摘要：研究生教育發(fā)展的現(xiàn)狀要求高校研究生管理工作者改革創(chuàng)新研究生教育管理模式。研究生教育管理工作是一個(gè)協(xié)同工作的過程，在高校研究生管理中建立一種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的研究生教育協(xié)同管理模式，并應(yīng)用計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作技術(shù)，將有利于創(chuàng)新管理人員的工作流程和思維方式，提高高校研究生教育跨部門的、動(dòng)態(tài)的、培養(yǎng)與管理事務(wù)處理的信息流效率。

關(guān)鍵詞：協(xié)同化；研究生教育；管理模式

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1672-5913（2007）04-0073-03

隨著研究生招生規(guī)模的擴(kuò)大，改革創(chuàng)新研究生教育管理模式是高校研究生管理工作者必須面對(duì)和亟待解決的一個(gè)重要課題。怎么改革？建立一個(gè)什么樣的管理模式？需要廣大高校研究生工作者進(jìn)行認(rèn)真深入研究和探索。筆者認(rèn)為，將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于研究生教育管理工作，是研究生教育管理改革的發(fā)展方向。目前，協(xié)同技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到了商務(wù)、政務(wù)、軍事等多個(gè)領(lǐng)域，不僅規(guī)范了管理，而且大大提高了工作效率。研究生教育管理工作也是一個(gè)協(xié)同工作的過程，協(xié)同技術(shù)同樣可以應(yīng)用于高校研究生管理中，為此，筆者進(jìn)行了初步研究和探索，希望能對(duì)研究生教育管理改革起到一定的推動(dòng)作用。

1 當(dāng)前研究生教育管理模式面臨的問題

1978年我國(guó)恢復(fù)研究生招生時(shí)，全國(guó)共招收研究生1萬人，本科生與研究生的比例是43∶1；80年代以來，我國(guó)研究生教育適應(yīng)國(guó)家發(fā)展要求，實(shí)行了超常規(guī)發(fā)展，規(guī)模不斷擴(kuò)大； 1998年，全國(guó)在學(xué)研究生已達(dá)到19.9萬人，本科生與研究生的比例是11∶1。1998年底到2004年底，研究生人數(shù)擴(kuò)大了4倍之多，2005年在校研究生規(guī)模已近百萬。僅以清華大學(xué)為例，1998年在學(xué)研究生為6304人，99年增長(zhǎng)到8284人，2000年高達(dá)10595人，近三年以約30%的速度增長(zhǎng)，本科生和研究生的比例已達(dá)到1∶0.88。在招生規(guī)模擴(kuò)大的同時(shí)，研究生招生的類型也越來越多，使得研究生在數(shù)量上、在培養(yǎng)要求上都發(fā)生了質(zhì)的變化，但是，在許多學(xué)校（包括我校），研究生教育的管理人員并沒有相應(yīng)大規(guī)模的增加，這些現(xiàn)狀，使得當(dāng)前研究生教育管理面臨著一些問題：①研究生培養(yǎng)和管理過程中進(jìn)行信息交流的方式過于落后?，F(xiàn)有的應(yīng)用管理軟件大多仍停留在各獨(dú)立部門的數(shù)據(jù)收集和粗加工上，形成一個(gè)個(gè)“信息孤島”，這些信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換由于是通過人的維護(hù)進(jìn)行的，常常會(huì)帶來數(shù)據(jù)的不一致，造成信息的延誤，增加了服務(wù)成本。②相關(guān)人員在時(shí)間和空間上相互分隔。研究生教育屬于個(gè)性化教育，但是面對(duì)如此大規(guī)模的學(xué)生數(shù)量，以往的個(gè)性化教育、針對(duì)性管理以及面對(duì)面服務(wù)在時(shí)間和空間上都存在著極大的障礙。③研究生工作人員的時(shí)間和精力浪費(fèi)極大。研究生工作者與教學(xué)、管理乃至其他一些事務(wù)關(guān)系不明確，服務(wù)體系不健全導(dǎo)致大量重復(fù)性勞動(dòng)，使工作者不得不將時(shí)間、精力消耗于非教學(xué)、非管理工作中，造成人力資源的浪費(fèi)。④工作質(zhì)量和效率不高。

