摘要：本文論述了“收文”不是檔案。從檔案的定義和檔案的本質(zhì)屬性、檔案的唯一性及檔案的形成上看，“收文”不是檔案。本文認(rèn)為“收文”是被作為“檔案”保存的，并對“收文”被作為“檔案”保存的原因進(jìn)行了分析。還對是檔案、作為“檔案”和“歸檔”保存三個概念進(jìn)行了辨析，、結(jié)論是“收文”可以作為“檔案”保存，但它不是檔案。

關(guān)鍵詞：檔案 收文 文件

筆者提出了“檔案形成在前”的觀點(diǎn)，并以“發(fā)文”為例展開論述，對“文件是檔案的前身”“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的”觀點(diǎn)進(jìn)行了質(zhì)疑。認(rèn)為檔案不是由“發(fā)文”轉(zhuǎn)化而來的，檔案一形成就是檔案。但是有一個不容回避的問題是，從表面看“收文”“轉(zhuǎn)化”為“檔案”，恰恰符合“文件是檔案的前身”“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的”觀點(diǎn)。然而，既然“發(fā)文”都不可能是檔案的前身，那么“收文”就更不可能成為檔案的前身了!當(dāng)然，僅僅這樣說并不能說明問題，還需要論證。如果用檔案的本質(zhì)屬性和檔案的定義來衡量“收文”，“收文”的檔案身份顯然就很值得懷疑了。這里需要說明的是，本文說的“收文”是指那些在“文件是檔案的前身”“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的”觀點(diǎn)下，所謂“轉(zhuǎn)化”為“檔案”的“收文”?！笆瘴摹辈皇菣n案指的就是這部分“收文”，本文采用的“收文”概念是《檔案學(xué)詞典》定義的：“亦稱‘收來文件’。本機(jī)關(guān)收到的從外機(jī)關(guān)發(fā)送來的文件。由外機(jī)關(guān)擬制作為傳達(dá)制成機(jī)關(guān)的意圖而發(fā)送到本機(jī)關(guān)。有上級機(jī)關(guān)發(fā)來的指示、規(guī)定、決定、通知、批示、批復(fù)，下級機(jī)關(guān)送來的請示、報告，以及屬公事性質(zhì)的電報、信函，內(nèi)部刊物和資料等?！?/p>

1 從檔案定義和檔案本質(zhì)屬性來看“收文”

說“收文”不是檔案，這就必然要涉及到檔案的定義。檔案的定義有一百多種，那么選擇哪一種作為本文與同仁交流的平臺呢?選用哪一種都不合適。因此，還是簡要地把人們對檔案不斷地加深認(rèn)識的過程做一下回顧，對有代表性的檔案定義做一下梳理，以找出共性的部分來認(rèn)識檔案，來看“收文”。

何魯成著的《檔案管理與整理》(1937年)認(rèn)為：“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯案編制留待參考之文書”，還指出：“文件未必一一歸檔保存，唯有須長期保存而留待參考者方可作為檔案，其中包括機(jī)關(guān)內(nèi)所收入及發(fā)出公文及其附件。”

《檔案工作》雜志1960年第11期社論對檔案下的定義是：“檔案是本機(jī)關(guān)在工作和生產(chǎn)中形成的，具有一定的保存價值的，并且經(jīng)過立卷歸檔，作為真實(shí)的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料(包括技術(shù)文件、影片、照片、錄音帶等等)?！?/p>

中國人民大學(xué)歷史檔案系編的《檔案管理學(xué)》講義(1962年)中的檔案定義是：“檔案，是機(jī)關(guān)(包括企業(yè)、事業(yè)單位)在工作和生產(chǎn)中形成的、具有查考利用價值的、按照一定歸檔制度集中保存起來的文件材料(包括技術(shù)圖紙、影片、照片、錄音帶等)?！?/p>

鄧紹興、陳智為編著的《新編檔案管理學(xué)》(1986年)認(rèn)為：“檔案是機(jī)關(guān)、社會組織和個人在社會活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像及其他各種方式和載體的文件材料?！?/p>

陳兆祦、和寶榮主編的《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》(1986年，第一版)認(rèn)為：“檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件?！?996年第二版修訂為：“檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、音像及其他各種方式和載體的歷史記錄?！焙喪鰹椋骸皺n案是原始的歷史記錄?！?005年第三版又修訂為：“檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識的記錄?！?/p>

