摘要：隨著高校教育教學(xué)和人事管理體制改革的發(fā)展和不斷深入， 高校人事檔案工作也有了新的內(nèi)涵，高校人事檔案舊的管理模式已不適應(yīng)各方面的發(fā)展。新形勢(shì)對(duì)于高校人事檔案的管理模式、檔案信息資源的開發(fā)利用以及對(duì)人事檔案工作者本身的素質(zhì)都提出了新的更高的要求。高校應(yīng)積極探索人事檔案新的管理方法和手段，為高?？蒲?、教學(xué)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 高校 對(duì)策

一、目前人事檔案管理工作中存在的主要問題

（一）在人事檔案管理工作中普遍存在的重視不夠的問題，把檔案工作看成只是保存，沒有開發(fā)利用的價(jià)值，不能把檔案工作擺到應(yīng)有的位置。檔案管理人員調(diào)動(dòng)頻繁，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，從事檔案管理工作的人員多數(shù)都是邊干邊學(xué)，專業(yè)對(duì)口的少。檔案管理制度不健全，思想觀念陳舊，跟不上信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求。特別是投入嚴(yán)重不足，造成設(shè)施落后，管理手段單一，導(dǎo)致檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付，服務(wù)質(zhì)量不能得到有效的提高。

（二）隨著我國(guó)政治體制和經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，人事檔案工作中，部門、單位合并組合頻繁，人員的流動(dòng)量較大，客觀上造成了材料入檔、整理檔案任務(wù)繁重，而各部門、各單位檔案管理人員大多數(shù)人員不足，管理水平比較落后。很多情況下，都是工作量大時(shí)，臨時(shí)抽調(diào)人員來(lái)突擊工作，難以保證人事檔案的質(zhì)量。

（三）人事檔案管理有待于進(jìn)一步規(guī)范。從目前情況看，人事檔案管理設(shè)施不完善，制度不健全，人事檔案不能及時(shí)補(bǔ)充材料。同時(shí)，現(xiàn)有人事檔案需要入檔的材料比較多，紙張大小不一，不能做到整齊化一。還有的材料內(nèi)容不夠規(guī)范，如，鑒定和考察材料多數(shù)是千人一面，套話多，不能真實(shí)、客觀地反映干部個(gè)性、特點(diǎn)和專長(zhǎng)。

二、加強(qiáng)人事檔案管理工作的措施和對(duì)策

維護(hù)干部人事檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，是干部人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容，涉及到貫徹落實(shí)黨的干部路線、方針、政策，它直接關(guān)系到組織人事部門對(duì)干部的評(píng)價(jià)、培養(yǎng)和使用，關(guān)系到每個(gè)干部的切身利益和政治前途。

