中國(guó)石油天然氣股份有限公司(以下簡(jiǎn)稱“中國(guó)石油”)成立于1999年，從成立之初就積極探索利用信息技術(shù)改變辦公方式。各地區(qū)公司在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)上投入了大量資源，主要是基于Domino環(huán)境下的系統(tǒng)。由于沒有采用統(tǒng)一的技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)建設(shè)水平參差不齊，文件處理整體效率很低，重復(fù)建設(shè)浪費(fèi)大量人力、財(cái)力。

為提高公司整體信息能力，中國(guó)石油于2001年制定了全面支持公司主營(yíng)業(yè)務(wù)的信息技術(shù)總體規(guī)劃，并將電子文件系統(tǒng)納入規(guī)劃之中。經(jīng)過系統(tǒng)開發(fā)、試點(diǎn)、推廣三個(gè)階段，于2006年完成了在總部、地區(qū)公司兩級(jí)機(jī)關(guān)及所屬單位的應(yīng)用與推廣工作，建立起中國(guó)石油統(tǒng)一的電子文件系統(tǒng)，與統(tǒng)一的即時(shí)消息系統(tǒng)和統(tǒng)一的手機(jī)辦公系統(tǒng)一起構(gòu)成中國(guó)石油電子文件系統(tǒng)平臺(tái)，取得了顯著的應(yīng)用效果。

一、中國(guó)石油電子文件系統(tǒng)解決方案

(一)建設(shè)目標(biāo)

利用全程管理理念搭建系統(tǒng)框架，利用成熟的技術(shù)和方法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能，在中國(guó)石油內(nèi)部建立電子化的辦公環(huán)境，實(shí)現(xiàn)公司總部及地區(qū)公司之間的高效、穩(wěn)定、快捷、安全的公文傳輸。

一是建立一個(gè)統(tǒng)一的電子文件管理和檔案管理應(yīng)用平臺(tái)，按照文檔一體化的目標(biāo)，從文書和檔案工作全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成到歸檔管理的全過程控制。將檔案管理工作所需必要功能盡可能在文件形成階段完成，確保電子文件和電子檔案的高效、安全管理。

二是中國(guó)石油機(jī)關(guān)與所屬單位機(jī)關(guān)間建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、規(guī)范的文件傳輸和流轉(zhuǎn)平臺(tái)，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件的起草、審核、上傳下達(dá)，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

(二)應(yīng)用技術(shù)

電子文件管理基于Windows Server 2003中的電子文檔權(quán)限管理和Biz Talk Server(BTS)工作流管理系統(tǒng)之上，根據(jù)中國(guó)石油特定需求定制開發(fā)而成。

電子文件系統(tǒng)由客戶端、業(yè)務(wù)邏輯功能、任務(wù)訂閱及任務(wù)通知、業(yè)務(wù)邏輯支持引擎、業(yè)務(wù)支持組件和數(shù)據(jù)管理各部分組成。客戶端采用OA標(biāo)準(zhǔn)化客戶端，即IE瀏覽器、Office2003專業(yè)版和Windows Messenger客戶端。辦公人員使用IE瀏覽器處理電子公文任務(wù)，使用Office 2003管理電子公文，通過Windows Messenger客戶端得到電子公文系統(tǒng)發(fā)送的任務(wù)消息。業(yè)務(wù)邏輯由收發(fā)文、公文流轉(zhuǎn)和電子公文安全管理組成。任務(wù)訂閱及任務(wù)通知子系統(tǒng)將待辦任務(wù)以即時(shí)消息、電子郵件及手機(jī)短信的方式通知用戶盡快處理。業(yè)務(wù)邏輯支持引擎包括任務(wù)管理調(diào)度和工作流管理調(diào)度，任務(wù)管理調(diào)度將系統(tǒng)任務(wù)與任務(wù)對(duì)應(yīng)的崗位關(guān)聯(lián)在一起，工作流調(diào)度管理公文管理的所有工作流程。業(yè)務(wù)支持組件完成系統(tǒng)用戶、組織機(jī)構(gòu)、信息權(quán)限和信息加密管理。數(shù)據(jù)管理向電子文件系統(tǒng)提供統(tǒng)一數(shù)據(jù)服務(wù)。

(三)主要特色

1、基于Office 2003實(shí)現(xiàn)電子文件處理。在內(nèi)部安全方案上，采用的解決方案主要是通過電子公章與Office2003的結(jié)合實(shí)現(xiàn)用戶環(huán)境安全。

2、基于門戶實(shí)現(xiàn)電子文件管理。中國(guó)石油已經(jīng)采用了Share Point Portal Server 2001(SPS)／Content Manage—ment Server(CMS)建設(shè)了完整的企業(yè)信息門戶平臺(tái)，電子文件系統(tǒng)與用戶的接口完全集成到企業(yè)信息門戶中。由于電子公文由信息門戶和Office 2003的信息權(quán)限管理共同進(jìn)行安全保護(hù)，可以非常完善地保護(hù)電子公文的安全性。

3、集中統(tǒng)一管理電子文件。電子文件系統(tǒng)整體架構(gòu)是集中式架構(gòu)，所有電子文件服務(wù)器均部署在中心站點(diǎn)，這種集中部署模式有利于系統(tǒng)安全管理。中心站點(diǎn)的技術(shù)資源和管理措施均較為完備，使電子文件系統(tǒng)具有良好的安全保障基礎(chǔ)。

