當(dāng)前，我國正處在經(jīng)濟(jì)體制加速轉(zhuǎn)軌和社會結(jié)構(gòu)全面轉(zhuǎn)型的時期，即從計劃經(jīng)濟(jì)體制向市場經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)變，由農(nóng)業(yè)社會、鄉(xiāng)村社會、封閉半封閉社會向工業(yè)社會、城鎮(zhèn)社會和開放社會轉(zhuǎn)變的時期。隨著體制的轉(zhuǎn)軌。社會的轉(zhuǎn)型，人們的生活方式、行為方式、價值觀念以及社會運行機制、社會利益格局都發(fā)生了這樣或那樣的變化。這些變化。給我國的檔案事業(yè)管理帶來了深刻的影響。為順應(yīng)社會轉(zhuǎn)型這一工作背景的特點，我們必須樹立科學(xué)的思維方式和前瞻的社會意識，改進(jìn)現(xiàn)有的檔案事業(yè)管理體制、政策導(dǎo)向，拓展檔案管理機構(gòu)職能、服務(wù)功能，從而全面推進(jìn)檔案事業(yè)在社會轉(zhuǎn)型期的發(fā)展。

一、檔案事業(yè)管理體制的改革

我國的檔案事業(yè)是在計劃經(jīng)濟(jì)時期建立起來的，是與計劃經(jīng)濟(jì)的社會運行機制相適應(yīng)的。檔案事業(yè)管理體制由《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》確立。簡言之。即對檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。相應(yīng)地，從中央到地方的檔案事業(yè)管理機關(guān)，在各級人民政府領(lǐng)導(dǎo)下，統(tǒng)一地、分級、分專業(yè)地掌管全國、本地區(qū)、本系統(tǒng)的檔案事務(wù)。隨著改革開放和市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，整個社會的大環(huán)境發(fā)生了日新月異的變化：轉(zhuǎn)型期的到來和政府職能的轉(zhuǎn)變，使各種社會組織與政府系統(tǒng)之間的行政依附或制約關(guān)系正在逐漸減弱，甚至部分或全部解除了。同時。經(jīng)濟(jì)體制改革的深入使社會經(jīng)濟(jì)成分也發(fā)生了巨大的變化。集體性質(zhì)、私人性質(zhì)以及其他所有制形式的社會組織大量涌現(xiàn)，我國出現(xiàn)了國有企業(yè)、中外合資企業(yè)、民營企業(yè)等多種不同經(jīng)濟(jì)主體共存的局面。這必然導(dǎo)致檔案機構(gòu)的所有制形式和檔案所有權(quán)也變得愈加多元化。檔案所有權(quán)由以前的主要為國家所有變?yōu)橛蓢摇⒓w和個人共同所有：國有或國有控股企業(yè)形成的檔案歸國家所有：民營企業(yè)形成的檔案歸民營企業(yè)所有；外商獨資企業(yè)形成的檔案，所有權(quán)歸外商，但歸屬權(quán)屬中國：中外合資企業(yè)形成的檔案歸合資雙方所有：非國有檔案中對國家和社會有保存價值者，國家擁有控制權(quán)，所有者不得私自買賣和銷毀。在檔案管理領(lǐng)域同其它領(lǐng)域一樣，誰擁有所有權(quán)，誰就有了管理的控制權(quán)與自主權(quán)，檔案權(quán)屬的變化必將深刻影響到檔案的管理制度與管理方式?！吨腥A人民共和國檔案法》第十六條指出“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案。檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管?！边@實際上也就是承認(rèn)：不同的檔案分別歸屬于國家、集體或個人所有，體現(xiàn)了檔案所有權(quán)多樣化的特征。種種現(xiàn)象表明。原有的檔案事業(yè)管理體制賴以存在的條件改變了，這些變化使管理體制中原有的一些隱藏較深的缺陷日益暴露出來，原本適應(yīng)社會需要的管理體制，隨著環(huán)境的改變，也變得不再適應(yīng)。因此。必須對其予以完善。

