摘 要：檔案自然形成規(guī)律是在我國(guó)的特殊背景和歷史條件下出現(xiàn)的，一直在檔案理論界引起強(qiáng)烈的爭(zhēng)議。文章從歷史背景出發(fā)，總結(jié)了理論界的基本觀點(diǎn)，提出了自己的觀點(diǎn)，認(rèn)為“檔案自然形成規(guī)律”不是規(guī)律，而是對(duì)表面現(xiàn)象的描述。是經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。

關(guān)鍵詞，檔案 自然形成 規(guī)律

1 問(wèn)題的提出

檔案自然形成規(guī)律發(fā)端于我國(guó)檔案界對(duì)“大躍進(jìn)”的批判。在1958年的“大躍進(jìn)”中。我國(guó)很多地方出現(xiàn)了大編、大寫(xiě)、大辦檔案的群眾運(yùn)動(dòng)，當(dāng)時(shí)曾二三、姚鋒、汪一鳴等同志著文批評(píng)這一傾向，在這些文章中就有了檔案自然形成規(guī)律的思想萌芽。1962年曾三同志作了《1958年至1962年全國(guó)檔案工作總結(jié)和今后任務(wù)》的工作報(bào)告。在這篇報(bào)告中，系統(tǒng)說(shuō)明了檔案自然形成規(guī)律的基本內(nèi)核：“各個(gè)機(jī)關(guān)在工作和生產(chǎn)活動(dòng)中，為了工作和生產(chǎn)需要必然產(chǎn)生很多文書(shū)材料和技術(shù)文件等，這些文件在處理完畢以后，其中有許多在日后工作、生產(chǎn)和科學(xué)研究中還要查考利用，需要經(jīng)過(guò)立卷歸檔保存起來(lái)，這就形成了檔案……任何檔案都是這樣適應(yīng)機(jī)關(guān)工作和生產(chǎn)活動(dòng)的客觀需要形成的，不是隨主觀愿望隨意編寫(xiě)的，更不是由于檔案人員的什么要求而產(chǎn)生的……由文書(shū)部門(mén)或有關(guān)人員立卷歸檔形成檔案開(kāi)始，經(jīng)過(guò)檔案室，最后集中到檔案館，這就是檔案形成與運(yùn)動(dòng)的過(guò)程?！?/p>

從提出檔案“自然形成規(guī)律”的歷史背景看，當(dāng)時(shí)的核心問(wèn)題是反對(duì)人為編寫(xiě)、制造檔案。從這個(gè)方面來(lái)看，它確實(shí)在當(dāng)時(shí)是有一定的功績(jī)。它在一定程度上制止了很多地方大辦、大編、大寫(xiě)檔案的現(xiàn)象，使檔案工作走上了正確的道路。從這一規(guī)律提出而產(chǎn)生的影響來(lái)看，也同樣說(shuō)明了它對(duì)當(dāng)時(shí)的檔案界產(chǎn)生的重大影響，這是無(wú)庸置疑的。但是這一規(guī)律對(duì)于當(dāng)今的檔案工作是否仍然適用，是否還有指導(dǎo)作用，也成為爭(zhēng)論不休的話(huà)題。對(duì)于檔案自然形成規(guī)律含義的理解也各有看法。

2 目前對(duì)檔案自然形成規(guī)律這一問(wèn)題的幾種看法和觀點(diǎn)

2.1 認(rèn)為檔案是有意識(shí)形成的。王新才、呂元智認(rèn)為，“檔案不能自然形成”，“其形成不可避免地帶有人為的主觀性”。黃子林提出，檔案自然形成的觀點(diǎn)混淆了文件與檔案兩個(gè)不同概念，也忽視了檔案形成的條件和人們?cè)跈n案形成中的作用，實(shí)際上是對(duì)文件材料轉(zhuǎn)化為檔案要通過(guò)立卷歸檔等轉(zhuǎn)化過(guò)程的否定。王榮聲、王玉聲在否定檔案自然形成觀點(diǎn)的同時(shí)，指出文件材料的自然形成規(guī)律可以成立?；粽穸Y同志的一篇文章曾寫(xiě)道：“……檔案是有意識(shí)形成和有意識(shí)保留下來(lái)的產(chǎn)物。人類(lèi)的社會(huì)活動(dòng)都有特定的目的，并不是為了形成檔案，但是，人類(lèi)社會(huì)發(fā)展到今天，已經(jīng)有意識(shí)地形成檔案了，形成檔案也成了一種工作任務(wù)(相對(duì)完成現(xiàn)行工作任務(wù)而言，是第二任務(wù))?！?/p>

