通過不斷的學(xué)習(xí)和實(shí)踐，我利用Microsoft Excel數(shù)據(jù)庫軟件，自行設(shè)置檔案管理所需的各種目錄格式，對(duì)我所的科技檔案實(shí)行電腦管理，解決了各單位檔案管理軟件不能統(tǒng)一，且價(jià)格又高的矛盾，覺得省錢又實(shí)用，現(xiàn)將我對(duì)科技檔案管理的具體操作介紹如下，供各位同行切磋。

Microsoft Excel是一個(gè)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫軟件。Excel文件是一個(gè)由N個(gè)工作表組成的工作簿，像一個(gè)能裝許多紙張的活頁夾，活頁夾本身是一個(gè)工作簿，而活頁夾中的每一頁就是一個(gè)工作表，運(yùn)行Excel就像打開活頁夾，并翻到其中的一頁進(jìn)行工作。我們可以在Excel工作表里輸入每份歸檔文件所包含的信息，那么，Excel就變成一個(gè)信息越來越豐富的數(shù)據(jù)庫，再利用Excel強(qiáng)大的功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳遞、收集、分類排序、編號(hào)、存貯、檢索、借閱利用及其安全保密，使檔案得到有序的管理。

1 檔案管理表格的制作及信息錄入

1.1 科技檔案“卷內(nèi)文件”表格的制作。打開Excel工作表，將Sheet I設(shè)計(jì)為科技檔案卷內(nèi)文件目錄表格，SheetⅡ、SheetⅢ、SheetⅣ、SheetV、SheetⅥ……依次設(shè)計(jì)為區(qū)試檔案、育種檔案、資源檔案、栽培檔案、成果檔案等的卷內(nèi)文件目錄表格。

在Sheet I里設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的“卷內(nèi)文件”表格，采用A4紙做頁面設(shè)置，每頁設(shè)12條目錄，行高為45MM，列寬為最合適列寬，頁面方向?yàn)榭v向。設(shè)頂端兩行為頂端標(biāo)題行，單擊“文件”菜單下拉“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“工作表”項(xiàng)，將前兩行設(shè)為頂端標(biāo)題行，其中第一行為總標(biāo)題“卷內(nèi)文件”，用24號(hào)楷體、黑體，合并居中：第二行為列標(biāo)題行，用14號(hào)楷體。列標(biāo)題分別為：序號(hào)、文件作者、文件標(biāo)題、形成日期、頁碼、密級(jí)、備注共七項(xiàng)，選中總標(biāo)題以下的格式，設(shè)為14號(hào)楷體，并添加邊框?yàn)椤疤铩?，一張?guī)范的“卷內(nèi)文件”表格就設(shè)置好了?？梢栽诒砀駜?nèi)逐條錄入所有科技檔案的“卷內(nèi)文件”目錄。其余區(qū)試檔案、育種檔案、資源檔案、栽培檔案、成果檔案等的“卷內(nèi)文件”目錄表格的設(shè)置與科技檔案相同。

1.2 “檔案案卷目錄”表格的制作。頁面采用A4紙橫向設(shè)置，字體為12號(hào)宋體字，行高為32MM，列寬為最合適列寬，每頁設(shè)10條目錄，單擊“文件”菜單下拉“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“工作表”項(xiàng)將前三行設(shè)為頂端標(biāo)題行，其中第一行總標(biāo)題“檔案案卷目錄”用24號(hào)宋體、黑體，合并居中，第二行“檔案種類”為12號(hào)宋體字，第三行為列標(biāo)題行，分別為：順序號(hào)、分類號(hào)、歸檔時(shí)間、案卷標(biāo)題、文件作者、形成單位、起止時(shí)間、件數(shù)、頁數(shù)、保管期限、變更情況、備注、借出情況，共12個(gè)字段，其中。最后一個(gè)字段“借出情況”一列不在被打印的“檔案案卷目錄”表格內(nèi)，而只是作為檔案利用情況的一個(gè)標(biāo)記。此單元格設(shè)計(jì)與“檔案借閱登記表”超鏈接。再選中列標(biāo)題以下的所有格式設(shè)為12號(hào)宋體，并添加邊框?yàn)椤疤铩?，一張?guī)范的“檔案案卷目錄”表格就設(shè)置好了，可以在表格內(nèi)輸入所有科技檔案案卷的標(biāo)題及相關(guān)信息。

