[摘要]本科學(xué)院合格評估與檔案工作創(chuàng)新是目前新建本科學(xué)院必須認(rèn)真運作的大事。本科學(xué)院合格評估可以帶動檔案工作創(chuàng)新，檔案工作創(chuàng)新勢必促進(jìn)本科學(xué)院合格評估，二者互相促動，相得益彰。針對本科學(xué)院合格評估帶來的新形勢，為迎接本科學(xué)院合格評估開展檔案工作創(chuàng)新，才能做好本科學(xué)院合格評估所需的檔案。檔案工作做得出色，可為本科學(xué)院合格評估打下堅實的基礎(chǔ)，促進(jìn)本科學(xué)院合格評估順利通過。

[關(guān)鍵詞]本科學(xué)院 合格評估 檔案工作

本科學(xué)院合格評估與檔案工作創(chuàng)新是目前新建本科學(xué)院必須認(rèn)真運作的大事。本科學(xué)院合格評估可以帶動檔案工作創(chuàng)新，檔案工作創(chuàng)新勢必促進(jìn)本科學(xué)院合格評估，二者互相促動，相得益彰。學(xué)校檔案是本科學(xué)院合格評估的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，滿足評估需求是檔案部門責(zé)無旁貸的任務(wù)。針對本科學(xué)院合格評估帶來的新形勢，為迎接本科學(xué)院合格評估開展檔案工作創(chuàng)新，才能做好本科學(xué)院合格評估所需的檔案。

一、本科學(xué)院合格評估對檔案工作創(chuàng)新的發(fā)展 

本科學(xué)院合格評估可以促進(jìn)檔案工作創(chuàng)新的發(fā)展，能提升檔案工作創(chuàng)新水平，也為檔案工作升級達(dá)標(biāo)奠定了堅實的基礎(chǔ)。具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

1．檔案意識的全面提高

由于受考察評估時間的限制，評估專家組要想掌握學(xué)校過去和現(xiàn)在教學(xué)工作的運行動態(tài)，必須著重查閱迎評學(xué)校的檔案資料，這就決定了學(xué)校檔案這種信息載體的特殊地位。檔案功用與地位的突現(xiàn)，必然引起學(xué)校對檔案工作的高度重視，幾乎所有接受評估的高校在迎評階段都專門成立了材料組，明確責(zé)任人、工作職責(zé)和檔案資料建設(shè)的具體工作流程和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。材料組除撰寫自評報告等匯報材料外，大量的工作內(nèi)容是按評估指標(biāo)體系整理和完善各類迎評檔案資料。評估對人們的檔案意識的增強(qiáng)施加了很大的壓力。

2．檔案管理的全面亮相

評估學(xué)校在自評自建階段對檔案資料存在的各種問題進(jìn)行歸因分析，就會看到平日檔案管理運行機(jī)制中存在的薄弱環(huán)節(jié)和各種缺失。比如支撐主體材料的背景材料不齊不全，或者支撐背景材料的實證材料殘缺或單薄，缺乏說服力；有些原始資料雖然齊全，但看上去是嶄新的“原始檔案”，有根據(jù)回憶補(bǔ)做之嫌，這些意味著檔案收集工作環(huán)節(jié)的缺陷；還有些數(shù)據(jù)在相關(guān)資料中存在著不吻合的矛盾現(xiàn)象，這意味著學(xué)校內(nèi)部各單位之間檔案的服務(wù)機(jī)制和利用關(guān)系存在著不順、不通和缺位的問題。

3．檔案建設(shè)的全面推進(jìn)

本科教學(xué)工作水平評估指標(biāo)體系可充實學(xué)校檔案內(nèi)容。本科教學(xué)工作水平評估涉及的內(nèi)容方方面面，形成的材料范圍廣，提供利用次數(shù)多。而高校評估對檔案資料的真實性、原始性、完整性和系統(tǒng)性的要求很高，多數(shù)高校在接受評估前的迎評準(zhǔn)備階段不僅加大檔案建設(shè)力度，而且往往還要突擊搞檔案，針對存在的缺漏、謬誤和體系歸屬不當(dāng)?shù)葐栴}，全方位的進(jìn)行補(bǔ)缺與充實、核實與修正、調(diào)整與重構(gòu)。

4．引發(fā)檔案工作新的思考

本科教學(xué)工作水平評估給檔案工作帶來的不僅是壓力、動力，而且還有許多有益的啟示。高校評估在對學(xué)科建設(shè)、專業(yè)水平、師資隊伍等方面的建設(shè)情況進(jìn)行驗證的同時，事實上也在驗證著高校檔案工作日常運行質(zhì)量、管理手段及其效率，以及管理隊伍情況。因此，建立高校檔案工作的自評機(jī)制、加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程和優(yōu)化檔案管理的人力資源這三大任務(wù)，應(yīng)當(dāng)成為檔案工作創(chuàng)新的重要著眼點。

二、檔案工作創(chuàng)新對本科學(xué)院合格評估的促進(jìn)作用

檔案工作創(chuàng)新在本科學(xué)院合格評估中對評估準(zhǔn)備、評估過程、評估結(jié)論等方面起到了促進(jìn)作用。檔案工作做得出色，可為本科學(xué)院合格評估打下堅實的評估基礎(chǔ)，促進(jìn)本科學(xué)院合格評估順利通過。

1．高校檔案的創(chuàng)新建設(shè)為教學(xué)水平評估工作提供了重要的科學(xué)依據(jù)