2.2認(rèn)為檔案是無(wú)意識(shí)形成的。“檔案是無(wú)意識(shí)形成的”，是檔案學(xué)的一個(gè)傳統(tǒng)論斷。在英國(guó)檔案學(xué)家詹金遜的著述中，對(duì)這一觀點(diǎn)已經(jīng)有了明確的敘述。他認(rèn)為，檔案的形成是客觀的，是行政管理無(wú)意識(shí)的副產(chǎn)品。在國(guó)內(nèi)，最早強(qiáng)調(diào)檔案自然形成觀點(diǎn)的是曾三，他在1959年就提出：“檔案是工作和生產(chǎn)過(guò)程中自然形成的，今天誰(shuí)要來(lái)‘寫(xiě)’檔案，是寫(xiě)不出來(lái)的?！彼^“自然形成論”，實(shí)際上就是檔案的無(wú)意識(shí)形成論，王乃林在《關(guān)于檔案自然形成規(guī)律的探討》一文中也提到同樣的看法，他認(rèn)為“檔案是不能根據(jù)任何人的主觀愿望去制造的，檔案是在社會(huì)實(shí)踐中自然形成的。”另外，朱榮基對(duì)檔案的“自然形成”也進(jìn)行了解釋?zhuān)赋觯骸八^‘自然形成’，實(shí)質(zhì)上應(yīng)當(dāng)理解為‘必然產(chǎn)物’。因?yàn)闄n案是職能活動(dòng)歷史過(guò)程中直接形成的必然產(chǎn)物，’而不是事后隨意地制造出來(lái)的?！?/p>

2.3二者兼有的觀點(diǎn)。除了上述兩類(lèi)觀點(diǎn)之外，還有一些人提出了“一分為二”的觀點(diǎn)，其代表性的著作則是馮惠玲、張輯哲兩位教授編著的《檔案學(xué)概論》。書(shū)中有這樣一段論述：“各種各樣的檔案的具體形成過(guò)程盡管各不相同且很復(fù)雜，但從其制作動(dòng)機(jī)角度可大致分為兩種類(lèi)型：一是在其制作時(shí)就是檔案，其制作者就具有明確的檔案意識(shí)，其制作目的就是為了讓其在時(shí)間上傳遞，為了日后的查證、使用，為了給日后的自己或后人留下明確的原始記錄，如人事檔案、會(huì)計(jì)憑證、日記、照片、錄音、墓碑等。二是在其制作時(shí)并不是‘檔案’，其制作者也沒(méi)有或很少有檔案意識(shí)，其制作的目的、動(dòng)機(jī)并不是為了讓其在時(shí)間上傳遞，而是為了解決、處理現(xiàn)實(shí)生活、工作中的具體問(wèn)題。如絕大多數(shù)的公務(wù)文書(shū)(法律、法規(guī)，通知、請(qǐng)示、批復(fù)等)和私人信函……這兩種情況的形成過(guò)程。可簡(jiǎn)化歸結(jié)為‘有意、無(wú)意的制作’有意的處理保存’這樣一個(gè)公式?！?/p>

以上的觀點(diǎn)都有各自的道理，但是他們爭(zhēng)論的出發(fā)點(diǎn)都是圍繞檔案是不是有意識(shí)形成的，他們卻忽略了一個(gè)重要的因素?！皺n案自然形成規(guī)律”能否說(shuō)成是規(guī)律，它符合規(guī)律的一般特征嗎?它能作為規(guī)律而普遍適用嗎?所以上述的觀點(diǎn)都是在討論檔案是否有意識(shí)形成，而沒(méi)有說(shuō)是不是規(guī)律，也就是他們還承認(rèn)“檔案自然形成規(guī)律”是規(guī)律。