1.3 “檔案分類目錄”表格的設(shè)置?！皺n案分類目錄”表格的設(shè)置與“檔案案卷目錄”表格的設(shè)置基本相同，設(shè)置好后，只要將“檔案案卷目錄”里的內(nèi)容根據(jù)分類目錄的要求，按列復(fù)制到分類目錄中就可以了。

以上所有工作表里數(shù)據(jù)的錄入除了逐行輸入外，也可以用“數(shù)據(jù)記錄單”來錄入數(shù)據(jù)，具體操作為：當(dāng)標(biāo)題行只有列標(biāo)題時(shí)，選中列標(biāo)題的任意單元格，單擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“記錄單”，在“記錄單”的對(duì)話框里即可輸入每一條記錄的信息。

1.4 案卷封面的制作。設(shè)置為A4紙縱向，在Excel的一個(gè)頁面上，設(shè)行高為30MM，在A3一13行打“湖南省農(nóng)科院”為24號(hào)宋體，合并居中：A5-15行打“科技檔案”為28號(hào)宋體字，黑體，合并居中：第11行和13行為案卷標(biāo)題行，B11-C11打“題目：”為14號(hào)宋體，D11-I11為18號(hào)楷體，合并居中，并加上底邊框線，B13-113為18楷體，并加上底邊框線：B15-C15打“類別：”為14號(hào)宋體，合并居中，D15-115加底邊框線，合并居中：B17-117打“分類號(hào)／卷號(hào)：”為14號(hào)宋體。D17-117合并居中，加底邊框線；B19打“頁數(shù)：”14號(hào)宋體，D19加底邊框線，18號(hào)楷體：E19打“起止日期：”14號(hào)宋體，F(xiàn)19-G19合并居中，加底邊框線，18號(hào)楷體。這樣一個(gè)符合規(guī)格要求的封面就做好了。當(dāng)需要打印某一案卷的封面時(shí)，只要將“檔案案卷目錄”內(nèi)記錄的信息轉(zhuǎn)移到封面上來，具體為：選中“題目；”后面的E11單元格，鍵盤鍵入“=”轉(zhuǎn)到“檔案案卷目錄”工作表窗口，找到所需的封面的案卷標(biāo)題，按“Enter”鍵，即案卷標(biāo)題就出現(xiàn)在封面的“題目：”欄內(nèi)。再用同樣的方式可以輸入“頁數(shù)：”和“起止日期：”等。

采用與案卷封面設(shè)置相同的方法，可以制作案卷的封底——備考表。

1.5 檔案借閱登記表的制作。以A4紙作橫向頁面設(shè)置，設(shè)前三行為標(biāo)題行，第一行為標(biāo)題“科技檔案借閱登記表”，以七列合并居中、22號(hào)宋體字；第二行空行：第三行為列標(biāo)題，分七個(gè)字段：借閱日期、單位、姓名、案卷名稱、案卷號(hào)、歸還日期、備注，為12號(hào)楷體，每頁設(shè)12條記錄，行高為30MM，列寬為最適合列寬，選中列標(biāo)題以下添加邊框?yàn)椤疤铩?，則表格設(shè)置完成。

