為貫徹國家檔案局2006年12月18日頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》），北京市檔案局前不久頒發(fā)了《北京市機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實(shí)施細(xì)則（試行）》（以下簡稱《實(shí)施細(xì)則》）。規(guī)范文件材料歸檔范圍及檔案保管期限的工作非常有意義，這項(xiàng)工作在檔案業(yè)務(wù)中地位突出、作用重要，可以說它是整個(gè)檔案工作中基礎(chǔ)性最強(qiáng)、時(shí)效性最長、重要性最為顯著，也是最能檢驗(yàn)檔案管理水平、考驗(yàn)工作人員業(yè)務(wù)功底的一項(xiàng)工作。對(duì)于檔案人員來說，它是入行的門檻性的技能和本領(lǐng)，各級(jí)檔案部門必須充分認(rèn)識(shí)做好這項(xiàng)工作的重要意義。

它是依法開展檔案工作的必然要求。《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第九條規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)履行指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作。依法做好歸檔指導(dǎo)工作，必須有一個(gè)編制規(guī)范的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表為依據(jù)，否則，檔案室的法定指導(dǎo)職責(zé)就無法充分履行。過去，有一些單位檔案工作不規(guī)范，在劃分保管期限上表現(xiàn)出隨意性，甚至個(gè)別單位有逃避向同級(jí)檔案館移交檔案，將永久的劃成長期，長期的劃成短期的違法行為。為依法強(qiáng)化這方面工作，國家檔案局頒布實(shí)施了《規(guī)定》，這是一部部門行政規(guī)章，具有法規(guī)效力，我市的《實(shí)施細(xì)則》是《規(guī)定》的具體化，同樣帶有強(qiáng)制性。各機(jī)關(guān)檔案部門要從認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)的高度，執(zhí)行好《規(guī)定》和《實(shí)施細(xì)則》，應(yīng)當(dāng)樹立這樣的觀念：編制機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的工作，必須依法進(jìn)行，不能違規(guī)與隨意，這里沒有太多的自由裁量權(quán)。市、區(qū)縣檔案局要加大監(jiān)管力度，對(duì)于違反歸檔范圍和保管期限有關(guān)規(guī)定的違法行為，堅(jiān)決予以查處。

它是推動(dòng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的重要手段。在機(jī)關(guān)檔案工作中，收集工作是第一位的，沒有高質(zhì)量的檔案收集工作做保證，檔案的保管和利用就會(huì)受到影響。做好檔案收集工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性任務(wù)就是要編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，這是做好機(jī)關(guān)檔案工作的前提條件，是推動(dòng)檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的基本保證。因?yàn)椋@項(xiàng)工作直接關(guān)系到機(jī)關(guān)文件材料的存毀。如果我們不能科學(xué)界定文件材料的歸檔范圍，不能準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限，就會(huì)影響本機(jī)關(guān)歸檔文件的質(zhì)量，使一些應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件短缺不全，使一些不應(yīng)歸檔的材料流入檔案室。所以，各級(jí)檔案部門要格外重視這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，趁借貫徹執(zhí)行《實(shí)施細(xì)則》的有利契機(jī)，把規(guī)范歸檔范圍和保管期限的要求作為加強(qiáng)機(jī)關(guān)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重要手段，進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的水平。

它是促進(jìn)檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)性工作。檔案信息化建設(shè)是全市檔案工作重中之重的任務(wù)。機(jī)關(guān)檔案信息化工作中的一項(xiàng)基本任務(wù)，就是要建立電子文件管理制度，認(rèn)真抓好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件的歸檔和電子檔案的管理。由于電子文件的歸檔范圍和保管期限要依據(jù)傳統(tǒng)載體文件的歸檔范圍和保管期限來確定，所以編制好本機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表，不僅對(duì)傳統(tǒng)載體檔案有指導(dǎo)作用，而且對(duì)電子文件的管理也有重要促進(jìn)作用。如果歸檔范圍和保管期限表編制不規(guī)范，必然要影響電子文件歸檔與管理，影響機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

檔案信息資源開發(fā)利用工作依賴于室藏檔案的完整與精煉，機(jī)關(guān)檔案不全，價(jià)值不高，就不可能完成好為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為各部門開展工作服務(wù)、為社會(huì)公眾服務(wù)的任務(wù)。因此，我們做好規(guī)范文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的工作，夯實(shí)基礎(chǔ)，會(huì)對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用工作產(chǎn)生積極影響和有力促進(jìn)作用。

它是加強(qiáng)國家檔案資源建設(shè)的重要舉措。機(jī)關(guān)檔案是國家檔案資源的重要來源，在檔案館館藏中占有顯著位置。各機(jī)關(guān)歸檔文件質(zhì)量不高，今后必然會(huì)導(dǎo)致國家檔案館館藏質(zhì)量的下降。我們下大氣力抓文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的規(guī)范工作，這不僅對(duì)檔案室藏建設(shè)有重要意義，而且對(duì)進(jìn)一步促進(jìn)全市國家檔案資源建設(shè)，提高國家檔案質(zhì)量同樣有重要影響。各機(jī)關(guān)要站在維護(hù)國家檔案資源齊全完整的立場(chǎng)上，理解這項(xiàng)工作，合理界定文件材料歸檔范圍，科學(xué)鑒定檔案保管價(jià)值，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，為將來檔案移交進(jìn)館打下良好基礎(chǔ)，確保國家檔案資源建設(shè)依法有序地進(jìn)行。