筆者認(rèn)為，檔案是在社會(huì)活動(dòng)中形成的，不可能沒(méi)有意識(shí)性。文件和檔案都是在尊重客觀規(guī)律的基礎(chǔ)上有意識(shí)形成的?！皺n案自然形成規(guī)律”不符合一般規(guī)律的特征，因而它不算是規(guī)律。

3 對(duì)“檔案自然形成規(guī)律”進(jìn)一步詳細(xì)分析和質(zhì)疑

3.1 對(duì)“規(guī)律”的認(rèn)識(shí)。所謂規(guī)律，就是事物內(nèi)部的本質(zhì)聯(lián)系和發(fā)展的必然趨勢(shì)。規(guī)律有客觀性、普遍性、穩(wěn)定性等特征。規(guī)律是一種客觀存在的東西，不是人為創(chuàng)造的，不是人主觀臆造的，而“檔案自然形成規(guī)律”是人們提出的一種理論，本身并不是規(guī)律，是一種主觀規(guī)律，并不一定符合實(shí)踐。而理論不等于規(guī)律，只能是無(wú)限接近規(guī)律。

再者，規(guī)律要在同一類(lèi)事物中普遍地起作用。而“檔案自然形成規(guī)律”只是在我國(guó)的特殊情況下提出的主觀觀點(diǎn)，只適合當(dāng)時(shí)中國(guó)的特殊國(guó)情，對(duì)于現(xiàn)在的中國(guó)沒(méi)有指導(dǎo)作用，更不普遍適用于世界其他國(guó)家的。所以它不是規(guī)律。

最后，規(guī)律是體現(xiàn)在事物聯(lián)系與發(fā)展中的相對(duì)穩(wěn)定的東西，并且只要具備一定的條件，就會(huì)在同類(lèi)事物中重復(fù)出現(xiàn)并發(fā)揮作用?！皺n案自然形成規(guī)律”只是在我國(guó)的特殊國(guó)情下產(chǎn)生的，在當(dāng)時(shí)發(fā)揮了重要作用，但是并沒(méi)有在當(dāng)代的中國(guó)再發(fā)揮什么重要指導(dǎo)作用。所以它也不符合規(guī)律的這一特征。因此，“檔案自然形成規(guī)律”不算是真正的規(guī)律。

綜觀世界各國(guó)，能夠稱(chēng)為規(guī)律的理論也并不多。舉例來(lái)說(shuō)，全宗理論就是規(guī)律。全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。它最先是法國(guó)作為對(duì)檔案館內(nèi)檔案分類(lèi)的原則和方法而應(yīng)用的，后為許多國(guó)家采用，逐漸成為國(guó)際范圍內(nèi)通用的術(shù)語(yǔ)，也形成了普遍適用的全宗理論。而且到現(xiàn)在仍然對(duì)檔案工作有重要的指導(dǎo)作用。所以它才稱(chēng)得上是規(guī)律。

再比如說(shuō)，文件生命周期理論也是普遍適用于各國(guó)的。它的概括抽象程度高，適用面廣。雖然不同的學(xué)者根據(jù)不同國(guó)家的個(gè)體情況、研究問(wèn)題的視角對(duì)文件運(yùn)動(dòng)階段進(jìn)行了不同的劃分，但是它仍然是有意義的，

雖然全宗理論和文件生命周期理論還需要發(fā)展完善，也正在發(fā)展和完善，但是相對(duì)來(lái)說(shuō)，還是一種普遍的規(guī)律。畢竟規(guī)律也只是相對(duì)的穩(wěn)定，它也會(huì)隨著時(shí)間的變遷而受到挑戰(zhàn)，變成不是處處適用的準(zhǔn)則。

