［摘 要］ 解決會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用問(wèn)題，必須用聯(lián)系的觀點(diǎn)。只有明確問(wèn)題出現(xiàn)的可能原因，才能找到解決問(wèn)題的相應(yīng)辦法。探究用友ERP-U8總賬系統(tǒng)應(yīng)用典型問(wèn)題的解決技巧，可以從中得到更多的啟示。

［關(guān)鍵詞］ 會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用；總賬

［中圖分類號(hào)］F234.4［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］B［文章編號(hào)］1673-0194（2007）02-0017-02

縱觀會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用中出現(xiàn)的問(wèn)題，有的與運(yùn)行環(huán)境有關(guān)，有的與軟件的安裝配置有關(guān)，更多的是因操作不當(dāng)而出現(xiàn)的。產(chǎn)生問(wèn)題的原因有的只有一種可能，有的有多種可能。明確了錯(cuò)誤原因，問(wèn)題便迎刃而解。下面以用友ERP-U8.50總賬系統(tǒng)為例，舉證探討解決相應(yīng)問(wèn)題的技巧。

問(wèn)題1：執(zhí)行“數(shù)據(jù)權(quán)限分配”功能，打開(kāi)“權(quán)限瀏覽”窗口時(shí)，在“用戶及角色”下沒(méi)有列示應(yīng)出現(xiàn)的操作員，以至于無(wú)法進(jìn)行相應(yīng)授權(quán)操作。情況分析：用友ERP-U8系統(tǒng)不僅提供了功能級(jí)的基本權(quán)限控制功能，還提供了數(shù)據(jù)級(jí)和金額級(jí)（記錄級(jí)和字段級(jí)）數(shù)據(jù)權(quán)限的精確控制功能。數(shù)據(jù)級(jí)和金額級(jí)權(quán)限設(shè)置在功能權(quán)限分配之后才能進(jìn)行。要設(shè)置數(shù)據(jù)權(quán)限，應(yīng)執(zhí)行總賬系統(tǒng)“系統(tǒng)菜單”中的“選項(xiàng)”功能（總賬業(yè)務(wù)控制參數(shù)設(shè)置），在“賬簿”選項(xiàng)卡中選擇“明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目”、“憑證審核控制到操作員”。解決辦法：賬套主管或者系統(tǒng)管理員登錄到“系統(tǒng)管理”，執(zhí)行“權(quán)限”主菜單下的“權(quán)限”子菜單命令，給有關(guān)操作員賦予相應(yīng)權(quán)限（屬于功能級(jí)權(quán)限）；進(jìn)入總賬系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)控制參數(shù)設(shè)置中，選擇“明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目”、“憑證審核控制到操作員”，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置的有關(guān)操作。

問(wèn)題2：填制憑證時(shí)，屏幕上出現(xiàn)“日期不能超前建賬日期”或“日期不能滯后系統(tǒng)日期”的提示。情況分析：“日期不能超前建賬日期”警告的意思是，填制憑證時(shí)的業(yè)務(wù)日期跳到系統(tǒng)建賬以前了。沒(méi)有建賬就處理業(yè)務(wù)，顯然不符合邏輯。“日期不能滯后系統(tǒng)日期”警告的意思是，填制憑證時(shí)的業(yè)務(wù)日期超過(guò)了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期（計(jì)算機(jī)主板上的CMOS時(shí)鐘記錄），到將來(lái)去處理業(yè)務(wù)，也不符合邏輯，會(huì)計(jì)核算遵循歷史成本原則，只能對(duì)已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，不能對(duì)未來(lái)的業(yè)務(wù)進(jìn)行核算。解決辦法：區(qū)別不同的情況，要么重新建賬，正確設(shè)定總賬啟用日期；要么在填制憑證時(shí)，正確錄入業(yè)務(wù)日期；要么退出總賬系統(tǒng)，更改計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期后重新登錄總賬系統(tǒng)，再填制憑證。

