1 前言

一個(gè)學(xué)生進(jìn)入學(xué)校學(xué)習(xí)，隨之將形成反映該生在校讀書期間基本情況的一系列材料，把這一系列材料經(jīng)整理后歸檔，我們稱之“學(xué)籍檔案”。國(guó)家教委辦公廳1994年制定的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，對(duì)“學(xué)籍檔案”的范圍進(jìn)行了劃定，從中可以看出學(xué)籍檔案包括：新生入學(xué)登記表；學(xué)生學(xué)籍卡；學(xué)生成績(jī)總冊(cè)；在校學(xué)生名冊(cè)；學(xué)生學(xué)籍變更材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)）；學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料（獎(jiǎng)學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生、先進(jìn)班級(jí)）；學(xué)生處分材料，等等。

隨著近幾年高校教學(xué)改革發(fā)展，學(xué)籍檔案材料的范圍大有擴(kuò)大趨勢(shì)，內(nèi)容也更為充實(shí)，如：實(shí)行“學(xué)分制”后，延長(zhǎng)生的學(xué)籍材料；“專轉(zhuǎn)本”學(xué)生的材料；各類試點(diǎn)班的材料；學(xué)生選修第二專業(yè)學(xué)籍材料；等等。本科生學(xué)籍檔案是反映學(xué)生學(xué)習(xí)狀況的原始記錄，具有法律依據(jù)和憑證作用，目前，無(wú)論是高校教學(xué)參考，還是校內(nèi)校外學(xué)生學(xué)習(xí)深造、出國(guó)留學(xué)、應(yīng)聘、就業(yè)，本科生學(xué)籍檔案都是必須提供的重要材料，并且隨著高校教育體制改革的深入、高校本科學(xué)生畢業(yè)數(shù)的擴(kuò)大、社會(huì)利用需求的不斷增加，科學(xué)、有效地管理這部分檔案，成為高校檔案部門值得關(guān)注的問(wèn)題。

2 本科生學(xué)籍檔案的特點(diǎn)

本科生學(xué)籍檔案記錄著每位學(xué)生從進(jìn)校到離校這段期間學(xué)生的全部，形成于該生培養(yǎng)的全過(guò)程中，所以它具有以下3個(gè)特點(diǎn)：

2．1學(xué)籍檔案形成的規(guī)律性，往復(fù)的特殊性

高校教育的發(fā)展規(guī)律決定了教學(xué)活動(dòng)的規(guī)律性，從中也決定了學(xué)籍檔案的形成規(guī)律。學(xué)籍檔案從材料的形成階段→積累階段→整理完成階段，整個(gè)過(guò)程呈一定的周期性，它隨教學(xué)計(jì)劃進(jìn)展而形，伴學(xué)生學(xué)習(xí)步驟而成。

高校試行的“學(xué)分制”改革，對(duì)于傳統(tǒng)的教育教學(xué)系統(tǒng)，如：課程、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)組織形式、考試、成績(jī)管理、學(xué)籍管理等，須有相應(yīng)的變革，也使一個(gè)自然班有可能提前畢業(yè)，也有可能延長(zhǎng)學(xué)制，學(xué)籍檔案的形成呈現(xiàn)出其特殊性。

2．2學(xué)籍檔案數(shù)量的可觀性，內(nèi)容的復(fù)雜性

隨著本科生畢業(yè)數(shù)的增加，學(xué)籍檔案案卷數(shù)也日益增多，以我校為例：2001年本科生畢業(yè)人數(shù)為1678人，檔案案卷數(shù)為153卷；2002年畢業(yè)人數(shù)為1970人，案卷數(shù)為174卷；2003年畢業(yè)人數(shù)2902人，案卷數(shù)為208卷；2004年畢業(yè)人數(shù)為3613，案卷數(shù)為216卷。四年之中，學(xué)生畢業(yè)人數(shù)增加了1935人，檔案案卷增加了63卷。

檔案案卷的增多，使涉及的內(nèi)容也更為復(fù)雜，如：我校根據(jù)新世紀(jì)教學(xué)改革工程的要求，組辦了本科生試點(diǎn)班，共分食品、化工、機(jī)械、生工等專業(yè)，第一期招186名學(xué)生，配備相應(yīng)的教學(xué)管理及計(jì)劃，以期探索培養(yǎng)高層次復(fù)合型人才的路子，以這一改革為背景，形成了與其它學(xué)籍管理不同的檔案材料。