吳寶康主編的《檔案學(xué)概論》(1988年)認(rèn)為：“檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲音及其各種形式的原始記錄?！?/p>

1988年實(shí)施的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?/p>

中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》(2000年)中的檔案定義是：“同家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄?！?/p>

馮惠玲、張輯哲主編的《檔案學(xué)概論》(2001年)認(rèn)為：“檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息?！?006年第二二版修訂為：“檔案是社會組織或個人在以往的社會實(shí)踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息?！?/p>

通過上述對檔案定義的簡要梳理，一個人們對檔案的認(rèn)識不斷接近檔案本質(zhì)的過程便呈現(xiàn)出來，這一過程也是一個不斷去掉人為認(rèn)為某些特性是檔案特性的過程。如去掉了“已辦理完畢歸檔”、“留待參考”、“經(jīng)過立卷歸檔”、“作為”、“集中保管”、“按照一定歸檔制度集中保存起來”、“保存起來以備查考”、“保存?zhèn)洳椤钡热藶檎J(rèn)為的特性，增加了更接近檔案本質(zhì)的特性，如由“社會活動中形成的”到“社會活動中直接形成的”，檔案的屬概念也由“文件”成為“原始記錄”。盡管上述的檔案定義并不一致，但有兩點(diǎn)既表明人們認(rèn)識檔案的趨勢，又是基本趨同的，這就是“直接形成的”、“原始記錄”。用檔案定義中的這兩點(diǎn)來看“收文”，問題就出來了。就立檔單位來說，“收文”是其在社會活動中“直接形成的”“原始記錄”嗎?顯然不是。既然不是。怎么能是檔案呢?如果說用檔案定義來說明“收文”不是檔案，而由于檔案定義的不統(tǒng)一，難有說服力的話，那么采用檔案的本質(zhì)屬性來說明應(yīng)該說是有說服力的?！氨M管人們對檔案的定義仍在爭論，但對檔案這一事物的本質(zhì)特性的認(rèn)識卻是基本一致的，即檔案本質(zhì)上是社會生活的原始記錄，換句話說，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。對這一共識，盡管學(xué)界也有不同的觀點(diǎn)，但這些不同觀點(diǎn)至少從目前看，尚不能動搖這一共識的正確性。所以，檔案的具體定義表述就應(yīng)該揭示并確認(rèn)‘原始記錄性’這一檔案的本質(zhì)特性?！蔽覀冇脵n案的本質(zhì)屬性——原始記錄性，來看“收文”，“收文”具有原始記錄性嗎?顯然沒有，沒有原始記錄性，還是檔案嗎?顯然不是。從上文對檔案定義的梳理中已經(jīng)看出，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性已基本得到認(rèn)同。所謂“原始記錄性”，就是指檔案是“直接形成的”、“原始記錄”。只有“直接形成的”具備原始記錄性的“原始記錄”才能是檔案。而筆者提出的“檔案形成在前”說的理論基礎(chǔ)正是摹于檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性的。

2從檔案的唯一性看“收文”

檔案是唯一的，其價值也因唯一而存在。唯一性是檔案區(qū)別于其他文獻(xiàn)信息的重要標(biāo)志?！皺n案以其原始性和孤本而珍貴的特點(diǎn)區(qū)別于其他出版物。”“檔案注重原本、原稿和孤本，很多檔案往往只有一份?！薄皺n案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本。”所以，檔案“在形體上都是唯一的，這種唯一的形體對于檔案的‘原始記錄性’來說具有無法替代的獨(dú)特價值(即使照原樣絲毫不差地復(fù)制了也使其失去了原有的價值)”，“嚴(yán)格意義上的檔案實(shí)質(zhì)上都是指文件的定稿以及已歸檔保存的草稿。”所以說，檔案的唯一性和檔案的原始記錄性是相輔相成的，檔案因原始記錄而唯一，唯一性是原始記錄的重要特征。也就是說具有原始記錄性和唯一性的才是檔案，檔案應(yīng)該是原始記錄性和唯一性的統(tǒng)一體。檔案從形體上說是唯一的，檔案是“直接形成的”“原始記錄”，它只有一件，是唯一的。再來看“收文”，不論作為收到的文件，還是作為“轉(zhuǎn)化”的“檔案”都不是唯一的。而且，級別越高的單位發(fā)的文作為被收到單位的“收文”“轉(zhuǎn)化”為“檔案”的數(shù)量越多，如國務(wù)院的發(fā)文，如果發(fā)到市(地)級，就可能有數(shù)百份同樣的“收文”“轉(zhuǎn)化”為“檔案”，如果發(fā)到縣級，那么就可能有數(shù)千份同樣的“收文”“轉(zhuǎn)化”為“檔案”了。省級發(fā)文、市(地)級發(fā)文同樣如此。就是縣級發(fā)文成為被收到單位的“收文”而“轉(zhuǎn)化”為“檔案”的同樣也不少。事實(shí)上，所有的“收文”“轉(zhuǎn)化”為“檔案”的都不可能是唯一的，更不可能是原始性和唯一性的統(tǒng)一體。試問哪一份“轉(zhuǎn)化”為“檔案”的“收文”是原稿?哪一份是“直接形成的”“原始記錄”?因此，“收文”根本就不是檔案，也不可能“轉(zhuǎn)化”為檔案。

