[摘要] 在全球經(jīng)濟(jì)一體化的今天，國(guó)際商務(wù)活動(dòng)日益頻繁，國(guó)際交流日益增多，作為現(xiàn)代商務(wù)重要的溝通手段之一，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作愈來(lái)愈受到人們的重視。本文著重介紹商務(wù)電子郵件的寫(xiě)作原則、格式及相關(guān)技巧。

[關(guān)鍵詞] 商務(wù)英語(yǔ) 電子郵件 寫(xiě)作技巧

在全球經(jīng)濟(jì)一體化的今天，國(guó)際商務(wù)活動(dòng)日益頻繁，這就要求商業(yè)人士不僅要精通商務(wù)，還要通曉英語(yǔ)，更要掌握現(xiàn)代高科技快捷便利的通信手段。作為現(xiàn)代商務(wù)重要的溝通手段之一，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作愈來(lái)愈受到人們的重視。據(jù)調(diào)查，在商務(wù)場(chǎng)合約有90%以上的員工是利用電子郵件來(lái)與國(guó)外客戶(hù)聯(lián)系業(yè)務(wù)的。因此提高商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作質(zhì)量，就意味著減少誤解，成功溝通，以爭(zhēng)取到長(zhǎng)期穩(wěn)定的客戶(hù)。本文著重介紹商務(wù)電子郵件的寫(xiě)作原則、格式及相關(guān)技巧。

所有商業(yè)人士都愿意與果斷干練，整潔有序的人合作。首先，一封正式的商務(wù)電子郵件的格式要規(guī)范，各構(gòu)成部分要清晰明了，該寫(xiě)的一項(xiàng)都不能少。以下是一封最常見(jiàn)的商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式：

此格式的抬頭部分不一定逐項(xiàng)填寫(xiě)，如果要將此郵件發(fā)送經(jīng)多個(gè)收件人，可將第一個(gè)人的郵箱地址寫(xiě)在To（收件人）后，將其它收件人的郵箱地址寫(xiě)在Cc（抄送）后。這部分最重的一項(xiàng)是Subject(主題)，主題是郵件主要內(nèi)容的濃縮。在收到一封郵件時(shí)，收件人首先看到的是郵件的主題，他會(huì)根據(jù)主題決定他是否閱讀你的郵件，因?yàn)樗刻焓盏酱罅康泥]件，不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間與精力去閱讀與他無(wú)關(guān)的東西。所以郵件主題一定要吸引收件人，使他對(duì)你的郵件感興趣。此外主題還應(yīng)簡(jiǎn)單明了，多用短語(yǔ)而不用句子。如：“parcel sent”（包裹已寄出）而不用 “I have sent you the parcel”（我已將包裹寄給你）或“The parcel was sent”（ 包裹已被寄出）。 “reconciliation of of acccounts”（平帳），而不用 “Let’s reconcile accounts between us”。這種短語(yǔ)式的主題既信息明確又一目了然。

接下來(lái)該寫(xiě)稱(chēng)呼語(yǔ)。每封郵件的稱(chēng)呼都有禮貌得體，符合商務(wù)寫(xiě)作習(xí)慣，不可亂寫(xiě)。如寫(xiě)給歐洲國(guó)家的客戶(hù)，稱(chēng)呼要寫(xiě)：Dear Mr/Mrs/Miss+全名，他們認(rèn)為這樣才是嚴(yán)肅正式的信函，否則他們會(huì)認(rèn)為你的信不嚴(yán)肅，也不會(huì)認(rèn)真對(duì)待。但假如是寫(xiě)給美國(guó)客戶(hù)，后面就沒(méi)必要寫(xiě)全名，寫(xiě)他們的第一個(gè)名字，他們會(huì)覺(jué)得很親切。

假如不知道對(duì)方的姓名卻知道對(duì)方的頭銜，可用Dear+頭銜， 如:“Dear Sales Manager， Dear Human Resources Manager”等，這要比 “Sir” 或“Dear Madam” 更清楚、更可取。