問(wèn)題3：使用應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)科目或應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)科目填制憑證時(shí)，屏幕上出現(xiàn)“不能使用[應(yīng)收系統(tǒng)]的受控科目”或“不能使用[應(yīng)付系統(tǒng)]的受控科目”的提示。情況分析：設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)，已定義為客戶、供應(yīng)商核算的會(huì)計(jì)科目被設(shè)置成應(yīng)收系統(tǒng)、應(yīng)付系統(tǒng)的受控科目。解決辦法：如果該會(huì)計(jì)科目不需要由應(yīng)收系統(tǒng)、應(yīng)付系統(tǒng)受控，應(yīng)在進(jìn)行相應(yīng)會(huì)計(jì)科目設(shè)置時(shí)，不指定受控系統(tǒng)，而設(shè)置為空，即由總賬系統(tǒng)直接控制，那么在總賬系統(tǒng)中填制憑證時(shí)就不會(huì)出現(xiàn)這種提示了。

問(wèn)題4：不能審核憑證。情況分析：①當(dāng)前操作員沒(méi)有此項(xiàng)操作的權(quán)限。②所給篩選條件不符合實(shí)際，不存在所給定條件的憑證，找不到要審核的憑證。③在總賬業(yè)務(wù)控制參數(shù)設(shè)置中設(shè)置了權(quán)限控制，如“憑證審核控制到操作員”，而后面又沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)權(quán)限的分配，即當(dāng)前操作員沒(méi)有審核某制單人所填制憑證的權(quán)限，即使當(dāng)前操作員有審核憑證的權(quán)限，也會(huì)造成無(wú)法進(jìn)行審核簽字工作。解決辦法：對(duì)于原因①，由賬套主管或系統(tǒng)管理員登錄到系統(tǒng)管理系統(tǒng)，對(duì)該操作員賦予相應(yīng)的憑證審核權(quán)限；或者由具有憑證審核權(quán)限的操作員重新注冊(cè)進(jìn)入總賬系統(tǒng)，再進(jìn)行相關(guān)操作。對(duì)于原因②，給出正確的篩選條件，特別要注意審核憑證的業(yè)務(wù)日期范圍應(yīng)與該憑證填制的日期范圍一致。對(duì)于原因③，執(zhí)行總賬系統(tǒng)“系統(tǒng)菜單”下“設(shè)置”菜單中的“數(shù)據(jù)權(quán)限分配”功能，進(jìn)入“權(quán)限瀏覽”窗口，選定某操作員（審核人），并將業(yè)務(wù)對(duì)象指定為用戶，執(zhí)行“授權(quán)”命令，在“記錄權(quán)限設(shè)置”對(duì)話框中進(jìn)行相關(guān)權(quán)限的分配。

問(wèn)題5：無(wú)法查詢憑證、賬簿。情況分析：①當(dāng)前操作員沒(méi)有相應(yīng)權(quán)限。例如，現(xiàn)金和銀行存款日記賬的查詢，只能由具有出納權(quán)限的操作員進(jìn)行操作?？傎~系統(tǒng)“系統(tǒng)菜單”下的“選項(xiàng)”設(shè)置中，執(zhí)行了“明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目”的權(quán)限控制操作，而后面又沒(méi)有進(jìn)行數(shù)據(jù)權(quán)限分配，則沒(méi)有科目使用權(quán)限的操作員無(wú)法查詢相應(yīng)的賬簿。②當(dāng)前操作員有查詢憑證的權(quán)限，但不能查詢他人填制的憑證。③給出的查詢條件不正確，無(wú)法滿足查詢條件。比如，要查詢2月份的憑證，給出的卻是不存在的3月份；又比如，給出“未記賬憑證”的查詢條件，而所有憑證均已記賬。解決辦法：對(duì)于原因①，對(duì)該操作員賦予相應(yīng)權(quán)限，或者更換其他具有查詢憑證權(quán)限的操作員，重新登錄系統(tǒng)進(jìn)入查詢憑證功能。對(duì)于原因②，賬套主管進(jìn)入總賬業(yè)務(wù)控制參數(shù)設(shè)置功能，選擇“可查詢他人憑證”選項(xiàng)，若確實(shí)要限制當(dāng)前操作員的此項(xiàng)查詢工作，則取消查詢。對(duì)于原因③，給出正確的查詢條件。

