房產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)管理部門在房地產(chǎn)管理活動中直接形成的具有保存價值的原始記錄，是反映一定時期的政治、經(jīng)濟、文化藝術、建筑水平的歷史資料，是進行房地產(chǎn)產(chǎn)權權屬登記、房屋交易、房地產(chǎn)抵押、處理房地產(chǎn)糾紛、城市拆遷規(guī)劃的主要依據(jù)。房地產(chǎn)檔案管理是一項十分重要的基礎業(yè)務建設，是房地產(chǎn)管理部門重要任務之一，是進行房地產(chǎn)行政管理和發(fā)展房地產(chǎn)業(yè)的必備基礎資料，也是研究房地產(chǎn)業(yè)的過去、現(xiàn)在和將來不可缺少的依據(jù)。

一、樹立全員管理檔案概念

城市房地產(chǎn)檔案是城市房地產(chǎn)業(yè)務活動的真實記錄，是城市面貌和發(fā)展的歷史見證，是研究城市的發(fā)展歷史、研究房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展歷史及其規(guī)律的重要參考依據(jù)。因此，重視房地產(chǎn)檔案管理，不僅是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的一項工作，更是現(xiàn)代化建設事業(yè)中應有的內容。在檔案管理工作中，不僅要真實地記錄和留取材料，保證檔案的真實性和可靠性，還要積極地開發(fā)和利用檔案資源，為改革、發(fā)展和穩(wěn)定提供必要且優(yōu)質的服務。要通過學習檔案法律法規(guī)以及檔案管理知識，認識檔案的功能和作用，樹立全員參與管理、全員重視檔案的觀念，在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的各項管理工作中強化檔案意識，以對歷史負責的責任感奉獻我們的聰明和才智。

二、建立有效的檔案管理網(wǎng)絡

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)應根據(jù)《檔案法》對檔案實行集中統(tǒng)一管理的原則，使之適應經(jīng)營管理的需要，在公房檔案管理上實行三級管理制。具體應采取集中分級管理相結合的方法，建立檔案管理領導小組，由其負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織和管理檔案工作，中層科室應有分管檔案工作負責入，并配備專(兼)職檔案員，由其負責所在科室的檔案收集、整理、編目、立卷、移交等工作。同時，要建立綜合檔案室。作為本企業(yè)檔案工作的專業(yè)管理部門，以實現(xiàn)其輸入(收集、接交)和輸出(利用)的雙重功能，把檔案管理工作與全面的整體管理工作結合起來，提高檔案的利用率及其利用價值。

三、強化房地產(chǎn)檔案基礎業(yè)務建設

房地產(chǎn)檔案信息的流通包括形成、收集、鑒定、整理、保管、利用諸多環(huán)節(jié)。因此，為了更好地利用房地產(chǎn)檔案信息，必須加強房地產(chǎn)檔案基礎信息的采集。一是要加大信息的采集量，即加大與房屋相關信息的采集量。如房屋的戶型、房屋所處的地段、房屋的朝向、交易主體的身份、交易主體的年齡結構等。二是要加強信息的分析整理。信息只采集而不進行分析，只能是廢紙一堆，因此，必須對采集到的房地產(chǎn)檔案信息進行分類、整理，使之規(guī)范、標準。

房地產(chǎn)是人民群眾生活四大要素之一，其自然屬性日益顯現(xiàn)：原來房屋產(chǎn)別只有直管房產(chǎn)和單位自管房產(chǎn)，而現(xiàn)在私房房產(chǎn)、涉外房產(chǎn)、股份制房產(chǎn)不斷增多，出現(xiàn)了房屋產(chǎn)權的多元化：原來房屋的結構分為鋼混、磚混、石專木、簡易四種，并以磚混為主，而現(xiàn)在混合、鋼混、鋼結構已成為主流：房屋的設計用途由原來的以住宅為主，逐步發(fā)展為商業(yè)、教育、科研、辦公等多種用途并存。因此，要加強對房地產(chǎn)檔案信息的管理，必須加強房地產(chǎn)檔案信息分類的基礎性工作，使其更加襯合房屋的自然屬性，更加便于檔案的利用。

