1 概述

1.1 時間界限與區(qū)分：2004年7月至2006年6月。為了方便統(tǒng)計與對比分析，我們將跨越3個年度的24個月中的查詢情況按每半年(6個月)分為一組。

1.2范圍：開封市檔案館第一保管部。

1.3調(diào)查統(tǒng)計分析的重點：此次調(diào)查統(tǒng)計的重點主要是查閱人年齡、查詢主體、查詢內(nèi)容、查閱目的、查到率、未查到內(nèi)容等幾項。

1.4特別約定：由于來館查閱檔案的群眾在填寫查閱登記表時有空項或漏項，因此在下面的統(tǒng)計分析中會對相應(yīng)統(tǒng)計項目的有效基數(shù)分別給予說明。各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)中比例數(shù)也只是相對于有效基數(shù)，

2 基本情況

2.1 標準統(tǒng)計：我們把檔案統(tǒng)計年報中設(shè)定的工作查考、經(jīng)濟建設(shè)、編史修志、學術(shù)研究4種利用目的作為標準統(tǒng)計項?；厩闆r見表一：

2.2查閱人年齡情況：在這個時間段中共有1199人，681次來館查閱(多人一同查閱時只填寫1個人的相關(guān)記錄，故只計為1次)，留有年齡記錄556人，其中最小年齡為21歲；最大年齡為83歲：平均年齡為49.25歲，其中2004年7-12月段為48歲，2005年1-6月段為50歲，2005年7-12月段為49歲，2006年1-6月段為49歲。具體數(shù)據(jù)見表二：

2.3查詢主體分類情況：為區(qū)分查詢主體是單位行為，還是公民個人行為，我們將執(zhí)單位介紹信查閱的定為因公查閱，查閱與查閱人本人有關(guān)內(nèi)容的為本人查，查閱與查閱人本人無關(guān)內(nèi)容的為代理查閱：將執(zhí)身份證等合法證件查閱的定為因私查閱，查閱與查閱人本人有關(guān)內(nèi)容的為本人查，查閱與查閱人本人無關(guān)內(nèi)容的為代理查閱。數(shù)據(jù)見表三：

2.4 查詢目的與內(nèi)容，查詢目的與內(nèi)容只是相對集中的歸類，如：“確權(quán)”包括土地、房產(chǎn)、企業(yè)合并、分家等相關(guān)內(nèi)容；“工資退休”包括工資、退休、待遇、身份等相關(guān)內(nèi)容；“證書”包括學歷、職稱、稱號等相關(guān)內(nèi)容：“學術(shù)研究”包括學術(shù)研究、撰寫學術(shù)論文等相關(guān)內(nèi)容；“訴訟”包括訴訟、糾紛調(diào)解等相關(guān)內(nèi)容。具體數(shù)據(jù)見表四：

2.5 查到率。查到率是我們最關(guān)心的數(shù)據(jù)之一，具體數(shù)據(jù)見表五。

2.6未查到的內(nèi)容。未查到的內(nèi)容是我們關(guān)心與分析重點，具體數(shù)據(jù)見表六。

3 主要特點與趨勢

3.1 查詢者年齡以50歲為峰值。依據(jù)表二的數(shù)據(jù)我們制作了曲線圖一。從圖一看，四個時間段的年齡曲線趨勢基本一致。第一峰值處在50至60歲之間。這在目前和今后一段時間內(nèi)可能是一種趨勢。

3.2 因公查閱高于因私查閱，代理查閱超出本人查閱一倍。依據(jù)表三的數(shù)據(jù)我們制作了曲線圖二。從圖二看，四個時間段的曲線趨勢有三個基本上與平均線一致。因公代理查閱為最高值，因私本人查閱為次高值，因私代理查閱為再次高值，因公本人查閱為最低值。如果從查詢內(nèi)容與目的來看。我們認為可以將因公本人查閱歸入因私查閱的范疇，這樣因私查詢就超出因公查詢近一倍。

