人事檔案管理制度中長(zhǎng)期存在的問(wèn)題，是未明確公共部門(mén)與非公部門(mén)人事檔案管理的性質(zhì)與區(qū)別，把二者攪在一起，力圖套用公共部門(mén)的規(guī)章制度與方法去管理非公部門(mén)的人事檔案，它忽視了非公部門(mén)的特點(diǎn)并損害其權(quán)益，也造成了人事檔案管理的混亂。為此，應(yīng)該用新的思維和視角，剖析公共部門(mén)與非公部門(mén)人事檔案管理的區(qū)別，建立起相互分離的人事檔案管理制度。

一、明確公共部門(mén)與非公部門(mén)人事檔案管理的區(qū)別

在世界范圍內(nèi)，人事檔案管理受人事管理制度和檔案管理體制的影響，人事檔案管理制度和具體方法各有特色，但在管理體制和模式等方面卻有許多共同之處。各國(guó)一般都從總的方面區(qū)分為公共部門(mén)（公有系統(tǒng)）和非公部門(mén)（私有系統(tǒng)）兩大塊，作為分類管理最高層次的劃分，分別采取不同的管理方式。

公共部門(mén)的公務(wù)員、雇員從事公共服務(wù)，必須對(duì)國(guó)家絕對(duì)忠實(shí)，恪盡職守，服從命令，嚴(yán)格守法。其人事檔案涉及公共利益，具有國(guó)家所有的性質(zhì)。公共部門(mén)現(xiàn)職人員的人事檔案由任職機(jī)關(guān)的人事部門(mén)集中管理；退休或離職人員的人事檔案多由文件中心或檔案館集中保存。在美國(guó)，聯(lián)邦政府的人事檔案管理制度由聯(lián)邦人事管理總署統(tǒng)一制定，聯(lián)邦政府各機(jī)構(gòu)都統(tǒng)一設(shè)置了人事部門(mén)負(fù)責(zé)管理本單位現(xiàn)職人員的人事檔案。州政府及其他地方政府與公共社會(huì)組織也設(shè)立人事辦公室或人力資源辦公室管理現(xiàn)職人員的人事檔案。公務(wù)員、雇員退休、死亡或調(diào)動(dòng)工作120天后，其人事檔案統(tǒng)一向國(guó)家文件中心下屬的文職人員文件中心移交。非現(xiàn)役軍人，無(wú)論是軍官或士兵，在離職、死亡或調(diào)動(dòng)工作120天后，其人事檔案統(tǒng)一向國(guó)家文件中心下屬的軍職人員文件中心移交。在法國(guó)，公共部門(mén)的人事檔案也是采用集中管理模式，現(xiàn)職人員的人事檔案都集中保存在供職單位的人事部門(mén)。公共部門(mén)的公務(wù)員、雇員在離職或退休后，其人事檔案則移交文件中心或檔案館集中保存。對(duì)高級(jí)官吏和軍官的人事檔案，法國(guó)政府還規(guī)定，在他們?nèi)ナ篮笃淙耸聶n案一律由國(guó)家檔案館負(fù)責(zé)集中保管?？偨y(tǒng)的私人文件也要寄存在國(guó)家檔案館，但總統(tǒng)及其后代有權(quán)提出利用限制。

非公部門(mén)，無(wú)論是企業(yè)、公司，或者各種私立組織的雇員，其人事檔案大都由本單位的人事部門(mén)（或人力資源管理部門(mén)）集中保管。雇員出現(xiàn)辭職、工作調(diào)動(dòng)、死亡等情況，其人事檔案仍留在原供職單位，并由原單位負(fù)責(zé)保存一定的年限。有的情況下，公司或私立組織也把已進(jìn)入半現(xiàn)行期（多指員工辭職、調(diào)離、退休、死亡后）員的工人事檔案移交到商業(yè)文件中心寄存，由單位支付一定的保管費(fèi)用。雇員進(jìn)入一個(gè)新的單位工作，則由該單位建立新的人事檔案。

