一筆談：“檔案信息化”是個(gè)。很寬泛的概念。請(qǐng)大家暢所欲言，談?wù)勛约盒哪恐械摹皺n案信息化”。

Zhz：我心目中的檔案信息化是，無論在任何地方的任何電腦上都能夠查詢到各個(gè)檔案館和檔案室的檔案目錄，點(diǎn)擊任何一條目錄都有回應(yīng)，根據(jù)回應(yīng)能看到所查詢內(nèi)容的全文，并可以下載。

滄海一粟：我心目中的檔案信息化既包括物的信息化即檔案設(shè)備的信息化，更包括人的信息化即檔案人的信息化。檔案人的信息化是檔案信息化的必要前提，沒有檔案人的信息化，即使擁有再多、再先進(jìn)的檔案信息化設(shè)備，檔案信息化也很難實(shí)現(xiàn)。物的信息化特別是檔案設(shè)備的信息化在資金條件具備的前提下有可能一夜之間就能實(shí)現(xiàn)，但是檔案人的信息化需要有一個(gè)過程，不可能一夜之間實(shí)現(xiàn)。因而檔案信息化，尤其是檔案人的信息化仍然“讓人感到既緊迫又任重道遠(yuǎn)”。我個(gè)人認(rèn)為。在檔案信息化的過程中，應(yīng)堅(jiān)持“先化人、后化物”的原則，即先進(jìn)行檔案人的信息化，再進(jìn)行檔案設(shè)備的信息化。

Eqnwork：的確，檔案信息化是以檔案工作者和檔案管理制度的信息化為前提的。尤其領(lǐng)導(dǎo)人的作用更是關(guān)鍵，培養(yǎng)適用的人才、建立完善的制度、投入有保障的資金是檔案信息化的必要條件。

泊客：其實(shí)，“化人”與“化物”總體講是同步的，在具體工作中雖有先后，但二者先后的“間距”不能過大。大了就是脫節(jié)，脫節(jié)會(huì)產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)。就會(huì)造成人力、物力、財(cái)力的損失。我的觀點(diǎn)是“有什么條件打什么仗”。信息化是需要一定物質(zhì)基礎(chǔ)的，這一點(diǎn)不可否認(rèn)。問題在于能否用有限的條件產(chǎn)生最高的效率。目前的設(shè)備條件不是最好的，但我們并沒有讓這些設(shè)備發(fā)揮最大的效用。我在給學(xué)生上課時(shí)常引用這樣兩個(gè)例子：一是當(dāng)年阿波羅飛船登月時(shí)控制系統(tǒng)使用的計(jì)算機(jī)還不及286的性能：二三年前人們?yōu)椤肮碧胀h(yuǎn)鏡更換新的“心臟”——計(jì)算機(jī)處理器，也只相當(dāng)于486。我們目前的計(jì)算機(jī)最差的也比286、486要好得多吧!再舉個(gè)身邊的例子：前年單位為打字室添置新計(jì)算機(jī)，原來的486被下放到檔案管理科。在沒有專門的檔案管理軟件的情況下，這個(gè)科的同志先將館藏檔案中涉及的人名摘錄下來，再以案卷為單位，將名字輸入系統(tǒng)自帶的寫字版中。這項(xiàng)工作，全科三四位同志整整做了近兩年?，F(xiàn)在，再有人來查詢檔案，他們就用寫字版中的查詢功能進(jìn)行查詢。設(shè)備落后、沒有專用軟件、辦法也很笨，但效果卻很好。

Zhz：“化人”關(guān)鍵是“化領(lǐng)導(dǎo)”。在我國，幾乎是所有的經(jīng)驗(yàn)材料都有一條“領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵”?；鶎訖n案部門領(lǐng)導(dǎo)觀念淡漠，也是信息化建設(shè)舉步維艱的重要原因之一。

