前些年，大多數(shù)居民的住房都是由政府分配的，人們按月繳納房租，居民與政府之間有租賃合同。這種房屋分配形式在一定時(shí)期內(nèi)（特別是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)中人們的收入較低、較平均）給居民帶來了很大的實(shí)惠，人們不需要投入大量的資金購買住房，但隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的日趨成熟，人們的收入不斷增加，對(duì)住房有了更高的要求（住房要寬敞、明亮、舒適、交通方便等），僅僅是“棲身”的住房已不能滿足人們對(duì)住房的需求。房屋產(chǎn)權(quán)的私有化不僅解決了人們對(duì)住房更高的需求（只要有能力購買，住多大的房屋自己決定），也減輕了政府對(duì)公有住宅的補(bǔ)貼、投入（政府不再出資對(duì)已售公房進(jìn)行維護(hù)、修理，不再增加新的公有住宅）。因此公有住宅管理檔案也呈現(xiàn)出由不斷壯大到逐漸萎縮的情況，但是這些材料真實(shí)地記載了公有住宅的發(fā)展變遷，反映出住房制度改革、新城建設(shè)對(duì)老百姓所產(chǎn)生的影響，是今后城市建設(shè)和管理的依據(jù)性、借鑒性的歷史資料。

一、公有住宅管理檔案的構(gòu)成特點(diǎn)

1、多樣性

在形成特點(diǎn)上，公有住宅管理檔案可分為直管平房管理檔案和直管樓房管理檔案。

在案卷內(nèi)容上，公有住宅管理檔案有：與承租人簽訂的公有住宅租賃契約、合同；承租人提出的轉(zhuǎn)戶申請(qǐng)、換房協(xié)議、相關(guān)證明；根據(jù)國(guó)家政策調(diào)整的租金變動(dòng)通知單；房屋數(shù)量基數(shù)變動(dòng)通知單；分戶租金計(jì)算表；民用公房租金計(jì)算表；平房使用費(fèi)計(jì)算表；房屋使用費(fèi)計(jì)算表；分戶管理手冊(cè)；接管、退（減）租金通知單；租金減免審批材料；房屋檢查、修繕、平面圖、核定表等等。

在規(guī)格上，既有A4標(biāo)準(zhǔn)紙面的文件材料，也有A5標(biāo)準(zhǔn)紙面的文件材料（如分戶租金計(jì)算表、民用公房租金計(jì)算表、平房使用費(fèi)計(jì)算表等是A4、租賃契約、合同、轉(zhuǎn)戶申請(qǐng)、分戶管理手冊(cè)等是A5），還有大于A4、小于A5標(biāo)準(zhǔn)紙面的文件材料（如房屋的平面圖大于A4、租金變動(dòng)通知單小于A5）。

2、延續(xù)性

公有住宅管理檔案較突出的特點(diǎn)之一就是檔案材料的延續(xù)性。公有住宅自建成投入使用起，公有住宅管理部門（房管所）和每個(gè)承租人就某一處公有住宅會(huì)簽訂房屋租賃合同，其房屋坐落（房屋所處的地理位置）是永久不變的，所變的是公有住宅承租人情況（如承租人轉(zhuǎn)戶、承租人分戶、承租人換房等）和租金收繳比例（根據(jù)國(guó)家政策不定期的調(diào)整月房租、根據(jù)承租人的實(shí)際情況減免租金、房況變動(dòng)調(diào)整租金等）及產(chǎn)權(quán)發(fā)生變化時(shí)公有住宅管理部門做出的撤管、接管決定等材料。因此所形成的檔案材料均圍繞某一處公有住宅產(chǎn)生的，且每年會(huì)圍繞此處公有住宅管理延續(xù)產(chǎn)生新的檔案材料。如租賃合同需要續(xù)簽或享受減免房租待遇，還需根據(jù)是否符合條件在原合同上續(xù)寫或取消待遇。

3、不定性

公有住宅管理檔案另一較突出的特點(diǎn)是檔案材料形成多少的不定性。雖然公有房屋的坐落是永久不變的，但每處公有住宅不一定每年都能產(chǎn)生新的檔案材料，有的公房（特別是樓房管理材料）甚至幾年都不發(fā)生變化，沒有增減。而有的公房（危舊平房）則需要翻建、挑頂?shù)却蟮木S護(hù)修繕，這時(shí)檔案材料就會(huì)有較大的增加。因此每處房產(chǎn)形成的管理檔案是無法預(yù)計(jì)、無法確定的。

4、分散性

公有住宅管理檔案的第三個(gè)較為突出的特點(diǎn)是檔案材料的分散性。公有住宅遍布全區(qū)，為了更好地管理好公有住宅，房屋管理部門一般采取分班（組）或分片兒管理的模式，而檔案材料一般由房屋管理員在對(duì)房屋管理日常工作中形成的，分散在每個(gè)班（組）或管片，這就造成了檔案材料的分散性。