轉(zhuǎn)型期檔案事業(yè)管理體制改革的關(guān)鍵是要適應(yīng)從計劃經(jīng)濟(jì)體制到市場經(jīng)濟(jì)體制的變化。可以從以下幾個方面來完善檔案事業(yè)管理體制：一是強化檔案行政管理機關(guān)的宏觀調(diào)控能力。檔案行政管理部門要審時度勢，及時把工作重心轉(zhuǎn)移到對本地區(qū)檔案工作進(jìn)行全面規(guī)劃控制、規(guī)范管理、依法治檔、高效指導(dǎo)等更高層次的宏觀管理上來。并且正確運用社會對檔案信息需求的導(dǎo)向功能，鼓勵和促進(jìn)地區(qū)之間、行業(yè)之間檔案機構(gòu)的業(yè)務(wù)協(xié)作和信息交流。二是科學(xué)確立檔案局、館的設(shè)置。重新規(guī)范檔案機構(gòu)及其相互之間的責(zé)權(quán)利關(guān)系，明確檔案機構(gòu)在我國社會組織體系中的地位與功能。目前我國的檔案局、館合一的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制已不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。因為將檔案局、館合一。不僅使檔案局、館定性不明，編制不清。而且混淆了兩者的工作職責(zé)，甚至使各自的工作職能弱化。而且在日常工作的開展中，也會出現(xiàn)一系列的問題，如對本局館檔案工作的監(jiān)督問題，行政擠占事業(yè)經(jīng)費問題等。三是在檔案行政管理機關(guān)的指導(dǎo)下，建立專門的檔案服務(wù)機構(gòu)。這種機構(gòu)可以對一定范圍內(nèi)各類檔案機構(gòu)的管理活動發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，同時成為檔案利用者與檔案機構(gòu)之間的橋梁和溝通的紐帶。其中，文件中心、檔案寄存中心、檔案事務(wù)所(或檔案咨詢服務(wù)中心)等兼具社會服務(wù)性質(zhì)和商業(yè)性質(zhì)的新型檔案業(yè)務(wù)和服務(wù)機構(gòu)開始出現(xiàn)。它們承擔(dān)了大量的檔案勞務(wù)性工作，有效地履行了檔案保管、利用職能。從一定程度上減輕了檔案部門指導(dǎo)、監(jiān)督工作量過大的壓力。是對我國傳統(tǒng)檔案機構(gòu)和檔案管理體制的補充和完善，具有劃時代的意義。對推動我國檔案事業(yè)的發(fā)展和探索我國檔案管理的新形式發(fā)揮了積極的作用。

二、檔案事業(yè)管理政策導(dǎo)向的改變

我國在相當(dāng)長的一段時期內(nèi)，由于受“以階級斗爭為綱”、重點為政治斗爭服務(wù)的影響，片面強調(diào)檔案的保密性。檔案政策法規(guī)也規(guī)定要對檔案進(jìn)行保密、封閉，嚴(yán)格限定利用檔案的權(quán)限。一些材料只要進(jìn)入檔案，其密級就迅速提高，不得對外有只字泄露。因此檔案在社會公眾的心目中是很神秘的。是很難接觸到的。再加上檔案利用手續(xù)繁瑣，審查嚴(yán)格。且費時費力，使相當(dāng)一部分需要利用檔案的人望而卻步，所以傳統(tǒng)的檔案政策法規(guī)與整個社會的發(fā)展是不協(xié)調(diào)的。隨著政治民主化程度的提高和社會運行機制的轉(zhuǎn)變，檔案管理的改革日益深化。無論是從外部的社會大環(huán)境，還是從檔案工作的內(nèi)部小環(huán)境而言，檔案事業(yè)管理都處于越來越開放的系統(tǒng)之中。在這一背景下，檔案管理的政策發(fā)生了變化，檔案的社會性逐漸得到重視。開放檔案為全社會服務(wù)成為相關(guān)政策法規(guī)的重要導(dǎo)向作用之一。黨的十一屆三中全會以后，我國制定了檔案開放政策，對改變檔案管理封閉落后的狀況產(chǎn)生了積極的影響。國家檔案局發(fā)布了《各級國家檔案館開放檔案辦法》，對開放檔案的期限和范圍作了明確的規(guī)定：各級各類國家檔案館對保管的檔案，自形成之日起滿三十年(除未解密或需要控制使用的部分外)，均應(yīng)分期分批地向社會開放?！吨腥A人民共和國檔案法》則以法律條文的形式重申了這一規(guī)定，并作了必要的補充?！敖?jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限。可以少于三十年。”向社會開放檔案，意味著利用檔案的法制化。從此以后。公民合理利用檔案有了政策上的保證。開放的檔案面向社會，只要利用檔案的目的是合法的，檔案部門都不能拒之門外。為了貫徹這一具有戰(zhàn)略意義的方針，我國各級檔案館相繼采取各種措施，積極創(chuàng)造條件。簡化檔案利用手續(xù)。并規(guī)定，凡中華人民共和國公民和組織持有合法證明，都可以利用已開放的檔案。