要結合各地房地產(chǎn)檔案管理工作的實際，采取多種方式：一是要建立房地產(chǎn)檔案信息檢索體系。對于不發(fā)達地區(qū)，要建立手工形式的檔案信息檢索體系，既要建立案卷級的，又要建立文件級的，以提高檢索效率。對于發(fā)達地區(qū)，要建立電子計算機檔案信息檢索體系，以滿足利用者的計算機檢索和網(wǎng)絡檢索，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。二是要開發(fā)房地產(chǎn)檔案信息資源，深化房地產(chǎn)檔案信息的編撰研究工作，為城市建設決策、活躍房地產(chǎn)市場、服務廣大群眾提供系統(tǒng)的檔案史料。三是房地產(chǎn)檔案管理部門要解放思想，更新觀念，變被動為主動，積極地為利用者提供優(yōu)質的服務。

四、加速房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化

隨著科學技術的發(fā)展，以計算機技術為核心的現(xiàn)代信息處理技術正在深入到房地產(chǎn)檔案管理之中，檔案管理以手工管理為主的傳統(tǒng)手段逐漸向采用現(xiàn)代先進技術手段過渡。通過網(wǎng)絡為支撐的計算機技術，極大地促進房地產(chǎn)檔案管理模式的重大改變，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化，提高檔案的管理水平和利用質量，為房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展服務。隨著計算機技術應用的不斷深入，房地產(chǎn)檔案管理無紙化將成為可能，這就是電子檔案的面世。電子檔案有其特性：數(shù)字化的信息形態(tài)，對設備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等。這些特性又決定了電子檔案長期保存的困難性：在整理和開發(fā)利用中的嚴重不安全性。因此，必須同時借助于新型介質和現(xiàn)代信息處理而形成的檔案，如機讀檔案，音像檔案等，并對它們的歸檔、整理、編目、保管和利用，采用相應的現(xiàn)代化技術。

房地產(chǎn)檔案信息處理技術現(xiàn)代化實際上是一項系統(tǒng)工程，不能一蹴而就，必須分階段有步驟地實施。近期的主要任務是：編制完善的檢索工具和提高系統(tǒng)的安全防范。計算機檢索途徑應有盡有，數(shù)據(jù)中的每一個產(chǎn)權要素都可以作為檢索點，包括產(chǎn)權更新信息、房地坐落自然信息、產(chǎn)權證管理信息以及模糊條件檢索等等，為提供產(chǎn)權檔案的查詢、利用帶來極大的方便。利用計算機處理信息的功能，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工互補的檔案信息檢索體系，以提供高效、便捷的查詢服務。計算機應用保護了檔案原件，又高效地滿足了利用者的需要。

要提高系統(tǒng)的安全性。系統(tǒng)的安全性指的是保護系統(tǒng)硬件和軟件免受自然災害和人為的破壞，做好防病毒工作，抓好用戶權限管理。只有保證系統(tǒng)的安全順利運行，房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的目標才能得以實現(xiàn)，否則一切都無從談起，因此做好系統(tǒng)的安全防范工作是重中之重。另一方面由于電子檔案隨著時間的推移，原始信息的長期保存有待深入研究和探討，因此對電子檔案要定期進行備份，防止數(shù)據(jù)信息損失。

五、努力提高房地產(chǎn)檔案管理者的素質

實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理，離不開高素質的管理人才。人才資源是實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，是開發(fā)利用房地產(chǎn)檔案的基本條件。因此，房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化，要依賴于檔案人員素質的提高。加強房地產(chǎn)檔案管理人員的培養(yǎng)，要著重抓好以下幾方面工作：

一是房地產(chǎn)檔案管理人員，既要掌握檔案專業(yè)知識，又要熟悉房地產(chǎn)產(chǎn)權、產(chǎn)籍管理基本知識，不斷完善自身的知識結構，更好地適應工作的需要。

二是開展房地產(chǎn)檔案管理單位之間的業(yè)務交流。不能閉關自守，要在交流中不斷提高單位的整體業(yè)務能力，探索新的管理方法，使房地產(chǎn)檔案管理適應新形勢的需要。

三是檔案主管部門要加強業(yè)務指導，使檔案工作人員及時掌握有關檔案工作的法規(guī)、政策、規(guī)范，并運用到自己的工作中去。