二、中國(guó)石油電子文件系統(tǒng)主要功能

1、電子公文子系統(tǒng)提供發(fā)文管理、收文管理、公文流轉(zhuǎn)、信息查詢、報(bào)表打印功能。發(fā)文管理要求對(duì)所有的發(fā)文通過電子文件系統(tǒng)進(jìn)行擬稿、核稿、會(huì)簽、復(fù)核、簽發(fā)、成文、蓋章、發(fā)文、歸檔，收文管理要求對(duì)所有的來(lái)文通過電子文件系統(tǒng)進(jìn)行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱、歸檔。收發(fā)文管理還要求對(duì)收發(fā)文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印，同時(shí)對(duì)收發(fā)文的處理全過程進(jìn)行自動(dòng)化管理、跟蹤和記錄。

2、電子檔案子系統(tǒng)提供歸檔處理、檔案查詢、檔案借閱功能。在文檔一體化的原則下，電子檔案子系統(tǒng)圍繞檔案工作的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等基本環(huán)節(jié)，提供遠(yuǎn)程自動(dòng)歸檔、追加、編輯、刪除、檔號(hào)重排、移動(dòng)、打印、檢索、在線借閱、統(tǒng)計(jì)、銷檔、系統(tǒng)維護(hù)和數(shù)據(jù)備份等主要功能。

3、電子文件系統(tǒng)的實(shí)施遵循安全性第一的原則，多重保護(hù)的原則和最小授權(quán)的原則。安全子系統(tǒng)采用數(shù)字證書等信息安全技術(shù)保障電子文件系統(tǒng)安全。

三、中國(guó)石油電子文件系統(tǒng)取得的實(shí)效

至2006年底，系統(tǒng)已推廣到所屬77家單位，用戶數(shù)達(dá)四萬(wàn)多人，數(shù)據(jù)容量達(dá)1600G，推廣應(yīng)用取得了實(shí)效，主要表現(xiàn)在：

1、電子文件系統(tǒng)的建設(shè)體現(xiàn)了“平穩(wěn)、均衡、效率、受控、協(xié)調(diào)”的管理要求和“統(tǒng)一、成熟、兼容、實(shí)用、高效”的系統(tǒng)開發(fā)方針。電子文件系統(tǒng)是整個(gè)公司統(tǒng)一的文件運(yùn)行與處理平臺(tái)．由公司總部統(tǒng)一建設(shè)，統(tǒng)一管理，集成統(tǒng)一系統(tǒng)．體現(xiàn)了公司發(fā)展理念與戰(zhàn)略要求。

2、實(shí)現(xiàn)了價(jià)值與效率的統(tǒng)一。電子文件系統(tǒng)在整個(gè)公司的全面推廣應(yīng)用．提高了公司的管理水平與工作效率。通過電子文件系統(tǒng)傳遞文件、下達(dá)指令，建立起總部與地區(qū)公司之間、地區(qū)公司與基層單位之間，以及機(jī)關(guān)各部門之間信息高效溝通的平臺(tái)。通過應(yīng)用該系統(tǒng)，文件傳遞時(shí)間大大縮短，從原來(lái)以天計(jì)算到現(xiàn)在以秒計(jì)算，實(shí)現(xiàn)了“零距離發(fā)送”，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理上取得明顯的經(jīng)濟(jì)效益，電子文件系統(tǒng)已成為各生產(chǎn)系統(tǒng)的基礎(chǔ)支撐。

3、優(yōu)化和規(guī)范了辦公業(yè)務(wù)流程。系統(tǒng)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的辦公理念，直接帶來(lái)公文運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量和效率的提高，通過流程重組。優(yōu)化了人員結(jié)構(gòu)，降低了文件運(yùn)行成本，體現(xiàn)了內(nèi)涵式、集約型發(fā)展理念。

4、促進(jìn)了公司信息基礎(chǔ)設(shè)施和相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展。如網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、即時(shí)消息系統(tǒng)、手機(jī)移動(dòng)辦公系統(tǒng)、VPN(虛擬專用網(wǎng)絡(luò))等。通過與其他系統(tǒng)如企業(yè)信息門戶、合同系統(tǒng)、審計(jì)系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的集成，構(gòu)建起現(xiàn)代化集成管理信息平臺(tái)。

四、中國(guó)石油電子文件系統(tǒng)建設(shè)的啟示

1、大型企業(yè)電子文件系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持“五統(tǒng)一”原則，即統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一投資、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理，以保證整個(gè)企業(yè)電子文件系統(tǒng)的推廣運(yùn)用與兼容共享。在“五統(tǒng)一”原則指導(dǎo)下建設(shè)的電子文件系統(tǒng)有利于生產(chǎn)決策的高效傳遞，有利于管理過程規(guī)范透明，有利于文件信息的安全共享，有利于企業(yè)檔案的永久保存。

2、大型企業(yè)電子文件系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)原則。業(yè)務(wù)部門與信息部門密切配合，協(xié)同工作，堅(jiān)持以業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)促進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)、以系統(tǒng)建設(shè)提升業(yè)務(wù)管理水平的建設(shè)思路。信息部門充分了解業(yè)務(wù)需求，提供全方位技術(shù)支持；業(yè)務(wù)部門積極參與項(xiàng)目實(shí)施應(yīng)用，共同促進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)。

3、中國(guó)石油電子文件系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)踐充分印證電子文件前端控制與全程管理原則的普適性。將電子公文與電子檔案系統(tǒng)同步設(shè)計(jì)、同步開發(fā)，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的文檔一體化管理。在系統(tǒng)開發(fā)中，中國(guó)石油充分利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件管理與檔案管理的銜接，將電子公文系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)納入到同一系統(tǒng)之中?？紤]到電子文件的技術(shù)特性，電子文件系統(tǒng)在文件形成時(shí)就采取嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。

參考文獻(xiàn)：

馮惠玲主編：《電子文件管理教程》，北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社。2001年8月。

作者單位：中國(guó)石油天然氣股份有限公司