2．3學(xué)籍檔案存貯方式的多種性，表現(xiàn)形式的多樣性

紙質(zhì)材料作為傳統(tǒng)的存貯介質(zhì)，由于其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，即原始記錄性，仍成為學(xué)籍檔案主要收集對(duì)象，即使在工作中已形成了電子形式的文件或檔案，最后歸檔時(shí)仍以紙質(zhì)形式歸檔，本科生學(xué)習(xí)成績(jī)就是其中的例子，由教務(wù)部門統(tǒng)一管理的本科生學(xué)籍管理系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向各院系收集學(xué)生信息，各院系在平時(shí)的管理工作中登陸該系統(tǒng)并輸入每位學(xué)生成績(jī)信息，學(xué)生學(xué)業(yè)結(jié)束，數(shù)據(jù)齊全后由各院系打印成紙質(zhì)成績(jī)表，交教務(wù)部門統(tǒng)一歸檔。

光盤作為存貯介質(zhì)，有著存貯信息不容易丟失、體積小、容量大、易保管、方便利用的優(yōu)點(diǎn)，它能快速、準(zhǔn)確地提供信息，滿足利用者要求。本科生學(xué)歷證書開(kāi)展了計(jì)算機(jī)管理的電子注冊(cè)，學(xué)生圖像采集也同時(shí)進(jìn)行，這些圖像以光盤、盤片的形式進(jìn)行存貯，在計(jì)算機(jī)的管理下，隨時(shí)調(diào)用，在對(duì)學(xué)籍材料歸檔中，紙質(zhì)材料上的學(xué)生圖像也就參照光盤中的圖像，不再粘貼照片，作為存貯介質(zhì)的光盤、盤片，也就存有檔案信息。

3 本科生學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)

本科生學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)涉及范圍廣、數(shù)量大、內(nèi)容復(fù)雜，但又必須能及時(shí)提供利用的服務(wù)工作。隨著檔案服務(wù)逐步由校內(nèi)向校外、由學(xué)校利用向社會(huì)利用，該項(xiàng)工作的管理、利用更顯現(xiàn)出與以往不同的發(fā)展趨勢(shì)。

3．1學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化

隨著人們法律意識(shí)的加強(qiáng)，“用法維權(quán)”成為一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)，這在人們的檔案利用中也普遍存在，這也使得學(xué)生的學(xué)籍檔案朝著規(guī)范化的管理方向發(fā)展。規(guī)范學(xué)籍檔案管理，不僅是為了確保檔案材料的原始性、真實(shí)性和完整性，也是對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)工作提出的更深的要求，檔案材料分類應(yīng)科學(xué)性、管理應(yīng)合理性、檢索更應(yīng)方便性，只有經(jīng)過(guò)科學(xué)管理、歸檔的學(xué)籍材料，才能滿足利用者不同的需要，也只有合理地管理檔案，才能方便并及時(shí)檢索出利用者的所需信息。

實(shí)行“學(xué)分制”，學(xué)生網(wǎng)上選課、網(wǎng)上評(píng)教、網(wǎng)上登記成績(jī)，本科生的教學(xué)進(jìn)行了計(jì)算機(jī)管理，教學(xué)活動(dòng)中形成的光盤、電子文件，管理這些存貯介質(zhì)和文件離不開(kāi)計(jì)算機(jī)，教學(xué)管理的環(huán)境促使學(xué)籍檔案的管理向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展。

3．2學(xué)籍檔案利用的擴(kuò)大化和多樣化

便利的通信環(huán)境，使人們利用學(xué)籍檔案也由原來(lái)單一的登門索取向電話查詢、Ｅ－ｍａｉｌ通信、傳真打印及未來(lái)的網(wǎng)絡(luò)查詢發(fā)展，人們只在需出具書面證明的時(shí)候，才到檔案館索取蓋有檔案館紅章的復(fù)印件；利用面由過(guò)去的個(gè)人利用向企事業(yè)單位利用、學(xué)校利用和社會(huì)利用的方向發(fā)展；利用目的也由原來(lái)單純參考向畢業(yè)生就業(yè)、雙向選擇、出國(guó)留學(xué)、移民、學(xué)業(yè)深造及選聘等方向發(fā)展。