跨躍式的發(fā)展對(duì)研究生教育提出了新的挑戰(zhàn)，要建設(shè)一流的大學(xué)，學(xué)校除了要在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、學(xué)科建設(shè)和師資隊(duì)伍的培養(yǎng)上加大力度外，作為研究生培養(yǎng)重要環(huán)節(jié)的管理工作也應(yīng)當(dāng)給予充分的重視。一流的大學(xué)必須要有一流的教師隊(duì)伍和一流的教學(xué)水平，同時(shí)，也必須要有與此狀況相適應(yīng)的一流的管理水平。必須充分利用信息化手段來提高工作效率，改變管理方式。

2 協(xié)同技術(shù)及協(xié)同化研究生教育管理模式的框架

協(xié)同（Cooperative Work），從概念上講就是指利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備建立起來的跨區(qū)域、跨地域甚至跨國(guó)度的一個(gè)協(xié)同工作環(huán)境，在此環(huán)境中，處于不同地方的人們可以共同來完成一個(gè)項(xiàng)目，在協(xié)同工作過程中，各人都能充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，充分利用整體的資源，以此達(dá)到迅速完成項(xiàng)目任務(wù)的目的。計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作技術(shù)為在時(shí)空上分散的人們提供了一個(gè)“面對(duì)面”和“你見即我見”的協(xié)同工作環(huán)境，支持多個(gè)時(shí)間上分離、空間上分散而工作又相互依賴的協(xié)作成員的協(xié)同工作。將這一技術(shù)引入到研究生教育管理模式中，同樣可以大力推進(jìn)研究生教育信息化、智能化與規(guī)范化管理。

研究生教育是一個(gè)多階段、多角色、多活動(dòng)的協(xié)同管理過程，根據(jù)研究生培養(yǎng)的要求，建立一個(gè)相對(duì)簡(jiǎn)約、合理的協(xié)同管理模式，并在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)管理過程的部分自動(dòng)化是必要和可行的。

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立研究生教育管理的協(xié)同化平臺(tái)，這是一個(gè)包含協(xié)作成員與協(xié)作對(duì)象的協(xié)作空間。如圖1所示，協(xié)作成員我們稱之為角色，如：研究生院相應(yīng)科室人員、導(dǎo)師、院研究生教育管理人員、研究生、與之相關(guān)的其他部門或人員等，角色有不同的任務(wù)、職責(zé)和指派。

研究生教育的過程可以看成是由多個(gè)不同階段組成的工作流系統(tǒng)，如招生錄取——學(xué)位培養(yǎng)——畢業(yè)答辯等，而每一個(gè)大階段又由多個(gè)細(xì)致的環(huán)節(jié)即小的工作流組成，在研究生培養(yǎng)與管理的不同階段，需要的角色各不相同，而且往往是多個(gè)的，要求大家共同來完成工作流中的某一項(xiàng)任務(wù)，在完成任務(wù)的過程中又需要大量的信息交互，這就是協(xié)作對(duì)象，它包括研究生教育管理中大量的業(yè)務(wù)過程及數(shù)據(jù)。以招生錄取為例，如圖2所示角色層：招辦、院領(lǐng)導(dǎo)、秘書、導(dǎo)師、參加考試學(xué)生、命題教師、閱卷教師等，不同的角色有著各自的任務(wù)指派、相應(yīng)的權(quán)限管理和不同的群組關(guān)系；任務(wù)層：面向招生的工作流，命題—考試—閱卷—體檢—政審—簽訂協(xié)議—交學(xué)費(fèi)等；數(shù)據(jù)層：招生數(shù)據(jù)（如報(bào)考學(xué)生信息、考試成績(jī)、錄取類別、制度政策等）的共享、分布、采集和存儲(chǔ)等。其中，角色操縱任務(wù)，任務(wù)使用數(shù)據(jù)。

3實(shí)現(xiàn)協(xié)同化研究生教育管理模式已具備的條件及還需做的工作

（1）硬件方面，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和校園網(wǎng)的快速建設(shè)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)校園網(wǎng)絡(luò)化、資源數(shù)字化、管理科學(xué)化，即教育信息化，已經(jīng)成為高等學(xué)校改革的重點(diǎn)。我校針對(duì)研究生教育全過程管理工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的特點(diǎn)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件，引入了基于校園網(wǎng)面向用戶的各種信息采集系統(tǒng)（研究生網(wǎng)上報(bào)名、研究生選課、研究生成績(jī)、學(xué)位信息等）及各種信息查詢系統(tǒng)（研究生入學(xué)成績(jī)、課程成績(jī)、學(xué)位證書等），初步實(shí)現(xiàn)了研究生教育管理工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