3.3在查詢目的與內(nèi)容上工資退休項居于最高位，確權(quán)項次之，編史修志項只居第三位。依據(jù)表四的數(shù)據(jù)我們可以看出，在查詢內(nèi)容上無論是因公、因私、未說明情況，與群眾切身利益相關(guān)的工資退休、確權(quán)兩項數(shù)量都在高位，而一向在調(diào)卷量上最高的編史修志項從查詢次數(shù)上只位于第三位。

3.4查到率與未查到率基本相等。依據(jù)表五的數(shù)據(jù)我們可以看出。因公查到率高于因私查到率，因公未查到率與因私未查到率基本持平，而未說明情況的查到率低于未說明情況的未查到率。

3.5 四個時間段未查到內(nèi)容的走向曲線基本相等。依據(jù)表六的數(shù)據(jù)我們可以看出。四個時間段幾個未查到內(nèi)容項里的同一項的絕對量雖有一定差異。但走向曲線基本相同。特別值得注意的是，與群眾切身利益相關(guān)的工資退休、確權(quán)兩項在四時間段內(nèi)都處在未查到內(nèi)容的高位。

4 背景與動因分析

4.1 查詢者年齡峰值和查詢內(nèi)容峰值與國家現(xiàn)行職工退休年齡相疊。從查詢者年齡峰值看，第一峰值出現(xiàn)在50歲，第二峰值出現(xiàn)在55歲，第三峰值出現(xiàn)在60歲。這正好與國家現(xiàn)行職工退休年齡相一致。這與勞動部門在職工辦理退休手續(xù)時要求職工出具招工表或轉(zhuǎn)正登記表，以確認年齡、工齡有關(guān)。

4.2 “工資退休”項位于查詢內(nèi)容的絕對高位與企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀有關(guān)。照理這些與職工年齡、工齡有關(guān)的招工表、轉(zhuǎn)正表應(yīng)該由其原所在企業(yè)保管，并在其辦理退休手續(xù)時提供。在三年的時間內(nèi)，有這么多的職工來查閱與其招工、轉(zhuǎn)正相關(guān)的檔案，說明一些企業(yè)的檔案管理出現(xiàn)了問題。據(jù)了解，之所以到檔案館來查閱，一是因為其原企業(yè)已經(jīng)倒閉、破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制，檔案已無處可查：二是個人檔案與企業(yè)保存的檔案中均無相關(guān)內(nèi)容。

4.3 查到率同未查到率基本相等與館藏檔案結(jié)構(gòu)有關(guān)。與過去相對較高的查到率(80％)相比，查到率同未查到率基本相等實際上是查到率在下降。2003年我們曾對我館1990-1999年10年間檔案利用情況進行過統(tǒng)計分析，那時的平均查到率在80％左右。分析未查到的內(nèi)容，一是與進館范圍有關(guān)，未查到的當中有相當一部分是因為這些單位不在進館單位范圍內(nèi)：二是與原單位的歸檔范圍及保管期限有關(guān)，未查到的當中有相當一部分是因為不在歸檔范圍內(nèi)或原保管期限設(shè)定偏低。

4.4 同群眾切身利益相關(guān)查詢項處在查詢內(nèi)容的高位與群眾利用檔案維護自身利益的意識提高有關(guān)。在查詢內(nèi)容上無論是因公、因私、未說明情況，與群眾切身利益相關(guān)的工資退休、確權(quán)兩項在數(shù)量都處于高位，這表明群眾利用檔案維護自身利益的意識有所提高，這對提高全民的檔案意識是有益的。

4.5 代理查閱已經(jīng)成為查詢同群眾切身利益相關(guān)項的主要方式。在查詢同群眾切身利益相關(guān)項目時，查詢主體中，因公代理查閱占13％，因私本人查閱占7.1％，因私代理查閱占5.3％，因公本人查閱占3.7％，代理查閱是目前查詢同群眾切身利益相關(guān)內(nèi)容的主要方式。這表明為本單位職工查詢利益相關(guān)內(nèi)容檔案，在今后一個時期內(nèi)是企業(yè)來檔案館查檔的主題：而為親戚朋友代理查閱也是一種趨向。

(作者單位：開封市檔案館)