3從檔案的形成看“收文”

檔案是如何形成的?檔案是由形成者直接形成的。對檔案的形成者，許多檔案定義中都已指出，一般來說就是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人，這是形成者的主體。檔案是由形成者在社會活動中直接形成的，這里的直接形成有兩點(diǎn)含義，第一，直接形成是自己本身直接制作形成的：第二，既然強(qiáng)調(diào)“直接形成的”，就不可能存在“轉(zhuǎn)化”。

3.1 檔案是由形成者在其社會活動中自己直接制作形成的。檔案是形成者自己直接制作形成的，而不是收到別的形成者形成再“轉(zhuǎn)化”為“檔案”后而形成的?！笆瘴摹倍疾皇菣n案形成者自己制作的，也就不是自己直接形成的，所以，也就不是檔案了。當(dāng)然，對于形成者，也有學(xué)者認(rèn)為：“對‘形成者’的含義應(yīng)作廣義的理解，既包括文件制作者，又包括受文者。”然而，即使按照“文件是檔案的前身”的觀點(diǎn)，也有問題。該學(xué)者既未說明為什么要對文件形成者作廣義的理解，也未說明為什么文件的形成者就應(yīng)該包括受文者。文件的形成者只能是文件的制作者，而不可能包括受文者。正如該學(xué)者所說：“文件的設(shè)計制作形成階段，即文件制作者從設(shè)想、設(shè)計到書面文件的撰寫，表格的填寫”等，“這是一個設(shè)計和積累、記錄信息、表達(dá)思想、意圖，賦予文件以現(xiàn)行價值的過程?！睂τ凇笆芪恼摺币簿褪鞘瘴膯挝?，或者收文者，他們能在此“收文”中表達(dá)自己的思想和意圖嗎?能賦予其現(xiàn)行價值嗎?“收文”能是收文單位或收文者自己直接形成的嗎?“受文者”是不可能成為“文件”的形成者的，“收文”也就不可能是檔案。

3.2“直接形成的”，就不可能存在“轉(zhuǎn)化”。強(qiáng)調(diào)檔案是直接形成的，就意味著否定“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的”觀點(diǎn)，也就是說檔案不是“轉(zhuǎn)化”而來的。經(jīng)典的檔案學(xué)理論認(rèn)為“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的”，檔案是怎樣“轉(zhuǎn)化”而來的呢?“檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的。文件轉(zhuǎn)化為檔案一般須具備三個條件：第一，現(xiàn)時使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案?！薄暗诙?，對日后實(shí)際工作和科學(xué)研究具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。”“第三，按照一定的規(guī)律集中保存起來的文件，才能最后成為檔案?！辈⒄J(rèn)為：“歸檔和集中保存，既是文件向檔案轉(zhuǎn)化的一般程序和條件。又是文件轉(zhuǎn)化為檔案的一般標(biāo)志和界限?！睂τ谶@種經(jīng)典的檔案學(xué)理論的觀點(diǎn)。已有許多學(xué)者提出了異議。有學(xué)者認(rèn)為：“在這三個轉(zhuǎn)化條件中，后兩條帶有檔案是檔案工作者加工后的產(chǎn)物的含義，其實(shí)質(zhì)是理想的人為控制下檔案系統(tǒng)應(yīng)該是什么樣的?！边€有學(xué)者指出：加入“‘歸入’、‘作為’、‘成為’等，就帶有明顯的主觀色彩，似乎檔案是由人們主觀決定的?！边@些觀點(diǎn)可以說都認(rèn)為“文件轉(zhuǎn)化為檔案”的條件均是人為的因素，事實(shí)上是否定了“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的”觀點(diǎn)。“從理論上說，‘歸檔集中保存’作為文件向檔案轉(zhuǎn)化的必備條件不符合檔案的本質(zhì)，違背了檔案的形成規(guī)律。”檔案是直接形成的，它的形成不需要附加任何人為行為。顯然，“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的”觀點(diǎn)是有問題的，它是不符合檔案的原始記錄的本質(zhì)的，有違檔案形成的規(guī)律。檔案是直接形成的，根本就不存在“轉(zhuǎn)化”的問題，也就是說檔案并非由文件轉(zhuǎn)化而來。從表面上看“收文”，“收文”“轉(zhuǎn)化”為“檔案”頗符合“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的”觀點(diǎn)，前面已經(jīng)論述，“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的”觀點(diǎn)，是有悖于檔案形成規(guī)律的，自然，“收文”的“檔案”身份就值得懷疑，無論從檔案的原始記錄本質(zhì)屬性上看，還是從檔案是直接形成的看，“收文”都不符合這些條件。因此，“收文”不可能是檔案。

