搞要：企業(yè)的物資采購過程是容易滋生問題的環(huán)節(jié)，采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題不僅容易敗壞企業(yè)經(jīng)營風氣，破壞內部團結，更重要的是它將對企業(yè)造成重大損失，直接影響了企業(yè)經(jīng)營的成敗。由于采購過程有較多的人為因素介入，因此使得對物資采購過程的監(jiān)管顯得有些辦不從心。本文試圖通過引入法律因素，探討在法律背景下加強物資采購過程監(jiān)控的可能性。
　　關鍵詞：物資采購、法律、介入、監(jiān)管
　　
　　作為一個對企業(yè)經(jīng)營有重大影響的行為，物資采購是市場經(jīng)濟環(huán)境中所有企業(yè)需要面對的共同課題。由于物資采購過程中往往涉及到大量資金的使用問題，因此在實際操作中往往存在采購人員利用職權之便牟取私利的可能性。如何有效避免上述行為的發(fā)生，減少人為因素對單位造成的損失？在物資采購過程中引入法律監(jiān)管，用法律手段監(jiān)督物資采購全過程，確保物資采購過程的合法、公開、公平、高效，是一條預防和減少采購人員營私舞弊，確保物資采購經(jīng)營秩序的有效途徑。
　　
　　一、物資采購過程中的幾個關鍵點
　　
　　物資采購過程包括眾多需要人為作出決策的環(huán)節(jié)，而這些決策是由企業(yè)采購部門、用戶單位和供應商等多方因素共同作用下完成的。因此，物資采購過程中存在許多采購參與者可以自由決定的空間，這些空間往往是采購管理中的關鍵環(huán)節(jié)，應予以重點關注：
　　1．采購計劃的制定。編制采購計劃的采購部門或人員可能在編制采購計劃時超出實際的物資需求和庫存物資平衡，還可能將一些實際并不需要的物品加入采購計劃中，以謀求部門或個人的私利。
　　2．采購供應商的選擇。在買方市場下，絕大多數(shù)物資品種數(shù)量多、產品質量參差不齊、供應商資信等級差異，使物資采購部門有較大的選擇余地，并可能成為牟取私利的空間。按照什么原則擇優(yōu)選用供應商，由誰來最終決定等問題是監(jiān)督的突出點。
　　3．價格的確定。物資采購價格的形成受多種因素的影響，物資產品質量等級、功能、技術配置、交貨條件等原因，都會使同樣一種物資產品的采購價格不同。什么樣的性價比對企業(yè)最有利是監(jiān)督的關鍵點。
　　4．物資的驗收。實際到貨的物資數(shù)量與質量存在短缺和質量不能滿足要求的情況，這需要驗收人員把關。驗收人員責任心和質量標準的把握成為監(jiān)督的關鍵控制點。
　　5．貨款結算。采購合同簽訂并開始執(zhí)行后，采購貨款何時支付、支付金額大小、以何種方式支付是一個復雜的決策過程。貨款結算的科學合理決策和有效執(zhí)行是監(jiān)督的重點。
　　
　　二、物資采購管理涉及到的幾個重點制度
　　
　　物資采購不僅涉及到人，同時也涉及到一些管理制度的制訂，這些制度的合理與否也決定了采購管理的質量，這些制度主要包含以下幾個內容：
　　1．公開的招標采購制度。招標采購，即采購者對需要采購的項目公開招標，通過一套嚴格的組織程序，讓投標者在質量、價格、售后服務等方面相互競爭，從而實現(xiàn)采購的最優(yōu)化。招標采購的最大特點就是程序的規(guī)范性、廠家的競爭性。
　　2．集中采購制度。分散采購是大量滋生腐敗問題的一個主要的體制性原因，集中采購是堵塞采購過程中各種漏洞的重要體制保證，它不僅可以增強議價能力、降低采購成本，而且可以實施專業(yè)化采購、規(guī)范化管理，減少效益流失和腐敗問題發(fā)生的可能性。
　　3．物資采購的監(jiān)督檢查制度。主要是建立對重大物資采購業(yè)務定期審計制度，以審計督查物資需求計劃的提報、采購渠道選擇、價格確定、質檢驗收、貨款支付等重點環(huán)節(jié)執(zhí)行各項規(guī)章制度情況。
