摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，電子文件在檔案部門收集 檔 案的過(guò)程也大量出現(xiàn)。因此我們要認(rèn)清電子文件及其特點(diǎn)，以及歸檔前的工作等等問(wèn)題，才 能更好地保存那些更有價(jià)值的電子文件。

關(guān)鍵詞：電子文件；電子文件的特點(diǎn)；歸檔

收稿日期：2007—01— 01

作者簡(jiǎn)介：丁梅(1964—)，女，漢族，黑龍江省哈爾濱市，黑龍江大學(xué)檔案館 館長(zhǎng)，副研究員。

一、電子文件即將成為未來(lái)社會(huì)現(xiàn)行文件的主要形式

大家都知道，紙質(zhì)文件自從用來(lái)作為檔案的主要載體，它就一直占重要地位，就是從現(xiàn) 在看來(lái)紙質(zhì)檔案也是舉足輕重的。但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，同樣，計(jì)算 機(jī) 也廣泛應(yīng)用到檔案部門的各個(gè)工作環(huán)節(jié)上。電子文件這個(gè)新載體也應(yīng)運(yùn)而生。電子文件和計(jì) 算機(jī)是密切相關(guān)的，綜觀這幾年，隨著計(jì)算機(jī)的科學(xué)計(jì)算、數(shù)據(jù)處理、實(shí)時(shí)控制、輔助設(shè)計(jì) 、智能模擬、通信及文字處理等功能日趨完善，特別是中文處理，計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)，計(jì)算機(jī) 輔助教學(xué)、計(jì)算機(jī)輔助制造、計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)控制等等，自然會(huì)產(chǎn)生大量的電子 文件。而它們?cè)诂F(xiàn)行文件、圖書、情報(bào)的總量中所占比例將會(huì)越來(lái)越大。當(dāng)?shù)竭_(dá)一定程度的 時(shí)候，以紙為現(xiàn)行文件的主要介質(zhì)將會(huì)讓位給電子文件形式，這是一種必然的趨勢(shì)，也是我 們將要親眼所見(jiàn)的事實(shí)。這種趨勢(shì)是客觀存在的，是不以人們的意志為轉(zhuǎn)移的，我們只能勇 敢地去面對(duì)它，而不能逃避。所以我們要對(duì)電子文件重視起來(lái)，不要等到電子文件積累成堆 的時(shí)候，才引起我們的注意。

二、 電子文件及特點(diǎn)

關(guān)于電子文件的定義，國(guó)際檔案理事會(huì)和西方的一些發(fā)達(dá)國(guó)家的表述都不一樣。許多學(xué) 者經(jīng)過(guò)一番研究之后，對(duì)電子文件下了這樣一個(gè)定義：電子文件就是“法人及其他組織和個(gè) 人在履行公務(wù)活動(dòng)中形成的、能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁盤、磁帶和 光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳送的代碼序列”。這是一個(gè)很專業(yè)的定義。在我國(guó)，文 件亦稱文書，是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中為處理事務(wù)、交流 信息而使用的各種文字、圖表、聲像的記錄材料。而電子文件就是人們?cè)诟鞣N活動(dòng)中使用電 子計(jì)算機(jī)工作而產(chǎn)生的一種文件，但它在很多方面不同于紙質(zhì)文件。

（一）電子文件的數(shù)字化信息形態(tài)

電子文件是在電子計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理的，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。人們?cè)陔娮佑?jì)算機(jī) 屏幕或打印紙上看到的由文字、圖形等構(gòu)成的電子文件形態(tài)，只不過(guò)是電子文件的某種輸出 形式而已。而在電子計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無(wú)論是傳輸還是存儲(chǔ)等處理，電子文件都是以數(shù)字編碼的 形式存在的。而紙質(zhì)載體就是直觀給人的那種形式。

（二）電子文件具有管理和利用方便的優(yōu)點(diǎn)