4“收文”被作為“檔案”的原因

對于立檔單位來說，“收文”不是其直接形成的，也不是原始記錄，為什么要將“收文”作為“檔案”保存呢?而且，就是按照“文件是檔案的前身”“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的”觀點(diǎn)，也難以解釋清楚。作為“收文”的“正本”(或者說是“母本”或者說是“同胞兄弟”)的“發(fā)文”在發(fā)文單位已經(jīng)“轉(zhuǎn)化”為檔案了(實(shí)質(zhì)是紙質(zhì)檔案的“雙軌制”，即“發(fā)文”與其定稿一同作為檔案的統(tǒng)一體保存)。為什么還要將諸多的重份“收文”作為諸多的重份“檔案”保存呢?

為此，筆者查找了不少專家學(xué)者的論文論著，基本上都未對為何要將“收文”作為“檔案”保存做出任何解釋。只查到一處，有學(xué)者認(rèn)為的：“對‘形成者’的含義應(yīng)作廣義的理解，既包括文件制作者，又包括受文者?！倍?，并未說明為什么要對形成者作廣義的理解，也沒有說明為什么“受文者”就應(yīng)該包括在“形成者”之中。實(shí)際上該學(xué)者的解釋，等于并沒有解釋清楚為什么要將“收文”作為“檔案”保管。而且，有人為強(qiáng)拉硬拽將“受文者”拉入“形成者”之嫌。當(dāng)然，也許有專家學(xué)者對此作出了合理的解釋，只是筆者孤陋寡聞。不曾見到。筆者找不到為何要將“收文”作為“檔案”來保存的答案，只有推測其原因了?！笆瘴摹钡臍w檔范圍，按照國家檔案局2006年12月18日發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范同和文書檔案保管期限規(guī)定》是：“機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料：下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料：”“其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料?！币簿褪钦f這些“收文”作為“檔案”保存是為了本機(jī)關(guān)工作貫徹執(zhí)行某文件和工作查考的需要而保存的。然而，這些“收文”的“正本”已經(jīng)作為“檔案”在其形成機(jī)關(guān)保存了。對于這些“收文”盡管是為了貫徹執(zhí)行的需要和工作查考的需要，也不必再重新作為“檔案”保存，也可以作為資料保存。這也并小影響對其貫徹執(zhí)行和工作查考的需要。而且，作為上級機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)類文件，基本上都是該主管其業(yè)務(wù)的機(jī)關(guān)來用，別的機(jī)關(guān)或人員基本是不用的。比如，省檔案局業(yè)務(wù)文件，對于作為“收文”單位的市、縣檔案局來說，基本上也就是他們需要貫徹執(zhí)行和工作查考用的。不管這些“收文”保存多長時間，就是保存到檔案館存放30年后向社會開放，也仍然是檔案部門自己利用，其他部門和人員基本上是不用的。當(dāng)然，也有一些“收文”即便是10-20年移交到檔案館，也會有不是原“收文”單位的人員來利用查找。比如，有關(guān)人事等方面的“收文”。再比如，對省、市、縣來說，中央、國務(wù)院和有關(guān)部委下發(fā)的一些規(guī)定、辦法等類的文件，對市、縣來說。省委、省政府和有關(guān)廳(局)下發(fā)的一些規(guī)定、辦法等類的文件，尤其是一些落實(shí)政策、待遇等方面的文件，就是移交到檔案館，也可能有不少人來利用。但是，有人查找利用的并不一定要作為“檔案”來保存，作為資料保存也可以，檔案館不是也保存有大量與檔案有關(guān)的資料嗎?而且這些被收文單位以外的人員利用的“收文”，在整個“收文”“轉(zhuǎn)化”為“檔案”中還是一少部分，大部分“收文”“轉(zhuǎn)化”為“檔案”的，一到相對集中移交到檔案館就變成了大量的重復(fù)件，給檔案館的管理帶來了很多問題。為什么一方面明知“收文”作為“檔案”保存集中到檔案館后會造成大量的重復(fù)件，一方面還要將“收文”作為“檔案”來保存呢?