摘要：本文從7個(gè)方面論述了電子文件的特點(diǎn)：計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的規(guī)定性；多種信息媒體的集成互動(dòng)性；邏輯上的自由組合性；光磁載體的高密度性：信息的非人工直接識(shí)讀性；物理空間中的自由移動(dòng)性；信息的可操作性。

關(guān)鍵詞：電子文件 特點(diǎn)

作為一種虛擬文檔，電子文件產(chǎn)生的時(shí)間還很短，還處于發(fā)育、發(fā)展過程中，相當(dāng)于一個(gè)人的少年階段。因此，對(duì)其特點(diǎn)的研究還有待于進(jìn)一步發(fā)展和深化。

1 電子文件整體存在方式與宏觀管理方式特點(diǎn)——計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的規(guī)定性

1.1 計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)電子文件的宏觀規(guī)定性。在宏觀上，整體的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)電子文件具有規(guī)定性。首先，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)實(shí)中電子文件的存在本身具有規(guī)定性。電子文件是在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中生成與管理的，它不能不受這個(gè)大環(huán)境的影響?？梢哉f(shuō)，這是電子文件特點(diǎn)之特點(diǎn)，因?yàn)殡娮游募^(qū)別于傳統(tǒng)文件的特點(diǎn)都是由這一特點(diǎn)所決定的。其次。電子文件與計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之間具有母子關(guān)系，計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及其通訊、網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)技術(shù)的發(fā)展都會(huì)對(duì)電子文件的生成、保存和利用方式產(chǎn)生直接的影響。因此，我們描述電子文件的特點(diǎn)時(shí)，不能不與計(jì)算機(jī)技術(shù)緊密相連；我們也不能不注意到，未來(lái)的計(jì)算機(jī)新技術(shù)的發(fā)展會(huì)對(duì)電子文件的特點(diǎn)變化產(chǎn)生發(fā)展性影響。

1.2 微觀計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)(主要是電子文件管理軟件系統(tǒng))對(duì)電子文件的規(guī)定性。微觀計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)(電子文件管理軟件系統(tǒng))對(duì)電子文件具有具體的直接規(guī)定性。這種規(guī)定性包括文件的形成、運(yùn)行、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等所有環(huán)節(jié)。電子文件的管理者一方面是這種規(guī)定性的制造者(也許不是全部的電子文件管理者)，他要提出電子文件管理軟件系統(tǒng)的功能需求，以便技術(shù)人員以軟件的方式實(shí)現(xiàn)它；電子文件的管理者另一方面是這種規(guī)定性的服從者(電子文件管理軟件系統(tǒng)的使用者)，他們?cè)诠芾黼娮游募r(shí)不得不服從于自己制造的這種規(guī)定性。而且，這種規(guī)定性被計(jì)算機(jī)機(jī)械地執(zhí)行著，遠(yuǎn)比可以在執(zhí)行中被靈活處理的傳統(tǒng)檔案管理原則與方法等的規(guī)定性來(lái)得嚴(yán)格。

1.3 規(guī)定性的另一面——電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性。電子文件的管理需要依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)、操作軟件系統(tǒng)和其他軟件才具有生命力和發(fā)揮作用。這里所說(shuō)的“依賴”有兩個(gè)方面的含義：

首先，從文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。離開了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，人既無(wú)法識(shí)讀，更無(wú)法對(duì)電子文件施加任何影響，管理活動(dòng)便無(wú)從談起。長(zhǎng)久以來(lái)，人工管理是文件、檔案管理的基本方式。對(duì)于已往靜止實(shí)體狀態(tài)的文件、檔案，管理人員可以靠自己的眼睛和手來(lái)進(jìn)行分類、排架、調(diào)閱等管理性的工作，人對(duì)文件、檔案的駕馭和管理是直接的，是人自己直接完成對(duì)文件、檔案的管理工作。而對(duì)于電子文件，人的能力就相形見絀了，沒有計(jì)算機(jī)就無(wú)法對(duì)之實(shí)施有效的管理。

