在財務(wù)工作中，各種各樣的統(tǒng)計及會計報表總是令人疲于應(yīng)付，其中繁鎖復(fù)雜的工作，往往要浪費(fèi)很多的時間和勞動力，使得會計人員整天埋頭于簡單重復(fù)的勞動之中。大家都知道EXCEL處理數(shù)據(jù)計算簡捷快速，靈活方便，有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，但假如我們能夠再靈活運(yùn)用其中的函數(shù)就可以大大減輕報表的工作量，提高工作效率。以下就我工作中的一些體會，講出來與大家共同學(xué)習(xí)和探討。

一、利用LOOKUP（）函數(shù)實(shí)現(xiàn)查詢篩選功能

以我們單位的材料出庫報表為例，以前是材料會計每月月底根據(jù)當(dāng)月出庫單統(tǒng)計好每個部門及項目出庫材料的金額，然后根據(jù)其每個項目的項目代號查找相對應(yīng)的科目代碼，以便于生成會計憑證。由于每個月材料的出庫量特別大，并且涉及的項目又特別多，既有科研項目、又有產(chǎn)品生產(chǎn)項目，其中又包括軍品、民品等，僅就每月從科目代碼表中查找每個項目代號所對應(yīng)科目代碼的工作量就特別大，并且每個材料庫、每個月都要這樣重復(fù)查找科目代碼，長此以往，就浪費(fèi)了材料會計大量的工作時間。

這時我們就可以應(yīng)用lookup（）函數(shù)解決這個問題。我們可以把科目代碼庫作為EXCEL文檔的一個工作表，用lookup（）函數(shù)實(shí)現(xiàn)表間查詢及調(diào)用，即可達(dá)到在輸入項目代號的同時，實(shí)現(xiàn)科目代碼的自動調(diào)用。該函數(shù)的基本形式是lookup(lookup_value，lookup_vector，result_vector)。其有三個基本參數(shù)，其中 Lookup_value為函數(shù) lookup所要查找的數(shù)值，它可以為數(shù)字、文本、邏輯值或包含數(shù)值的名稱或引用。Lookup_vector為函數(shù)所要查找的范圍，并且是只包含一行或一列的區(qū)域，其數(shù)值可以為文本、數(shù)字或邏輯值，并且必須按升序排序，否則，函數(shù)不能返回正確的結(jié)果，如果函數(shù)找不到 lookup_value，則查找 lookup_vector 中小于或等于 lookup_value 的最大數(shù)值。如果 lookup_value 小于 lookup_vector 中的最小值，函數(shù) LOOKUP 返回錯誤值 #N/A。result_vector 為函數(shù)返回值所在的范圍， 其范圍大小必須與 lookup_vector 相同。在本例中，Lookup_value就是材料會計輸入的項目代號，lookup_vector為科目代碼庫中項目代號所在的范圍，result_vector為科目代碼庫中科目代碼所在的范圍。應(yīng)用這個函數(shù)，使得我們的材料會計只要在EXCEL表格中輸入任一個項目代號，其所對應(yīng)的科目代碼就自動出現(xiàn)在引用該函數(shù)的地方，這樣就大量地節(jié)省了查閱科目代碼所浪費(fèi)的時間，從而提高了工作效率。

lookup（）函數(shù)的基本功能是在向量或數(shù)組中查找相同的內(nèi)容，然后返回其指定范圍內(nèi)相對應(yīng)的內(nèi)容。明白了其基本功能和以上用法，我們就能夠根據(jù)我們工作中的實(shí)際情況和需要來靈活運(yùn)用該函數(shù)，以提高我們的工作效率。

二、利用IF（）函數(shù)實(shí)現(xiàn)條件判斷功能

除了前面我們討論的lookup（）函數(shù)外， if（）函數(shù)也能在財務(wù)報表中發(fā)揮相當(dāng)?shù)淖饔茫热缭趥€人所得稅報表