泊客：今天再談第二點(diǎn)“好鋼用到刀刃上”。檔案部門可用的資源有限，特別是資金。如何將有限的資源用到最需要的地方則直接影響到檔案信息化建設(shè)的效能。一方面我們?nèi)鄙儋Y金，另一方面資金與設(shè)備使用不合理的現(xiàn)象隨處可見。從一般意義上講檔案信息化的大部分工作在檔案館，但在一些地方特別是經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)，最好的計(jì)算機(jī)不是首先裝備檔案館，而是放到了領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌上和打字室里。不是領(lǐng)導(dǎo)和打字室不能用最好的計(jì)算機(jī)，只是有沒有必要。領(lǐng)導(dǎo)同志在沒有實(shí)行無紙化辦公的情況下，可能整天坐在計(jì)算機(jī)前嗎?即便是實(shí)行了無紙化辦公，領(lǐng)導(dǎo)同志也不可能整天坐在計(jì)算機(jī)前辦公。在檔案局(館)領(lǐng)導(dǎo)同志的計(jì)算機(jī)使用率不會(huì)也不可能是最高的，打字室主要任務(wù)是“打公文”，一般的辦公套裝軟件對(duì)計(jì)算機(jī)的配置要求也不是特別高。因此，將最好的計(jì)算機(jī)設(shè)備優(yōu)先配置給領(lǐng)導(dǎo)與打字室是不經(jīng)濟(jì)的，這就好像一支軍隊(duì)為了進(jìn)攻敵人堅(jiān)固的堡壘，特地花大價(jià)錢購買了一些先進(jìn)的坦克，可是卻沒有將坦克配置給負(fù)責(zé)進(jìn)攻的前線攻擊部隊(duì)，而是配置給了指揮官和參謀部。前線部隊(duì)的攻擊效果如何不言自明。過了一些時(shí)候，再購買更先進(jìn)的坦克，仍然優(yōu)先配置給指揮官和參謀部，再將先前購買的已經(jīng)面臨淘汰或者已經(jīng)淘汰的坦克配置給前線攻擊部隊(duì)。就這樣攻克敵方堡壘的時(shí)間被拖下來了，

如果我們不能將有限的資源用到最需要的地方，不是將設(shè)備當(dāng)作武器來使用，而是當(dāng)作某種待遇。那么，攻下檔案信息化這個(gè)堡壘就要花費(fèi)更大的代價(jià)了。

接著再說說第三點(diǎn)：“任務(wù)驅(qū)動(dòng)與利益一致”。在計(jì)算機(jī)與信息化教學(xué)中常用的一種方法叫：“任務(wù)驅(qū)動(dòng)法”。就是將要講授的內(nèi)容按捺在一個(gè)個(gè)實(shí)際任務(wù)中，通過引導(dǎo)學(xué)生完成這些任務(wù)，達(dá)到學(xué)會(huì)并掌握相關(guān)知識(shí)與技能的目的。沒有任務(wù)的壓力與驅(qū)動(dòng)，做也可，不做也可；早做也可，晚做也可：快做也可，慢做也可：做好也可，做不好也可，結(jié)果就是建了十好幾年的庫，仍然沒有可供使用的目錄數(shù)據(jù)庫。

多年以前，審計(jì)系統(tǒng)開始推行信息化，那年我們所在地的審計(jì)部門先是全員培訓(xùn)，培訓(xùn)完畢考核，不合格的重新培訓(xùn)。隨后，上級(jí)要求所有上報(bào)文件一律通過網(wǎng)上傳輸，不接收紙質(zhì)文件：下發(fā)的文件先從網(wǎng)絡(luò)上發(fā)，紙質(zhì)的在網(wǎng)絡(luò)上辦理一個(gè)時(shí)間段后再發(fā)。不會(huì)使用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的工作人員，限期學(xué)會(huì)使用，如果到期還不會(huì)使用，就離崗培訓(xùn)，直至學(xué)會(huì)使用。離崗的壓力使大家必須做出選擇，要么去適應(yīng)信息化的工作環(huán)境，要么離崗。結(jié)果不用說，大家都清楚。