　　4．職能分工控制制度。外購的材料、商品驗收、自制材料和委托加工材料的入庫，對材料數(shù)量、質量和價格的審查驗收，以及材料采購貨款的結算涉及許多部門和環(huán)節(jié)，實行職責分工進行管理控制，并通過材料收、發(fā)、存等管理制度加以確定，以明確請購、訂購、驗收、付款、記賬等環(huán)節(jié)的相關人員的責任，加強控制。
　　5．物資定期盤點制度。在倉儲部門實行物資科學管理和責任制的基礎上，物資管理及相關監(jiān)督等部門應定期實行盤點控制制度。物資要實行分層保管定位存放，以便于清點核對，保證安全。
　　6．有限授權和信息共享制度。對物資采購監(jiān)督的一個重要方面就是要使采購決策的權力公開化、流程化、分散化，建立有限授權制度和決策信息共享制度，這是現(xiàn)代管理的基本要求，也是對采購管理人員的有效保護措施。
　　
　　三、法律機制在物資采購過程中的應用
　　
　　1．物資采購過程中內部法律風險和外部法律風險。物資采購過程中的內部風險來自于企業(yè)所處的內部環(huán)境，例如，由于缺乏必要的法律保障手段致使采購人員采購過程中為了私利而出賣單位利益；單位對重要物資采購的法律約束機制不完善致使重大損失發(fā)生，并且不能獲得法律上的救濟。外部風險主要是指來源于企業(yè)外部供應商造成的風險。例如，供應商為了推銷自己的產品而對采購人員進行賄賂；供應商無法兌現(xiàn)承諾的供貨標準等。
　　2.采購法律風險管理的處置原則。對于內部法律風險和外部法律風險，主要是建立一套切實可行的法律風險防范制度予以支撐，同時及時對企業(yè)所處的各種經(jīng)營環(huán)境及經(jīng)營流程、現(xiàn)有管理規(guī)定進行縝密梳理，將梳理出的問題融入到防范機制的各個要素中，使法律風險防范機制的運行與企業(yè)的整體運營系統(tǒng)保持協(xié)調一致。防范機制建立后仍要定期整理、分析企業(yè)所處的環(huán)境，特別是其中的變化，以便對防范機制作出必要的調整。此外輔之以必要的企業(yè)文化，加強企業(yè)員工之間溝通與教育，防患于未然。
　　3．物資采購過程中法律風險防范機制的構成要素。首先，明確物資采購法律風險管理機制的目標和地位（既可以是企業(yè)的總體目標也可以是業(yè)務單元目標）。物資采購法律風險管理機制作為企業(yè)管理體系中的一個子系統(tǒng)，應當服從企業(yè)的整體發(fā)展目標，不能為了一味回避風險而阻礙了企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。其次，物資采購法律風險管理機制中的權力與責任。物資采購管理中必然涉及管理權力的分配和制約，采購法律風險管理機制首先應服務于采購管理中一般權力、職責的管理規(guī)范，使其在合理、合法的前提下促進采購管理目標的實現(xiàn)。物資采購過程中涉及到的幾個關鍵點，往往是由于人為的權力濫用而導致腐敗問題的發(fā)生。因此建立法律制度明確各系統(tǒng)在物資采購過程中的地位和權利—義—務責任，可以有效預防采購腐敗的發(fā)生。第三，采購法律風險管理機制中的管理標準要求。針對采購管理中涉及到的幾個重點法律制度，可以考慮采用標準化的法律風險管理模式。目前很多企業(yè)都已通過ISO9000質量管理體系認證，或者參照該體系的精神對企業(yè)實施管理。采購法律風險管理機制中的標準要求宜結合ISO9000質量管理體系程序文件（操作、管理文件）和具體的事務操作流程進行制定，必要時融入到ISO9000質量管理體系程序文件中，增強其對具體采購操作過程的影響。第四，建立采購法律風險管理機制中的信息反饋和分析系統(tǒng)。應當充分重視并積極著手建立旨在洞察法律風險的信息反饋系統(tǒng)，同時確保采購信息能夠得到充分反饋和共享（信息公開法律機制），以便利用信息系統(tǒng)及時發(fā)現(xiàn)物資采購過程中發(fā)生的法律問題，有效的避免和解決采購損失。