雖然規(guī)律也是相對(duì)穩(wěn)定的，但是“檔案自然形成規(guī)律”不具備規(guī)律應(yīng)該有的基本特征，所以它不是規(guī)律。它只是對(duì)表面現(xiàn)象的描述，是一種工作的總結(jié)。規(guī)律揭示的是永恒性的本質(zhì)的東西，應(yīng)該是適用于世界各國(guó)，放之四海而皆準(zhǔn)的普遍規(guī)律，不是只能是本土理論，那樣稱(chēng)不上是規(guī)律。

3.2“檔案自然形成規(guī)律”對(duì)檔案形成問(wèn)題論述得不妥。對(duì)于檔案的形成問(wèn)題，一般認(rèn)為檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的。對(duì)于文件轉(zhuǎn)化為檔案的三個(gè)條件一般表述為：第一、只有現(xiàn)時(shí)使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案：第二、對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究具有一定查考利用價(jià)值的文件才有必要作為檔案保存；第三、按照一定的規(guī)律集中保存起來(lái)的文件才能最后成為檔案。

但是這三個(gè)條件并不是適合所有情況的，因此從內(nèi)容來(lái)看，它也不具有規(guī)律性。

3.2.1檔案概念不明確。對(duì)文件和檔案的概念沒(méi)有進(jìn)行說(shuō)明，把文件與檔案的概念混為一談。因?yàn)楝F(xiàn)在我們有了大文件的概念，也就是廣義的文件概念。即有廣義文件和狹義文件之分。廣義的文件是包括現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件的。現(xiàn)行文件是檔案的前身，非現(xiàn)行文件中具有保存價(jià)值的那部分才會(huì)成為檔案。而狹義的文件就是指現(xiàn)行文件。從嚴(yán)格意義上說(shuō)，在論述某一理論問(wèn)題時(shí)，應(yīng)該說(shuō)明所說(shuō)的文件和檔案的概念，否則就會(huì)混淆不清，說(shuō)服力不強(qiáng)。檔案自然形成規(guī)律對(duì)于其內(nèi)容的表述沒(méi)有從廣義的文件來(lái)思考，它只從檔案的角度進(jìn)行研究，因而適用范圍小，不具有普遍的適用性。

另外，“檔案在什么時(shí)候形成”，不同國(guó)家對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)是不一樣的，不同種類(lèi)的檔案也有區(qū)別。一般地。文件轉(zhuǎn)化為檔案的標(biāo)志，國(guó)內(nèi)檔案界傾向于文件是否已具有歷史價(jià)值，即檔案形成于半現(xiàn)行階段：而國(guó)外檔案界則傾向于文件是否已不再具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值，即檔案形成于非現(xiàn)行階段。此外，文書(shū)檔案一般在現(xiàn)行價(jià)值發(fā)揮完后就轉(zhuǎn)化為了檔案，而一些特殊的檔案如科技檔案、人事檔案的轉(zhuǎn)化是不穩(wěn)定的。

所以在論述某一問(wèn)題之前，應(yīng)明確所述“文件”、“檔案”的內(nèi)涵、外延及范圍。檔案自然形成規(guī)律的內(nèi)容都不能應(yīng)用于不同種類(lèi)的檔案，同樣不具規(guī)律性。