4 本科生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

學(xué)籍檔案數(shù)量的增多、內(nèi)容的復(fù)雜和利用要求的提高，使現(xiàn)有的管理處于被動(dòng)狀態(tài)。

4．1學(xué)籍檔案管理方法的傳統(tǒng)性、信息顯現(xiàn)的時(shí)續(xù)性。

用傳統(tǒng)方法管理學(xué)籍檔案是目前高校教學(xué)檔案管理普遍存在的現(xiàn)象，傳統(tǒng)管理方法就是指沿用原來(lái)的手工操作方法，進(jìn)行歸檔，索引，查找，歸還。紙質(zhì)的學(xué)籍檔案由于材料形成面廣，數(shù)量多，表現(xiàn)特征不一，再加上學(xué)生各自的情況不一，用傳統(tǒng)管理方法就顯得不足，特別是利用查找尤為艱難，即使那些已形成電子形式的檔案，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、管理機(jī)制等限制，也難以施展其優(yōu)勢(shì)。

本科生學(xué)籍檔案是與學(xué)生的學(xué)習(xí)同步形成的，所形成的內(nèi)容只是反映當(dāng)時(shí)的狀況，所以在整個(gè)檔案中反映每位學(xué)生的具體實(shí)情就顯現(xiàn)出信息的時(shí)續(xù)性。如：某位學(xué)生2000年進(jìn)校學(xué)習(xí)，按正常的4年制學(xué)習(xí)過(guò)程，他應(yīng)在2004年取得畢業(yè)資格，但是他后來(lái)休學(xué)一次，復(fù)學(xué)后又退學(xué)，如果要反映該生在校的學(xué)習(xí)生涯，就要：查出2000年的錄取名單；查出休學(xué)的學(xué)籍異動(dòng)檔案；查出復(fù)學(xué)檔案；查出退學(xué)學(xué)籍異動(dòng)檔案，最后串連出該生的具體在校情況。由于檔案中信息的時(shí)續(xù)性，要及時(shí)提供系統(tǒng)、完整的信息，用傳統(tǒng)的檔案管理方法就無(wú)法得到答案。

4．2學(xué)籍檔案收集對(duì)象的不變性、信息內(nèi)容的單一性

本科生學(xué)籍檔案收集以紙質(zhì)的材料為主，不僅使存貯信息的形式保守，檔案中所含信息更為單一。以本科生成績(jī)卡為例：計(jì)算機(jī)里的成績(jī)系統(tǒng)是一固定模式，除了固定的數(shù)據(jù)項(xiàng)外，它沒(méi)有原有傳統(tǒng)表格的隨意性，如：沒(méi)有“備注項(xiàng)”，而備注項(xiàng)往往是最能反映學(xué)生學(xué)習(xí)變動(dòng)、最終結(jié)果、思想情況的信息量比較多的一欄，缺少這些基本信息不僅使查找利用受阻，也使顯現(xiàn)學(xué)生學(xué)習(xí)的信息變得不全。

4．3學(xué)籍檔案查詢線索的模糊性，提供利用的茫然性

本科生學(xué)籍檔案中信息的分散性及信息形成的無(wú)序性，大大加大了檔案提供利用工作的難度，在檔案的服務(wù)工作中，檔案工作者往往會(huì)遇到：利用目的表達(dá)不清；事情的前因后果不明；事件順序顛倒；具體時(shí)間不詳，利用者用模糊線索，用“大概”“好像”的描述語(yǔ)言希望檔案工作人員來(lái)提供材料，這更加重了檔案查找的困難。本科生學(xué)籍檔案的利用工作是一項(xiàng)利用率很高的服務(wù)工作，在每年檔案利用統(tǒng)計(jì)中，學(xué)籍檔案的利用次數(shù)占有相當(dāng)比例，也正因?yàn)槿绱?，做好本科生學(xué)籍檔案的提供利用一直是利用工作中的難題。