假如知道對(duì)方的姓名卻不知道對(duì)方的性別，切不可亂猜對(duì)方的性別，可用Dear+全名。

假如郵件是一封通函，同時(shí)發(fā)給幾個(gè)人收，可用 “Dear All”作為郵件的稱(chēng)呼。

當(dāng)你給一個(gè)公司寫(xiě)信時(shí)，雖然用 “Dear Sirs”也很得體，但是更常用稱(chēng)呼卻是“Gentlemen”，只有在寫(xiě)信給政府官員時(shí)，才用“Sir”或“Sirs”且前面不用“Dear”。

稱(chēng)呼后面一般用冒號(hào)，也有人用逗號(hào)。

正文，就是一封郵件的主要內(nèi)容，郵件寫(xiě)得好不好，完全取決于正文。正文位于收信人的稱(chēng)呼下方，隔兩行。如信中涉及的事情不多，可用一段寫(xiě)完；如果陳述的事情較多，則應(yīng)分幾段逐一敘述。為使眉目清晰，有時(shí)可加1、2、3等編號(hào)。在正式郵件中不可用俗語(yǔ)和縮略詞，不可用網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言。日期和時(shí)間也不可縮寫(xiě)，各行各段要整齊劃一，上下左右，不能參差不齊，有礙美觀。整齊美觀的郵件，首先給人以良好的印象。要將正文寫(xiě)好，應(yīng)堅(jiān)持以下幾個(gè)原則：

一、措辭委婉禮貌原則

在商務(wù)英語(yǔ)郵件的寫(xiě)作乃整個(gè)商務(wù)活動(dòng)中，禮貌都起著極其重要的作用。禮貌可以增進(jìn)友誼、廣交朋友。樹(shù)立良好誠(chéng)信的公司形象，有助于老客戶(hù)關(guān)系的加強(qiáng)及新客戶(hù)關(guān)系的確立。禮貌絕不是表面的客套，它意味著在郵件中非常巧妙地表示出誠(chéng)摯的友情、誠(chéng)懇的感謝、體貼的理解和由衷的尊敬。因此要通過(guò)具體的語(yǔ)言形式將禮貌得體委婉地表達(dá)出來(lái)，主要以語(yǔ)法和語(yǔ)用手段為主，包括語(yǔ)氣虛擬法、語(yǔ)態(tài)被動(dòng)法、詞句否定法、語(yǔ)氣弱化法、使用半動(dòng)詞法等。

1.虛擬語(yǔ)氣用法

交易雙方就交易的價(jià)格、裝運(yùn)、索賠、保險(xiǎn)等方面談判時(shí)，不可避免地要向?qū)Ψ教岢鼋ㄗh、勸告、請(qǐng)求甚至命令。如果直接表述，可能會(huì)傷及對(duì)方的面子，為了減輕對(duì)方面子受損程度，可以使用虛擬語(yǔ)氣手段來(lái)委婉、溫和地表達(dá)自己的觀點(diǎn)、請(qǐng)求和建議。如：

If it were not for the large orders we receive from a number of our regular customer， we could not have quoted for supplies even at that price (反還盤(pán))

要不是我們接到許多老客戶(hù)的大量訂單，我們尚不能給這些貨物報(bào)如此低的價(jià)格。

比較：If it is not for the larger orders we receive from a number of our regular customer， we cannot quote for supplies even at that price.

例句中由于動(dòng)詞采用了虛擬語(yǔ)氣的形式，使商務(wù)洽談雙方的語(yǔ)氣大為緩和，大大減輕了對(duì)方面子受損的程度。為了給對(duì)方留出更多面子，采用了禮貌策略，有利于業(yè)務(wù)的開(kāi)展和貿(mào)易關(guān)系的確定。

2.被動(dòng)語(yǔ)態(tài)用法

在商務(wù)英語(yǔ)信函中，當(dāng)向?qū)Ψ桨l(fā)出命令或請(qǐng)求，給對(duì)方壓力，讓他做某事或不做某事時(shí)，為了給對(duì)方保存面子，最好采用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，這樣對(duì)比較易于接受。

如：It has to be stressed that shipment must be effected with in the prescribed time limit.

