摘 要：本文從項(xiàng)目和項(xiàng)目管理的角度，結(jié)合西北師范大學(xué)數(shù)字化校園一卡通項(xiàng)目過程，闡述溝通的重要性，同時(shí)總結(jié)了一些溝通計(jì)劃、技術(shù)的具體方法，可為同類項(xiàng)目管理之借鑒。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理 溝通管理 郵件閱讀收條

中圖分類號(hào)：F224.5文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1673-8454（2007）10-0041-03

隨著我國經(jīng)濟(jì)日益深刻地融入全球市場，國內(nèi)企業(yè)已越來越多地開始采用項(xiàng)目管理模式。項(xiàng)目管理的應(yīng)用也已從國內(nèi)最早開始應(yīng)用的建筑、工程行業(yè)，逐漸擴(kuò)展到各行各業(yè)，如航空航天業(yè)、IT行業(yè)及制造業(yè)等。下面先簡單介紹與本文相關(guān)的一些項(xiàng)目基本概念。[1]

1.項(xiàng)目是為提供某項(xiàng)獨(dú)特產(chǎn)品、服務(wù)或成果所作的臨時(shí)性努力。

2.項(xiàng)目管理就是把各種知識(shí)、技能、手段和技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動(dòng)之中，以達(dá)到項(xiàng)目的要求。項(xiàng)目經(jīng)理是負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的個(gè)人。

3.項(xiàng)目先后銜接的各個(gè)階段的全體一般稱為項(xiàng)目生命期。項(xiàng)目生命期一般歸納為五個(gè)過程：啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制、收尾。

4.項(xiàng)目利害關(guān)系者是指與項(xiàng)目有利害相關(guān)的個(gè)人或組織。如項(xiàng)目經(jīng)理、顧客或用戶、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目發(fā)起人（Sponsor）、其它的利害相關(guān)者。

5.溝通就是信息交流。組織之間的溝通是指組織之間的信息傳遞。

6.項(xiàng)目溝通管理包括保證及時(shí)與恰當(dāng)?shù)厣伞⑺鸭鞑?、存?chǔ)、檢索和最終處理項(xiàng)目信息所需的過程。

在西北師范大學(xué)數(shù)字化校園一卡通項(xiàng)目基礎(chǔ)上，對項(xiàng)目利害關(guān)系者進(jìn)行一定的抽象，人員用ABC加以標(biāo)識(shí)，使其更具一般性（項(xiàng)目關(guān)系見圖1）。該校園一卡通建設(shè)運(yùn)用了項(xiàng)目管理，已經(jīng)順利完成一期項(xiàng)目建設(shè)。下面通過項(xiàng)目實(shí)例分析來闡述溝通的重要性，并提出了溝通計(jì)劃、溝通技術(shù)的一些具體做法。

圖1 項(xiàng)目關(guān)系圖

一、溝通的重要性

對于項(xiàng)目來說，要科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過程，就必須進(jìn)行項(xiàng)目的信息溝通。好的信息溝通對項(xiàng)目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善都有促進(jìn)作用。下面先分析兩個(gè)例子：

例一：

項(xiàng)目剛開始，甲乙雙方因地域差異，人員經(jīng)歷不同，相互或多或少存在些“戒備”心理，如在布線的時(shí)候、在貨物剛進(jìn)場簽收的時(shí)候。項(xiàng)目過程不僅是項(xiàng)目進(jìn)展的過程，也是項(xiàng)目人員相互熟悉、了解、信任的過程。針對這個(gè)情況，項(xiàng)目組分析有關(guān)人員的特點(diǎn)，請教經(jīng)驗(yàn)豐富的營銷人員，分頭溝通，反復(fù)交流，經(jīng)過一段時(shí)間磨合，雙方關(guān)系趨于融洽，項(xiàng)目也就順利了。