筆者推測是不是對檔案的唯一性的理解不一造成的呢?是不是空間地域的關(guān)系造成的呢?檔案是原始記錄，是直接形成的，應(yīng)該是唯一的。而有學(xué)者認(rèn)為：檔案的唯一性是相對的，“一般情況下，檔案是唯一的，”“但它是怎樣唯一的，卻要相對來看。即它是相對于收存保管單位對其所收存檔案的不重復(fù)性而言的。如文件制發(fā)單位收存的文件稿本自然是唯一的，因?yàn)槠渌麢C(jī)關(guān)單位不會也沒有必要去收存：文件收受單位收存的來文對其而青也是唯一的，盡管該文件可能也會發(fā)往其他機(jī)關(guān)單位并被作為檔案收存，但它畢竟是其他機(jī)關(guān)單位的檔案而非本機(jī)關(guān)單位的檔案，所以對于本單位的檔案構(gòu)成體系而言，它仍然是唯一的。而當(dāng)我們把不同機(jī)關(guān)單位的檔案匯聚到一個檔案館，作為一個更大、更高層次的檔案體系進(jìn)行保管時，檔案館一般又會注意調(diào)控進(jìn)館檔案的重復(fù)問題，以相對保持其所保存檔案的唯一性?！惫P者認(rèn)為這種對檔案的唯一性進(jìn)行的相對解釋是有問題的。在此解釋下，檔案在此范圍是唯一的，而在此范圍就不是檔案，就不是唯一的，那么，檔案豈不成了任人隨意的指定物，檔案的唯一性不也就是人為隨意指定的嗎?不過該學(xué)者的解釋，對于認(rèn)識為什么要把“收文”作為“檔案”保存提供了思路。實(shí)際上，把“收文”作為“檔案”保存無形中給“檔案”形成增加了附加條件，這就是“空間地域”條件。上述學(xué)者對檔案唯一性的解釋已經(jīng)說明了這一點(diǎn)。只是未說明這就是檔案形成的空間地域條件?！拔募帐軉挝皇沾娴膩砦膶ζ涠砸彩俏ㄒ坏摹本褪钦f在收文單位這個空間地域范圍內(nèi)“收文”也是唯一的。這可能就是將“收文”作為“檔案”保存的原因吧!但是，對檔案形成增加空間地域的附加條件，顯然是有問題的。這種“檔案”空間地域的相對唯一性與檔案的原始記錄的唯一是大相徑庭的，是有悖于檔案的原始記錄的本質(zhì)屬性，有悖于檔案是直接形成的。很明顯是對檔案形成增加的人為條件。既然如此，為什么人們有意無意地還要將“收文”作為“檔案”保存呢?這里是不是還有更深層次的原因呢?筆者認(rèn)為，這深層次的原因就是在紙質(zhì)時代，由于無法解決在相對空間地域內(nèi)查找利用“收文”的問題，而不得不采取的補(bǔ)救措施，，當(dāng)然，是不是還有一個原因，就是把“收文”作為“檔案”保存，最終可以流向檔案館永久保存，而如果作為資料保存就會沉淀在收文單位，最后會不知所終，不利于查找利用。比如，在一個市的空間地域范圍內(nèi)，對收到的國家和省里的文件，就要作為“檔案”保存，可以保證其最后流向檔案館，保證以后在盡可能短的時間內(nèi)、在這個空間地域范圍內(nèi)查到某份“收文”。其實(shí)，要查找某份“收文”，同樣可以到其發(fā)文的國家、省的某發(fā)文單位或中央檔案館、省檔案館查。但是，肯定要浪費(fèi)更多的時間和財力，增加查找利用的成本。而在一個省、一個市、一個縣的空間地域范圍內(nèi)保存一份“收文”，就可以減少利用成本，這實(shí)際上是紙質(zhì)時代信息傳播形式落后給利用造成諸多不便而采取的無奈之舉，并不是“收文”“轉(zhuǎn)化”為“檔案”的必然，只是人們并沒有關(guān)注這個問題罷了。信息時代的到來，給信息傳播帶來了革命性的變化，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，給信息的快速傳遞和快速復(fù)制帶來了便利。隨著政務(wù)信息公開的全面開展，電子政務(wù)、數(shù)字檔案室、數(shù)字檔案館的建立，將徹底解決異地空間地域內(nèi)查找利用某“收文”的不便和成本過高的問題。筆者相信這一天的到來，將使人們通過互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、內(nèi)部網(wǎng)等迅速地查到所要找的“收文”。必將使大部分“收文”結(jié)束其“轉(zhuǎn)化”為“檔案”保存的歷史使命。現(xiàn)在我們說的大部分歸檔范圍內(nèi)的“收文”將不會再列入歸檔范圍而作為“檔案”保存。

