干部人事檔案材料的收集，是做好干部檔案工作的基礎(chǔ)和前提，也是保證干部人事檔案完整性、準確性、真實性的重要環(huán)節(jié)。只有將歷年所形成的反映干部德能勤績的有關(guān)材料及時、全面、真實地收集補充到干部人事檔案中去，才能使干部人事檔案客觀地反映干部的歷史全貌，更好地發(fā)揮干部人事檔案的使用價值，為干部選拔任用管理提供參考依據(jù)。因此，提高干部人事檔案工作水平必須從材料收集這個基礎(chǔ)工作做起，這是各級組織人事部門和每個檔案管理者的一項重要職責(zé)。

一、目前干部人事檔案材料收集存在的主要問題

1．來源渠道不暢。材料形成部門和檔案管理部門之間聯(lián)系少，不能及時將干部有關(guān)材料報送 ，檔案管理人員也存在著不注意及時收集材料的問題，給材料收集工作增加了一定的困難和不便。

2．收集不完整。在干部人事檔案材料的收集過程中，存在“缺漏”現(xiàn)象。有的只注重干部職務(wù)任免、工資考核等材料的收集歸檔，而忽略了學(xué)歷培訓(xùn)、職稱、獎懲等相關(guān)材料的收集；有的只注重在職國家干部人事檔案材料的收集，而忽略了聘用干部、離崗干部的人事檔案材料的收集；有的只注重集中形成檔案材料的收集，而忽略了個別零散材料的收集，造成系列材料脫節(jié)斷檔。

3．形成材料不規(guī)范。有些單位報送的干部人事檔案歸檔材料，紙張?zhí)。笮〔灰?，?guī)格達不到標準；有的材料用筆不規(guī)范，使用圓珠筆或復(fù)寫紙書寫；有的手續(xù)不完備，無審批意見、缺少章?。挥械纳踔翢o單位名稱，無材料形成時間等。

4．內(nèi)容不真實。有些干部在填寫人事檔案材料時比較隨意和“失真”，特別是在年齡、學(xué)歷、參加工作時間等方面，出現(xiàn)前后不一致，甚至年齡越填越小，學(xué)歷越填越高，參加工作時間越填越早的現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)后被退回重新核實，既拖延了歸檔時間，又容易造成材料丟失。甚至有極個別人為了達到一己私利之目的，擅自涂改、偽造檔案，既影響了干部人事檔案的真實性，明顯地降低了檔案的質(zhì)量，又人為地加大了干部人事檔案管理工作的難度。

二、加強干部人事檔案材料收集的措施及對策

1．要強化宣傳，明確材料收集的重要性。干部人事檔案工作長期處于封閉狀態(tài)，外界了解甚少，同時它又關(guān)系到每個干部的切身利益。只有通過廣泛宣傳收集工作的重要意義和作用，使各級領(lǐng)導(dǎo)、組織人事干部、廣大干部充分認識到這項工作的重要性，取得他們的重視、獲取他們的支持，為檔案材料的收集工作創(chuàng)造一個良好的氛圍，

2.要強化督查指導(dǎo)，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度。干部人事檔案管理部門在業(yè)務(wù)上具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)，應(yīng)當定期組織管檔人員和組工干部學(xué)習(xí)培訓(xùn)，特別是對新變動的人員，要單獨進行崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)，堅持先配后調(diào)，先培訓(xùn)后上崗。在培訓(xùn)方法上，可采取專題講座、以干代訓(xùn)、觀摩學(xué)習(xí)、經(jīng)驗交流、督查通報、示范引導(dǎo)等多種形式，在較短的時間內(nèi)提高檔案工作業(yè)務(wù)能力，盡快適應(yīng)崗位的需要。還必須經(jīng)常對收集檔案材料提出要求，進一步明確干部檔案材料的收集內(nèi)容、范圍、質(zhì)量和時間，確保所需收集的材料全部及時收集歸檔；定期與有關(guān)部門保持聯(lián)系，每當人員調(diào)整、職務(wù)晉升、工資變動、獎懲以及各種代表大會換屆等活動之后，及時督促有關(guān)部門與單位將所需歸檔材料及時送交管檔部門歸檔，充實和完善檔案內(nèi)容；定期對各單位干部檔案材料收集工作進行指導(dǎo)，不斷提高干部檔案材料收集工作水平。

3.要強化材料收集，健全材料收集網(wǎng)絡(luò)。層層建立以干部人事檔案管理人員為主體，各材料形成單位有專人負責(zé)的材料收集網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。堅持暢通兩條渠道：一是單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)重視，各科室勤溝通，形成上下齊抓共管的局面；二是對外與有關(guān)形成材料的部門多聯(lián)系和協(xié)調(diào)，使收集工作長期化、制度化。在收集方法上采取內(nèi)外結(jié)合、主次渠道結(jié)合、縱橫向結(jié)合、經(jīng)常性收集與專題性結(jié)合、集中全面收集與重點收集結(jié)合、跟蹤收集與突擊收集相結(jié)合的辦法，及時收集并收齊新形成的檔案材料，使檔案內(nèi)容能夠及時得到補充，從而確保檔案材料的完整性。

4.要強化各項制度的建設(shè)，促進收集工作規(guī)范化。（1）遞交制度。干部檔案管理部門應(yīng)建立健全移交和轉(zhuǎn)遞制度，保證干部檔案材料能及時地、源源不斷的從形成單位獲得干部檔案的歸檔材料，干部人事檔案管理部門在總結(jié)實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，制定具體的干部人事檔案材料缺范圍、時間、質(zhì)量要求和應(yīng)履行的有關(guān)手續(xù)，轉(zhuǎn)發(fā)各單位執(zhí)行，任何組織與個人都不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔材料。（2）索要制度。對于未能按時遞交的干部檔案，要及時向所在單位發(fā)索要材料通知書，限定時間，或是主動上門索要歸檔材料，從根本上杜絕漏收檔案材料現(xiàn)象的發(fā)生。（3）登記備案制度。為了便于了解收集工作情況，還必須對已收集的歸檔材料按照收到的時間順序逐份進行登記，避免檔案材料遺失或散落。（4）檢查核對制度。作為檔案管理人員要定期對收集的檔案材料進行認真清查，發(fā)現(xiàn)漏交、缺失材料，應(yīng)及時填寫《干部檔案缺少材料登記表》，同時向干部所在單位或本人催要缺材料。

5.要強化責(zé)任意識，確保檔案材料的真實性。組織人事干部要有高度的事業(yè)心，強烈的責(zé)任感，本著對組織和個人負責(zé)，嚴格按照有關(guān)原則與規(guī)定，對收集歸檔材料逐一進行仔細、認真的審查和鑒別，絕不能讓任何虛假材料混進干部人事檔案，特別是干部的出生年月、參加革命工作時間、入黨時間、學(xué)歷、職務(wù)、職稱等更要注意鑒別核準，發(fā)現(xiàn)問題及時向干部人事檔案管理部門反映，使之得以及時糾正。對弄虛作假、隨意涂改檔案材料的當事人應(yīng)批評教育，情節(jié)嚴重的要給予必要的紀律處分，保證干部人事檔案材料的真實性、純潔性。