摘要：現(xiàn)行文件與檔案的歷史記錄性沒有本質(zhì)不同。不應將“制假過程的證明和檔案”，與造假分子制造的“假象的證明和檔案”混為一談：也就不能以“檔案不能編造”來否定現(xiàn)行文件的“歷史記錄性”。證據(jù)是能夠證明真相的事實或材料，并非只能與“權(quán)利、義務和責任”掛鉤，也就并非所謂半現(xiàn)行文件的專利。為文件劃分運動階段，不能既承認巴思克斯教授定義的文件現(xiàn)行性，又同時采行文件利用率標準，否則會造成邏輯混亂。文件的“線性運動”應正名為“線狀運動”，筆者過去概括的“文件橫向運動論”主要觀點，應表述為“文件縱橫運動論”；描述這種運動現(xiàn)象的更好辦法，是跳脫具體的社會實踐活動而進行更加宏觀的抽象。

關鍵詞：文件歷史記錄性 檔案歷史記錄性 編造檔案 文件運動階段劃分標準 半現(xiàn)行文件證據(jù)價值文件縱橫運動論 文件橫向運動論

《檔案管理》雜志已經(jīng)花了不少篇幅刊登關于文件運動理論基本概念的文章。應該說，對這些基本概念的理解有的基本一致；有的眾說紛紜，各持己見。為了更好地發(fā)展文件運動理論，我也著文闡述了對一些問題的想法。一年后，蘇州大學的吳品才教授著文《文件運動理論中幾個概念的再辨析——與何嘉蓀教授商榷》(《檔案管理》雜志2007年第2期)，對我的觀點提出了不同意見。他在文章中介紹的數(shù)學知識，對我甚有教益：也感謝他指出了我的疏漏之處。但是，對他在其他問題上的質(zhì)疑或辯解，我愿作如下進一步的說明，以便可以更好地詮釋文件運動理論。

1 文件的歷史記錄性與“編造檔案”問題

我曾經(jīng)多次著文指出：現(xiàn)行文件與檔案一樣，都是真實的歷史記錄。我又在比較研究世界各國檔案概念的基礎上，進一步指出：文件與檔案的(可以為世界各國檔案界共同接受的)唯一區(qū)別在于：文件是人們在社會活動中作為進行該活動的工具而自然產(chǎn)生的：檔案則是人們有意識(人為地主動)保存下來的文件，不管其運動到什么階段，文書處理程序是否完畢，具有什么樣的價值(不管是現(xiàn)行價值還是非現(xiàn)行價值：第一價值，還是第二價值；僅僅保存幾天或者幾小時的價值，還是永久價值)。正因為如此，“按一定規(guī)律有意識保存”才是文件向檔案轉(zhuǎn)化唯一最重要的條件和標志。

吳品才同志則認為，現(xiàn)行文件與檔案的主要區(qū)別在于檔案是歷史的記錄，現(xiàn)行文件則不是。但是，在前述文章中，吳品才同志承認：從嚴格意義上說現(xiàn)行文件也是真實的歷史記錄，因為現(xiàn)行文件起碼是其草擬、制作過程的歷史記錄。然而與此同時，他又覺得難以接受這一結(jié)論。指出：“現(xiàn)行文件作為一種真實的歷史記錄與檔案作為一種真實的歷史記錄是有本質(zhì)區(qū)別的。依筆者之見，我們還是應該堅守檔案作為一種真實的歷史記錄，同時拋棄現(xiàn)行文件作為一種真實的歷史記錄的觀念”。

為什么他會有如此自相矛盾的判斷?那是因為他認為這樣一來，就必然會得出“檔案可以編造”的結(jié)論：任何一種內(nèi)容的信息材料，只要把它抄寫一遍，它就由于“真實地記錄和反映了抄寫的過程”而成了一種“真實的歷史記錄”，也就可以作為檔案保存了。他又由此推論：這樣一來，“假文憑、假證書雖假，但它們也有特定的制作過程，它們也是其特定制作過程的真實的歷史記錄”。而這也“同樣是難以令人接受的”，“沒有學習經(jīng)歷及學業(yè)的完成而制作文憑就是在非法地編造歷史記錄。”