當(dāng)然我們檔案部門的工作沒有審計(jì)部門那樣高的時(shí)效性，但如果國家、省、市分別要求將某些內(nèi)容(如開放檔案目錄)在指定時(shí)間內(nèi)上報(bào)，并進(jìn)入上一級(jí)的數(shù)據(jù)庫，同時(shí)對(duì)外開放……也會(huì)推動(dòng)檔案信息化向有用、能用、實(shí)用、好用的方向前行。

一筆談：泊客提及的檔案信息化問題，與我曾經(jīng)研究過的國家檔案目錄信息中心問題有相似之處，我們都主張建立檔案目錄的移交與報(bào)送制度，在《政府信息公開條例》背景下，還可以與政府信息公開結(jié)合起來，這是個(gè)好的發(fā)展方向。

泊客：今天再說說：“導(dǎo)體、半導(dǎo)體與電阻”。任何一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)大都是承上啟下的中間環(huán)節(jié)，這個(gè)環(huán)節(jié)可以是導(dǎo)體、半導(dǎo)體，也可以是電阻。就檔案信息化這項(xiàng)目作而言，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志的信息化意識(shí)及應(yīng)用能力決定了其在這項(xiàng)工作中是導(dǎo)體、半導(dǎo)體，還是電阻。

前不久，參加了一次工作匯報(bào)，當(dāng)說到檔案信息化工作時(shí)，聽匯報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)出了一系列相當(dāng)專業(yè)的提問，比如存貯量、空間容量、硬盤、字節(jié)等。面對(duì)這樣的提問，我們匯報(bào)者明顯有些準(zhǔn)備不足，一時(shí)語塞。沒有拿下這個(gè)機(jī)會(huì)。

當(dāng)我們的信息化意識(shí)與應(yīng)用水平高于上級(jí)或部下一方時(shí)，我們無論是導(dǎo)體、半導(dǎo)體、電阻都可以生存。因?yàn)檫@時(shí)的電壓來自一端，只是傳導(dǎo)不好而已。但如果我們的信息化意識(shí)與應(yīng)用水平低于上級(jí)或部下兩端時(shí)，情況就不一樣了。對(duì)于來自于兩端的電壓只有做個(gè)導(dǎo)體還可生存。當(dāng)然，最好是做一個(gè)變壓器，增壓變壓器。

滄海一粟：所謂檔案信息化建設(shè)，就是要在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作模式進(jìn)行根本性改造，促使檔案管理從傳統(tǒng)的手工作業(yè)型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變，從對(duì)實(shí)體檔案的管理為主向?qū)?shí)體檔案管理和虛擬檔案管理并重轉(zhuǎn)變，使檔案工作者從檔案管理者轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息管理者。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)宏大的工程，內(nèi)容涉及軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息資源管理專門人才建設(shè)、檔案信息管理系統(tǒng)的安全管理等方面。

檔案信息化就是要利用信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)館(室)藏各類檔案的數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化辦公條件下電子文檔管理一體化，檔案信息提供利用網(wǎng)絡(luò)化。館(室)藏各類檔案的數(shù)字化，就是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等的掃描錄入、數(shù)碼處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，達(dá)到對(duì)檔案信息管理和利用的高效、準(zhǔn)確的目的，也有利于館(室)藏各類檔案的完好保存。電子文檔管理一體化，就是通過辦公網(wǎng)絡(luò)，使用文檔管理一體化軟件來完成電子文件的歸檔工作：制發(fā)文檔單位要對(duì)電子文件進(jìn)行準(zhǔn)確的歸檔鑒定，執(zhí)行電子文件歸檔辦法，及時(shí)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔處理：檔案管理部門要對(duì)電子文檔進(jìn)行及時(shí)的接收和進(jìn)入相應(yīng)數(shù)據(jù)庫的處理。檔案信息提供利用網(wǎng)絡(luò)化，就是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為利用檔案的人們提供檔案信息的查閱使用。具體又包括三種情況：一是非保密的、公開的檔案信息，在公眾信息平臺(tái)上自由查閱：二是日常辦公所需的內(nèi)部檔案信息，利用辦公網(wǎng)絡(luò)通過個(gè)人授權(quán)方式在專用服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中查閱：三是保密檔案信息，通過檔案管理部門信息管理人員對(duì)有權(quán)查閱的對(duì)象在檔案專用服務(wù)器中調(diào)用和提供。檔案的真正價(jià)值在于利用，檔案信息化的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。在信息化時(shí)代，檔案信息化的目標(biāo)就是利用信息化手段實(shí)現(xiàn)館(室)藏檔案數(shù)字化、電子文檔一體化、檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。