（一）抓好基礎(chǔ)建設(shè)，力爭(zhēng)達(dá)到人事檔案管理工作的規(guī)范化。但在檔案管理的實(shí)際工作中，仍存在著一些薄弱環(huán)節(jié)。一是檔案材料收集不齊全，沒有注意收集干部檔案中必備的材料，造成檔案的材料流失。二是鑒別不準(zhǔn)確，把不應(yīng)歸檔、手續(xù)不完備和有問題的材料歸入了干部檔案中，損害了檔案的真實(shí)性；三是整理不及時(shí)，對(duì)收集來(lái)的檔案材料沒有按規(guī)定及時(shí)整理歸入檔案，導(dǎo)致無(wú)序管理；四是制度不到位，材料的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、檔案的查（借）閱等手續(xù)不按規(guī)定履行，檔案管理混亂。針對(duì)存在的這些問題，首先要從日常管理工作入手，應(yīng)堅(jiān)持做到“四化”。一是收集歸檔程序化，建立健全干部人事檔案材料的歸檔制度，把人事檔案管理的各項(xiàng)職責(zé)和制度落到實(shí)處，特別對(duì)于人事變動(dòng)、工資調(diào)整等材料，應(yīng)及時(shí)督促有關(guān)部門按干部檔案形成時(shí)間移交管檔單位存檔。二是鑒別整理規(guī)范化，嚴(yán)格按照《干部人事檔案整理規(guī)范》規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地鑒別、整理加工，該歸檔的歸檔，不該歸檔的予以剔除。保證歸檔材料必須完整、真實(shí)、文字清楚。凡規(guī)定必須有關(guān)部門蓋章的，應(yīng)該印章齊全。各類審批表、任免通知等應(yīng)有批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、時(shí)間和文號(hào)。凡個(gè)人撰寫的材料要注明時(shí)間，并經(jīng)本人簽字。按照《干部檔案整理工作細(xì)則》對(duì)所收集的干部人事檔案材料進(jìn)行準(zhǔn)確的分類，做到檔案材料排列有序，層次清楚，加工合理，目錄清楚，字跡工整，裝訂規(guī)范，應(yīng)追求較高的人事檔案案卷合格率，在整理案卷時(shí)，每一個(gè)步驟都應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)范操作，避免不必要的返工和人力、物力的浪費(fèi)。三是設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化，按照檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的有關(guān)要求，配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案用品、微機(jī)和設(shè)備，使干部檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。四是管理工作制度化，自覺執(zhí)行檔案管理的八項(xiàng)制度，使每項(xiàng)工作都制度化，保證管理工作井然有序地開展。

（二）要從我國(guó)改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大局出發(fā)，與時(shí)俱進(jìn)，大膽改革創(chuàng)新，健全人事檔案管理內(nèi)容。一方面要規(guī)范人事檔案管理，根據(jù)隸屬關(guān)系的不同，分別管理不同層面的人事檔案，該誰(shuí)管的必須清楚，哪些部門管到哪一級(jí)要有明確的規(guī)定。另一方面，要求檔案管理人員要做到口勤、腿勤，主動(dòng)工作，對(duì)缺少的材料及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料。同時(shí)，人事檔案具有變化快的特點(diǎn)，比如：職稱晉升和聘任，職務(wù)變動(dòng)、聘任時(shí)間變化（行政職務(wù)）。都應(yīng)及時(shí)更改檔案目錄。反應(yīng)出最新的個(gè)人檔案信息，以便更好地為有關(guān)部門提供利用。

（三）要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)和教育，特別是應(yīng)有的高度的責(zé)任感和事業(yè)心，對(duì)收集的檔案材料要認(rèn)真審核，反映干部職工的德、能、勤、績(jī)的鑒定材料，考核材料要真實(shí)、具體、全面，要突出個(gè)性，做到完整鮮明并且主體地反映出一個(gè)人的真實(shí)情況，為組織上歷史地、全面地考察與了解和正確選拔使用干部提供準(zhǔn)確可靠的依據(jù)。

（四）要正確認(rèn)識(shí)檔案的保密性，做到合理合法的利用人事檔案。檔案材料有些是保密的，但也有一部分是可以公開的。人事檔案區(qū)別于其它檔案的重要特征在于它是一個(gè)人一生經(jīng)歷的縮寫，有關(guān)其本人的自然情況、考核、獎(jiǎng)、懲材料、隱私等在其檔案中都有反映。在這些材料中，有些會(huì)隨著時(shí)間的推移而逐步解密，但有些涉及個(gè)人隱私及組織在一定的歷史時(shí)期給予的結(jié)論和鑒定，則不能解密，更不能泄密。這就要求人事檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家頒布的《保密法》和《檔案法》等有關(guān)規(guī)定，做到在人事檔案的利用過程中，嚴(yán)格把握保密的分寸和尺度，正確處理好檔案保密和利用的關(guān)系，既不因?yàn)槔脵n案而泄密，也不能因?yàn)檫^分強(qiáng)調(diào)保密而影響檔案的利用。