三、檔案管理機構(gòu)工作職能的轉(zhuǎn)變

長期以來，檔案管理機構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍主要是固守在傳統(tǒng)的“檔案”位置上，檔案事業(yè)的管理重點主要是歷史檔案、文書檔案。檔案館的定位是檔案史料查找中心，它所發(fā)揮的主要是知識的儲備和積累作用。在當(dāng)今快速發(fā)展的世界中，檔案管理機構(gòu)需要重新定位其角色以應(yīng)對全球化和新技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，滿足公民不斷變化的需求，實現(xiàn)公民的期望，發(fā)揮檔案的社會影響力。在轉(zhuǎn)型期，將檔案管理機構(gòu)的職能向文件管理領(lǐng)域延伸，幾乎成為全世界檔案工作者對信息時代檔案機構(gòu)職能的重新定位。這就要求檔案管理機構(gòu)將其職能延伸至文件的生成、處理階段。從文件的歸宿擴(kuò)展至文件的源流，將檔案管理的要求嵌入文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)真正意義上的文件與檔案的一體化管理。同時適應(yīng)經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)的需要，加強對非歷史檔案如科技檔案的管理，建立專門性形成檔案的管理點。實行“現(xiàn)行文件”開放，公開與經(jīng)濟(jì)、文化、社會管理和公共服務(wù)相關(guān)的政府信息，建立公共的政府信息查閱點?？傊瑱n案管理機構(gòu)應(yīng)從單純的檔案實體管理者轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾碚?、知識管理者，并學(xué)會引導(dǎo)利用者從查閱具體檔案過渡到通過檔案和其他信息源獲取知識。乃至獲取智慧。使傳統(tǒng)檔案管理機構(gòu)的角色定位逐步從封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，從知識寶庫型向信息噴泉型轉(zhuǎn)變，從單功能型向多功能型轉(zhuǎn)變，從保管向監(jiān)管和控制轉(zhuǎn)變。

四、檔案事業(yè)管理機構(gòu)服務(wù)功能的拓展

傳統(tǒng)檔案部門的服務(wù)是一種封閉型、靜態(tài)型、被動式的服務(wù)。它的服務(wù)內(nèi)容主要是圍繞檔案本身展開的。其服務(wù)主要是針對黨政機關(guān)的政治性工作。從而導(dǎo)致檔案部門的其它服務(wù)功能不能得到充分發(fā)揮，造成檔案信息資源的巨大浪費。同時也抑制了檔案工作人員的積極性。在當(dāng)今的信息社會中，各方面的競爭日益激烈，檔案部門要改變以往的服務(wù)機制，就應(yīng)從以下幾個方面著手：第一，服務(wù)理念：應(yīng)大力宣傳檔案工作。讓社會了解檔案工作，了解檔案館藏的價值。積極擴(kuò)大與社會各界的聯(lián)系，橫向拓展檔案服務(wù)窗口的幅面，縱向挖掘檔案服務(wù)窗口的深度，從多層面、多角度增加檔案服務(wù)的覆蓋面和檔案服務(wù)的透明度。第二。服務(wù)內(nèi)容：檔案部門除了提供傳統(tǒng)的檔案服務(wù)，還應(yīng)根據(jù)信息社會的需求，拓展其服務(wù)內(nèi)容。提供知識服務(wù)、導(dǎo)航服務(wù)，不斷開發(fā)檔案的各項服務(wù)功能，如：資政決策功能。宣傳教育功能，咨詢利用功能，文化交流功能。市場服務(wù)功能，信息集聚和傳播功能等。第三。服務(wù)方式：檔案利用需求總量的增加和結(jié)構(gòu)的變化，對檔案部門的服務(wù)工作提出了新的要求，需要大量新東西，包括新的服務(wù)方式來支撐。因此，檔案部門的服務(wù)方式應(yīng)由被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)、跟蹤服務(wù)、全方位服務(wù)，由封閉變?yōu)殚_放，由滯后變?yōu)槌啊５谒?，服?wù)手段：在檔案服務(wù)中充分推廣以計算機為主要手段的現(xiàn)代化技術(shù)，正是順應(yīng)時代潮流，塑造檔案事業(yè)服務(wù)新形象的有效形式。檔案部門通過建立檔案館(室)網(wǎng)頁，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上傳播，為用戶提供及時的信息?？梢酝ㄟ^查檔窗口、熱線查詢、網(wǎng)上查詢等方式，直接為公眾提供檔案查詢服務(wù)。建立計算機檢索系統(tǒng)。編制多種檢索工具。拓寬檢索角度，形成檢索體系，最大限度地提示檔案信息，以滿足用戶從不同角度查找檔案的需求，為檔案利用提供方便。

總之，社會轉(zhuǎn)型是一種整體的、全面的狀態(tài)過渡。政治、經(jīng)濟(jì)體制改革和信息化的進(jìn)程使檔案事業(yè)管理的對象和工作環(huán)境變得日益復(fù)雜。傳統(tǒng)的檔案事業(yè)管理已逐漸滯后于時代發(fā)展和社會進(jìn)步的需要。這就要求我們對檔案事業(yè)的管理進(jìn)行開拓性、戰(zhàn)略性的調(diào)整，以新的管理視角、新的管理理念和新的管理策略去應(yīng)對社會轉(zhuǎn)型所帶來的一系列變化。為檔案事業(yè)的發(fā)展開創(chuàng)新的空間。