（2）軟件方面，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展是社會(huì)進(jìn)步的標(biāo)志，同時(shí)也在其不同的發(fā)展時(shí)期不同程度地改變著社會(huì)的交往形式，而研究生社會(huì)溝通的網(wǎng)絡(luò)化，則正是這一發(fā)展的直接結(jié)果。網(wǎng)絡(luò)在社會(huì)范圍內(nèi)的普及尤其是網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入學(xué)生宿舍后，給研究生的社會(huì)交往和溝通提供了全新的途徑。身處“斗室”，即可通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)時(shí)了解世界大事、掌握國(guó)內(nèi)外動(dòng)態(tài)；快速傳遞各類信息；實(shí)施各個(gè)教育環(huán)節(jié)等等；同時(shí)也大大加速了研究生思想和觀點(diǎn)的交流。可以講，今天的網(wǎng)絡(luò)在研究生的學(xué)習(xí)和生活過程中已經(jīng)扮演了相當(dāng)重要的角色，成為了必不可少的內(nèi)容。協(xié)同技術(shù)作為一個(gè)新興的學(xué)科，已在多個(gè)行業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，例如，政府協(xié)同辦公（協(xié)同政務(wù)）、協(xié)同產(chǎn)品商務(wù)、協(xié)同軍事系統(tǒng)等等，但在研究生教育管理中尚未看到協(xié)同技術(shù)的應(yīng)用研究。

（3）協(xié)同化研究生教育管理模式還需要做的工作：以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，加強(qiáng)協(xié)同化研究生教育管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)，如共享文件系統(tǒng)提供的資源共享能力，電子郵件和多媒體會(huì)議系統(tǒng)提供的人與人之間的通信支持功能，工作流和決策支持系統(tǒng)的組織管理功能等。我們的協(xié)同化研究生教育管理模式應(yīng)該包括：研究生教育管理協(xié)同工作系統(tǒng)的建設(shè)、研究生群體工作方式研究和支持群體工作的相關(guān)技術(shù)研究、應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)等。

4意義和展望

研究生教育管理工作者將逐步養(yǎng)成一種新型的協(xié)同管理工作習(xí)慣：辦公樓里穿梭的人少了，喧鬧變得安靜，繁雜變得條理，流程變得順暢，權(quán)限變得明晰。上班后，大家先到協(xié)同辦公系統(tǒng)上報(bào)個(gè)到：查查公告欄里最新的學(xué)校動(dòng)態(tài)和當(dāng)日的工作安排計(jì)劃；查看是否有新協(xié)同需要處理；查看是否有新郵件；將已處理的文檔進(jìn)行歸檔；領(lǐng)導(dǎo)出差了也沒關(guān)系，可以進(jìn)行遠(yuǎn)程審批等等。當(dāng)然這只是協(xié)同管理系統(tǒng)的一部分。不需要離開舒適的辦公椅，只需輕輕點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)，一切照樣進(jìn)行，井然有序!將來我們的研究生管理標(biāo)準(zhǔn)、管理制度、程序文件、會(huì)議紀(jì)要、綜合信息簡(jiǎn)報(bào)等都可以放在協(xié)同辦公系統(tǒng)上。

綜上所述，在研究生教育管理過程中引入?yún)f(xié)同化研究生教育管理模式是一種有益嘗試。我們將探索一種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的研究生教育協(xié)同管理模式，并應(yīng)用計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作技術(shù)。它并不否定其他教育管理模式的作用，而是從另一種視角上探索管理的方向，擴(kuò)大管理的職能，挖掘內(nèi)在資源，促使管理更加科學(xué)，有利于提高高校研究生教育跨部門的、動(dòng)態(tài)的、培養(yǎng)與管理事務(wù)處理的信息流效率，協(xié)調(diào)教學(xué)組織和教育管理，改變傳統(tǒng)管理的概念、架構(gòu)和功能，創(chuàng)新管理人員的工作流程和思維方式。

參考文獻(xiàn)：

[1] 史美林，向勇，楊光信，等．計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作理論與應(yīng)用[M]．北京：電子工業(yè)出版社，2000．

投稿日期：2006-05-08

作者簡(jiǎn)介：李雪梅（1972.11-），女（漢族），山東人，講師，碩士，研究方向：智能計(jì)算與協(xié)同技術(shù)。