摘要：文章從工程的角度對電子檔案歸檔進行全新的探索，照顧到管理者、需求者、電子軟件、紙質(zhì)文件之間的相互配合、協(xié)調(diào)，力爭使電子文檔的歸檔更系統(tǒng)、更科學(xué)、更實用。

關(guān)鍵詞：電子文件；歸檔；工程

美國聯(lián)邦管理法規(guī)對電子文件的解釋是：電子文件包括數(shù)字的、圖形的和文本的信息。歸檔，在《現(xiàn)代漢語詞典》（第5版）中給出的定義是：把公文、資料等分類保存起來。分類，涉及到不同的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，體現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的歸檔工作中，就是依據(jù)不同的分類標(biāo)準(zhǔn)把復(fù)印文件放在不同的檔案袋中，以便于以后的查找。根據(jù)語義進行分類，是目前通行的做法，由于語義分類本身具有很大的模糊性，所以造成有的文件既屬于A，又屬于B，給檔案工作人員帶來很多的麻煩。而且目前電子文件的歸檔在很大程度上沒有改變傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔套路，改變的只是存儲介質(zhì)的形式和與此相關(guān)的細(xì)節(jié)問題。相對于計算機技術(shù)的突飛猛進的發(fā)展，電子文件歸檔的研究現(xiàn)狀應(yīng)該說還不那么讓人滿意。

對于電子文件歸檔的問題，文章提出“工程”的概念，“工程”原本屬于土木建筑學(xué)的一個術(shù)語，引用到計算機領(lǐng)域的“軟件工程”以后，賦予了它新的內(nèi)涵，那就是從全局出發(fā)、滿足需求。搞軟件設(shè)計的人都知道，程序設(shè)計前一定會有一個軟件需求分析報告，根據(jù)需求分析來確定軟件功能，然后分解程序模塊，進行程序編寫、調(diào)試，最后完成整個軟件的開發(fā)。所以開發(fā)出來的軟件特點就是方便、智能。電子文件的歸檔也是如此，歸檔只是手段，并不是目的，歸檔的目的是為了方便以后的查找。這就要求有兩個平臺：管理者平臺和用戶平臺，也就是電子文件管理軟件的開發(fā)。針對現(xiàn)代的辦公條件，電子文件大量產(chǎn)生的現(xiàn)狀，開發(fā)電子文件管理軟件，勢在必

行。所以，根據(jù)這一思路，本文對在以“工程”為統(tǒng)籌視角下的電子文件歸檔的問題進行粗淺的探究。

一、從管理角度出發(fā)的電子文件管理

（一）從人的角度出發(fā)的管理工作

電子文件采集、匯集之后，為了給用戶平臺提供方便的同時保證電子文件的安全性，保證其不被任意刪改，要從管理的角度設(shè)置用戶等級，從一般只讀用戶、普通可下載用戶、高級可修改用戶、最高級權(quán)限設(shè)置用戶等幾個級別入手，確保電子文件后臺修改、前臺查看都有記錄跟蹤報道，這樣，劃清參與人員的責(zé)任范圍。一般來說，不相關(guān)人員不能進入其他人的責(zé)任范圍，需要時可以允許用其相應(yīng)的形式調(diào)閱，以防由于誤操作、有意刪改等原因造成文件信息的改變。電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用各種最先進的技術(shù)措施，如簽署技術(shù)、信息認(rèn)證技術(shù)、身份驗證技術(shù)、加密和防修改等高新技術(shù)，提高電子文件的可靠性和真實性。

（二）從計算機安全角度出發(fā)的電子文件管理

電子文件的存儲，一般是直接放在硬盤中，可是由于硬盤易受震動、受潮等物理條件的無法避免的影響，有可能會造成信息的丟失；對于聯(lián)網(wǎng)的計算機，病毒攻擊從來就不會停止。為了保證信息的安全性，提高電子文檔載體的保存壽命，為后期保護打下良好基礎(chǔ)。電子文檔載體與存放環(huán)境和防護設(shè)備除調(diào)溫、調(diào)濕、防水、防盜、防光、防蟲、防塵、防鼠、防雷電等外，還應(yīng)具備防磁、防磨損、防強震、防病毒等措施。系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置密碼，進行信息互鎖控制，杜絕非法進入。任何電子文件都必須要有備份光盤，應(yīng)盡可能放在只讀一次寫式光盤上，軟盤不能作長期保存檔案的載體。電子文件的歸檔還必須做文字說明，這樣才能方便對文件的管理和使用。盤片要有確切的名稱，要有盤片內(nèi)容的文件目錄，盤片使用的工作環(huán)境和應(yīng)用軟件要清楚，確保其內(nèi)容的安全性，這也是目前所能采取的最佳的方式。