（五）要進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)。人事檔案管理信息化是為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供快速、全方位、準(zhǔn)確的人事信息，獲取干部的自然情況、簡(jiǎn)歷、專業(yè)、學(xué)位、特長(zhǎng)、職務(wù)及德、能、勤、績(jī)等方面的綜合信息。其特點(diǎn)主要是快速、準(zhǔn)確、全面，這就改變了過去那種單從紙質(zhì)檔案了解干部的傳統(tǒng)方式。極大地提高了人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。目前，各部門、各單位辦公自動(dòng)化已基本普及，這就為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化提供了物質(zhì)保證。我們可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和科學(xué)的檢索系統(tǒng)，進(jìn)行人事檔案動(dòng)態(tài)管理。采用將人事檔案資料輸入電腦的方法，使檔案數(shù)據(jù)化、信息化，同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案的借閱、查閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等工作的微機(jī)操作。在此基礎(chǔ)上，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，這樣不僅能全面記錄和反映干部的情況，而且便于在干部職務(wù)和技術(shù)職稱變化時(shí)，能夠及時(shí)更改，確保人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性、和準(zhǔn)確性。

三、探索人事檔案管理的新模式

首先要實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。在許多情況下，個(gè)人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)和實(shí)際才能總是以歷史表現(xiàn)和才能為基礎(chǔ)的。就我國(guó)目前現(xiàn)有規(guī)定而言，在高校中許多涉及個(gè)人切身利益的事項(xiàng)，如職稱評(píng)定、社會(huì)保險(xiǎn)、出國(guó)（出境）政審等都需要人事檔案；每年的國(guó)家公務(wù)員、計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)等級(jí)考試等國(guó)家相關(guān)考試報(bào)名需要人事部門以檔案為依據(jù)開證明；甚至住房更名、結(jié)婚登記等生活中的事也都需要檔案。然而，人事檔案并不等同于個(gè)人檔案。雖然人事檔案是個(gè)人活動(dòng)的歷史記錄，但它的形成者并不只是人事檔案所記載的當(dāng)事人，其本身不是嚴(yán)格意義上的個(gè)人檔案，其所有權(quán)也就不應(yīng)歸屬個(gè)人，而應(yīng)歸屬建立人事檔案的單位。因此，包括流動(dòng)人員人事檔案在內(nèi)的所有人事檔案只能由組織管理，不能由當(dāng)事人保管，更不能交由他人保管。而許多流動(dòng)人員棄檔不顧的一個(gè)重要原因，就是流動(dòng)人員人事檔案調(diào)檔轉(zhuǎn)檔難，手續(xù)繁雜。而要解決這個(gè)問題，關(guān)鍵在于建立一個(gè)有利于人才流動(dòng)的人事檔案轉(zhuǎn)遞和補(bǔ)充更新機(jī)制，要簡(jiǎn)化調(diào)檔轉(zhuǎn)檔手續(xù)，提高辦事效率，這就要求利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行信息存貯、查找，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化管理，這也是當(dāng)前人事檔案管理部門需要重點(diǎn)研究的課題。高校人事部門要在現(xiàn)有人事檔案管理軟件的基礎(chǔ)上，研制適合流動(dòng)人員人事檔案管理的軟件，以便對(duì)檔案信息實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理。同時(shí)，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，建立人才業(yè)績(jī)跟蹤系統(tǒng)，做到人才流動(dòng)到哪里，檔案信息系統(tǒng)就跟蹤到哪里，始終保持流動(dòng)人員人事檔案內(nèi)容的鮮活性，不斷提升人事檔案的使用價(jià)值，盡可能減少“死檔”的形成。