對吳品才同志的上述推論，我贊同前一條，即：任何一種內(nèi)容的信息材料，只要把它抄寫一遍，它就由于“真實地記錄和反映了抄寫過程”而成了一種“真實的歷史記錄”。我認為，如果有必要，它們確實可以作為抄寫過程的歷史記錄而歸檔和作為檔案保存，，比如當代名人抄寫的古代詩詞條幅等，即可如此對待。當然，這樣做l的前提條件是，這個抄寫過程具有重要意義、值得記錄或紀念(具有保存價值)。

那么，關于學歷的假文憑和假畢業(yè)證書呢?毫無疑問，它們當然也是制假過程的真實歷史記錄。如果我們需要反映和證明犯罪分子的制假過程，它們當然也就應該作為制假過程的檔案得到保存。這里有必要再次強調(diào)，上述文件僅僅是“抄寫過程”、“造假過程”的真實歷史記錄和檔案：但是它們同時又絕對不是“學習經(jīng)歷及學業(yè)的完成”過程的真實記錄，也就不是、也不能用作這種過程的“檔案”。正因為如此，我們當然不應該將“制假過程的證明和檔案”，與造假分子力圖制造的“假象的證明和檔案”混為一談。

那么，檔案能否編造呢?我認為這取決于你從什么角度看問題。一般而言，檔案當然不能編造，更不能提倡編造檔案的行為。但是，當前在實際生活中，下述情況比比皆是并且理所當然：人們經(jīng)常出于各種需要，補充、回憶記錄某些數(shù)據(jù)和事件，從而形成文件。這些文件往往同時根據(jù)人們的需要直接“跳躍”進入歷史階段。轉(zhuǎn)化成檔案保存。不過必須指出，這些檔案僅僅是補充、回憶過程的檔案，并非檔案內(nèi)容反映的歷史過程的檔案(僅僅因為其可信度高，從而也可以發(fā)揮說明這種歷史過程的作用)。如果說，這個過程也可以簡單地冠以“編造檔案”的帽子，那么我認為從這個意義說，“編造檔案”也是應該允許的，而且今后仍然會發(fā)生，不是我們幾個檔案學者寫一點文章就能擋得住的。比如在我們高校，為了應對教育部組織的本科教學評估，許多學校都事實上在如此“編造、補充教學檔案”。對這種現(xiàn)象應該如何認識呢?我認為，這些實際上類似“同憶錄”，即“回憶教學過程情況”的文件，僅僅是在教學評估過程中，為了補充當年教學過程有關數(shù)據(jù)記錄的不足而形成的。它們從廣義而言，事實上也是一種教學評估文件和由此轉(zhuǎn)化而成的檔案：而不是以往教學過程中形成的、真實反映教學過程的檔案。但是由于這些教學評估過程中形成的文件，是當時教學過程親歷者撰寫、編制的，一定程度上仍然可以反映當時的教學過程，故而這些教學評估過程檔案，仍然可以在一定程度上起教學過程檔案的作用(并非真正的教學過程檔案)。

既然如此，當然不能以所謂“檔案不能編造”的命題來否定現(xiàn)行文件的“歷史記錄性”。正因為如此，我看不出“現(xiàn)行文件的歷史記錄性”與“檔案的歷史記錄性”有什么本質(zhì)區(qū)別。相反，我認為兩者在性質(zhì)上是完全一致的。

2 憑證和半現(xiàn)行文件問題

吳品才同志認為，憑證價值是半現(xiàn)行文件的專利。我則認為，可以用作憑證是所有文件，不管是現(xiàn)行文件還是處于非現(xiàn)行期的文件或檔案的共有性質(zhì)，無一例外。為什么我與他的看法差異這么大?我認為關鍵在于如何理解憑證價值。