3.2.2“處理完畢”并不明確?！疤幚硗戤叺奈募拍苻D(zhuǎn)化為檔案”。這也是不夠嚴(yán)密的。一般的文件處理完畢后可以直接成為檔案。但是人事檔案和科技檔案呢?人事檔案中的文件是在不斷增加的，因?yàn)橐粋€(gè)人的學(xué)習(xí)、工作履歷在他(她)離開(kāi)人世之前都是在不斷變化的，學(xué)習(xí)和工作地點(diǎn)的變化，工作性質(zhì)的變化，都會(huì)相應(yīng)地產(chǎn)生人事檔案的變化，所以它的處理完畢是無(wú)法確定的。另外，科技檔案也是有其特殊性的。一方面，現(xiàn)行科技文件形成后，仍會(huì)頻繁地進(jìn)行修改、補(bǔ)充，因?yàn)樗c其所反映的運(yùn)動(dòng)變化著的科技生產(chǎn)活動(dòng)保持一致：另一方面，現(xiàn)行科技文件向科技檔案的轉(zhuǎn)化是一個(gè)發(fā)生、發(fā)展和最終實(shí)現(xiàn)的動(dòng)態(tài)過(guò)程，包括科技資料向現(xiàn)行科技文件的轉(zhuǎn)化，現(xiàn)行科技文件向科技檔案的轉(zhuǎn)化，科技檔案向現(xiàn)行科技文件的轉(zhuǎn)化，再向新的科技檔案的轉(zhuǎn)化以及舊的科技檔案向新的科技檔案的轉(zhuǎn)化，這些都體現(xiàn)出很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。而且，“科技生產(chǎn)活動(dòng)與其他社會(huì)活動(dòng)的發(fā)展規(guī)律是不同的，它們有的呈持續(xù)性——有始無(wú)終：有的呈階段性——在原有的基礎(chǔ)上不斷完善：有的則是一次性的——雖有始有終但周期較長(zhǎng)?？萍忌a(chǎn)活動(dòng)的延續(xù)性，決定了科技檔案的形成積累是一個(gè)相對(duì)而持久的過(guò)程”。這說(shuō)明相對(duì)其他檔案而言，科技檔案的形成過(guò)程具有更強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。所以對(duì)科技檔案處理完畢的確定也是比較困難的。

3.2.3“有一定的保存價(jià)值”也是不明確的?！坝幸欢ǖ谋４鎯r(jià)值”本身就是一個(gè)模糊的概念。這個(gè)“價(jià)值”是由人來(lái)確定的，帶有很大的主觀性。這也顯示了檔案形成的有意識(shí)性。在國(guó)外具有永久保存價(jià)值的文件才成為檔案：有的具有保存價(jià)值的現(xiàn)形文件失去現(xiàn)時(shí)效用后沒(méi)有進(jìn)行歸檔的現(xiàn)象也有：而像法律文件從生效之日起就在發(fā)生作用，也可以說(shuō)它一直在發(fā)揮現(xiàn)行作用，雖然它沒(méi)有歸檔，但是仍然是有重要價(jià)值的。對(duì)于保存價(jià)值有無(wú)的鑒定本身是個(gè)難題。具體指什么價(jià)值有不同的說(shuō)法，如“具有一定保存價(jià)值”、“具有查考利用價(jià)值”、“具有使用價(jià)值”、“有價(jià)值”、“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值”等。檔案價(jià)值是客體對(duì)主體需求的滿(mǎn)足，具有主觀性和不確定性。同一檔案對(duì)不同的人會(huì)表現(xiàn)出不同的價(jià)值，甚至同一人在不同的時(shí)間和空間下也有不同的認(rèn)可，因而導(dǎo)致同一文件是否為檔案，能否轉(zhuǎn)化為檔案沒(méi)有客觀可靠的標(biāo)準(zhǔn)：假設(shè)價(jià)值因素能成立，那么就很難解釋這樣一種情況，檔案室、館所存檔案，到一定時(shí)期后，價(jià)值變小或消失，通過(guò)鑒定工作予以剔除。如果按所謂的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)判斷，原來(lái)的這部分檔案就不再是檔案了，所以“具有……價(jià)值”是不妥的。檔案本身就有價(jià)值大小之別，某些檔案價(jià)值較小或無(wú)價(jià)值，我們可以不保存它們，但并不能因此就否定它們是檔案。