系統(tǒng)依賴性的另一個(gè)含義是，不兼容的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)(主要是應(yīng)用軟件)生成的文件在轉(zhuǎn)換使用時(shí)會(huì)遇到很大的困難。也就是說(shuō)，不同類型的系統(tǒng)可能對(duì)文件產(chǎn)生排斥作用?！按蠖鄶?shù)文件所包含的信息僅對(duì)生成它的軟件來(lái)說(shuō)是意義明確的”，“如果沒有這個(gè)程序(或相當(dāng)?shù)能浖?，這個(gè)文件只不過是被它自身的編碼所隱匿的人質(zhì)”。當(dāng)生成一份文件的軟件、運(yùn)行該軟件的操作系統(tǒng)和硬件更新?lián)Q代已與原有系統(tǒng)不兼容時(shí)，我們需要保存老系統(tǒng)，或者適應(yīng)新系統(tǒng)做一系列的轉(zhuǎn)換工作，才能確保該份文件的可讀性和可管理性。

2 電子文件組成特點(diǎn)——多種信息媒體的集成互動(dòng)性

美國(guó)的特魯?shù)稀·彼得遜先生說(shuō)：電子文件的“奇特挑戰(zhàn)是，所有以前熟悉的文件形式——文字、照片、聲像——都可以用機(jī)讀形式儲(chǔ)存”。運(yùn)用多媒體技術(shù)可以把各種形式的信息，包括圖文信息、音頻信號(hào)、視頻與動(dòng)畫圖像等加以有機(jī)的立體組合，使電子文件聲像并茂，真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動(dòng)情況，從而強(qiáng)化了文件對(duì)社會(huì)生活的記憶和再現(xiàn)功能?？梢哉f(shuō)，電子文件是一種全方位的記憶和再現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了文件功能的革命性變化。

多媒體即是本質(zhì)上互動(dòng)的媒體。與其他聲像文件最大的不同是，用戶可以與計(jì)算機(jī)上的“多媒體文件”發(fā)生互動(dòng)。他可選擇不同的輸出方式和輸出角度，可以在“閱讀”過程中調(diào)閱其他的相關(guān)信息，在允許的情況下還可以對(duì)文件進(jìn)行修改。總之，用戶有了更大的參與性和選擇性?！岸嗝襟w領(lǐng)域真正的前進(jìn)方向，是能隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介?！睂?duì)輸出媒體的可選擇性，使用戶獲得了從各種途徑中獲得文件信息的可能性。這無(wú)疑使電子文件在表現(xiàn)功能和輸出功能兩個(gè)方面實(shí)現(xiàn)了巨大的飛躍。

還需指出的是，電子文件的這種“多種信息媒體的集成互動(dòng)性”，還指電子文件存在的系統(tǒng)環(huán)境。即使是單一格式的簡(jiǎn)單電子文件，雖然它本身不是多媒體文件，但它處于多媒體的系統(tǒng)環(huán)境中，所以，它也具有多媒體的互動(dòng)功能。

3 電子文件分類與檢索方式特點(diǎn)——邏輯上的自由組合性

由于傳統(tǒng)時(shí)空的影響，傳統(tǒng)檔案管理的分類系統(tǒng)具有唯一性、固定性，人們無(wú)法在傳統(tǒng)庫(kù)房中隨意組合檔案文件；同樣，在傳統(tǒng)方式中，檔案檢索也受到了極大的限制，我們?cè)跈n案館中通常只使用一種檢索工具。檢索方式的多樣化對(duì)傳統(tǒng)時(shí)代來(lái)說(shuō)，多數(shù)時(shí)候是一種理想，使其成為現(xiàn)實(shí)則有很大的困難。

電子文件的虛擬屬性則為電子文件管理的分類系統(tǒng)與檢索系統(tǒng)多樣性的便利實(shí)現(xiàn)提供了現(xiàn)實(shí)性。電子文件在其物理位置不變的情況下，可以通過邏輯方式(虛擬方式)。實(shí)現(xiàn)在某一保管單位或某一保管空間內(nèi)(無(wú)論是一個(gè)文件夾還是一個(gè)軟盤、硬盤或光盤)的自由組合。因此，我們看到的事實(shí)是：在計(jì)算機(jī)中。我們對(duì)電子文件可以進(jìn)行任何方式的分類與檢索，特別是電子文件的檢索，“只要你想到的，計(jì)算機(jī)就可以做到”(計(jì)算機(jī)工程師語(yǔ))。通過電子文件管理系統(tǒng)，我們可以得到任何我們需要的文件檢索方式，實(shí)現(xiàn)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檢索方式的多樣化設(shè)計(jì)與使用。