其次可以實(shí)行干部檔案內(nèi)容向本人部分公開以確保干部檔案的真實(shí)性。干部檔案中除涉及黨、單位、組織和國(guó)家機(jī)密不宜公開的部分外， 其它部分應(yīng)向本人公開， 這首先有利于提高干部檔案內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確度。干部檔案在內(nèi)容上應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)就是真實(shí)準(zhǔn)確， 但由于各方面因素的影響，其內(nèi)容卻在不同程度上存在著一些不真實(shí)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。若把干部檔案內(nèi)容向干部本人公開就能在很大程度上避免這些問題的出現(xiàn)，通過公開化就能甄別、核實(shí)一些由于以上因素而產(chǎn)生的有悖于干部本人的真實(shí)情況且不利于干部自身發(fā)展的檔案材料信息。這就要求一方面檔案人員必須具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，做好收集工作，把好源頭，也就是要把好材料的入口關(guān)，對(duì)來(lái)路不明及有疑義的材料，要進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，驗(yàn)明正身，做好初步認(rèn)定工作，切斷文件材料的污染源頭；另一方面，認(rèn)真細(xì)致把好鑒定關(guān)。根據(jù)形成材料的歷史條件、主要內(nèi)容、用途等從核查材料是否完整，事實(shí)是否準(zhǔn)確，手續(xù)是否完備，書寫是否工整、清楚入手，逐一審查。對(duì)年齡、工齡、黨齡，學(xué)歷等要重點(diǎn)核對(duì)，確定無(wú)誤后方可入檔。

另外要通過信息化完善高校人事檔案管理制度 。高校人事檔案是使用率最高的信息之一。要解決高校人事檔案工作中出現(xiàn)的“檔案內(nèi)容陳舊、片面”、“材料不完整，缺乏真實(shí)性”以及“信息開發(fā)利用程度低”和“管理手段落后，管理水平低”等問題就要利用信息化資源，完善人事檔案管理制度，也可以說，信息化建設(shè)為高校人事檔案管理的層次提升拓寬了道路。高校人事檔案管理為高校專業(yè)技術(shù)人員晉升職務(wù)、職稱評(píng)聘，教職工工資調(diào)整提供服務(wù)，是建設(shè)一支高素質(zhì)的師資隊(duì)伍的重要手段和載體。因此，要把人事檔案管理工作列入高校組織人事部門工作計(jì)劃，在人員配備、經(jīng)費(fèi)使用上予以保證。要對(duì)從事人事檔案工作的人員加強(qiáng)思想政治教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從過去的重點(diǎn)搞整理裝訂等基礎(chǔ)工作，迅速轉(zhuǎn)到廣泛收集和利用上來(lái)。隨著人才市場(chǎng)的社會(huì)化和擴(kuò)大化，高校人員的流動(dòng)性增強(qiáng)，在這種情況下，人事檔案資料的收集和記載就要與時(shí)俱進(jìn)，跟上師資人員動(dòng)態(tài)情況的變化。要嚴(yán)格按章辦事，克服工作中的隨意性，不搞因人而異，嚴(yán)格把好檔案進(jìn)口關(guān)、出口關(guān)，發(fā)現(xiàn)不符手續(xù)，就不允許查檔、不借檔。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行歸檔材料的記錄和統(tǒng)計(jì)，提供各種統(tǒng)計(jì)數(shù)字，辦理檔案的借閱和歸還手續(xù)。需要注意的是在信息化建設(shè)之前，首先要進(jìn)行同一信息的數(shù)據(jù)整合，以求取唯一的正確數(shù)據(jù)。

總之，隨著時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、信息化必將在高校的檔案管理中占據(jù)主導(dǎo)地位。高校人事檔案管理要加快利用高科技手段的步伐，加大現(xiàn)代高科技裝備的投入，做好檔案信息資源的開發(fā)和利用，以適應(yīng)人事檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

[參考文獻(xiàn)]

[1]劉春澤．近年來(lái)媒體關(guān)于人事檔案討論熱點(diǎn)問題的淺議．遼寧大學(xué)歷史文化學(xué)院檔案系2005屆優(yōu)秀本科論文，2004，(9)．

[2]淺議高校人事檔案的信息化建設(shè)．