例二：

項(xiàng)目過程中，因?yàn)檎{(diào)試的連續(xù)性，往往會(huì)連續(xù)工作，中午晚上不停工，工程師每天都調(diào)試到臨晨1、2點(diǎn)。機(jī)房管理老師每天都陪著，但第二天8點(diǎn)鐘又要準(zhǔn)時(shí)上班，這樣連續(xù)幾天下來，相關(guān)負(fù)責(zé)老師就有意見了。項(xiàng)目組發(fā)現(xiàn)后，第一，協(xié)調(diào)工程師盡量早點(diǎn)結(jié)束工作，早上也早點(diǎn)到學(xué)校，盡量能按學(xué)校的作息時(shí)間進(jìn)行安裝調(diào)試。第二，協(xié)調(diào)學(xué)校安排兩個(gè)老師來輪流值班。這樣項(xiàng)目阻力就“溶化”了。

以上問題之所以存在，還是由于溝通不及時(shí)、溝通不夠造成的。只要實(shí)施單位和用戶進(jìn)行必要的溝通，是可以解決這些問題的。由此可見，溝通的重要性。歸納起來，溝通的重要性如下：

·為項(xiàng)目決策和計(jì)劃提供依據(jù)

·為組織和控制管理過程提供依據(jù)和手段

·建立和改善人際關(guān)系必不可少的條件

·項(xiàng)目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段

二、溝通計(jì)劃

項(xiàng)目溝通計(jì)劃是確定利害關(guān)系者的信息交流和溝通要求。項(xiàng)目干系人都必須準(zhǔn)備用項(xiàng)目“語言”進(jìn)行溝通。并且要明白：每個(gè)項(xiàng)目干系人所參與的溝通將會(huì)如何影響到項(xiàng)目的整體。誰需要何種信息、何時(shí)需要以及相應(yīng)如何將其交到他們手中最好通過溝通方式和手段。因而溝通計(jì)劃對于項(xiàng)目的成功很重要。下面介紹溝通計(jì)劃的兩種具體做法：

做法一：

溝通工作不能在“馬上”用到的時(shí)候才去做，一來給相關(guān)人的感覺并不是太好，會(huì)引起“你要用到我的時(shí)候才來找我”的錯(cuò)覺，所以這個(gè)時(shí)候的效果往往并不太理想。二來要溝通的頭緒多了，難免遺漏。擬定個(gè)溝通計(jì)劃，并有一定的提前量較為合適。

做法二：

把項(xiàng)目相關(guān)人畫成一張關(guān)系圖（見圖1），這樣對項(xiàng)目的人際關(guān)系就一目了然，無論是對于項(xiàng)目經(jīng)理，還是對于項(xiàng)目成員，在項(xiàng)目各階段中，就能比較準(zhǔn)確分析關(guān)鍵人，便于找準(zhǔn)工作重點(diǎn)，提高了工作效率。

三、溝通技術(shù)

根據(jù)溝通的嚴(yán)肅性程度分為正式溝通和非正式溝通；根據(jù)溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通，橫向溝通和縱向溝通；根據(jù)溝通的工具分為書面溝通和口頭溝通等等。選用何種溝通技術(shù)以達(dá)到迅速、有效、快捷地傳遞信息主要取決于對信息要求的緊迫程度；技術(shù)的取得性；預(yù)期的項(xiàng)目環(huán)境；制約因素和假設(shè)。下面分別介紹項(xiàng)目會(huì)議和郵件的具體技巧：

·項(xiàng)目會(huì)議推動(dòng)原則

一卡通項(xiàng)目涉及學(xué)校多個(gè)部門，項(xiàng)目推動(dòng)，光靠紅頭文件、打電話還是不行的，需要用項(xiàng)目的各種會(huì)議來推動(dòng)。在會(huì)議中要做好詳細(xì)的會(huì)議紀(jì)要，對各項(xiàng)任務(wù)（工作）要落實(shí)到具體負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間。之后，項(xiàng)目組整理會(huì)議紀(jì)要，并以電子郵件的形式發(fā)給每個(gè)與會(huì)者。同時(shí)，打印之后請與會(huì)代表在會(huì)議紀(jì)要上簽字。簽字之后，還需要跟蹤各項(xiàng)任務(wù)（工作）是否按時(shí)進(jìn)行、直至完成。如果中途有變化，會(huì)議紀(jì)要是依據(jù)，可以盡早去協(xié)調(diào)解決，這樣各項(xiàng)任務(wù)（工作）能比較好地落實(shí)完成，項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃也能比較準(zhǔn)確了。

