1、目前北京市文書檔案整理一般采用什么方法?

答：文書檔案的整理有兩種方法，一是以“卷”為單位進(jìn)行立卷的方法，另一種是以“件”為單位不裝訂的方法。以“卷”為單位立卷，要求按照公文的形成規(guī)律，將具有內(nèi)在聯(lián)系的、保存價(jià)值一致的文件按公文的主要特征或類型組合成案卷，再對(duì)案卷內(nèi)的文件進(jìn)行檢查、調(diào)整，排列，編頁號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表，擬寫案卷題名，填寫案卷封面，裝訂等。由于這種方法與檔案的現(xiàn)代化管理不適應(yīng)，北京市檔案局在2001年出臺(tái)了《北京市歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》，推出了文書檔案以“件”為單位的整理方法。每份文件的不同稿本為一件，一份文件要求裝訂在一起。裝訂的材料比較靈活，符合檔案保護(hù)要求即可。一件事情產(chǎn)生的不同文件有幾份文件即為幾件，這幾份相關(guān)的文件是不必裝訂在一起的。整理時(shí)以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒。這兩種方法在北京市將長(zhǎng)期并行采用，每個(gè)單位可以根據(jù)自己的實(shí)際情況采用適合的整理方法，但是在執(zhí)行時(shí)一定要注意兩點(diǎn)：一是要保持連續(xù)性，對(duì)采用的方法要堅(jiān)持，不能經(jīng)常變換；二是兩種方法不能穿插使用，采用立卷的方法時(shí)一定要用線繩裝訂，并且擬寫案卷題名等。

(亦 青)

2、聽說文書檔案的保管期限有變化，是嗎?

答：是的。國(guó)家檔案局在2006年12月18日以“令”的形式發(fā)布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《規(guī)定》中將機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。這種兩分法與定時(shí)法相結(jié)合的劃分保管期限的方法打破了1987年國(guó)家檔案局規(guī)定的三分法，即永久、長(zhǎng)期、短期的標(biāo)準(zhǔn)。目前北京市檔案局根據(jù)國(guó)家檔案局的文件精神，結(jié)合北京市的實(shí)際情況，正在積極起草和修改該《規(guī)定》的實(shí)施細(xì)則，爭(zhēng)取早日出臺(tái)，為北京市的各單位提供依據(jù)。(柳文)

3、我單位有關(guān)中控設(shè)備、信息中心的服務(wù)器等方面的資料是否屬于檔案。如果是檔案，應(yīng)該歸檔什么材料?如何組卷?

答：這些材料屬于科技文件材料，應(yīng)該按照科技文件的歸檔要求進(jìn)行收集、歸檔，作為科技檔案中的設(shè)備檔案進(jìn)行保管。設(shè)備文件歸檔的基本范圍包括六大方面：(1)購(gòu)置設(shè)備的申請(qǐng)及批復(fù)、協(xié)議及合同等：(2)外購(gòu)設(shè)備的隨機(jī)文件等；(3)設(shè)備安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過程中形成的各種技術(shù)性、憑證性文件材料：(4)設(shè)備的操作規(guī)程，設(shè)備運(yùn)行、維修、保養(yǎng)、重大事故的記錄等；(5)設(shè)備改進(jìn)、改裝的技術(shù)文件；(6)設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、鑒定及審批的文件材料等。

材料收集齊全后，應(yīng)當(dāng)由負(fù)責(zé)設(shè)備管理的部門人員進(jìn)行組卷，其組卷方法是：圖紙部分按其反映的不同部件、結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)分別組織案卷，文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同問題或不同名稱，分別組織案卷。案卷組好之后是進(jìn)行案卷的排列，其排列的先后順序是設(shè)備依據(jù)性材料一外購(gòu)設(shè)備開箱驗(yàn)收一設(shè)備安裝調(diào)試一隨機(jī)文件材料一設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等。

另外，在收集和組卷時(shí)一定要注意以下三點(diǎn)：(1)對(duì)于同型號(hào)的多臺(tái)設(shè)備隨機(jī)文件，不必每臺(tái)復(fù)制一套組卷、歸檔，只需立卷、歸檔一臺(tái)設(shè)備的全部隨機(jī)文件材料，其他各臺(tái)設(shè)備的案卷中，注明這些隨機(jī)文件材料在哪一卷即可。(2)對(duì)于設(shè)備在管理、維修中形成和補(bǔ)充的新的科技文件，應(yīng)單獨(dú)組織案卷，不必對(duì)前期已形成并已組織好案卷的科技文件重新拆卷。(3)與設(shè)備儀器關(guān)系密切的管理性文件，應(yīng)列入設(shè)備儀器類中組卷，而非文書檔案。(連天)

4、科技檔案號(hào)如何具體編制?

答：科技檔案號(hào)編制的基本模式為科技檔案號(hào)=分類號(hào)+案卷順序號(hào)。例如：

基建檔案號(hào)：J－1－2，J為基建檔案代字，1為工程項(xiàng)目的代號(hào)，2為此工程項(xiàng)目?jī)?nèi)的案卷順序號(hào)。

設(shè)備檔案號(hào)：S-C620-1，s為設(shè)備檔案代字，C620為設(shè)備型號(hào)，1為該設(shè)備內(nèi)的案卷順序號(hào)。

產(chǎn)品檔案號(hào)：C-M210-1，c為產(chǎn)品檔案代字。M210為產(chǎn)品型號(hào)，1為該產(chǎn)品內(nèi)的案卷順序號(hào)。

科研檔案號(hào)：K-1-2-3，K為科研檔案代字。1為專業(yè)代號(hào)，2為課題代號(hào)，3為案卷順序號(hào)。(亦 青)