5是檔案、作為“檔案”和“歸檔”保存概念的辨析

是檔案、作為“檔案”和“歸檔”保存是三個不同的概念。但是，在以往的檔案學(xué)理論和實(shí)踐中并沒有把這三個概念厘清。許多爭論都是因?yàn)闆]有厘清這三個概念。爭論不僅沒有結(jié)果沒有解決問題，實(shí)際上有些是沒有任何實(shí)際意義。

5.1 是檔案。所謂是檔案，就是凡是符合檔案概念定義的都是檔案。當(dāng)然，檔案概念定義有許多種，并沒有一個大家比較認(rèn)可的定義。那么怎么辦?就如同上述所述，采用大家認(rèn)識比較一致的檔案的本質(zhì)屬性——原始記錄性為基準(zhǔn)，也就是凡是“直接形成的”“原始記錄”都是檔案。只要符合這個標(biāo)準(zhǔn)的就是檔案，不符合這個標(biāo)準(zhǔn)的就不是檔案。只要是檔案，它形成就是檔案，而不管是保存一瞬間還是保存一千年，不管是保存?zhèn)洳橐埠貌槐４鎮(zhèn)洳橐埠?，不管是“歸檔”保存還是沒有“歸檔”保存，也不管是經(jīng)過規(guī)范整理還是沒有經(jīng)過規(guī)范整理，不管是集中保存還是零散保存，也不管是保存在檔案館(室)還是在社會上各種機(jī)構(gòu)組織和個人手中的都是檔案。也就是說只要是符合上述標(biāo)準(zhǔn)的檔案不需要另外附加任何條件。但是，在檔案學(xué)理論研究和工作實(shí)踐中往往不知為什么就產(chǎn)生了偏差，對檔案增加了許多附加條件，增加了諸如“轉(zhuǎn)化”、“保存?zhèn)洳椤?、“立卷歸檔”、“歸檔”、“歸檔保存”，還有“空間地域”等。這些附加的條件，基本上都是帶有“人為”的標(biāo)簽。這些附加條件，實(shí)際上都不是檔案所特有的屬性，而是人們強(qiáng)加在檔案之上的。這對于認(rèn)識檔案、研究檔案學(xué)理論和指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐都是不利的。這些附加條件的存在，使人們把一些是檔案的東西丟棄了，把一些不是檔案的東西拉入了檔案之中，使檔案的面貌變得模糊不清，使檔案成為人們?nèi)我庵付ǖ臇|西，