·項(xiàng)目郵件確認(rèn)原則

項(xiàng)目過程中有很多郵件往來，如果收件人在收到郵件后能發(fā)送收條回來，將非常有助于項(xiàng)目的推進(jìn)。下面介紹收條設(shè)置等管理郵件的方法。

1.固定組員的項(xiàng)目郵箱

在項(xiàng)目初期，每個(gè)項(xiàng)目組員確定一個(gè)郵箱，專門用于項(xiàng)目上郵件往來，一般在項(xiàng)目過程中是不變的。若有變化，組員及時(shí)告知項(xiàng)目經(jīng)理，由項(xiàng)目經(jīng)理更新到《01.2-項(xiàng)目相關(guān)人員通訊錄》，并通知每個(gè)項(xiàng)目相關(guān)人。[3]

2.郵件編號(hào)統(tǒng)一主題格式

給每封發(fā)出的郵件編號(hào)，從1開始，格式是：編號(hào)-主題（xx一卡通項(xiàng)目）。值得注意的是括號(hào)是全角還是半角，統(tǒng)一就行。每個(gè)組員都這么做，這樣的項(xiàng)目郵件一目了然，便于往來和管理。

3.管理郵件地址

可以根據(jù)項(xiàng)目管理文檔《01.2-項(xiàng)目相關(guān)人員通訊錄》創(chuàng)建組員自己的地址簿?！俄?xiàng)目相關(guān)人員通訊錄》由項(xiàng)目經(jīng)理統(tǒng)一更新。Foxmail的地址簿管理見圖4。

圖3 編號(hào)的郵件主題

圖4 郵件地址簿

4.統(tǒng)一信紙的格式

Foxmail的工具\(yùn)\郵件撰寫信紙管理，有%的是Foxmail的宏。

（1）新郵件信紙

（2）回復(fù)郵件信紙

5.設(shè)置收條通知

當(dāng)收件人查看設(shè)置了郵件返回收條的郵件時(shí)，就能看到自動(dòng)彈出的發(fā)送收條提示，只要收件人確認(rèn)，發(fā)件人就能收到一封收條郵件。當(dāng)然，對于重要的郵件、緊急的郵件，建議在郵件發(fā)送成功之后給收件人打電話確認(rèn)。Foxmail的工具\(yùn)\系統(tǒng)設(shè)置，進(jìn)行返回收條設(shè)置（見圖5）。

圖5 收條相關(guān)設(shè)置

四、結(jié)束語

每個(gè)項(xiàng)目情況各異，項(xiàng)目管理也不盡相同，但項(xiàng)目管理的目標(biāo)卻是一致的，即以盡少的投入按時(shí)保質(zhì)完成項(xiàng)目目標(biāo)，項(xiàng)目管理的精髓就是“系統(tǒng)”、“受控”。華羅庚說過，“我們的企業(yè)要兩條腿走路，一個(gè)是科學(xué)技術(shù)，一個(gè)是項(xiàng)目管理。”只要認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目溝通的重要性，才會(huì)做好項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃。有了好的項(xiàng)目溝通計(jì)劃，只有執(zhí)行好計(jì)劃，才能發(fā)揮他的作用，才會(huì)順利地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，才會(huì)對項(xiàng)目溝通管理的重要性有更深一層的認(rèn)識(shí)，才會(huì)在以后的項(xiàng)目中繼續(xù)執(zhí)行，才會(huì)為學(xué)校、企業(yè)帶來更好的效益。

參考文獻(xiàn)：

[1][美]項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)著；盧有杰，王勇譯.項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南（第3版）（PMBOK指南）[M].北京：電子工業(yè)出版社，2005年1月