3.2.4立卷歸檔是否一定是檔案形成的條件。一般認(rèn)為立卷歸檔是現(xiàn)行文件轉(zhuǎn)化為檔案的標(biāo)志，其實(shí)也不是絕對(duì)準(zhǔn)確的。對(duì)于科技檔案而言，就不能把歸檔簡(jiǎn)單地看作現(xiàn)行科技文件轉(zhuǎn)化為科技檔案的關(guān)口，也就是說(shuō)，歸檔既不是科技檔案形成過(guò)程的起點(diǎn)。也不一定是終點(diǎn)。因?yàn)榱⒕須w檔從根本上說(shuō)，是人們?yōu)榱司S護(hù)檔案的完整與安全，便于保管和利用而采取的主觀措施，盡管它有符合客觀形成規(guī)律的一面。盡管實(shí)際工作中大多數(shù)半現(xiàn)行科技文件在歸檔后就轉(zhuǎn)化成為科技檔案?！皳Q言之，文件不一定非得經(jīng)過(guò)立卷歸檔環(huán)節(jié)才可以成為檔案。判斷文件能否成為檔案的主要標(biāo)準(zhǔn)是看它有無(wú)長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值，而非看它是否立卷歸檔或保存在檔案館(室)?！?/p>

關(guān)于檔案的轉(zhuǎn)化過(guò)程和保存方式。這方面的提法有：“歸檔”、“經(jīng)過(guò)立卷歸檔”、“經(jīng)過(guò)整理”、“集中保存”等。私人檔案、個(gè)人檔案或社會(huì)上散存的檔案，可能沒(méi)有立卷、整理、歸檔，一般游離于檔案館、室外，處于散亂、無(wú)序、單件狀態(tài)。事實(shí)上，誰(shuí)也沒(méi)有否認(rèn)它們是檔案。

所以，把立卷歸檔作為文件轉(zhuǎn)化為檔案的標(biāo)志也是值得商榷的。不同種類(lèi)的檔案有其特殊性，因此處理方法也是有區(qū)別的。

4 總結(jié)

雖然對(duì)于檔案的形成問(wèn)題各位學(xué)者都有高論，但是筆者認(rèn)為，檔案不是自然形成的。說(shuō)“文件自然形成”更加合理，檔案形成的有意識(shí)性更強(qiáng)。文件是在處理事件和為了某一目的而形成的，并不是為了文件而形成文件。而檔案的形成是由于長(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐使人們認(rèn)識(shí)到保存的必要性，從立卷、鑒定到歸檔都是主觀性很大的，是由人在操作的，檔案不是為了形成而形成，內(nèi)在的客觀要求是它形成的動(dòng)力，因此檔案的形成有意識(shí)性更強(qiáng)。

“檔案自然形成規(guī)律”具有歷史局限性，它只是當(dāng)時(shí)時(shí)代背景下的一種經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，并沒(méi)有上升到“規(guī)律”的理論高度和層面：它只是對(duì)個(gè)別現(xiàn)象的描述，是對(duì)當(dāng)時(shí)工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，本身就有局限性，因此并不能作為規(guī)律在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)、任何條件用于指導(dǎo)實(shí)踐。我們不否認(rèn)檔案形成的客觀性，但是即使這一客觀性存在，它也不能揭示檔案如何形成這一深層問(wèn)題，如檔案是由什么轉(zhuǎn)化而來(lái)的，什么樣的現(xiàn)行文件才能轉(zhuǎn)化為檔案。

總之，這一提法是很籠統(tǒng)的，已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)在檔案工作的發(fā)展。它只是在當(dāng)時(shí)的特殊情況下對(duì)實(shí)際工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，只是對(duì)客觀事物表面的描述，是個(gè)別現(xiàn)象，不是一般的規(guī)律，不適合所有的國(guó)家和所有類(lèi)型的檔案。同時(shí)，這也說(shuō)明現(xiàn)在我們檔案界很多理論都不具有原創(chuàng)性，無(wú)論在我國(guó)還是在國(guó)外都缺乏對(duì)原創(chuàng)性理論的研究，還沒(méi)有一種放之四海而皆準(zhǔn)的終極真理。檔案學(xué)的很多理論還有待于我們?nèi)ジ倪M(jìn)和完善，我們都期待著檔案學(xué)研究能夠上升到更高的理論層面。

(作者單位：廣西民族大學(xué)管理學(xué)院)