我國(guó)的《干部檔案工作條例》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》也明確指出，機(jī)關(guān)、國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位的干部檔案“是國(guó)家檔案的重要組成部分”，屬于國(guó)家所有。檔案工作的根本大法《中華人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定，國(guó)家全部檔案中就所有制而言共有三種，即國(guó)家所有、集體所有、個(gè)人所有。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，由于生產(chǎn)資料所有制決定，私營(yíng)企業(yè)的檔案所有權(quán)歸業(yè)主所有，其檔案資產(chǎn)理應(yīng)受到法律保護(hù)。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等管理活動(dòng)中形成的各種門(mén)類檔案的總稱。企業(yè)人事檔案是企業(yè)人力資源管理活動(dòng)的產(chǎn)物，是企業(yè)檔案的一個(gè)門(mén)類，其歸屬權(quán)不言而喻。

當(dāng)前，在人事檔案制度改革中，明確公有部門(mén)與非公部門(mén)人事檔案的性質(zhì)與區(qū)別，對(duì)建立和健全人事檔案制度有著重要意義。

二、建立以單位（法人組織）為中心

和人事代理相結(jié)合的人事檔案管理體制

人事檔案作為勞動(dòng)者工作經(jīng)歷和工作表現(xiàn)的歷史記錄，是現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理活動(dòng)的產(chǎn)物。建立良好的人事檔案管理制度是現(xiàn)代社會(huì)組織的一項(xiàng)職責(zé)和義務(wù)，也是現(xiàn)代組織管理規(guī)范化、科學(xué)化的標(biāo)志之一。人事檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理是人事檔案工作的組織原則，非公部門(mén)的人事檔案管理也應(yīng)遵循這一原則。鑒于我國(guó)非公部門(mén)的現(xiàn)狀，宜在大型企業(yè)、事業(yè)和非公組織建立以單位（法人組織）為中心的人事檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，反對(duì)分散保存。大型企業(yè)、事業(yè)單位人數(shù)眾多，資金雄厚，內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)健全，規(guī)章制度完備，有的已將檔案管理納入企業(yè)管理內(nèi)容，有領(lǐng)導(dǎo)分管，有管理人員，在人力資源部門(mén)或檔案綜合管理部門(mén)建立人事檔案機(jī)構(gòu)或固定人員，開(kāi)展人事檔案工作是水到渠成和順理成章的事。

數(shù)量眾多的中小型企業(yè)、事業(yè)單位或私人組織，情況比較復(fù)雜。這些企業(yè)有的是由個(gè)體工商戶上檔升級(jí)注冊(cè)的私營(yíng)企業(yè)，有的是前段是“集體”、后段是“私營(yíng)”的私營(yíng)企業(yè)，有的是中小型國(guó)有企事業(yè)改性轉(zhuǎn)制而成的私營(yíng)企事業(yè)。其共同特點(diǎn)是規(guī)模小、人數(shù)少，內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)不健全，規(guī)章制度不完備，人員素質(zhì)不高，檔案意識(shí)欠缺，檔案工作基礎(chǔ)差，對(duì)人事檔案無(wú)力管或者想管也難以管好，管檔條件還不具備。外商投資企業(yè)，外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)等對(duì)于本單位中方雇員的人事檔案又多不愿意管理。

上述單位員工的人事檔案宜采用“人事代理”的方式，委托黨委組織部門(mén)和政府人事部門(mén)所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)代為管理。雙方以契約的形式明確相互的權(quán)利與義務(wù)關(guān)系。如形成者（單位），對(duì)檔案有所有權(quán)，保管和利用有建議權(quán)，有處置決定權(quán)等。義務(wù)方面，單位負(fù)責(zé)人事檔案的及時(shí)補(bǔ)充收集與鑒別，確保檔案材料的完整齊全，真實(shí)可靠，定期向人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)支付一定的保管費(fèi)。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案一是有管理權(quán)，包括收集、整理、鑒別、鑒定、編目等；二是經(jīng)過(guò)檔案形成者同意后可將檔案中不涉及個(gè)人隱私或秘密的部分對(duì)外提供利用直至開(kāi)放。承擔(dān)的義務(wù)有妥善安全保管人事檔案，積極提供利用服務(wù)，對(duì)人事檔案內(nèi)容保密，丟失與損壞檔案要賠償。