電子文件記錄密度很大，用極小的軟盤或光盤 就能存儲(chǔ)大量的信息，節(jié)省了很多存儲(chǔ)空間，同時(shí)不需要很多的庫(kù)房；在形成過(guò)程中，增 加和刪除文件也比較方便，節(jié)省了大量的人力、物力等資源；可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行遠(yuǎn) 距離傳遞，方便快捷的提供利用，達(dá)到資源共享，從而提高了檔案的利用率；各種媒體信息 能集中統(tǒng)一管理；可利用非實(shí)體歸檔，能較快地完成歸檔任務(wù)等特性。

（三）電子文件的信息具有交互性

所謂的交互性是指人們可以和計(jì)算機(jī)清晰對(duì)話，相互傳遞信息，人能主動(dòng)的控制計(jì)算機(jī) 進(jìn)行工作的特性。正是由于這個(gè)特點(diǎn)，使信息與載體具有可分離的性質(zhì)，其內(nèi)容存儲(chǔ)的位置 是可變，但內(nèi)容則不發(fā)生任何變化。另外，還可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞給遠(yuǎn)方的一個(gè)或多個(gè)接受者， 達(dá)到資源共享，從而使人們?nèi)菀讓?duì)電子文件進(jìn)行復(fù)制、刪除和修改。特別是多媒體計(jì)算機(jī) 的應(yīng)用，使文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息均可單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成電子文件內(nèi)容 ，同時(shí)也能造成同一份電子文件在存儲(chǔ)時(shí)發(fā)生文字、圖形、聲音、影像載體的分離現(xiàn)象。

以上我們討論了電子文件的幾個(gè)主要特點(diǎn)，大多都是基于它是特殊載體而言的，它是基 于計(jì)算機(jī)而產(chǎn)生的，當(dāng)然具有與計(jì)算機(jī)密切相關(guān)的特點(diǎn)，那么電子文件是怎么樣歸檔的呢？ 下面我們就來(lái)了解一下。

三、電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔不能盲目地套用紙質(zhì)文件歸檔的辦法，必須按著電子文件歸檔的工作程序 進(jìn)行。電子文件收集積累后，若作為電子檔案保存，還必須經(jīng)過(guò)鑒定、檢測(cè)、整理、歸檔后 ，才能上交檔案館保存。一般說(shuō)來(lái)歸檔的程序：確定電子文件是經(jīng)過(guò)審批的最終“版本”；積累整理；編制目錄；鑒定歸檔的電子文件；檢測(cè)歸檔的電子文件；編制歸檔說(shuō)明；存入磁光記錄介質(zhì)；復(fù)制備份，確定保存方法和地址；確定載體標(biāo)識(shí)。

電子文件歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔。物理歸檔是文件形成部門將文件信息下載到 磁盤或光盤上，根據(jù)檔案部門要求每半年或一年定期移交給檔案館。而邏輯歸檔是指在網(wǎng) 上進(jìn)行的聯(lián)機(jī)集中歸檔，電子文件的邏輯歸檔禁令采用實(shí)時(shí)方式，即在電子文件產(chǎn)生或發(fā)布 時(shí)就及時(shí)進(jìn)行邏輯歸檔，也可定期把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)中符合歸檔要求的電子文件集中起來(lái) ，制成數(shù)據(jù)集，并拷貝或用光盤刻錄機(jī)刻錄到耐久性的載體上，至少一式兩套，一套封存保 管，一套供查閱使用，同時(shí)在光盤或磁盤包裝盒上貼上標(biāo)簽，編制好檔號(hào)，標(biāo)上密級(jí)、保管 期限、硬件及軟件環(huán)境等，以便日后查考利用，同時(shí)還要將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān) 軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附上紙質(zhì)電子文件登記表。

