檔案行政處罰的矛盾探究

2007年第2期《中國檔案》王保國的文章指出，檔案行政處罰難以實施的關(guān)鍵在于檔案行政處罰權(quán)本身存在五個方面的矛盾，使檔案行政機關(guān)處于“非是不為、實不能為”的尷尬境地。

一、權(quán)力與職責(zé)的矛盾。我國的檔案法在檔案行政處罰的設(shè)定上過度拘謹(jǐn)和約束，并沒有能夠賦予各級檔案行政管理部門真正完整的處罰權(quán)，檔案行政管理部門在履行法定權(quán)力的過程中常常感到有心無力，不能真正承擔(dān)起維護社會檔案管理秩序，保障國家檔案資源完整、安全的責(zé)任。

二、自律與他律的矛盾。在檔案違法行為中，大多數(shù)屬于法人或領(lǐng)導(dǎo)違法。由于檔案工作的特殊性，能接觸檔案的群體相對來說與單位或部門具有利益的一致性，再加上大多數(shù)單位在處理檔案違法行為時，不能不考慮到本單位的形象，往往會出現(xiàn)回避矛盾的情況。因此，自律在一定程度上難以落實，甚至?xí)蔀橐环N“自縱”，極不利于檔案違法案件的查處。

三、服務(wù)滯后與追罰時效的矛盾。檔案管理的不公開性使檔案服務(wù)具有滯后性和極大的不確定性，檔案在許多時候是作為一種歷史資料被保存著的，進入人們的視線的時候，時間已經(jīng)過去了很多年，遠遠超出了行政處罰的追罰時效，而當(dāng)事人的損失卻是現(xiàn)實存在的。這種矛盾很難避免，直接影響檔案行政處罰的順利實施。

四、管理目的與處罰手段的矛盾?，F(xiàn)實當(dāng)中，大多數(shù)的違法行為發(fā)生在基層，檔案行政管理部門在管理基層檔案工作中只能采取監(jiān)督、指導(dǎo)的手段，即使發(fā)現(xiàn)有違法行為最多采取責(zé)令改正通報批評等行政管理手段，除此就無能為力，事實上使基層單位的檔案違法行為的查處處于一種失控的境地，糾正無力。這也是近年來檔案丟失現(xiàn)象較為嚴(yán)重、基層單位歸檔不夠齊全、社會檔案資源缺乏完整性和整體性的重要因素。

五、處罰與裁決的矛盾。檔案違法案件具有一般行政案件的特點，即大多數(shù)情況下。違法行為都會引發(fā)對社會主體權(quán)益的侵害，因此在查處過程中，必然涉及檔案行政裁決，但由檔案違法案件引發(fā)的民事糾紛紛繁復(fù)雜，涉及社會各個領(lǐng)域，是否應(yīng)由檔案部門裁決也存在著難以回避的矛盾。

對數(shù)字檔案館的理性思考

胡文莉在《浙江檔案》2007年第1期上對數(shù)字檔案館的建設(shè)提出了四方面的問題。

一、能不能提高利用率。數(shù)字檔案館的建成能實現(xiàn)檔案信息的共享，并不等于就能提高檔案利用率。因為數(shù)字檔案館雖然可以實現(xiàn)檔案信息的全社會共享，但是檔案信息的共享還需要建立在對這些檔案信息的需求之上。數(shù)字檔案館的建設(shè)和運行只是更新了檔案利用的手段，它并沒有改變檔案信息的內(nèi)容和檔案的憑證性基本作用。當(dāng)然，數(shù)字檔案館的建設(shè)，對于國家級和部分省級檔案館以及一些其他館保存的珍貴檔案來說可能會增加一些利用者，但相對于龐大的部分市(地)級以下的檔案館來說，增加的這些利用者就顯得微不足道．解決不了根本問題。

二、要不要成本效益觀。建設(shè)數(shù)字檔案館需要巨額資金。但是數(shù)字檔案館又不是一次性巨額投入建成后就可以一勞永逸的．它的維護和使用費用并不少于初建的費用；數(shù)字檔案館就像一個“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運行。巨額投入與利用率的不高就形成了強烈的反差，成本效益的問題就顯得格外突出。

三、怎樣定位。對于數(shù)字檔案館的定位，應(yīng)該有這樣的認識：一，目前，由于現(xiàn)在數(shù)字檔案館存在著種種技術(shù)缺陷，很難起到檔案館的作用；二，數(shù)字檔案館并非就是電子政務(wù)和辦公自動化的一個必需的組成部分，數(shù)字檔案館應(yīng)該姓“檔”，應(yīng)當(dāng)堅持“檔案館”的屬性。三，數(shù)字檔案館是一個發(fā)展的概念，會隨著技術(shù)的完善餓逐漸克服其缺陷而走向成熟。