問(wèn)題6：當(dāng)前操作員無(wú)法修改或刪除已填制的憑證。情況分析：①進(jìn)行過(guò)出納簽字、審核簽字和記賬的憑證，均不能被修改和刪除。②要修改和刪除的憑證是他人填制的，而在總賬業(yè)務(wù)控制參數(shù)設(shè)置中，又規(guī)定了不允許修改、作廢他人填制的憑證。解決辦法：對(duì)于原因①，依次取消記賬、出納簽字、審核簽字等關(guān)聯(lián)性的操作。對(duì)于原因②，改由原填制憑證的當(dāng)事人登錄系統(tǒng)，再執(zhí)行修改和刪除操作；或者由該賬套的主管先在總賬業(yè)務(wù)控制參數(shù)的設(shè)置中，選擇“允許修改、作廢他人填制的憑證”選項(xiàng)，再由當(dāng)前操作員修改和刪除憑證。

問(wèn)題7：有審核憑證權(quán)限，但無(wú)法取消審核。情況分析：憑證已記賬。解決辦法：進(jìn)行反記賬操作以取消記賬。依次單擊“期末”、“對(duì)賬”，在“對(duì)賬”對(duì)話框中，選擇所要恢復(fù)記賬前狀態(tài)的月份所在行，按Ctrl+H鍵，激活隱藏的“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，返回到“憑證”菜單，執(zhí)行“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”，按提示完成操作。此時(shí)，即可進(jìn)行取消審核的操作。

問(wèn)題8：出納員無(wú)法查詢現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。情況分析：①“現(xiàn)金”、“銀行存款”科目沒(méi)有被設(shè)置成日記賬。②在會(huì)計(jì)科目設(shè)置中，沒(méi)有將“現(xiàn)金”科目指定為現(xiàn)金總賬科目，沒(méi)有將“銀行存款”科目指定為銀行總賬科目。解決辦法：對(duì)于原因①，應(yīng)該取消與“現(xiàn)金”、“銀行存款”科目有關(guān)的所有操作，讓這兩個(gè)科目沒(méi)有余額，然后進(jìn)入會(huì)計(jì)科目修改界面，將其都設(shè)置成日記賬，并在會(huì)計(jì)科目設(shè)置中進(jìn)行指定科目操作，將現(xiàn)金科目指定為現(xiàn)金總賬科目，銀行存款科目指定為銀行總賬科目。對(duì)于原因②，在會(huì)計(jì)科目設(shè)置中補(bǔ)做指定科目的操作。完成這些工作后，即可查詢現(xiàn)金和銀行存款日記賬。

問(wèn)題9：不能進(jìn)入支票登記簿功能狀態(tài)。情況分析：在進(jìn)行會(huì)計(jì)科目設(shè)置時(shí)，沒(méi)有將銀行存款科目指定為銀行賬；在結(jié)算方式設(shè)置中，沒(méi)有對(duì)“是否票據(jù)管理”選項(xiàng)進(jìn)行勾選。解決辦法：先確定銀行存款科目指定為銀行賬，然后在結(jié)算方式設(shè)置的操作中，對(duì)需要進(jìn)行票據(jù)管理的結(jié)算方式，在“是否票據(jù)管理”選項(xiàng)前勾選。此時(shí)就可以執(zhí)行支票登記簿的操作了。

問(wèn)題10：憑證已審核（包括出納簽字），操作員也有記賬權(quán)限，的確有未記賬憑證需要記賬，而且記賬會(huì)計(jì)期與憑證填制日期也符合，但記賬時(shí)卻提示“無(wú)可記賬憑證”。情況分析：這是用友ERP-U88.50總賬系統(tǒng)中一個(gè)不友好的提示信息，出現(xiàn)這種情況只能是上月未結(jié)賬的原因造成。解決辦法：由具有結(jié)賬權(quán)限的操作員登錄總賬系統(tǒng)，進(jìn)入結(jié)賬功能，先對(duì)上月進(jìn)行結(jié)賬處理，然后執(zhí)行本月記賬工作。