三、實(shí)行人檔分離

非公部門(mén)的企業(yè)、事業(yè)和一切私人組織（法人）雇用人員時(shí)，都應(yīng)建立人事檔案，由本單位人事部門(mén)或人力資源管理部門(mén)集中保管，也可委托人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)代理。員工辭職、調(diào)離、退休、死亡后，人事檔案仍留在原供職單位妥善保管，并遵照國(guó)家的規(guī)定保存一定的年限，不得隨意處置。當(dāng)雇用人員到新的單位就業(yè)后，再建立新的人事檔案，不必沿用公共部門(mén)“檔隨人走”的制度。個(gè)人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案，應(yīng)經(jīng)過(guò)一定程序由原單位無(wú)償提供。實(shí)行人檔分離適應(yīng)非公部門(mén)人員流動(dòng)頻繁的特點(diǎn)，符合人才自由流動(dòng)的客觀要求，可以省去繁雜的轉(zhuǎn)遞手續(xù)和杜絕檔案由本人自帶自存造成的丟失、篡改、泄密的現(xiàn)象，也可以減少“棄檔”、“死檔”和“無(wú)頭檔案”的產(chǎn)生。

四、規(guī)范人事檔案內(nèi)容與作用

獲得有保障的工作和合理的勞動(dòng)報(bào)酬，是社會(huì)主義國(guó)家公民所享有的基本權(quán)利之一，也是憲法和勞動(dòng)法賦予每個(gè)公民的勞動(dòng)權(quán)益，不應(yīng)受到任何侵犯。非公部門(mén)建立人事檔案是為了保障雇員的勞動(dòng)權(quán)益，防止和反對(duì)就業(yè)歧視。人事檔案的內(nèi)容主要包括：求職錄用與受雇時(shí)間、薪酬、績(jī)效、技能、培訓(xùn)、職務(wù)、晉升、健康狀況、社會(huì)和醫(yī)療保險(xiǎn)交付情況、病假及休假情況、獎(jiǎng)懲記錄等，檔案材料少而精。對(duì)涉及個(gè)人隱私的家庭出身、財(cái)產(chǎn)狀況、社會(huì)關(guān)系、政治見(jiàn)解和宗教信仰等信息，一般不進(jìn)入人事檔案，以切實(shí)保障雇員的隱私權(quán)和人格權(quán)。對(duì)個(gè)人表現(xiàn)評(píng)語(yǔ)（評(píng)價(jià)性與鑒定）和紀(jì)律處分材料，解聘材料，或可能危害當(dāng)事人權(quán)益的材料，在放入人事檔案之前或之時(shí)，應(yīng)與本人見(jiàn)面征求意見(jiàn)，同時(shí)向雇員提供這類材料的一份復(fù)本。對(duì)人事檔案中有異議的數(shù)據(jù)信息和材料，雇員有提出申訴以至要求改正的權(quán)利。非公部門(mén)人事檔案的用途，主要用于企業(yè)、事業(yè)單位日常管理，幫助管理者了解組織成員的素質(zhì)，確立合理的選任標(biāo)準(zhǔn)；為人力資源的合理配置，有效地降低人力資源成本，制定人力資源規(guī)劃等提供依據(jù)，一般不作為個(gè)人的身份證明。

五、當(dāng)事人對(duì)本人的人事檔案有知情權(quán)

人事檔案記錄個(gè)人信息，涉及個(gè)人的權(quán)益和隱私，建檔對(duì)象理應(yīng)有知情權(quán)。我國(guó)憲法第二條規(guī)定：“國(guó)家的一切權(quán)力屬于人民”，通過(guò)“權(quán)利推定”，我國(guó)公民是有知情權(quán)的。建檔對(duì)象對(duì)本人檔案有知情權(quán)，可以揭去人事檔案神秘的面紗，減少誤解和糾紛，可以提高人事檔案的親和力；有利于體現(xiàn)管理對(duì)人的尊重，符合“以人為本，創(chuàng)建和諧社會(huì)”的要求；有利于激活人事檔案意識(shí)，充分發(fā)揮人事檔案的作用；有利于實(shí)現(xiàn)公正的人事工作程序，加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的監(jiān)督，使人事檔案工作更好地為公民服務(wù)；有利于促進(jìn)建檔對(duì)象——當(dāng)事人關(guān)心、支持人事檔案工作，促進(jìn)人事檔案工作的發(fā)展；有利于調(diào)動(dòng)建檔對(duì)象——當(dāng)事人的積極性，營(yíng)造相互信任的氛圍，既便于對(duì)檔案材料的收集補(bǔ)充和鑒別，又便于對(duì)人才的遴選和合理流動(dòng)。