教學(xué)工作水平評估卷宗來源于高校檔案。本科學(xué)院合格評估過程中，評估專家不僅要詳細(xì)檢查現(xiàn)有的教學(xué)、實驗、科研設(shè)施等方面的情況，還要查看大量的檔案資料。因為無論學(xué)校怎樣變化和發(fā)展，檔案始終是學(xué)校歷史的真實記錄，它不僅具有一般意義上的查考利用價值，而且具有權(quán)威性的憑證作用，其效力是其他事物無法替代的。因此，檔案部門必須創(chuàng)新檔案工作，以迎接本科教學(xué)工作水平評估為契機(jī)，對照教學(xué)評估指標(biāo)體系方案要求，加大檔案建設(shè)的宣傳力度，強(qiáng)化各職能部門和二級院系檔案員建檔、收集、整理、歸檔、立卷等技能培訓(xùn)工作，擴(kuò)大檔案收集范圍，拓寬檔案收集渠道。

2．檔案資源信息化是本科教學(xué)工作水平評估的前提

高校檔案是學(xué)校歷史的真實記錄，其本質(zhì)是文化和信息的載體，是一種特殊的信息資源。完整豐富的檔案館（室）藏固然重要，但如果不加以開發(fā)利用，也不過是一堆廢紙，失去其應(yīng)有價值。能否全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地提供各種檔案信息，服務(wù)學(xué)校和社會，是檢驗高校檔案工作整體水平的一項重要指標(biāo)。而本科教學(xué)工作水平評估的標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)、觀測點多，評估范圍廣，材料的收集、整理工作量大，傳統(tǒng)的手工操作實在難以按時、按質(zhì)完成如此艱巨的任務(wù)。檔案部門應(yīng)該從傳統(tǒng)的收集、分類、編目、檢索的經(jīng)驗中走出來，改變方式，逐步過渡到運用標(biāo)準(zhǔn)機(jī)讀目錄檢索，建立符合自己部門特點的檢索系統(tǒng)和符合自己室藏特色的數(shù)據(jù)庫，加快檔案信息以及數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作。

為了迎接評估，檔案工作創(chuàng)新實行兩種方法：一是按高校檔案工作規(guī)范做好檔案；二是按本科學(xué)院教學(xué)工作水平評估指標(biāo)體系建立評價檔案。作為各項準(zhǔn)備工作過程中形成的原始記錄——檔案材料加工成的評價檔案，將在學(xué)院評估過程中被專家組系統(tǒng)地審閱。因此，學(xué)院評估是否合格，檔案工作首先要過關(guān)。

三、新建本科院校合格評估形勢下，檔案工作的創(chuàng)新策略

1．學(xué)院要成立以院長為組長的評估領(lǐng)導(dǎo)小組，實行評估辦主任全面負(fù)責(zé)制，抓緊抓好，抓出成效。要根據(jù)評估指標(biāo)和學(xué)校的統(tǒng)一部署制定出檔案工作評價方案，把評估的各項任務(wù)層層分解，逐步落實，責(zé)任到人。

2．學(xué)院要將檔案工作納入本院的教學(xué)工作、其他工作的統(tǒng)一規(guī)劃中。檔案部門自身要加強(qiáng)管理，要加強(qiáng)同兄弟院校的聯(lián)系，互相借鑒彼此成功的經(jīng)驗，立足改革，強(qiáng)化創(chuàng)新意識。

3．營造氛圍，強(qiáng)化全員意識。要做好宣傳，搞好動員，樹立“人人都是評估對象，件件都是評估內(nèi)容”的意識，團(tuán)結(jié)一致，眾志成城，把評估工作搞好。

4．在迎評促建中，要進(jìn)一步理清檔案創(chuàng)新的工作思路，正確處理檔案工作與評估工作的關(guān)系。堅持教學(xué)的中心地位和教學(xué)改革的核心地位不動搖，堅持教學(xué)基本建設(shè)的優(yōu)先地位不動搖。

5．評估不是目的，而是手段。通過本科教學(xué)水平合格評估，全面提高教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展，健全服務(wù)功能，拓寬服務(wù)范圍，真正做到“以評促建，以評促改，評建結(jié)合，重在建設(shè)”。

總之，本科教學(xué)評估工作對任何一所高校都是一項意義重大的工程，它不僅促進(jìn)了學(xué)校本科教育和其他各項工作的發(fā)展，更為充分展示和宣傳檔案工作提供了一個大舞臺，沒有一項工作象評估工作這樣，以無可辯駁的事實證明了檔案的價值，同時大大提升了檔案工作的地位，也引發(fā)了我們?nèi)绾胃鷮?、更深入地做好檔案工作的思考。

參考文獻(xiàn)：

［1］張明明.高校評估：提升檔案建設(shè)水準(zhǔn)的重要契機(jī)［J］.檔案與建設(shè)，2005，（5）.

［2］張秀梅.教學(xué)工作水平評估是高校檔案建設(shè)的推動力［J］.長春工業(yè)大學(xué)學(xué)報（高教研究版），2004，（3）.

［3］陳冰.高校檔案工作與本科教學(xué)評估［J］.廣東醫(yī)學(xué)院學(xué)報，2005. 

注：本文為2005年湖南城市學(xué)院教學(xué)改革研究立項重點項目“本科學(xué)院合格評估與檔案工作創(chuàng)新互動研究”論文之一。湘城院政字［2005］70號。

（作者單位：湖南城市學(xué)院）