(lái)，關(guān)鍵是怎樣理解這條補(bǔ)充規(guī)定。筆者認(rèn)為，各機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)處(科)室轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)的業(yè)務(wù)文件比較多，所以應(yīng)列入各處(科)室的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表中。其保管期限的劃分是，如結(jié)合本地、本系統(tǒng)工作實(shí)際提出若干條貫徹意見(jiàn)的。作為永久保管；如原文照轉(zhuǎn)的，作為10年保管。

14 機(jī)關(guān)文書(shū)檔案保管期限表中各處(科)窒年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)的保管期限劃分不一致。從報(bào)來(lái)的材料看，其保管期限有的劃永久，有的劃30年和10年。過(guò)去，各處(科)室的年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)，我們習(xí)慣稱之為小計(jì)劃、小總結(jié)：本機(jī)關(guān)的年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)，我們習(xí)慣稱之為大計(jì)劃、大總結(jié)。對(duì)大計(jì)劃、大總結(jié)和小計(jì)劃、小總結(jié)來(lái)說(shuō)。保管期限的長(zhǎng)短是有區(qū)別的。在實(shí)行兩分法的時(shí)候，大計(jì)劃、大總結(jié)劃為永久，小計(jì)劃、小總結(jié)劃為短期(河南制定的文書(shū)檔案保管期限規(guī)定是本機(jī)關(guān)沒(méi)有長(zhǎng)期)。現(xiàn)在，我們河南貫徹國(guó)家檔案局8號(hào)令，把本機(jī)關(guān)的大計(jì)劃、大總結(jié)劃為永久保管，把各處(科)室的小計(jì)劃、小總結(jié)劃為30年保管(也就是說(shuō)，現(xiàn)在河南本機(jī)關(guān)的檔案也有了長(zhǎng)期，30年也相當(dāng)過(guò)去的長(zhǎng)期吧。也可以說(shuō)河南執(zhí)行了三分法，國(guó)家檔案局說(shuō)是兩分法，定期分為30年和10年。我們?nèi)苑Q為三分法)。

15 機(jī)關(guān)文書(shū)檔案保管期限表中各處(科)室以機(jī)關(guān)名義承辦召開(kāi)的年度專業(yè)會(huì)議文件材料的保管期限劃分不一致。如會(huì)議的請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要，這部分材料。其保管期限。有的單位劃為永久，有的單位劃為30年；如典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)，這部分材料，其保管期限，有的單位劃為30年，有的單位劃為10年。為了和國(guó)家檔案局8號(hào)令保持一致，各處(科)室以機(jī)關(guān)名義承辦召開(kāi)的年度專業(yè)會(huì)議，形成的請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要文件材料，其保管期限作為永久保管；典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)。其保管期限作為30年保管。

16 機(jī)關(guān)文書(shū)檔案保管期限表中各處(科)室以機(jī)關(guān)名義承辦召開(kāi)的一般性工作座談會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)文件材料的保管期限不一致。如會(huì)議的通知、議程、報(bào)告、講話、總結(jié)，這部分材料。其保管期限。有的單位劃為永久，有的單位劃為30年；如典型材料、代表發(fā)言材料、經(jīng)驗(yàn)交流材料，有的單位劃為30年。有的單位劃為10年。筆者認(rèn)為，一般性工作座談會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)形成的文件材料，沒(méi)有年度專業(yè)工作會(huì)議形成的文件材料重要。因此，兩個(gè)會(huì)議文件材料的保管期限是有區(qū)別的。所以，把一般性工作座談會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)的通知、議程、報(bào)告、總結(jié)的保管期限劃為30年，把典型材料、代表發(fā)言材料、經(jīng)驗(yàn)交流材料的保管期限劃為10年(如若干年召開(kāi)一次的經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，規(guī)模大、規(guī)格高。其保管期限可以從長(zhǎng))。

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)