在研究檔案定義時，不少論者從來源角度出發(fā)，把文件作為檔案的屬概念。如果按文件的作用性質(zhì)將其劃分為現(xiàn)行文件與非現(xiàn)行文件(或稱歷史文件)，那么檔案概念應建立在現(xiàn)行文件的基礎上，還是建立在非現(xiàn)行文件的基礎上，對于這一問題的認識在過去也是一致的，在今天則不然。例如，《檔案學通訊》1996年第2期發(fā)表的何嘉蘇同志的《檔案概念以“非現(xiàn)行性”為基礎合理嗎?》一文就是一例(以下簡稱何文)。檔案概念到底應以何者為基礎，不是一個簡單的提法之爭，它直接涉及到檔案的定義、屬性與范疇，是一個應該討論清楚的理論問題。本文談談自己的看法。

一、檔案概念以“非現(xiàn)行性”為基礎是合理的

我國的檔案學理論首先是在研究文書檔案管理理論的基礎上發(fā)展起來的，隨后又受到前蘇聯(lián)檔案學理論的影響，盡管50年代末科技檔案管理理論的建立，80年代末專門檔案管理理論的興起，使我國的檔案學理論有了較大發(fā)展，但這一研究歷史的痕跡至今仍然存在。我國在檔案的概念上以非現(xiàn)行文件或歷史文件為基礎是合理的。理由如下：1 在我國的檔案中確有部分所謂的現(xiàn)行文件，但更大量的是非現(xiàn)行文件，且隨著事物的發(fā)展。當前暫時為現(xiàn)行陸的文件終歸要變?yōu)闅v史文件。從歷史長河的角度看，歷史文件是檔案的主體，檔案終究只能是一種歷史記錄。我們之所以認為把檔案概念建立在現(xiàn)行文件的基礎上是不合理的，是因為這不符合也不能表明檔案的基本屬性。同樣，把檔案概念建立在一般文件的基礎上也是不科學的，因為這不能表明檔案與一般文件的區(qū)別，缺乏檔案的時間特征。檔案概念以非現(xiàn)行文件或歷史文件為基礎，這是由其本質(zhì)屬性所決定的。2 在談及文件的現(xiàn)行性與歷史性時，我們應當有一個廣義的理解，并理解為一個相對的概念。凡事物的發(fā)展過程即為歷史，我們不能認為非到過程結束之時文件才能成為歷史文件。我們之所以認為歷史是一個相對概念，就是基于事物發(fā)展的過程就是歷史的觀點。因而，不能因為產(chǎn)品仍在生產(chǎn)、設備仍在運轉(zhuǎn)、房屋仍需維修，而把相應的產(chǎn)品圖紙、設備文件、竣工圖視為現(xiàn)行文件。如果這觀點成立的話。那么有相當——部分檔案要從檔案的范疇中隊掉，其結果必然造成實際工作的混亂。例如，保存設備檔案的目的是為了設備的使用和維修，其保存期限一般與設備實體同存，當設備報廢時，相應的設備檔案也就沒有什么保存價值了。如果認為因設備還在運轉(zhuǎn)使用，相應的設備文件就是現(xiàn)行文件，而不是相對地視為歷史文件，那就無所謂設備檔案了，因為哪個單位都不會花費人力和財力去保存管理那些實物對象已報廢的所謂歷史文件?？傊瑔渭円晕募氖姑鼮閯澐謽藴?，那就不可能存在產(chǎn)品檔案、基建檔案、人事檔案等這類概念，我們也正是從這一認識出發(fā)，認定作為檔案概念基礎的歷史文件的“歷史”是一個相對概念，而不能把歷史文件理解為事物發(fā)展過程終結后的產(chǎn)物。3 我國的檔案工作與西方國家的檔案工作有著不少差異，對檔案概念的理解不同就是其中之一。西方國家一般把進入檔案館的文件稱為檔案，在此之前稱為現(xiàn)行文件。把檔案工作范圍由檔案館延伸到基層單位檔案室，是我國檔案工：作的一大特色，由此，檔案概念的外延較西方國家有所擴大。如果用西方檔案學的觀點看，我國的檔案中的確包括一部分所謂的現(xiàn)行文件，即“并不失其行政和法律效力”的文件。因為按照我國的檔案學理論，“所謂現(xiàn)時使用完畢或辦理完畢，是相對而言的，主要是指為履行當時的職責而直接使用材料告一段落?；蛲瓿闪宋臅幚沓绦?，并不是說以后不再利用，或文件內(nèi)容針對的具體事務全部辦完，該文件才算是‘處理完畢”’，事實上。我國對科技檔案、專門檔案的成功管理，證明了我國廣大檔案工作者對歷史文件的理解是基本正確的，我國的檔案學理論把檔案概念建立在歷史文件的基礎上，是符合我國檔案工作實際情況的。