4 電子文件信息存儲(chǔ)特點(diǎn)——光磁載體的高密度性

電子文件的存儲(chǔ)密度大大高于以往各種信息存儲(chǔ)介質(zhì)。而且。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步。電子介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還在以難以想象的高速度繼續(xù)加大。1983年IBM公司(國(guó)際商業(yè)機(jī)器公司)推出了內(nèi)部裝有10MB(兆字節(jié))信息硬盤的個(gè)人計(jì)算機(jī)。平均每兆的價(jià)格約合300美元，1995年個(gè)人計(jì)算機(jī)的容量已達(dá)到1.2GB(千兆字節(jié))，價(jià)格卻降低到約合每兆21美分；1999年，個(gè)人計(jì)算機(jī)的硬盤容量已達(dá)到12GB(千兆字節(jié))以上。從1983年到1995年，12年間硬盤容量增加了120倍，每兆的價(jià)格卻將僅為原來(lái)的千分之七。目前微型計(jì)算機(jī)使用內(nèi)置式硬磁盤以及軟盤、光盤的存儲(chǔ)容量都在以很快的速度增長(zhǎng)。一張普通的只讀光盤可存儲(chǔ)3.4億文字，而一張高密度只讀光盤存儲(chǔ)量更為巨大。把一個(gè)檔案館的全部檔案、把一個(gè)機(jī)關(guān)的全部文件放在一張光盤里，已不再是神話。

信息壓縮技術(shù)可以使人更加經(jīng)濟(jì)地存儲(chǔ)和傳輸電子文件，這在電子信息多到泛濫程度的時(shí)代是非常有好處的，不僅可以節(jié)省信息存在所需要的空間，同時(shí)可以加快流動(dòng)速度，節(jié)省使用者時(shí)間。1995年，人類已經(jīng)可以把每秒4500萬(wàn)比特的數(shù)字影像信息壓縮到每秒120萬(wàn)比特。只相當(dāng)于原有比特的2.6％左右。而今天的壓縮技術(shù)比1995年又不知道高明了多少倍。這種壓縮是一種可逆過程，在解壓之后，信號(hào)可以完全恢復(fù)成原樣。

5 電子文件閱讀方式特點(diǎn)——信息的非人工直接識(shí)讀性

5.1 信息傳遞與利用過程中主客體及主體之間關(guān)系發(fā)展的三個(gè)階段。文件和人的關(guān)系非常密切，文件由人的需要而產(chǎn)生，人要寫文件、讀文件、用文件。人類或許未曾預(yù)料到，現(xiàn)代技術(shù)造就的電子文件在給人類帶來(lái)極大方便的同時(shí)，也使人與文件信息的關(guān)系也發(fā)生了某種物理上的“疏遠(yuǎn)”——雖然這種疏遠(yuǎn)意味著內(nèi)在本質(zhì)的親近與進(jìn)步。

很久以來(lái)，人們都在追求和探索發(fā)明新的信息工具，使人類更好地保存和使用信息。但正是新信息工具的發(fā)明，制造了信息傳遞與利用過程中主客體(人與信息)及主體之間(人與人)內(nèi)在親近關(guān)系的同時(shí)，也促使其表面的外在的物理關(guān)系產(chǎn)生了一步步的疏離。即：在信息傳遞與利用過程中主客體及主體之間關(guān)系，呈現(xiàn)出一種物理空間關(guān)系的一步步疏離與邏輯空間關(guān)系的日趨親近。

電子文件第一次使用了人工不可以直接識(shí)讀的記錄符號(hào)——數(shù)字式代碼，將輸入計(jì)算機(jī)的任何種類的信息都轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制代碼。即只用若干個(gè)0和1來(lái)表示。每一個(gè)0和1叫做一個(gè)比特，需要記錄的信息用一長(zhǎng)串比特存貯于存儲(chǔ)器內(nèi)，即使是前后相連、具有邏輯關(guān)系的數(shù)據(jù)，在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)上的位置有時(shí)并不相連，而且會(huì)時(shí)常發(fā)生變化。對(duì)于這種經(jīng)過復(fù)雜編碼的“比特”人工是無(wú)法直接了解它的含義，只有通過計(jì)算機(jī)特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人才能識(shí)讀它。即：人必須通過工具的工具才能夠使用信息。