我們來(lái)看看電子文件歸檔的幾個(gè)重要的程序步驟。

電子文件所形成的部門或者是立檔單位，收集和積累的電子文件，進(jìn)行了使用、維護(hù)和 保存，電子文件的諸多特點(diǎn)，決定了這些電子文件還不能作為電子檔案上交給檔案部門保存 ，還必須進(jìn)行鑒定和檢測(cè)。

(一)電子檔案的鑒定審核主要側(cè)重于四個(gè)方面:一是去偽存真，確定電子文件的真實(shí)性， 原始性；二是能夠成為檔案的首要條件是具有保存價(jià)值，所以鑒定所收集的電子文件的實(shí)用 價(jià)值和歷史意義，從而確定起保存價(jià)值；三是判斷有些電子文件是否在歸檔的范圍之內(nèi)，若 不在，但有很大的保存價(jià)值，也要保留，反之，則剔除；四是要保證所收集的電子文件的完 整性，系統(tǒng)性。以便日后查考利用方便。

(二)電子文件不能直接閱讀，這是它的一個(gè)特點(diǎn)，為了保證歸檔后形成的電子檔案能夠 被容易存取，而不至于成為廢品，必須在歸檔前對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)。檢測(cè)的步驟是：一是對(duì)存儲(chǔ) 載體進(jìn)行檢查；二是檢測(cè)在指定的軟硬件環(huán)境下是否正確的讀取，若不能則不能歸檔；三是 檢測(cè)存儲(chǔ)的信息是否符合歸檔要求；四是檢測(cè)所提供的軟硬件設(shè)備及相關(guān)參數(shù)、元數(shù)據(jù)、相 關(guān)文檔資料等各項(xiàng)技術(shù)條件是否一致；五是電子文件及其軟硬件設(shè)備是否有計(jì)算機(jī)病毒存在 ，若有則立即清除。

(三)經(jīng)過(guò)鑒定審核和檢測(cè)的電子文件歸檔時(shí)，形成部門要依據(jù)其保存價(jià)值，由檔案工作者和 歸檔電子文件的責(zé)任者及單位利導(dǎo)共同為其確定保存期限。這點(diǎn)是很重要的，無(wú)論確定的保 存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)還是過(guò)短，都會(huì)給國(guó)家、單位、個(gè)人造成無(wú)可挽回的損失。

四、總結(jié)

隨著電子文件的大量產(chǎn)生，電子文件逐漸成為檔案來(lái)源的一個(gè)重要方面，也將成為未來(lái) 現(xiàn)代檔案的重要組成部分，它包含了許多有價(jià)值的資料，是人類知識(shí)財(cái)富不可缺少的一部分 ，而電子文件的收集、整理、鑒定、檢測(cè)等工作也在日益復(fù)雜，因此，作為檔案部門的有關(guān) 人 員，應(yīng)該重視起來(lái)，制定標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，以免電子檔案信息難以實(shí)現(xiàn)共享，造成事倍功半的后 果。而電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)化主要涉及信息數(shù)據(jù)表示法、運(yùn)用的軟件及存貯設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)化等。 國(guó)家主管部門應(yīng)制定電子文件歸檔的規(guī)格及存貯檔案用的介質(zhì)的質(zhì)量要求的功能標(biāo)準(zhǔn)。有關(guān) 信息管理部門應(yīng)在電子文件形成之時(shí)就抓好規(guī)范化工作，在規(guī)劃信息管理工作的同時(shí)，統(tǒng)籌 好信息歸檔工作。在這個(gè)基礎(chǔ)上，檔案部門應(yīng)把電子文件歸檔作為一個(gè)系統(tǒng)工程來(lái)抓，融于 信息自動(dòng)化管理了的大系統(tǒng)中考慮，并與檔案自動(dòng)化檢索系統(tǒng)相結(jié)合，才能取得事半功倍的 效果。 做好電子檔案歸檔工作，為日后電子檔案的管理創(chuàng)造良好的環(huán)境，同時(shí)為更好 利用電子檔案的提供方便。

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