5、重要性

隨著新城區(qū)建設(shè)的迅猛發(fā)展，公有住宅管理檔案（特別是直管平房檔案）在拆遷和公房出售工作中的重要性不可替代，公有住宅管理檔案真實(shí)地反映了房屋的房況，為被拆遷人（承租人）購買房產(chǎn)提供了原始依據(jù)，為順利開展拆遷和住房制度改革工作奠定了良好的基礎(chǔ)。為新城建設(shè)做出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

二、公有住宅管理檔案的收集

針對(duì)公有住宅管理檔案的特點(diǎn)，采取科學(xué)方法和措施開展收集工作尤為重要。

1、加強(qiáng)對(duì)房屋管理員檔案意識(shí)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)。

每個(gè)房屋管理員同時(shí)又是一名兼職檔案員，他們的檔案意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)將決定公有住宅管理檔案材料的齊全完整與安全。目前，房屋管理員的資料保存意識(shí)還是比較強(qiáng)的，對(duì)日常工作中形成的材料比較注意收集，但是由于檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的缺乏，分類整理不夠科學(xué)。因此必須加強(qiáng)對(duì)房屋管理員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)兼職檔案員（房管員）做好初步收集、整理工作，檢查應(yīng)歸檔材料是否符合規(guī)范要求，以保證檔案移交時(shí)齊全、完整。

2、主動(dòng)到班組或管片提前介入檔案材料收集工作

在發(fā)揮兼職檔案員（房管員）作用的同時(shí)，作為房管部門管理檔案的專職檔案人員應(yīng)積極主動(dòng)到各班組或管片，及時(shí)發(fā)現(xiàn)收集工作中存在的問題并加以解決，隨時(shí)指導(dǎo)檔案資料的整理工作。

3、做好公有住宅管理檔案的檢查驗(yàn)收工作

檢查驗(yàn)收是保證公有住宅管理檔案齊全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案管理部門應(yīng)按照相應(yīng)的法律、法規(guī)確定公房管理檔案的收集范圍和歸檔制度并逐項(xiàng)檢查收集是否齊全，對(duì)整理工作進(jìn)行指導(dǎo)。

三、公有住宅管理檔案的整理

1、公有住宅管理檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理

由于公有住宅管理檔案的特點(diǎn)和住房制度改革、新城建設(shè)步伐的加快，雖然公有住宅的房屋數(shù)量不會(huì)增加，但是還有每年遞減的情況。而且公有住宅的承租人相對(duì)是比較穩(wěn)定的，對(duì)平房的大修、翻建工作也是比較少的，所以每年新形成的公有住宅管理檔案材料也不多，樓房比平房更少。因此實(shí)行一戶一檔動(dòng)態(tài)管理是比較科學(xué)的。具體整理形式如下：按照公有住宅管理檔案的特點(diǎn)，將公有住宅管理檔案材料按照坐落排列，一個(gè)大流水編號(hào)，這樣全區(qū)多少套公房一目了然。形成的檔案材料按照一戶一檔（樓房以一套為一戶立檔，一棟樓、一個(gè)小區(qū)按坐落順序排列，平房以院落為一戶立檔）的形式，采用文件集整理。這樣每份檔案都能完整地反映出某處公有住宅的變遷。

2、公有住宅管理檔案一戶一檔、一檔一盒

由于公有住宅管理檔案形成材料的不定性，檔案盒的大小、寬窄選用要適當(dāng)。在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)樓房管理檔案材料較少。因此每戶檔案可采用2-3公分左右的檔案盒。平房管理檔案材料相對(duì)較多，而且以院為立檔單位（每院的承租人多少不定），因此可根據(jù)院中承租人的多少采用4-6公分的檔案盒。每盒中的檔案材料按照形成時(shí)間的先后（同一類的材料用不銹鋼釘裝訂后加蓋件號(hào)章）裝入盒中。

3、公有住宅管理檔案不能按年度移交

由于公有住宅管理檔案的延續(xù)性和分散性，為了便于房屋管理員對(duì)日常工作中形成的公房管理檔案材料及時(shí)歸檔，公有住宅管理檔案材料不能按照材料的形成年度移交，日常形成的檔案材料應(yīng)由房管員按照材料的形成時(shí)間隨時(shí)歸檔。只有在房屋產(chǎn)權(quán)發(fā)生變化（公房被拆遷或出售房屋產(chǎn)權(quán)發(fā)生轉(zhuǎn)移）后，房管部門對(duì)公房的監(jiān)管職能結(jié)束，此處公房不再發(fā)生新的檔案材料，房管員再向檔案部門移交。

作者單位：北京市通州區(qū)建設(shè)委員會(huì)