問(wèn)題11：出納不能簽字。情況分析：①因找不到要簽字的憑證而無(wú)法簽字。②沒(méi)有出納簽字權(quán)限，造成不能簽字。③沒(méi)有指定科目，造成不能執(zhí)行出納簽字操作，指定科目的意義在于為出納員指定專管科目。④總賬業(yè)務(wù)控制參數(shù)設(shè)置中，沒(méi)有規(guī)定“出納憑證必須由出納簽字”，不需要進(jìn)行出納簽字。解決辦法：對(duì)于原因①，只有收款憑證和付款憑證才需要進(jìn)行出納簽字；確認(rèn)要簽字憑證的篩選條件是否符合實(shí)際，關(guān)鍵是要核實(shí)給出查找條件的會(huì)計(jì)期與要簽字憑證的填制日期是否一致。對(duì)于原因②，確認(rèn)操作員是否有出納簽字的權(quán)限。對(duì)于原因③，在會(huì)計(jì)科目設(shè)置中，指定現(xiàn)金科目為現(xiàn)金總賬科目，指定銀行存款科目為銀行總賬科目。對(duì)于原因④，在總賬業(yè)務(wù)控制參數(shù)設(shè)置中，進(jìn)行“出納憑證必須由出納簽字”的設(shè)置。

問(wèn)題12：月末無(wú)法生成銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證。情況分析：“庫(kù)存商品”、“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”以及“主營(yíng)業(yè)務(wù)成本”的賬簿格式未設(shè)置為數(shù)量金額式。解決辦法：遇到這種情況，只能依靠手工計(jì)算銷售成本，通過(guò)鍵盤(pán)錄入記賬憑證加以解決，因?yàn)閺某跏荚O(shè)置到日常賬務(wù)處理，整個(gè)數(shù)量數(shù)據(jù)都缺失，已無(wú)法再對(duì)以前業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。

問(wèn)題13：生成轉(zhuǎn)賬憑證有誤。情況分析：一方面，可能是自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置有誤，主要是科目設(shè)置或計(jì)算公式設(shè)置存在問(wèn)題；另一方面，可能因?yàn)榇嬖谙嚓P(guān)聯(lián)的未記賬憑證，導(dǎo)致賬中取數(shù)不完整。解決辦法：查看自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義，確認(rèn)或修改自動(dòng)轉(zhuǎn)賬設(shè)置，確保正確無(wú)誤；將相關(guān)聯(lián)的未記賬憑證全部記賬，然后再執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成的操作。

問(wèn)題14：生成匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證的金額有誤。情況分析：沒(méi)有在總賬的初始設(shè)置中定義調(diào)整匯率。解決辦法：由賬套主管執(zhí)行“外幣及匯率”功能，輸入相應(yīng)的調(diào)整匯率，然后再生成匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證。

問(wèn)題15：生成的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證是錯(cuò)誤的。情況分析：沒(méi)有充分考慮到賬務(wù)取數(shù)時(shí)的前后聯(lián)系，賬中取數(shù)不完整。解決辦法：先廢除錯(cuò)誤的憑證，再正確進(jìn)行后面的操作，對(duì)于前后有聯(lián)系的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，每生成完一張憑證，都要及時(shí)進(jìn)行審核并記賬，然后才能進(jìn)行后面的轉(zhuǎn)賬憑證生成工作。

問(wèn)題16：月末結(jié)賬時(shí)，系統(tǒng)提示尚有未結(jié)轉(zhuǎn)為零的損益類賬戶。情況分析：期末結(jié)賬時(shí)，損益類賬戶余額應(yīng)為零，如果還有未結(jié)轉(zhuǎn)為零的賬戶，說(shuō)明期末的損益結(jié)轉(zhuǎn)工作還沒(méi)有做完。解決辦法：將未結(jié)轉(zhuǎn)的損益類賬戶的余額進(jìn)行相應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)（生成憑證），然后更換操作員，進(jìn)行審核簽字，再進(jìn)行記賬。最后，可進(jìn)行結(jié)賬工作。