面對(duì)本科生學(xué)籍檔案管理及利用工作中的不足和被動(dòng)局面，檔案部門應(yīng)采取相應(yīng)的舉措：

4．4．1加強(qiáng)完善學(xué)籍檔案的管理制度，理順管理思路。完善檔案管理制度是做好本科生學(xué)籍檔案工作的前提，學(xué)籍檔案的管理是項(xiàng)系統(tǒng)工作，它包括檔案材料的收集、整理、歸檔、利用、保管，只有完善的管理制度才能確保各環(huán)節(jié)的銜接和協(xié)調(diào)，同時(shí)，要充分重視對(duì)電子檔案及新載體檔案的管理，采取有效的管理方法，確保它們的安全。中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（ＤＮ／Ｔ31－2005）對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化提出了基本要求，并對(duì)檔案掃描、圖像處理、圖像存貯、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、驗(yàn)收、備注等具體操作提出了相應(yīng)的規(guī)定，高校在制定有關(guān)制度時(shí)，應(yīng)參考這些規(guī)范，統(tǒng)一要求，統(tǒng)一格式，以達(dá)到歸檔的規(guī)范化，為實(shí)現(xiàn)本科生學(xué)籍檔案的計(jì)算機(jī)管理打好基礎(chǔ)。

4．4．2擴(kuò)大收集對(duì)象，確保檔案信息的完整性。由于本科生學(xué)籍檔案材料形成于教學(xué)管理活動(dòng)和教學(xué)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，來(lái)源涉及部門多、范圍廣，檔案是它們的綜合體，所以在檔案材料的收集過(guò)程中難免有遺漏，要確保檔案信息的完整性，就必須將方方面面的材料收集齊全，其中也包括光盤、電子文件，以“優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)”的管理方式來(lái)管理好本科生學(xué)籍檔案。

4．4．3關(guān)注檔案信息的開(kāi)發(fā)、利用，做好檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。要做好本科生學(xué)籍檔案的信息開(kāi)發(fā)，變被動(dòng)為主動(dòng)，為學(xué)校教學(xué)和社會(huì)提供服務(wù)。通過(guò)統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績(jī)的合格率和優(yōu)良度為高校管理部門的師資隊(duì)伍評(píng)估提供參謀；通過(guò)分析本科生各專業(yè)畢業(yè)率和就業(yè)率，為高校改進(jìn)教學(xué)方法提供信息；通過(guò)本科生選課率的分析，為高校實(shí)行“學(xué)分制”的教學(xué)改革，提供參考。要為企事業(yè)機(jī)構(gòu)提供詳盡的反映學(xué)生學(xué)習(xí)和品行的檔案信息，為學(xué)生就業(yè)、聘用、選拔創(chuàng)造條件，如：匯編學(xué)生獲獎(jiǎng)、獎(jiǎng)學(xué)金、表彰情況，為用人單位選擇人才提供信息咨詢。

4．4．4利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立本科生學(xué)籍檔案的信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息查詢的實(shí)時(shí)互動(dòng)。隨著本科生學(xué)籍檔案利用量的增多，方便并及時(shí)提供學(xué)籍檔案成為檔案工作者的共識(shí)。學(xué)生學(xué)歷實(shí)行電子注冊(cè)開(kāi)展已久，特別是“十年回注”結(jié)束，工作中已積累了一定規(guī)模的電子信息，對(duì)這些電子信息進(jìn)行有效的計(jì)算機(jī)管理，通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)，可方便本科生學(xué)歷學(xué)位的查詢。學(xué)生成績(jī)的英文翻譯是項(xiàng)繁重的工作，如與教務(wù)部門協(xié)調(diào)，在已有成績(jī)信息的基礎(chǔ)上進(jìn)行成績(jī)翻譯，將大大提高工作效率。本科生學(xué)籍異動(dòng)檔案是項(xiàng)經(jīng)常需要利用的檔案，由于檔案內(nèi)容復(fù)雜，信息顯現(xiàn)的時(shí)續(xù)性，在檔案的提供利用中經(jīng)?？?，如將這些信息零散的檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，將大大方便查詢，并能提高檔案的查準(zhǔn)率、查全率，減輕檔案部門的工作壓力。

總之，本科生學(xué)籍的管理工作是項(xiàng)涉及到學(xué)生個(gè)人、高校、社會(huì)機(jī)構(gòu)等多方面利益的服務(wù)工作，只有充分運(yùn)用科學(xué)的管理方法、現(xiàn)代的管理技術(shù)、合理的管理手段，才能更好地開(kāi)發(fā)其蘊(yùn)含的信息，更好地提供利用，以滿足各方面的需要，最終使本科生學(xué)籍檔案的管理工作適應(yīng)高校教學(xué)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展需要。

（作者單位：無(wú)錫江南大學(xué)檔案館）