5.2 科學(xué)地客觀地認(rèn)識(shí)“非人工直接識(shí)讀性”。對(duì)于電子文件的非人工直接識(shí)讀性，我們不要人為地夸大其負(fù)面意義，而要以一種積極的態(tài)度認(rèn)識(shí)其正面意義。數(shù)字編碼也是一種書寫符號(hào)，計(jì)算機(jī)存貯介質(zhì)也是一種信息載體，它與已往文件書寫和閱讀方式的不同是借助于計(jì)算機(jī)。正如杰夫·羅森伯格所說(shuō)：“一份數(shù)字文件的讀者是程序”。

電子文件的非人工直接識(shí)讀性，使它們產(chǎn)生了一種神秘感。對(duì)這種神秘感的夸張使人們產(chǎn)生了一種莫名的恐懼，使人們對(duì)使用這種文件的安全性、可靠性產(chǎn)生了種種懷疑。其實(shí)。這種超乎尋常的恐懼和懷疑是不必要的(正常程度上的對(duì)文件安全性、可靠性的擔(dān)憂對(duì)文書、檔案工作者來(lái)說(shuō)是必要的。有助于他在工作中保持嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度)。它是計(jì)算機(jī)時(shí)代初期的產(chǎn)物，隨著人們對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的了解和計(jì)算機(jī)技術(shù)本身的不斷發(fā)展，這種超乎尋常的神秘感和恐懼感會(huì)自然消失。

當(dāng)前，這種神秘感和恐懼感對(duì)開展電子文件管理工作具有很大的阻礙作用。在這種神秘感和恐懼感的驅(qū)使下。人們不敢直接地使用電子文件，也不敢以電子文件的形式儲(chǔ)存信息。實(shí)際上。就簡(jiǎn)單地保存和使用電子文件來(lái)說(shuō)。在技術(shù)上已不存在太大問題。問題主要存在于思想認(rèn)識(shí)上和一些標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的制定上。

6 電子文件信息傳遞方式特點(diǎn)——物理空間中的自由移動(dòng)性

盡管在長(zhǎng)久的文獻(xiàn)記錄發(fā)展史中，人類表達(dá)思想的信息符號(hào)和制作文獻(xiàn)用的載體幾經(jīng)變化、豐富多樣，但所有的文獻(xiàn)都是由特定的信息與特定的載體共同組成的，這在電子文件出現(xiàn)之前是一個(gè)天經(jīng)地義的事情。信息和載體離開了其中任何一個(gè)方面，文獻(xiàn)就不成其為文獻(xiàn)，載體和內(nèi)容本身成為一個(gè)事物的不可分割的兩個(gè)方面。

在電子文件時(shí)代，計(jì)算機(jī)特別是網(wǎng)絡(luò)使文件信息的移動(dòng)獲得了自由。這種電子文件信息的自由移動(dòng)。包含以下兩個(gè)方面的含義：第一。文件在同一載體空間內(nèi)的自由邏輯組合。傳統(tǒng)文件在空間內(nèi)的位置是既定的。它們只能按照一種邏輯方式(分類的或者是流水的)組合到一起。這種空間位置的既定性大大影響了管理方法的多樣化。而電子文件在同一載體空間內(nèi)可以自由地進(jìn)行邏輯組合，使管理方式(特別是檢索方式)實(shí)現(xiàn)了多樣化。第二。文件在不同載體間的自由遷移。在傳統(tǒng)時(shí)代。文件與載體之間是一一對(duì)應(yīng)的，文件信息必須“從一而終”。我們首先應(yīng)該認(rèn)識(shí)到：文件的信息和載有體之間“從一而終”的關(guān)系是一種不合理的低級(jí)狀態(tài)相互關(guān)系：而文件的信息和載有體之間“婚姻自由”的關(guān)系才是一種正常的合理的較高級(jí)狀態(tài)的相互關(guān)系。