中解決多級稅率的應(yīng)用問題。由于個人所得稅實(shí)行多級累進(jìn)稅率，并且在同一單位中，由于個人收入差距的逐步拉大，使得在計算個人所得稅時需要使用多級稅率。如何根據(jù)每個職工個人的應(yīng)稅所得確定所適用的稅率，就成了運(yùn)用EXCEL編制個人所得稅報表的瓶頸。

if（）函數(shù)可以對數(shù)值和公式執(zhí)行真假值判斷，并根據(jù)邏輯測試的真假值返回不同的結(jié)果。其具體形式為if(logical_test，value_if_true，value_if_1). 它有三個基本參數(shù)，其中Logical_test 表示計算結(jié)果為true或 1的任意值或表達(dá)式。例如，E6<500 就是一個邏輯表達(dá)式，如果單元格E6中的值小于500，表達(dá)式即為true，否則為 1。本參數(shù)可使用任何比較運(yùn)算符。Value_if_true是Logical_test 為true時返回的值。Value_if_1 是Logical_test 為1 時返回的值。如果要實(shí)現(xiàn)個人所得稅多級稅率的應(yīng)用，value_if_1必須使用嵌套語句，即用參數(shù)value_if_1調(diào)用if函數(shù)相應(yīng)語句執(zhí)行后的返回值。If（）函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)七層嵌套，能夠同時返回8級稅率，基本上能夠滿足各單位收入差距的需要。如果要按下表給應(yīng)稅所得設(shè)置相應(yīng)稅率，

則可以使用下列if（）函數(shù)嵌套：

if (應(yīng)稅所得≤500，5%，if(500＜應(yīng)稅所得≤2000，10%， if(2000＜應(yīng)稅所得≤5000，15%， if(5000＜應(yīng)稅所得≤20000，20%， if(20000＜應(yīng)稅所得≤40000，25%，30%)))))。

在上例中，第二個 if 語句同時也是第一個 if 語句的參數(shù) value_if_1。同樣，第三個 if 語句是第二個 if 語句的參數(shù) value_if_1。例如，如果第一個 logical_test (應(yīng)稅所得≤500) 為true時，則稅率返回 5%；如果第一個 logical_test 為 1，則計算第二個if 語句，以此類推，直到最后一級。

該公式看似復(fù)雜，其實(shí)結(jié)構(gòu)層次非常清晰，只要編輯好后，就可以復(fù)制類推。

if（）函數(shù)還可以應(yīng)用于其他方面，比如在預(yù)算工作中，假設(shè)有一張費(fèi)用支出預(yù)算對比表，B2:B4 中有一部、二部和三部的“實(shí)際費(fèi)用”，其數(shù)值分別為 1，500、500 和 500。C2:C4 是相對應(yīng)各部的“預(yù)算經(jīng)費(fèi)”，數(shù)值分別為 900、900 和925。可以通過公式來自動檢測某部是否出現(xiàn)預(yù)算超支，下列的公式將產(chǎn)生有關(guān)的信息文字串：

if(B2>C2，“超預(yù)算”，“預(yù)算內(nèi)”) 等于“超預(yù)算”

if(B3>C3，“超預(yù)算”，“預(yù)算內(nèi)”) 等于“預(yù)算內(nèi)”（如下圖）

在if（）函數(shù)中，value_if_true和value_if_1不僅可以象上面兩例一樣為數(shù)值和字符串，而且可以為表達(dá)式，如下例：如果單元格 A10 中的數(shù)值為 100，則 logical_test 為true，且區(qū)域 B5:B15 中的所有數(shù)值將被計算。反之，logical_test 為 1，且包含函數(shù)if的單元格顯示為空白，如if(A10=100，SUM(B5:B15)，\"\")

IF（）函數(shù)的基本功能是判斷所給條件是否成立，并根據(jù)判斷結(jié)果來決定返回內(nèi)容。明白其基本功能后，我們就可以根據(jù)工作中的實(shí)際情況和需要來靈活使用該函數(shù)，此外，EXCEL中包含有大量的函數(shù)，如能加以靈活運(yùn)用，則對提高工作效率、解決財務(wù)報表中的一些復(fù)雜問題有很大幫助。

當(dāng)然以上所述的這些功能完全可以用成熟的軟件或程序來實(shí)現(xiàn)，但是對于一些規(guī)模小，或是條件仍不具備的單位來說，仍不失為一個簡捷有效的辦法，并且如加以靈活運(yùn)用，其成本低，效率高的特點(diǎn)也是顯而易見的。

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文。