臨溪羨魚：結(jié)合工作實(shí)踐，我認(rèn)為以下環(huán)節(jié)是檔案信息化建設(shè)中是必不可少的：一是檔案部門人人都要學(xué)會(huì)打字。如果連打字都不會(huì)，空談信息化毫無意義。方法有很多，泊客先生前面提過的審計(jì)系統(tǒng)強(qiáng)制培訓(xùn)是個(gè)辦法，搞打字比賽寓教于樂也是辦法，單位不設(shè)專職打字員各部門的材料均由自己來打也是個(gè)辦法。但最關(guān)鍵的是想法調(diào)動(dòng)人的積極性，比如一塵先生，他以前連計(jì)算機(jī)摸都不摸，現(xiàn)在已成打字高手了。二是配備必要的計(jì)算機(jī)。配置不一定多高，能用就行。但數(shù)量上，最好人手1臺(tái)。配備計(jì)算機(jī)是為了改變?nèi)说墓ぷ骱蛯W(xué)習(xí)習(xí)慣，一個(gè)單位僅有1臺(tái)計(jì)算機(jī)，只有一兩個(gè)計(jì)算機(jī)高手，其他方面搞得再好，也不能算檔案信息化。我曾見到一些垂直管理部門，早就實(shí)行了公文網(wǎng)上傳輸并且不發(fā)紙質(zhì)公文，單位的計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)也完全可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，但由于一些領(lǐng)導(dǎo)不習(xí)慣看計(jì)算機(jī)，辦公室的內(nèi)收發(fā)在網(wǎng)上收到文件后只好再打出來按以往大家都習(xí)慣的流程再運(yùn)轉(zhuǎn)一遍，三是引進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。我這里說的是引進(jìn)，不一定非要自己開發(fā)?，F(xiàn)在已經(jīng)有非常成熟的檔案管理軟件了。泊客先生介紹的檔案管理科的同行，精神可嘉，但確實(shí)下的是笨工夫。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，有的可能是事倍功半，有的甚至?xí)耆珶o用。其實(shí)，開發(fā)檔案管理軟件也不太難。安陽市檔案局(館)七八年前就開始使用自己開發(fā)的軟件，聽說現(xiàn)在還在用。我們這里，以前用的軟件也是自己開發(fā)的。四是輸入檔案目錄實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索。這個(gè)可先從利用率高的檔案開始，我們這里最先做的是勞動(dòng)局的招工檔案，接著又做了知識(shí)青年下鄉(xiāng)檔案、干部任免檔案、干部處分檔案等，然后才從勞動(dòng)局、人事局、民政局、市委、市政府全宗……一個(gè)一個(gè)全宗展開。說起好笑，最初開展這項(xiàng)工作的動(dòng)因是，新來的局長(zhǎng)受一位熟人之托幫忙找一份招工表，看利用人員忙得不行，就主動(dòng)借了兩本檔案回辦公室一頁一頁翻(當(dāng)時(shí)的檢索工具查不到人頭)，整弄了一上午也沒找到。局長(zhǎng)提出來，能不能把這些利用頻繁的檔案輸入計(jì)算機(jī)，一來可以提高工作效率，二來也保護(hù)了檔案原件。當(dāng)時(shí)也有阻力，但幾年下來。再查找類似的檔案，只需報(bào)個(gè)名字，很快就可以在計(jì)算機(jī)里找到與該人名字相同的所有人的記錄，只要本人在場(chǎng)，判斷一下，很快就能準(zhǔn)確調(diào)卷。五是做好電子文件歸檔工作。這項(xiàng)工作很重要，否則，一方面我們?cè)谧霈F(xiàn)有檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，另一方面電子文件都流失了，日后還得再來一遍。如果能將電子文件歸檔與電子政務(wù)建設(shè)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)電子公文的在線即時(shí)歸檔就更好了。六是現(xiàn)有紙質(zhì)檔案、其他載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作要做，但要慎重對(duì)待。七是建立檔案網(wǎng)站。包括內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)站，也包括外網(wǎng)網(wǎng)站。