7 電子文件形成與利用特點(diǎn)——信息的可操作性

這里所說(shuō)的可操作性，主要是指電子文件在制作和利用兩個(gè)過程中，都表現(xiàn)出方便更改與粘貼等編輯功能。

7.1 文件制作過程中“隨心所欲”的信息操作。它包括：在我們制作電子文件的過程中?？梢缘眯膽?yīng)手地使用所需要的存在于不同地方的數(shù)據(jù)；修改也變得非常容易，隨著思路的調(diào)整可以輕易把文章中的內(nèi)容轉(zhuǎn)移到其他章節(jié)中去。文件卻完好無(wú)損；根據(jù)需要可以在文件的任何地方加上表格和圖形。甚至把文件制作成活動(dòng)圖像和聲音：我們可以要求系統(tǒng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候自動(dòng)刪除或更新某些數(shù)據(jù)，使之總是保持在我們所希望的狀態(tài)中。

正如托夫勒所言：“這種情勢(shì)所釋放出來(lái)的新的文化能量”。它“開拓了可能的極限”。在設(shè)計(jì)過程中形成數(shù)字三維模型可以使設(shè)計(jì)人員看到其中的任何一個(gè)剖面及其有關(guān)的參數(shù)，并用在紙張上無(wú)法進(jìn)行的方式對(duì)設(shè)計(jì)中的任何部分加以修改：可以使不同的設(shè)計(jì)人員同時(shí)在同一張“圖紙”上工作，并且互相知道修改的內(nèi)容：根據(jù)最終設(shè)計(jì)形成的仿真模型可用于各種實(shí)驗(yàn)和操作人員的模擬訓(xùn)練。在制作過程中，電子文件可以根據(jù)制作人員、設(shè)計(jì)人員的需要變換著“形象”。為使用者做更多的事情，從而節(jié)省許多其他勞動(dòng)。當(dāng)然，需要它“定型”時(shí)，它也可以“定格”于某種狀態(tài)。

隨著信息通道的延伸，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展。同步信息共享技術(shù)可以使身在異地的人員共同制作一份文件。合作者可以通過電子郵件系統(tǒng)或局域網(wǎng)共同撰寫或修改一項(xiàng)意向書或合同等，參加網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的人可以在個(gè)人電腦前互相討論問題并形成“會(huì)議決議”。計(jì)算機(jī)的屏幕會(huì)即時(shí)把每個(gè)人的操作顯示出來(lái)。

7.2 文件利用過程中“隨心所欲”的信息操作。電子文件使我們?cè)谖募玫倪^程中逐漸告別了紙張。隨著信息技術(shù)的發(fā)展。僅僅幾十年的時(shí)間里，我們就經(jīng)歷了手抄一復(fù)印一網(wǎng)絡(luò)下載等信息利用的不同階段。辦公自動(dòng)化的實(shí)質(zhì)是信息利用的自動(dòng)化。過去的手抄變成了現(xiàn)在的下載，過去的復(fù)印機(jī)復(fù)印變成了計(jì)算機(jī)里的無(wú)紙復(fù)制等。并且。我們還可以利用獲得的電子文件信息去十分方便地制作新的文件。

7.3 不得不進(jìn)行的批判——“電子文件的可(易)更改性”。在許多書籍和文章中，人們?cè)?jīng)寫道：“電子文件具有可更改性”，進(jìn)而對(duì)電子文件的原始性產(chǎn)生懷疑，動(dòng)搖了電子文件存在的邏輯基礎(chǔ)。這是真的嗎?如果這樣。誰(shuí)還敢使用電子文件呢?當(dāng)然不會(huì)這樣，否則電子文件就會(huì)失去其存在的前提。

這種結(jié)論是人們?cè)陔娮游募a(chǎn)生初期，對(duì)其認(rèn)識(shí)不深人的結(jié)果。事實(shí)上。在真正的電子文件系統(tǒng)中。文件一旦正式形成(進(jìn)行了數(shù)字簽名與蓋章)，即可采用邏輯的(軟件)或物理的方式使之成為“不可逆的只讀方式”。這種文件是不可更改的。我們?cè)诶秒娮游募r(shí)。可以復(fù)制、編輯它的信息內(nèi)容以作他用，但不可以更改它本身。即使是在家庭中，我們使用非正規(guī)的辦公軟件系統(tǒng)制作文件時(shí)。也可使用加密等方式使文件不被輕易更改。