2 實(shí)現(xiàn)檔案信息的查詢和利用

2.1 在檔案信息數(shù)據(jù)庫建立后，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)每份文件的檢索查詢，即了解所要查找的文件是否存檔，是否借出，以及與此文件相關(guān)的文件有那些。單擊“編輯”菜單下拉的“查找”出現(xiàn)“查找和替換”對(duì)話框，輸入要查找的內(nèi)容，點(diǎn)擊“查找下一個(gè)”即所查找的文件出現(xiàn)在當(dāng)前的窗口中，并被選中，也可以點(diǎn)擊“查找全部”，則查找出的文件列表出現(xiàn)在對(duì)話框的下面。

2.2如果查找的文件不在所打開的工作表窗口內(nèi)，也可以單擊“文件”下拉菜單的“搜索”，出現(xiàn)“基本搜索”對(duì)話框，在“搜索文本”項(xiàng)里輸入要搜索文件的主題詞， “搜索范圍”下拉箭頭里選擇要搜索文件的類型是Ex-cel或Word或是其他的文檔類型，點(diǎn)擊“搜索”，即搜索的結(jié)果出現(xiàn)在列表里，再打開列表的文檔，查找所需要的文件。

2.3在Excel數(shù)據(jù)庫里，也可以用篩選查找文件及與此文件內(nèi)容相關(guān)的文件，并能打印文件的列表報(bào)告，只要單擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“篩選” “自動(dòng)篩選”，在列標(biāo)題的右下角會(huì)出現(xiàn)下拉箭頭，選擇所要查找的字段，單擊下拉箭頭，顯示出該字段中的記錄，選中需要查找的內(nèi)容，則查找的文件列表就出來了。

2.4 Excel數(shù)據(jù)庫與電子文件原件建立超級(jí)鏈接，實(shí)現(xiàn)對(duì)原文的檢索。在“卷內(nèi)文件”表格內(nèi)，選中能表達(dá)某一原件信息記錄的單元格，單擊“插入”菜單里的“超鏈接”，出現(xiàn)“超鏈接”對(duì)話框，在“查找范圍”里選擇原件所在的文件夾，再在文件夾里找到原件，單擊“確定”，一個(gè)超鏈接就做好了，要調(diào)出原件時(shí)，只要雙擊Excel數(shù)據(jù)庫里代表原件信息有“超鏈接”的單元格，原件就出現(xiàn)在窗口。

2.5檔案借閱登記。每次借出或歸還的檔案都要在“檔案借閱登記表”上記錄，當(dāng)借閱者查找的某卷檔案沒有歸還時(shí)，在“檔案案卷目錄”里的“借出情況”一欄登記為“借出”，雙擊此超鏈接到“檔案借閱登記表”，就能了解到借閱這一案卷的詳細(xì)情況。

3 數(shù)據(jù)庫信息的統(tǒng)計(jì)和分析

Excel工作表還可以用于統(tǒng)計(jì)歸檔文件的件數(shù)，存檔的案卷數(shù)，在“卷內(nèi)文件”的工作表里，一條記錄代表一份文件，所以行號(hào)已經(jīng)標(biāo)明了文件的份數(shù)，同樣，在“檔案案卷目錄”里，行號(hào)記錄了存檔的案卷數(shù)。如果要了解每年存檔的案卷數(shù)，則在“檔案案卷目錄”里選擇字段“歸檔時(shí)間”再單擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“分類匯總”，出現(xiàn)“分類匯總”對(duì)話框，在“分類字段”中選擇“歸檔時(shí)間”， “匯總方式”中選擇“計(jì)數(shù)”，單擊“確定，則顯示出每年存檔的案卷數(shù)。

Excel還可以實(shí)現(xiàn)外部數(shù)據(jù)的導(dǎo)入：與其他軟件實(shí)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換及數(shù)據(jù)庫升級(jí)：對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行保密設(shè)置等多種功能。總之，數(shù)字化檔案管理活動(dòng)中所涉及的信息存儲(chǔ)、共享利用、流動(dòng)和處理等工作，在Excel中都能實(shí)現(xiàn)，所以，利用Excel作為科技檔案管理的數(shù)據(jù)庫是個(gè)不錯(cuò)的選擇。