我查閱了上海辭書出版社于1999年編輯出版的《辭?！?。其中沒有“憑證”，但是有“憑據(jù)”的詞條，將其解釋為：1)依據(jù)。2)憑證；證據(jù)，也指作為憑證的事物。據(jù)此可以說，《辭?！氛J為“憑證”與“證據(jù)”和“憑據(jù)”是同義詞。《簡明漢語詞典》也認為，憑證就是證據(jù)。

然后，我又查詢了《辭?！分袑Α白C據(jù)”這個詞匯的解釋?！掇o?！诽岢隽巳N釋義：1)據(jù)實證明；據(jù)史考證。[例句略]2)用以證明的憑據(jù)。[例句略]3)司法機關在辦案中收集的，能夠證明案情真相的事實或材料。是分析和確定案情、辨明案情、區(qū)分真?zhèn)蔚母鶕?jù)……證據(jù)必須是客觀存在的事物，必須與案件有關，必須經(jīng)過辦案人員依法定程序搜集和查證屬實。上述三種釋義，第一種是將“證據(jù)”用作動詞，就不用討論了。第三種釋義是從司法角度講的；第二種釋義則為一般情況的解釋。我認為，將這后兩種釋義綜合起來，可以說：證據(jù)就是能夠證明真相的事實或材料：而證據(jù)價值也就是可以用作證據(jù)的價值，或能夠用以證明真相的價值。一句話，證據(jù)是與真相掛鉤的!只要能說明事實真相，就能用作證據(jù)!

吳品才同志則堅持認為，憑證價值是“在一定時期內(nèi)(不會是無限期的)由于各種權(quán)利、義務和責任等問題而需要發(fā)揮的價值”。也就是說，他認為，“證據(jù)”或者“憑證”，必須主要與“權(quán)利”、“義務”和“責任”掛鉤。我不知道他為“憑證價值”作此限定的根據(jù)為何?不知他能否為我們詳細闡述他的理由?

我認為如果僅僅從司法的角度理解，吳品才同志的觀點顯然也只是對憑證價值的一種非常狹義的詮釋。其實，日常生活中我們并非專門從司法角度，僅僅在涉及“權(quán)利、義務和責任”的時候，才使用“憑證”和“證據(jù)”這種概念和詞匯：事實上，我們還經(jīng)常在說明事實真相、歷史真相的時候，使用上述概念和詞匯。誰能否認說，從漢墓中出土的竹簡(它們當然也是文件，歷史文件!)，是《孫臏兵法》確實存在的證據(jù)。這當然是一種歷史證據(jù)，與所謂的“權(quán)利”、“義務”和“責任”無關。既然如此，我們也就可以說，任何對真實情況的記錄，都可以構(gòu)成證據(jù)。而文件正是對形成它的人類社會實踐活動的原始狀況的真實記錄(否則無法用作這種活動的工具)，故而文件必然具有證據(jù)價值，不管它處于什么運動階段。

至于現(xiàn)行文件是否是證據(jù)?很簡單，它們(包括其草稿在內(nèi))起碼是其起草、擬制、處理過程的證據(jù)。為什么一定要說它們將來可以成為證據(jù)，而當下就不是證據(jù)呢?其實，只要我們認真研讀就可以發(fā)現(xiàn)，國際檔案理事會電子文件委員會制訂的《電子文件管理指南》和戴維·比爾曼的專著《電子證據(jù)》在敘述這個問題時都沒有使用將來時時態(tài)。戴維，比爾曼先生強調(diào)指出：“一年來，我愈益認識到關鍵在于怎樣界定計算機系統(tǒng)中的信息是否文件——業(yè)務活動的證據(jù)。我以《電子證據(jù)》作為書名，就是為了強調(diào)一點，大多數(shù)電子數(shù)據(jù)、電子記錄或信息匯集并非文件，因為它們不能作為憑證?！蔽蚁?，任何一位語文教師都會把他的話語解讀為：他實際上認為“文件”與“證據(jù)”之間是同義詞關系。