　　
　　三、采購法律風險管理機制中的PDCA管理
　　
　　采購法律風險管理屬于企業(yè)的管理范疇，其運行規(guī)則應順應管理中的PDCA運行規(guī)則，主要包括以下幾個方面：
　　1．采購管理法律風險防范工作中的計劃。計劃的構成要素一般涉及計劃的背景、原因、時間、地點、人員、內容、操作方法、操作的程度、數(shù)量。無論是處理日常的法律防范工作，還是解決特定的法律問題，一般都需要涵蓋計劃的7個方面，同時將工作分解下派，制訂詳細的工作要求，落實責任人，確定監(jiān)督人。
　　
　　2．采購法律風險管理工作需要有秩序、按計劃實施。法律風險防范工作標準要求，以及解決特定法律問題的方案制定出來后，需要對執(zhí)行人員進行充分的培訓。培訓時應注重將企業(yè)文化的部分內容融入培訓內容中，旨在激發(fā)、保持團隊的合作精神，貫徹企業(yè)的經(jīng)營理念，保證物資采購法律風險防范工作與企業(yè)經(jīng)營目標的一致性。
　　3．管理權力的合理使用和責任的落實離不開相應的檢查和監(jiān)督。人是有惰性的，是趨利避害的。采購管理法律風險防范工作與其他管理工作一樣，除了有工作的分解和執(zhí)行，還應再輔以對工作執(zhí)行的監(jiān)督，才能保證防范工作計劃的貫徹實施。對采購法律風險管理工作需要經(jīng)常檢查，以便評價工作的質量，及時發(fā)現(xiàn)新問題。法律風險管理工作內容的執(zhí)行人也要定期對自己的工作自查自糾。監(jiān)督人不定期檢查執(zhí)行人的工作是否偏離了既定的標準和目標，及時查處違規(guī)行為。
　　4．完成采購法律風險管理工作的檢查和監(jiān)督后，監(jiān)督工作責任人和部門應當作出具體的管理工作是否違反了采購法律風險管理標準要求的判斷，同時根據(jù)工作中發(fā)現(xiàn)的新問題作出是否有必要修正法律風險防范標準要求的判斷，如果有必要修正，給出相應建議。
　　
　　四、物資采購法律風險事故的處理
　　
　　盡管企業(yè)已經(jīng)采取了嚴格的采購法律風險管理措施，但物資采購過程中的法律風險仍有可能產生，此時的風險便轉化法律事件。企業(yè)應當建立相應的法律風險應急預案制度，保證法律風險事件一旦發(fā)生能夠得到及時、有序的解決。法律事件發(fā)生后，應盡快依據(jù)既定的評估制度和方法對該法律事件可能造成的損失的大小和范圍進行評估，然后以此為重要依據(jù)由企業(yè)法律部門會同其他相關部門制定應急處理方案。方案的內容包括：法律事件的性質；需要哪些部門協(xié)同處理；應對策略等等。同時，企業(yè)應及時報警，通過檢察機關反貪局（未來的預防腐敗局）的介入和對采購腐敗行為的懲處，警戒其他可能試圖采購腐敗的人員。
　　
　　五、結論
　　
　　在采購管理中引入法律監(jiān)管，從本質是為了堵住可能發(fā)生的漏洞，防止采購人員利用采購程序中的漏洞謀取私利。而法律因素的引入，在很大程度上確實可以改善企業(yè)的采購環(huán)境。但正如一切制度皆有漏洞一樣，將法律因素引入采購管理中只能在一定程序上防止采購腐敗事件的發(fā)生。要想盡可能的杜絕資購采購過程中出現(xiàn)的腐敗問題，還必須依靠完善的法律規(guī)范、強有力的企業(yè)執(zhí)行力度和其他的監(jiān)督措施，唯有多管齊下、綜合治理才能真正達到最佳的效果。同時，在建立相應的法律規(guī)范機制時，應保證采購法律風險管理機制具有可操作性。
　　作者單位：河南廣播電視大學
　　
　　參考文獻：
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　　[2]Peter Malanczuk Akehurst’s Modern Introduction to International Law， Routledge 2