應(yīng)當(dāng)通過(guò)立法或以行政規(guī)章的形式，規(guī)定當(dāng)事人對(duì)本人的檔案享有知情權(quán)，一般應(yīng)經(jīng)本人同意才能記錄與使用。對(duì)人事檔案的利用范圍予以限制，非經(jīng)本人及其委托人的授權(quán)，任何個(gè)人不得查閱其檔案。只有組織、人事、人力資源管理部門(mén)因用人需要和公檢法因工作需要而要求查閱者不在此限。

本人享有人事檔案的知情權(quán)，外國(guó)早有這方面的規(guī)定。美國(guó)1990年華盛頓會(huì)議中心和美國(guó)勞聯(lián)產(chǎn)聯(lián)的州、縣和市雇員聯(lián)合會(huì)簽訂的勞動(dòng)協(xié)議第十九條中明確規(guī)定，雇員有權(quán)要求查看其檔案內(nèi)容；有權(quán)就其檔案中的任何材料作出答復(fù)，該答復(fù)應(yīng)附在有關(guān)材料之后；每一雇員都有權(quán)就其檔案中的材料復(fù)制復(fù)本；在將雇員個(gè)人評(píng)語(yǔ)表現(xiàn)材料和處分材料放入其人事檔案之前或之時(shí)，雇員應(yīng)收到一份這類材料的復(fù)本；會(huì)議中心以外的任何人要查看雇員的人事檔案或人事檔案中的有關(guān)情況或雇員的雇用情況，必須要有雇員的書(shū)面許可。聯(lián)邦德國(guó)的《官員法》也規(guī)定“官員有查閱他的全部人事檔案的權(quán)利”。

六、依法治檔接受主管部門(mén)

與檔案行政管理部門(mén)的檢查指導(dǎo)和監(jiān)督

依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定，人事檔案屬于保密檔案，要遵守國(guó)家有關(guān)保密的法律和法規(guī)。人事檔案中對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥為保管。國(guó)家還可依法“代為保管”、“征購(gòu)”、“收購(gòu)”、“捐贈(zèng)”甚至“沒(méi)收”?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》第十四條規(guī)定：“保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理?！钡谑鶙l規(guī)定：“集體所有的個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對(duì)于保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的，國(guó)家檔案行政管理部門(mén)有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時(shí)，可以收購(gòu)或者征購(gòu)?！薄扒翱钏袡n案，檔案所有者可以向國(guó)家檔案館寄存或者出賣(mài)；向國(guó)家檔案館以外的任何單位或者個(gè)人出賣(mài)的，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門(mén)批準(zhǔn)。嚴(yán)禁倒賣(mài)牟利，嚴(yán)禁賣(mài)給或者贈(zèng)送給外國(guó)人。向國(guó)家損贈(zèng)檔案的，檔案館應(yīng)當(dāng)予以獎(jiǎng)勵(lì)?！鄙鲜鲆?guī)定在非公部門(mén)人事檔案管理工作中，必須堅(jiān)決貫徹執(zhí)行，使依法治檔落在實(shí)處。

非公部門(mén)應(yīng)自覺(jué)接受?chē)?guó)家人事檔案主管部門(mén)與檔案行政管理部門(mén)對(duì)人事檔案工作的指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。主管部門(mén)與檔案行政管理部門(mén)應(yīng)經(jīng)常深入非公單位了解人事檔案工作情況，研究解決人事檔案工作中的問(wèn)題，推廣人事檔案工作的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，以及對(duì)人事檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使非公部門(mén)的人事檔案工作始終沿著正確的軌道健康發(fā)展。

作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院