四、如何建設(shè)。是一哄而上，還是循序漸進；是追求形式。還是追求內(nèi)容。作者認為，在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中應(yīng)避免兩種傾向：重“硬件”建設(shè)、輕“軟件”環(huán)境改變和重檔案信息資源建設(shè)、輕檔案信息資源利用。數(shù)字檔案館的建設(shè)應(yīng)有重點，分步驟。

檔案整理歸檔中“正件”與“附件”問題

《山西檔案》2006年第5期翟素萍的文章認為，以“件”為單位整理檔案有許多的好處，然而在編目的過程當(dāng)中，人們注重的是對“正件”題名的揭示“附件”內(nèi)容卻往往被忽視，從而造成檔案利用的質(zhì)量下降，檔案的現(xiàn)行價值和歷史價值被削弱。常規(guī)的整理歸檔方法采用“正件”在前、附件在后的、萬式裝訂成為一件。對該“件”檔案進行編目時，所標(biāo)識的信息只是“正件”的題名，而“附件”的題名并沒有在目錄中反映，問題出在如果利用者只知道“附件”的內(nèi)容和某個人的名字，并不知道“正件”的題名的話，在查找利用時，就必然存在著嚴(yán)重的漏檢問題。

作者指出，鑒于“附件”在檔案利用中的價值，進行深層次地、多角度地揭示“附件”及“附件”的內(nèi)容非常重要。可以采取兩種解決方法，一種是把“附件”的題名作為副標(biāo)題列入“正件”標(biāo)題之后，并以[]標(biāo)注；第二種是當(dāng)“附件”種類太多，使用第一種方法又顯累贅時，可以采用“件”中“卷”的標(biāo)識方法，即：把“正件”的標(biāo)題作為“案卷”目錄，把“附件”的標(biāo)題或者是名單作為內(nèi)目錄加以標(biāo)識。通過建立一個既能檢索文件級目錄，又能檢索卷內(nèi)目錄級的檢索數(shù)據(jù)庫，就可以完全解決對于“附件”難以查找的問題。

檔案信息化人才需求分析

張照余在2006年第12期《檔案與建設(shè)》上撰文，對檔案信息化所需人才的結(jié)構(gòu)進行了分析。

(1)管理型人才，即省、市檔案信息化項目的組織推動、戰(zhàn)略規(guī)劃、工程策劃和標(biāo)準(zhǔn)制定者，也是檔案信息化工程設(shè)計的主要參與者。要求了解國內(nèi)外檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀．熟悉檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容和要求，做到既精通檔案管理業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)應(yīng)用。在管理方面，要有良好的檔案學(xué)理論基礎(chǔ)，通過實踐諳熟檔案管理業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，了解檔案工作的實際要求和趨勢；在技術(shù)方面，除具有計算機軟硬件基礎(chǔ)知識和基本操作技能外，根據(jù)工作需要還需對信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、程序設(shè)計知識和多媒體技術(shù)有一定程度的認知，了解技術(shù)發(fā)展動態(tài)。高層管理型人才由于具有較大的決策權(quán)，還需具備較高的政策水平和組織能力，了解社會信息化政策、法規(guī)和戰(zhàn)略。

(2)技術(shù)型人才。即檔案信息化項目的工程設(shè)計、系統(tǒng)分析和技術(shù)實現(xiàn)者。必須具有信息技術(shù)專業(yè)背景。具備較為深厚的信息技術(shù)功底，精通并能熟練應(yīng)用信息技術(shù)某一領(lǐng)域的知識或技能。并具有檔案管理基礎(chǔ)知識，了解文件檔案管理的信息流程。

(3)技能型人才，即檔案信息化工程中具體承擔(dān)系統(tǒng)日常操作和管理維護的人才。

(4)研究型人才。即檔案研究機構(gòu)、高等院校和檔案管理部門中從事檔案信息化理論和應(yīng)用技術(shù)研究的高端人才。檔案信息化研究型人才需要在實踐的基礎(chǔ)上構(gòu)建檔案信息化建設(shè)的理論，研究新技術(shù)、新方法在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，提出電子文件和數(shù)字檔案管理的建議標(biāo)準(zhǔn)，從理論與技術(shù)上指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)的開展。

作者認為，檔案信息化建設(shè)過程中，上述四類人才需相互合作，互為基礎(chǔ)，共同擔(dān)當(dāng)起檔案信息化建設(shè)的重任。其中，研究型人才起著咨詢、指導(dǎo)的作用，管理型人才起到主導(dǎo)與核心的作用，技術(shù)型人才是檔案信息化建設(shè)的主體，而技能型人才則是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)力量。