正是有鑒于此，也就沒有必要一定把證據(jù)價值與所謂的半現(xiàn)行文件扯到一起。應該明確地說，具有憑證價值是所有運動階段文件的共同性質(zhì)，并且是文件與其他種類文獻相區(qū)別的最主要和最重要的標志。這是國際檔案學界難得一致的共識。

至于對“半現(xiàn)行文件”概念的界定，吳品才同志也贊同我的看法。即對“現(xiàn)行”、“半現(xiàn)行”和“非現(xiàn)行”概念，可以從兩種角度認識，一種是從文件利用率角度：另一種是從文件內(nèi)容規(guī)定的任務或目標是否已經(jīng)完成的角度。

但是請注意，這兩種認識角度不應該同時并用，否則就是采行雙重標準，就會在應用時造成互相矛盾、不能自圓其說的邏輯問題。為什么呢?

阿根廷著名檔案學者M·巴斯克斯教授早在他于1982年出版的著作《Selecibn Documental》(文件的選擇)和1985年發(fā)表在巴西檔案學期刊《Arquiv-oTio Claro》的論文《Abusodelos Conceptosde Activo-Semi Activo-Inactivo》(“現(xiàn)行、半現(xiàn)行、非現(xiàn)行”概念的濫用)中就指出：處于現(xiàn)行期的文件，其利用率不見得很高，甚至有可能年利用率為零!他還為此舉例：比如，上級機關頒發(fā)的任命某人為本機關首長的通知或者命令，只要這位機關首長沒有調(diào)任、退休或者被免職，這份文件就處于現(xiàn)行期。但是這份文件的利用率卻很可能為零，因為幾乎沒有人會要求再次查閱這份文件，以便確認這項任命。也就是說，如果根據(jù)文件利用率標準判定，這份文件已經(jīng)進入非現(xiàn)行期，因為幾乎從來沒有人要求利用這份文件：但是如果根據(jù)M·巴斯克斯教授定義的、也是吳品才同志完全認可的文件現(xiàn)行性標準，這份文件其實仍然處于現(xiàn)行期，因為文件內(nèi)容規(guī)定的人事任命仍然處于有效期：一直要到文件內(nèi)容規(guī)定的人事任命狀況有了改變，文件才會進入非現(xiàn)行期。正因為如此，M·巴斯克斯教授認為以文件利用率作為判定文件運動階段的標準，或者說，將“active”、“semi-active”和“non—active”引作判定文件運動階段的標準是不科學的!也就是說，對劃分文件運動階段而言，要么采用M·巴斯克斯教授為文件現(xiàn)行性定義的標準，那么不可能承認所謂的“半現(xiàn)行文件”概念：要么采用文件利用率標準，那么“半現(xiàn)行文件”(實際上是“半活躍文件”)概念就是合理的，但是與此同時，就不能再繼續(xù)采行M·巴斯克斯教授為文件現(xiàn)行性下的定義為文件劃分運動階段。否則，會造成邏輯混亂。

3 文件線狀運動與物理運動和橫向運動問題

吳品才同志在他的文章中指出，我將文件運動描繪成“線性運動”，是與數(shù)學的基本概念相沖突的。他根據(jù)幾何學概念指出：“‘線性’是一個專用概念，它是專門用于描述直線特性的一個名詞概念，曲線不具有線性特征?！崩蠈嵳f，對數(shù)學、尤其是線性函數(shù)和非線性函數(shù)，我沒有絲毫發(fā)言權(quán)，也從來沒有想到過運用數(shù)學概念描述文件運動。

我想要描述的，是社會科學領域的一種現(xiàn)象。這種現(xiàn)象如果用圖形描述，應該是一種呈線狀的運動，也就是(吳品才同志告訴我們的)幾何學所描述的“一個點任意移動所構(gòu)成的圖形，有長，但沒有寬和厚”。具體而言其形狀既可以是直線，也可以是曲線。既然“線性運動”據(jù)吳品才同志所述，是一個數(shù)學專有概念并且只能指直線，那么我愿意收回以前的說法，把我以前描述的“線性運動”一律改成“線狀運動”，不知道這樣行不行?不知道是否仍然會與其他學科的專有概念相矛盾?