5.2作為“檔案”。所謂作為“檔案”，就是某事物并不是檔案，而把它作為“檔案”來看待。是由于人們的某種需要和原因把某些事物作為“檔案”來保存來管理。造成把某些事物作為“檔案”的原因大致有以下幾種：一是為了某一空間地域的人們查找利用的方便。正如上文所述，人們?yōu)榱朔奖隳骋豢臻g地域的人們查找利用某些文件，減少時間和財力上的浪費(fèi)，而將“收文”作為“檔案”來保存，這正是“收文”被作為“檔案”保存的主要原因。“收文”也是被作為“檔案”來保存的“檔案”的主要部分。其實(shí)“收文”并不是檔案；二是為保持所謂的檔案文件之間的歷史聯(lián)系。保持所謂的檔案文件之間的歷史聯(lián)系是檔案整理工作的原則之一，“檔案文件之間的歷史聯(lián)系，一般具體體現(xiàn)在檔案文件的來源、內(nèi)容、時間、形式等幾個方面?！薄安煌奈募问酵胁煌淖饔霉δ?，”“并反映一些特定的工作關(guān)系。如請示與批復(fù)”，“既有不同功能作用，又能反映一種特定的工作關(guān)系與程序?！币簿褪钦f對于收到請示的單位來說將請示作為“檔案”保存，或?qū)τ谑盏脚鷱?fù)的單位來說將批復(fù)作為“檔案”保存，都只不過是為了保持所謂檔案文件的歷史聯(lián)系、反映特定的工作關(guān)系，才作為“檔案”來保存的。對于收到請示的單位來說此請示并不是檔案，對于收到批復(fù)的單位來說此批復(fù)也不是檔案。其實(shí)，對于請示或批復(fù)等這些“收文”作為“檔案”保存也有“空間地域”的因素：三是為了更好地保管珍貴的館藏。一些檔案館保存有珍貴的志書、圖書、地圖、文獻(xiàn)、報刊資料等，為了更好地保管這些珍貴的館藏，更好地體現(xiàn)它們的價值，更好地發(fā)揮它們的作用，而將它們作為“檔案”管理。有人就提出：“建國前的地方志應(yīng)作為檔案管理”，并還要為其“正名”。認(rèn)為“現(xiàn)存于各級檔案館的建國前的志書，完全應(yīng)該將其由‘資料’正名為‘檔案’?！逼鋵?shí)不必為其“正名”，作為“檔案”保管就可以了。即便是為其“正名”，它們也不是檔案。把某些事物作為“檔案”的原因和種類還很多，比如，丟失“收文”而將復(fù)印件作為“檔案”保存的，把某些實(shí)物作為“檔案”保存的，這里不再一一論述。雖然，“收文”、志書等并不是檔案，但是，這并不影響人們?yōu)榱四承┬枰阉鼈冏鳛椤皺n案”來保存，然而，即便是把它們作為“檔案”保存了，它們?nèi)圆皇菣n案。

5.3“歸檔”保存。所謂“歸檔”保存，就是將有保存價值的檔案等材料，按規(guī)定制度整理組卷后交檔案室集中保存?！皻w檔”保存是現(xiàn)代檔案組織管理和利用上的要求，而不是檔案本身所具備的條件。因?yàn)椋瑱n案本身是處于零散的和無序的狀態(tài)，人們?yōu)榱吮９芎筒檎依蒙系姆奖悴艑n案進(jìn)行“歸檔”保存。這是“歸檔”保存的根本出發(fā)點(diǎn)。既然“歸檔”保存是對檔案管理的需要，那么，“歸檔”保存就不是檔案形成的必要條件。既然“歸檔”保存是為了查找利用上的方便，也就有可能把某些不是檔案的事物作為“檔案”來保存管理。上述把某些事物作為“檔案”保存就是例證。也就是說“歸檔”保存的不一定都是檔案，是檔案的也不一定都被“歸檔”保存。應(yīng)該說“歸檔”保存的大部分都是檔案，而有一部分并不是檔案也作為“檔案”“歸檔”保存了。如上文說的“收文”、珍貴的志書、報刊資料等。

厘清是檔案、作為“檔案”和“歸檔”保存這幾個概念，對于認(rèn)識檔案、研究探索檔案學(xué)理論和指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐都有積極的意義。一是認(rèn)清了“收文”的本質(zhì)，“收文”不過是為了查找利用的需要而作為“檔案”保存的。這就解釋清了為什么同是“收文”“轉(zhuǎn)化”為“檔案”而集中到檔案館保存就成了多余的重復(fù)件，檔案館就要調(diào)控進(jìn)館“檔案”的重復(fù)問題。為什么同是“收文”有些“轉(zhuǎn)化”為“檔案”了，有些“轉(zhuǎn)化”為資料了，這只是為了滿足人們的不同利用需求，為了管理上的方便。也不必為解釋這些現(xiàn)象而制造牽強(qiáng)附會的理論。二是認(rèn)清作為“檔案”保存的“檔案”并不是檔案，也沒有必要為那些作為“檔案”保存的所謂“檔案”“正名”，更沒有必要為它們“正名”“檔案”身份尋找所謂的理論根據(jù)。比如說，對于建國前的志書。不管它有多么珍貴，它都不是檔案。如果非要為它的“檔案”：身份“正名”而尋找理論根據(jù)的話，只會使檔案概念更加混亂。再如前些年的所謂“實(shí)物檔案”的研究熱，其實(shí)這些所謂的保存在檔案館(室)的“實(shí)物檔案”，不過是把一些“實(shí)物”作為“檔案”來保管而已。而為所謂的“實(shí)物檔案”“正名”卻引起了檔案概念的混亂：三是認(rèn)識到“歸檔”保存的并不都是檔案，有助于認(rèn)清檔案館(室)保存的“檔案”并不一定都是檔案，有些是作為“檔案”“歸檔”保存的。同時也有助于認(rèn)識“收文”“轉(zhuǎn)化”為“檔案”以及一些作為“檔案”保存現(xiàn)象的本質(zhì)，也使人們清楚地認(rèn)識到“歸檔”保存的人為性。