3.語(yǔ)氣弱化法

在商務(wù)英語(yǔ)信函中，對(duì)對(duì)方的建議或要求，使用直接的否定詞或肯定詞顯得過(guò)于武斷，疏遠(yuǎn)了雙方的關(guān)系，不利于雙方在友好互信的基礎(chǔ)上建立貿(mào)易關(guān)系，因此常用各種方法弱化語(yǔ)氣，創(chuàng)造平等和諧的合作氣氛。如在否定句中加上等副詞，可使用得否定程度弱化，給對(duì)方留下了考慮地余地。

二、合理運(yùn)用體諒原則

體諒和體貼是商務(wù)寫(xiě)作應(yīng)遵循的重要原則。在商務(wù)活動(dòng)中要注意多為顧客著想，落實(shí)在商用信件的寫(xiě)作上，就要求非常重視寫(xiě)信的態(tài)度問(wèn)題?！绑w諒”就是采取收信人的態(tài)度，而不是寄信人的態(tài)度，即采取第二人稱(chēng)“您”為出發(fā)點(diǎn)，而不是以第一人稱(chēng)“我”或“我們”為出發(fā)點(diǎn)的態(tài)度，設(shè)身處地的為收信人著想，以最佳的方式有效表達(dá)想法和傳遞信息，為以后的商務(wù)交往建立良好的印象。如

最好用“Congratulations to you on your success”（祝賀你取得成功）。而不用“We’d like to send my congratulations to you.”（我們向你表示祝賀）。

三、內(nèi)容完整具體的原則

商務(wù)信函應(yīng)寫(xiě)得具體、明確、完整。尤其是像報(bào)盤(pán)、詢(xún)問(wèn)貿(mào)易條款和付款條件這類(lèi)需要具體答復(fù)的信函，更強(qiáng)調(diào)寫(xiě)作時(shí)要清楚完整具體。如商品的某些質(zhì)量和特征要用準(zhǔn)確的數(shù)字，避免使用“好”“可以”這樣的詞語(yǔ)。時(shí)間要具體，要用年月日標(biāo)明，避免使用“昨天”，“今天”、“下個(gè)月”、“馬上”等模棱兩可、含混不清的表達(dá)法。如：

We will deliver your goods soon. （我方很快發(fā)貨）。這句話用來(lái)對(duì)訂貨進(jìn)行回復(fù)，就非常含混不清，“很快”一詞使用不具體，因?yàn)槭占烁緹o(wú)法得知何時(shí)送貨。包含完整必要的信息的信函，才能達(dá)到預(yù)期的理想效果，才會(huì)給收信人對(duì)你的公司有良好的印象。

四、簡(jiǎn)潔與準(zhǔn)確表達(dá)原則

簡(jiǎn)潔是在不影響完整的和禮貌的情況下，使用最簡(jiǎn)短的語(yǔ)句直截了當(dāng)?shù)恼f(shuō)明信函的內(nèi)容，但必須準(zhǔn)確，因?yàn)樯虅?wù)信函涉及到買(mǎi)賣(mài)雙方的權(quán)利、義務(wù)和利害關(guān)系，是各種商業(yè)單據(jù)的依據(jù)。準(zhǔn)確的含義應(yīng)為正確的語(yǔ)言水平，尤其要注意正確拼寫(xiě)單詞，一旦拼寫(xiě)錯(cuò)誤，會(huì)給人留下非常粗心大意和不禮貌的印象，甚至?xí)`大事或出洋相。語(yǔ)法及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也要準(zhǔn)確。這需要在平時(shí)注意培養(yǎng)良好的習(xí)慣。

正文之后的禮貌結(jié)束語(yǔ)更不可小視，一般的結(jié)束語(yǔ)有：

Faithfully yours，

Cordially yours，

Yours sincerely，

Yours truly，

Yours respectfully，

但上述各條所表達(dá)的禮貌和友誼程度各不相同，一定要用得恰如其分，對(duì)老熟人不必用“Yours respectfully，”對(duì)被譴責(zé)的人不能用“Cordially yours，”如收信人關(guān)系比較親密可用“Faithfully yours，”或“Cordially yours，”給機(jī)關(guān)團(tuán)體的正式業(yè)務(wù)信函可用“Yours sincerely，”或“Yours respectfully，”

電子郵件的普及往往讓人忽視其應(yīng)要的規(guī)范和格式，但在商務(wù)場(chǎng)合，一封準(zhǔn)確、規(guī)范的英語(yǔ)電子郵件是非常必要的，它不僅反映寫(xiě)信人的英語(yǔ)水平，更重要的是可以反映出寫(xiě)信人的為人處事的態(tài)度和風(fēng)格。

參考文獻(xiàn)：

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