二、從用戶角度出發(fā)的電子文件的分類

電子文件的種類繁多，一般有doc、xle、ppt、wps、txt、html、dbf、bmp、jpeg、gif、psd、pdd、tiff、vip、wmf、zip、rar等等，所以需要匹配許多的相關(guān)軟件，才能滿足工作需要。但是無論哪一種類型的文件都會涉及到分類的問題，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的分類相比，分類方式發(fā)生了根本性的改變。由于電子文件信息與載體的分離性，文件實體分類也被概念分類整理所取代。因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作文件的需要，但在當(dāng)今電子檔案的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化。電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，甚至可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體，其內(nèi)容信息卻不發(fā)生任何變化。電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。且用戶可根據(jù)不同的需要利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由的組合分類。這就要求對每一個電子文件進行分類屬性標(biāo)記時要盡可能做到精細(xì)，比如主題、時間、文件號、關(guān)鍵詞、簽發(fā)人、擬稿人、發(fā)文單位、保管期限、密級等等，以便于在后來的簡單檢索或者交叉檢索時都可以利用到。

應(yīng)該看到，現(xiàn)在的電子文件的數(shù)量、容量都越來越大、越來越多。依靠人工對所有的文檔進行分類屬性標(biāo)記雖然具有一定的準(zhǔn)確性，但是隨著電子文件數(shù)量激增，這種做法并非長久之計，可以預(yù)見的是，利用分類軟件對這些文件數(shù)據(jù)進行良好的索引和歸納，將有助于把文件數(shù)據(jù)系統(tǒng)化，以便進行有效的檢索。文件分類軟件將按照一定的標(biāo)準(zhǔn)體系，對文件進行自動標(biāo)記，對一個待識別文件給予一個或多個類別標(biāo)記，這將成為以后的電子文件分類的發(fā)展趨勢。

三、電子文件管理軟件之間的兼容問題

很多的電子文件管理軟件都是各自為政，離開了原來的管理模式，所有的設(shè)計都不能被別的軟件“拿來”為己所用，這是目前軟件界的一大弊病，對于電子文件管理來說，就顯得更為突出，明明是有很多字段、信息都是相似的，卻無法進行改造，無法進行數(shù)據(jù)之間的鏈接。這就要求軟件設(shè)計的時候做成一個開放狀態(tài)的，可以進行軟件嵌套使用，這樣各個部門之間、各個高校之間、各個城市、各個區(qū)域之間的數(shù)據(jù)都可以達到最大化的共享，盡管采用的并不一定是同一種管理軟件，但是可以兼容，進行資源的鏈接、共享。兼容按照方式大體可以分為幾種：一是查詢數(shù)據(jù)庫的兼容，即把后臺查詢的數(shù)據(jù)開放出來，供不同的軟件開發(fā)者使用，以便設(shè)計他們的軟件；二是查詢方式的兼容，即軟件設(shè)計者之間達成共識，在程序設(shè)計過程中設(shè)計相似，模塊之間可以被相互調(diào)用；三是查詢結(jié)果的兼容，即只提供查詢的結(jié)果，并不需要知道后臺是如何操作的。如果按照目前的發(fā)展來看，前兩種兼容由于涉及到電子文件的安全性問題，軟件設(shè)計者之間的協(xié)調(diào)問題，不大容易被采用，所以第三種兼容方式就

成為目前最有可能達成的共識。

四、與紙質(zhì)文件的“配套”問題

現(xiàn)代文件管理流程有別于傳統(tǒng)的文件管理流程，它既要實現(xiàn)對電子文件的管理，又要實現(xiàn)對紙質(zhì)文件的管理，為了實現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件的統(tǒng)一管理，現(xiàn)代文件管理也要突出統(tǒng)一的特點。管理也要突出統(tǒng)一的特點。因此對電子文件和紙質(zhì)文件的管理要實行同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步利用。目前來看，紙質(zhì)文件逐漸向電子檔案過渡，這是一個必然的發(fā)展趨勢，但是鑒于電子文件管理的實際狀況，在一定時期內(nèi)電子檔案還不能完全取代紙質(zhì)文件。究其原因，主要是電子文件的安全性問題得不到保證，從計算機實現(xiàn)上來講，硬件設(shè)施和軟件防護都不完善；從制度保障來看，缺乏配套的法律法規(guī)、規(guī)章制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；從工作人員素質(zhì)上來說，缺乏一支檔案管理和計算機業(yè)務(wù)兼?zhèn)涞年犖?。所以為了做好文件管理工作，更好地適應(yīng)“無紙化”時代的到來，當(dāng)前做好紙質(zhì)文件和電子文件的共存管理是非常重要的。

電子文件管理還剛剛起步，還不成熟，電子文件管理軟件的開發(fā)還有待進一步的發(fā)展，本文針對目前的現(xiàn)狀，對電子文件管理從“工程”的視角提出了幾點不成熟的建議，目的在于拋磚引玉，引起關(guān)注，為電子文件管理盡上微薄之力。

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（作者單位：魯東大學(xué)學(xué)校辦公室）