避免成為電子郵件過(guò)剩的生產(chǎn)者和受害者的幾種方法。

盡管“電子郵件之父”雷湯姆林森(Ray Tomlinson)已經(jīng)記不起來(lái)世界上第一封電子郵件究竟寫了些什么、寫給誰(shuí)的，甚至記不起來(lái)電子郵件誕生的具體日期，不過(guò)這都不重要，電子郵件已經(jīng)改變了我們的生活。但現(xiàn)在，讓其始料不及的是，越來(lái)越多的人準(zhǔn)備開始傾訴電子郵件多么地讓人惱火了!

“處理電子郵件占用了我太多的時(shí)間”、“我每天都要查電子郵件，如果有一天沒(méi)有收到，我會(huì)覺(jué)得這一天都索然無(wú)味”、“即使在阿拉斯加的船上，我還是要檢查電子郵件，否則我的假期沒(méi)辦法輕松度過(guò)”……如果你出現(xiàn)了上述癥狀，恭喜!你已經(jīng)感染上了“電子郵件綜合癥”。對(duì)一些人來(lái)說(shuō)，這種強(qiáng)迫癥狀更明顯：一收到郵件就必須馬上查閱，并且對(duì)Blackberry的振動(dòng)會(huì)產(chǎn)生條件反射式的心跳加速。他們甚至擔(dān)心，自己不在辦公室時(shí)同事們會(huì)不會(huì)有不利于自己的“陰謀”。所以，即使在家中休息時(shí)，還是要不停查詢工作郵箱，否則就會(huì)渾身不舒服。

被電子郵件改變了職業(yè)軌道的人更是大有人在。比如仕達(dá)屋酒店(starwood Hotels)首席執(zhí)行官史蒂文·海耶爾(Steven Heyer)，公司董事會(huì)逼其解釋他與一位年輕女員工的曖昧郵件，惠普公司前任董事會(huì)主席帕特里夏·鄧恩(Patricia Dunn)，因其用電子郵件調(diào)查不忠心的董事會(huì)成員而離職；另外還有“史上最牛女秘書”事件中的主角EMC原大中華區(qū)總裁陸純初。今年3月，來(lái)自員工因特網(wǎng)管理(EIM)企業(yè)Websense公布的一項(xiàng)調(diào)查報(bào)告顯示，10％的企業(yè)雇員偶爾會(huì)將公司的敏感信息以電子郵件形式發(fā)送出去，52％的雇員試圖入侵同事的電子郵件。

如何防止電子郵件成為職業(yè)生涯滑鐵盧的“后門”?如何不讓自己成為電子郵件過(guò)剩的受害者和生產(chǎn)者?以下一些使用小技巧也許能幫忙解決這些問(wèn)題：

從標(biāo)題開始——對(duì)一些商務(wù)人士來(lái)講，一天收到300封郵件是很正常的事情。讀完這么多郵件顯然是浪費(fèi)時(shí)間的一件事。所以，要在標(biāo)題中即以“電報(bào)體”寫明郵件主題，便于接收者快速了解，而那些被大量抄送的郵件則常常被跳過(guò)。如果一些郵件一周后還沒(méi)讀過(guò)，就可以直接刪除到垃圾箱了——要么說(shuō)明那件事不重要，要么是早已被解決了。

寫簡(jiǎn)潔的郵件——郵件要盡可能短，沒(méi)有人會(huì)在讀郵件的時(shí)候考察你的語(yǔ)言水平如何。但注意，該說(shuō)的事情還是要說(shuō)清楚。一件事一封郵件，不能把五件事寫進(jìn)一個(gè)郵件里，這樣做的結(jié)果是讀郵件的人完全找不到重點(diǎn)。

把握郵件主動(dòng)權(quán)——早上到辦公室的第一件事是什么?查郵件?錯(cuò)!先坐下來(lái)想一想，什么是最重要的，先把要發(fā)的郵件寫完。否則你所有的喜怒哀樂(lè)都會(huì)被別人的郵件驅(qū)動(dòng)著，最后，回完所有的郵件也該下班了。

教會(huì)周圍的人有效使用郵件——只有大家都養(yǎng)成良好的郵件使用習(xí)慣，你的郵件煩惱才能解除一一不要濫發(fā)郵件，只給對(duì)方發(fā)送與之相關(guān)的郵件，這樣會(huì)急劇減少每個(gè)人的郵件數(shù)量。

事不過(guò)三——如果為一件事與他人已來(lái)往了數(shù)封郵件，這時(shí)也許你應(yīng)該拿起電話或走向他的辦公室選擇與其直接溝通。

工作郵箱和私人郵箱分開——把公務(wù)郵件發(fā)給朋友，或把私人郵件發(fā)給公司同事都會(huì)帶來(lái)尷尬。安全的辦法就是公私分開，絕不要用工作信箱收發(fā)與工作無(wú)關(guān)的郵件。在家中休息時(shí)，盡量不登錄工作郵箱，既可以避免泄漏重要信息，又能保證休息。