關于文件橫向運動問題。吳品才同志指出，我完全誤解了他的關于文件橫向運動理論的基本觀點，這主要表現(xiàn)在我對他觀點的大段引述。在此，我愿意誠懇地向他道歉!我經(jīng)常習慣性地把他創(chuàng)立的“文件縱橫運動論”，以偏概全地簡稱為“橫向運動論”。所以，我在吳品才同志提及的拙文中，將小標題寫成“橫向運動論基本觀點簡介”。這是錯誤的和不負責任的，絕非科學的態(tài)度，今后應引以為鑒。在此，也向被我誤導的讀者致歉!

不過與此同時，我仍然認為我那篇文章中對吳品才同志基本觀點的引述(除小標題以外)是完全正確的，沒有誤解；我也仍然堅持對這些觀點進行的討論。

在這里我還愿意指出，吳品才同志從總體上確實沒有將文件運動理解為物理運動。但是在他批駁所謂的文件運動不能回流和跳躍的觀點時，其所依據(jù)的“時光不能倒流論”，又情不自禁地將文件運動理解為物理運動，因為“時光不能倒流”明顯地屬于物理運動概念。故我仍然認為，我與他在這個問題上的主要分歧，仍然在于是把文件運動理解為物理運動，還是一種非物理的社會性質(zhì)的運動。

我明白，吳品才同志所謂的文件橫向運動，特指“在A活動中形成的文件，又能推動B活動的開展，成為B活動的現(xiàn)行文件從而構(gòu)成的運動”。

我認為：將文件運動中的某一種特殊現(xiàn)象描繪為“橫向運動”，也有道理，是可以得到大家認同的。但是與此同時，我認為更加科學的做法是：跳開文件運動所依托的具體社會實踐活動看問題，亦即忽略不計它究竟是在A社會活動、還是B社會活動中起作用。為什么我認為如此做會更加科學?因為實際生活中的情況是多種多樣而且復雜多變的，并不一定都能用A活動和B活動這樣的兩分法來概括。比如某種產(chǎn)品的生產(chǎn)，由于原材料短缺且短時間內(nèi)無法獲得供應而導致停產(chǎn)，該產(chǎn)品的圖紙因而從“現(xiàn)行階段”運動進入“暫存休眠階段”。然而，數(shù)年之后原材料問題得到解決且市場需求依舊，于是該產(chǎn)品又重新上馬生產(chǎn)，原來的產(chǎn)品圖紙立即重新成為推進生產(chǎn)活動的現(xiàn)行文件。請問重新進行的生產(chǎn)活動，屬于A活動還是B活動?我認為，由于生產(chǎn)者、管理者、生產(chǎn)對象(產(chǎn)品)以及銷售市場一切都沒有變化，故完全可以說該生產(chǎn)活動仍然屬于A活動的延續(xù)：然而由于時空因素畢竟已有變化，故而也可以說該活動已經(jīng)屬于B活動。

怎么辦?孰是孰非?我認為，更好的辦法就是跳脫具體的社會實踐活動而進行更加宏觀的抽象。社會科學研究中的科學抽象，當然可以有多種層次。有助于說明一切相關現(xiàn)象并且不會難于界定或自相矛盾的，才是恰到好處的科學抽象。故而我認為，只要直接指出那是一種呈螺旋式上升的線狀運動就夠了!因為所謂文件運動的回流或者文件現(xiàn)行階段的再現(xiàn)，已經(jīng)不是歷史場景的簡單重現(xiàn)。

以上就是我的一些淺見。應該說，對上述文件運動理論基本概念的討論已有經(jīng)年。然而，分歧依舊。我想關鍵可能在于研究問題的角度不同，研究方法或者邏輯推理也有差異。據(jù)此，建議以后我們都多在這方面下工夫。