二、“非現(xiàn)行性”的概念不應絕對化

檔案概念以非現(xiàn)行性為基礎是正確的，但這并非說由此就不會產(chǎn)生矛盾了。比如過分強調(diào)檔案的歷史性。將非現(xiàn)行性的概念絕對化，都是不利于檔案工作健康開展的。但因此而把檔案概念建立在一般文件或現(xiàn)行文件的基礎上則是不可取的。因為，這樣會產(chǎn)生文件何時成為檔案的問題，造成工作的混亂和思想的不一致。隨著計算機技術在檔案工作中的應用。文檔管理一體化在基層單位已是大勢所趨。如何實行文檔管理一體化及如何設置歸檔關口等問題值得認真研究。只是鑒于這方面的實踐尚處在初始階段，有關理論的問世尚需一定時日。但不管情況如何變化。檔案是文件運動某一階段的產(chǎn)物這個結論不會變，檔案概念應以非現(xiàn)行性為基礎這個命題仍然成立，

三、有關“非現(xiàn)行性”若干問題的探討

《何文》引用文件生命周期理論。把文件運動的全過程分為制作、現(xiàn)行、暫存和歷史四個階段，認為檔案概念以非現(xiàn)行性為基礎。導致檔案階段有的從暫存階段開始，有的從現(xiàn)行階段開始，歸檔關口“對有關文件而言設在文件的第二階段和第三階段之間，而對另一些文件而言就設在第一階段和第二階段之間，而且同一種文件在不同單位，其檔案階段的起始點也不相同”，即所謂檔案起始點標準的雙重性，如果這一問題確實是由于檔案概念以非現(xiàn)行文件為基礎所引發(fā)的，那么當檔案概念改為以文件或現(xiàn)行文件為基礎，是否就能解決這一矛盾呢，是否就能統(tǒng)一檔案起始點的標準呢?假如檔案以現(xiàn)行文件為基礎，按照《何文》說法現(xiàn)行期是個相當長的歷史階段，同樣也會產(chǎn)生是把現(xiàn)行階段的起點作為檔案的起始點呢?還是把現(xiàn)行階段的終點作為檔案的起始點的問題。即使檔案以文件為基礎，又該以文件的哪一個階段作為檔案的起始點呢?鑒于檔案工作的廣域性和文件類型的復雜性，在這紛繁多變的世界上，采用“一刀切”的辦法硬要統(tǒng)一找出所有文件轉(zhuǎn)化為檔案的起始點是不現(xiàn)實的。就文件轉(zhuǎn)化為檔案的問題，從我國檔案工作的現(xiàn)實出發(fā)，模糊處理比精確界定可能更為適宜。至于《何文》中談到“設備檔案是在設備開箱時就先行歸檔”的問題，并不能說是由檔案起始點標準雙重性所引起的。因為，這種開箱歸檔的做法并不是檔案工作中的普遍現(xiàn)象，而是為維護檔案的完整性而采取的一種變通措施。

如果能保證設備隨機文件在設備調(diào)試安裝后歸檔的完整性，設備開箱時隨機文件不先行歸檔也未嘗不可。事實上有不少單位采取了將隨機文件先登記后歸檔的做法，即使設備隨機文件先行歸檔，也只是履行一個手續(xù)，檔案部門立即進行復印，將復制件或原件交設備部門使用。關于科技檔案修改與傳統(tǒng)的強調(diào)非現(xiàn)行性的觀念相矛盾的問題，對這一似是矛盾的表面現(xiàn)象應作深層次的分析。第一，科技檔案的非現(xiàn)行陸也是一個相對的概念，否則就無法解釋對一些研制周期長的科技文件采取分階段歸檔的做法，也無法解釋科技檔案可以更改的問題：第二，科技檔案更改時有嚴格的更改原則、更改方法和更改手續(xù)，其中更改通知單是更改的憑證，必須歸檔保存：為保持更改前的原始面貌，原圖作廢但不銷毀，仍作為檔案保存。因此，從科技活動的發(fā)展過程看，這種更改仍屬檔案原始記錄性的繼續(xù)，不存在按自己的觀點與需要去篡改檔案的問題。第三，科技檔案與文書檔案不同，文書檔案所記載的活動已成為不可更改的歷史，相應的歷史記錄當然不允許更改?？萍紮n案則不然，它所反映的科技活動仍在繼續(xù)之中。因此，從某種意義上講科技檔案具有一定的現(xiàn)實使用性。

關于歸檔制度問題。在我國確實存在文件歸檔以后才能成為檔案的問題，致使檔案部門對部分未歸檔文件的失控。但這個問題的產(chǎn)生是不是由檔案概念以非現(xiàn)行陸為基礎所引發(fā)的，值得研究。由于我國檔案工作延伸到行政管理與科技活動實踐之中，在基層檔案部門自然會產(chǎn)生文件歸檔的問題，在文件歸檔問題上有相當一部分問題的產(chǎn)生是由于歸檔制度執(zhí)行不力，或歸檔范圍規(guī)定不細?；虿糠止ぷ魅藛T檔案意識不強所致。既然問題出在歸檔制度不健全或執(zhí)行不力上，就應該通過強化歸檔制度和提高人們的檔案意識來加以克服。