泊客：臨溪羨魚所談的正是他們近幾年來積極有效穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化工作的體會(huì)與經(jīng)驗(yàn)。他們就是這樣一步一步，扎扎實(shí)實(shí)地將這項(xiàng)工作做到了全省前列。經(jīng)驗(yàn)中并沒有什么特別的，不同的是他們做了，扎扎實(shí)實(shí)地做了。這其中“一把手”的作用不可不提。信息化工作從來就是“一把手”工程，主要領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)此的重視程度往往起著決定性作用。這是經(jīng)驗(yàn)，也是規(guī)律。從另一個(gè)角度講，一個(gè)單位信息化水平的高低考量的是“一把手”學(xué)習(xí)的能力與運(yùn)用新知識(shí)新技術(shù)的能力。

滄海一粟：我認(rèn)為，檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容無外乎兩大部分：一部分是計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)：另一部分是檔案信息化系統(tǒng)的保障體系建設(shè)。

關(guān)于計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，由于受外部環(huán)境、投入資金等諸多因素的制約，一般來說不可能一步到位、一氣呵成，需要有計(jì)劃地分年度、分系統(tǒng)一步一個(gè)腳印地逐步建設(shè)。我認(rèn)為可按以下步驟進(jìn)行：首先，要制訂具體的工作目標(biāo)、規(guī)劃。逐步實(shí)現(xiàn)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要統(tǒng)籌規(guī)劃、突出重點(diǎn)、整體推進(jìn)。要堅(jiān)持實(shí)用為主，在硬件投入上應(yīng)本著“能用就行、實(shí)用為好”的原則，以合適的投入于合適的工作：在具體操作時(shí)應(yīng)堅(jiān)持做到“新賬”不欠，“老賬”逐步轉(zhuǎn)化，盡量避免出現(xiàn)“新賬”變“老賬”、“老賬”越積越多的現(xiàn)象。其次，要進(jìn)行檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，具體包括計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)軟件的設(shè)計(jì)和應(yīng)用。第三，要與辦公自動(dòng)化同步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”管理，即從文件形成之時(shí)到文件辦結(jié)歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過程。第四，進(jìn)行檔案館(室)藏檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，為建立數(shù)字化檔案館(室)創(chuàng)造條件。

要想實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的功能，使其正常運(yùn)轉(zhuǎn)，還必須建立一套完整的保障體系，這是檔案信息系統(tǒng)的重要組成部分。我認(rèn)為檔案信息化系統(tǒng)的保障體系建設(shè)應(yīng)包含以下內(nèi)容：一是檔案信息化系統(tǒng)的制度、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，包括管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)層面，應(yīng)與計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)同步建設(shè)、相輔相成。二是檔案信息化系統(tǒng)的資金和技術(shù)支撐建設(shè)。沒有資金方面的保障，維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)和實(shí)現(xiàn)檔案信息化都將是一句空話：沒有技術(shù)層面的支撐，功能就會(huì)陳舊和老化，就不能適應(yīng)信息化技術(shù)的發(fā)展要求，整個(gè)系統(tǒng)將會(huì)處于癱瘓狀態(tài)，成為制約功能拓展的“瓶頸”。三是檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。這是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，因?yàn)槿魏蜗冗M(jìn)的設(shè)備和技術(shù)都需要人去操作，離開檔案信息化人才都將成為“無魂之尸”，難以發(fā)揮任何作用。四是檔案信息系統(tǒng)的安全管理。這也是檔案信息化建設(shè)中不可忽視的一個(gè)主要方面。

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)