6結(jié)束語

“收文”不是檔案觀點(diǎn)提出的理論基礎(chǔ)是基于檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，是建立在我國對檔案的基本認(rèn)識基礎(chǔ)之上的，即檔案是“直接形成的”“原始記錄”。然而，我們知道世界各國的檔案概念是不一樣的，差別也不小，僅從一國的檔案概念出發(fā)研究，應(yīng)該說其研究的基礎(chǔ)是比較狹小的。當(dāng)然，最關(guān)鍵的一點(diǎn)是對于檔案本質(zhì)屬性是原始記錄性的認(rèn)識。雖然，這種認(rèn)識在我國是基本一致的，但是，不知道在世界范圍是不是對此也有比較一致的認(rèn)識。因此，筆者思考所得出的結(jié)論在世界范圍內(nèi)是否能正確反映客觀規(guī)律，還有待于進(jìn)一步深入探討。不過，我國著名檔案學(xué)者何嘉蓀教授對世界范圍內(nèi)的檔案概念進(jìn)行了比較研究，這里可以做一下簡要的分析。何教授把世界范圍內(nèi)的檔案概念分為四種類型，美國型、法國和西班牙型、國際檔案理事會英語型及中國型。第一種類型以美國為代表，主張“檔案是經(jīng)鑒定值得永久保存的文件?！憋@然這種檔案是鑒定出來的，誰來鑒定呢?是檔案人員來鑒定。所以說美國的檔案是由檔案人員鑒定出來的。這種檔案觀明顯是人為地認(rèn)定什么是檔案。第二種類型的檔案概念以法國和西班牙為代表，主張“任何自然人或法人，任何國家機(jī)關(guān)或組織，任何私人機(jī)構(gòu)或部門，在自身活動中產(chǎn)生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料如何，都是檔案?！边@種檔案觀并沒有反映檔案的本質(zhì)，而是人為地認(rèn)為某些是檔案，更確切地說是認(rèn)定所有的文件都是檔案，也就是說文件等于檔案。一個“都是檔案”，很明顯是檔案人認(rèn)為這些都是檔案。第三種類型是國際檔案理事會主編的《多語種檔案術(shù)語詞典》提出的。其英語定義則指出：檔案是“由形成者或其職能的繼承者為自己利用，或由適當(dāng)?shù)臋n案館因其檔案價值，而保存的經(jīng)過挑選或未挑選的非現(xiàn)行文件?！边@種檔案觀同樣是人為地認(rèn)為某些文件是檔案，只是由檔案人認(rèn)為擴(kuò)大到“形成者或其職能的繼承者”。其實(shí)，這三種類型的檔案觀都是人為地認(rèn)為某些文件是卡當(dāng)案，人為因素很濃。何教授在對這些檔案概念進(jìn)行比較研究后，得出的結(jié)論是：“原始的歷史記錄和有一定保存價值，是檔案與文件共有的特性，不能用作兩者的區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)，剩下的只有最后一條，檔案是人們按照一定規(guī)律有意識保存下來的文件有機(jī)整體。”這就是說檔案能夠區(qū)別于其他事物的本質(zhì)屬性是人為指定性，而實(shí)際上這種檔案只存在于檔案館(室)中。從以上簡要分析看，還有許多問題需要深入研究，究竟是檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性錯了?還是檔案的本質(zhì)屬性是人為指定性錯了?還是筆者對檔案本質(zhì)屬性是原始記錄性的理解錯了?還是筆者在檔案本質(zhì)屬性是原始記錄性的基礎(chǔ)之上得出的“收文”不是檔案的觀點(diǎn)錯了?